Emplois d'assistant personnel :compétences, salaire et parcours de carrière | [Nom de votre entreprise]

De l’extérieur, les assistants personnels peuvent sembler un rôle secondaire, mais ce sont souvent des professionnels très appréciés sur le lieu de travail. En quoi consiste réellement ce métier ? Vous envisagez différents postes et vous vous demandez comment perfectionner vos compétences pour vous démarquer ?

Les emplois d'assistant personnel peuvent être gratifiants et raisonnablement bien payés, surtout si vous êtes assistant de cadres supérieurs ou assistant de direction. Vous effectuerez souvent des tâches administratives, gérerez de manière proactive les calendriers des dirigeants, prendrez des appels téléphoniques et organiserez le système de classement.

Dans cet article, vous en apprendrez davantage sur les emplois d'assistant personnel afin que vous sachiez s'il s'agit d'une carrière que vous apprécieriez.

Que fait exactement un assistant personnel ?

Un assistant personnel a une série de tâches essentielles. En général, les assistants personnels soutiennent les dirigeants de leur entreprise et fournissent une assistance administrative. De plus, ils peuvent être chargés de rédiger des courriels et d'autres correspondances, d'organiser les demandes, de modifier les priorités, de répondre au téléphone et d'effectuer des recherches indépendantes si nécessaire.

Un assistant de direction filtre également souvent les appels entrants, lit les e-mails, s'occupe des préparatifs de voyage, rencontre les visiteurs, organise des réunions, distribue le courrier et traite avec les clients. Ils peuvent soutenir d'autres membres du personnel et couvrir les notes de frais et les projets ponctuels.

Quelles sont les principales compétences pour un poste d'assistant personnel ?

Vous avez besoin de nombreuses compétences pour devenir un assistant personnel exceptionnel, y compris des compétences informatiques de base comme le traitement de texte. Voici les principales capacités qu'un secrétaire exécutif devrait posséder :

• Excellentes compétences en communication
• Excellentes compétences organisationnelles
• Grande attention portée aux détails
• Gestion du temps
• Compétences en recherche

Voyons comment chacun de ces éléments contribue aux responsabilités d'un assistant personnel.

Capacité à communiquer

Les compétences en communication sont essentielles car vous traitez souvent avec de nombreuses personnes au sein du bureau. Le travail administratif effectué par les assistants de direction nécessitera souvent que vous soyez capable de parler aux personnes de chaque équipe.

Vous gérerez également les appels téléphoniques et planifierez des réunions. Vous devez donc communiquer poliment, de manière amicale et chaleureuse pour que tout se passe bien. Par conséquent, vos compétences interpersonnelles doivent être excellentes si vous voulez devenir un excellent assistant personnel.

Compétences organisationnelles

Les compétences organisationnelles sont d’une importance cruciale pour la plupart des assistants personnels, car vous gérez souvent plusieurs tâches simultanément. Ces tâches incluent la gestion de calendriers en constante évolution, ils doivent donc être capables de suivre les dates importantes lors de la planification des rendez-vous et des réunions.

De plus, les assistants personnels gèrent les systèmes de classement, ce qui peut avoir un impact significatif sur le bon fonctionnement du bureau.

Enfin, vous devrez peut-être assister à des réunions avec le directeur de l'exploitation ou d'autres dirigeants que vous soutenez, prendre des notes, puis créer un rapport complet pour le reste du bureau. Encore une fois, organiser vos notes de manière logique pour le reste de l'entreprise peut être essentiel.

Attention aux détails

Un fort soutien de la direction signifie une attention aux détails. Il est souvent de votre devoir d’éviter que des choses ne passent entre les mailles du filet et de veiller à ce que les tâches soient effectuées correctement et à temps. Vous devez donc être la personne qui pense aux aspects mineurs et fonctionnels de tout.

Par exemple, si vous planifiez un déjeuner-réunion, c'est souvent vous qui devrez penser à organiser le déjeuner.

Supposons que votre directeur des opérations parte en voyage. Dans ce cas, vous serez probablement responsable de la réservation des vols, de l'hébergement, du transport, etc., et de l'ajouter au calendrier de la personne pour vous assurer qu'elle sait ce qu'elle fait et quand.

Si vous gérez la planification du calendrier, vous devez vous assurer qu’il n’y a pas de conflits et n’oubliez pas de maintenir à jour tous les calendriers partagés, même si vous ne soutenez pas directement ces personnes. Dans certaines circonstances, vous devrez peut-être également envoyer des informations aux clients concernant les réunions.

Si vous occupez ce poste, vous devez considérer tous les détails de vos tâches afin d'assurer le bon déroulement quotidien des cadres que vous épaulez.

Compétences en gestion du temps

Un assistant de direction doit également souvent être capable de gérer son emploi du temps plutôt que de laisser quelqu'un d'autre le définir à sa place. Mais encore une fois, cela peut dépendre du poste et du poste.

Vous serez responsable de déterminer sur quoi travailler et quand afin que votre travail soit effectué efficacement.

Compétences en recherche

Vous devrez peut-être faire des recherches sur diverses choses. Par exemple, vous devrez peut-être consulter une note de frais ou trouver le lieu idéal pour une réunion hors site. Plus vous pouvez mener des recherches indépendantes rapidement et efficacement, mieux c'est.

Heureusement, vous n’avez pas besoin d’être en personne pour utiliser ces compétences. De nombreux travaux d’assistant personnel peuvent être effectués à distance.

Les emplois d’assistant virtuel peuvent être un excellent moyen de gagner de l’argent avec un horaire flexible. Suivre un webinaire gratuit animé par l'entraîneure adjointe virtuelle Kayla Sloan est un bon moyen d'apprendre les ficelles du métier pour trouver des emplois bien rémunérés.

De quelles qualifications avez-vous besoin pour devenir assistant personnel ?

Dans la plupart des cas, vous devrez prouver que vous avez fait des études primaires pour devenir assistant personnel. Vous aurez peut-être besoin d'un GED ou d'un diplôme d'études secondaires.

Vous souhaiterez peut-être également plus de certification. Par exemple, vous pourriez avoir besoin d'un baccalauréat en gestion ou en administration des affaires si vous soutenez des cadres de haut niveau.

Si vous envisagez d'obtenir une certification, vous devriez vous efforcer d'obtenir la certification IAP Personal Assistant, un cours de six semaines couvrant toutes les bases. Il vous apprendra à gérer votre charge de travail, à gérer les événements professionnels et à couvrir d'autres aspects de l'administration des affaires.

Bien que la certification ne soit pas une condition requise pour obtenir un emploi d'assistant personnel, elle pourrait vous aider à vous démarquer parmi d'autres candidatures.

Chaque emploi d'assistant personnel comporte des exigences différentes, il est donc essentiel de consulter les annonces dans votre région pour trouver celles qui vous conviennent et qui correspondent à vos qualifications.

Dans la plupart des cas, un assistant personnel aura également besoin d’une expérience dans le soutien à d’autres membres du personnel pour se qualifier pour le poste. Vous souhaitez démontrer une expérience pertinente lorsque vous recherchez un emploi d'assistant personnel.

Si vous n'avez pas cette expérience, envisagez d'assumer certaines tâches de support au sein de votre entreprise actuelle ou recherchez différentes façons de démontrer que vous pouvez assumer les responsabilités du poste.

Tous les types d’emploi n’exigeront pas que vous démontriez de l’expérience. Pourtant, beaucoup le font, alors préparez-vous à l'avance afin de pouvoir parler de la façon dont vous avez assumé des responsabilités similaires dans le passé.

Vous voudrez également démontrer que vous êtes autonome et que vous pouvez gérer correctement les informations confidentielles, car vous pouvez parfois avoir accès à des documents sensibles destinés à des célébrités ou à des athlètes bien payés.

Quel est le salaire d’assistant personnel le mieux payé ?

Les tarifs peuvent varier et l’endroit où vous vivez affectera considérablement le montant que vous pouvez espérer gagner. Par exemple, en vivant à Washington, D.C., vous pourriez gagner plus que si vous travailliez dans une petite ville.

Le salaire moyen pour ce poste est de 20 $ l'heure, mais il pourrait atteindre 38 $. Pour un travail de débutant, le salaire est plus proche de 10 $ de l’heure. La plupart des postes de soutien administratif sont rémunérés à l'heure plutôt qu'à un salaire.

Que devez-vous prendre en compte lors de l'examen des offres d'emploi d'assistant personnel

Il y a toujours beaucoup de choses à prendre en compte lorsque l’on accepte un nouvel emploi, notamment le salaire, les tâches clés et d’autres éléments. L'entreprise recherche-t-elle quelque chose de spécifique que vous puissiez offrir ?

Par exemple, font-ils de la publicité pour un assistant confidentiel pour le directeur du personnel ? Veulent-ils voir une expérience de gestion antérieure, démontrant que vous pouvez rester au courant des changements administratifs constants ?

Allez-vous assister les clients, traiter avec le directeur des opérations, assurer la coordination entre les départements ou autre chose ?

Il serait préférable que vous considériez également l’ensemble du travail. Par exemple, un poste offrant un salaire légèrement inférieur mais plus de vacances pourrait vous convenir mieux si vous aimez voyager.

Certains emplois d'assistant de direction nécessitent un employé intermittent, ce qui signifie que vous travaillerez selon des horaires irréguliers, ce qui convient mieux à certaines personnes qu'à d'autres. Assurez-vous de savoir si l'emploi que vous envisagez indique le type d'employé, comme temps plein, temps partiel, saisonnier ou temporaire.

N'oubliez pas de considérer le type de bureau dans lequel vous travailleriez et si le poste est éloigné. Ces emplois nécessitent souvent votre présence en personne, mais de plus en plus d'employeurs proposent le travail à distance. Même s'il n'est peut-être pas distant à 100 %, il peut proposer un horaire hybride.

Si vous souhaitez travailler à domicile, c'est possible, mais il faut des efforts pour trouver la bonne opportunité.

Enfin, lors d’un entretien pour un poste potentiel, posez de nombreuses questions et apprenez à connaître la personne que vous assisterez. Puisque vous travaillerez en étroite collaboration avec cette personne, vous devez vous entendre.

S'ils ont des traits de caractère qui ne correspondent pas aux vôtres, ce n'est probablement pas un bon choix, même si tous les autres aspects du travail sont idéaux.

Questions fréquemment posées

Comment trouver un emploi d'assistant personnel ?

Il serait utile de commencer par effectuer une recherche en ligne, où vous trouverez la plupart des offres d'emploi. Ensuite, renseignez-vous autour de vous et utilisez votre réseau pour voir si quelqu'un connaît une entreprise qui recrute actuellement pour ce poste.

De plus, lorsque vous parlez à votre réseau, assurez-vous de poser également des questions sur les emplois en dehors du bureau. Par exemple, de nombreuses personnes ont besoin d'un assistant pour les aider dans de petits travaux à la maison, comme faire les courses, faire les courses, etc.

ZipRecruiter est une bonne ressource à utiliser pour localiser un travail d'assistant personnel bien rémunéré si personne dans votre réseau n'a de connexion.

Un assistant personnel a-t-il son propre bureau ?

Avoir votre propre bureau dépend fortement de l'entreprise pour laquelle vous travaillez. Par exemple, si vous traitez des informations confidentielles ou parlez souvent à des clients, vous pouvez avoir votre propre bureau ou travailler à proximité du bureau de votre patron.

Si cela est important, parlez-en à l'entreprise lors d'un entretien ou de l'acceptation d'une offre.

Être assistant de direction est-il agréable ?

Beaucoup de gens aiment jouer ce rôle, mais ce n’est que pour certains. Par conséquent, vous devez évaluer dans quelle mesure vos compétences correspondent au poste, ainsi que toute expérience que vous avez acquise dans ce type de rôle, et évaluer si vous l'apprécierez et ne vous soucierez pas de ce que pensent les autres.

Réflexions finales

Les emplois d’assistant personnel peuvent être fascinants et offrir de nombreuses opportunités d’acquérir une expérience significative, quel que soit votre parcours. En fonction de vos intérêts et de vos compétences, vous pouvez emprunter de nombreuses voies professionnelles en tant qu'assistant personnel.

Que votre rêve soit de contribuer à l'organisation des événements les plus importants ou de soutenir une équipe dans un environnement d'entreprise, ce type de carrière pourrait être fait pour vous.

Vous pouvez gravir les échelons rapidement grâce à votre travail acharné, votre créativité et votre résilience. Alors si vous vous sentez prêt à relever les défis liés au métier enrichissant d’assistance à la personne, pourquoi ne pas tenter votre chance ? Après tout, la vie est une aventure, alors assurez-vous de la vivre pleinement !

Cet article a été initialement publié sur Wealth of Geeks.

Qu'est-ce qui est le plus important pour vous lorsque vous recherchez une nouvelle opportunité de carrière ?

À propos de l'auteur :Jon est le fondateur de MoneySmartGuides, qui aide les gens à se libérer de leurs dettes et à commencer à créer de la richesse pour réaliser leurs rêves. Il possède plus de 15 ans d’expérience dans le secteur des services financiers et 20 ans d’investissement en bourse. Il est titulaire de diplômes de premier cycle et d'études supérieures en finance, est titulaire d'une licence FINRA série 65 et possède un certificat en planification financière.

John Schmoll

Je m'appelle John Schmoll, ancien agent de change, titulaire d'un MBA, rédacteur financier publié et fondateur de Frugal Rules.

En tant que vétéran du secteur des services financiers, j'ai travaillé comme administrateur de fonds communs de placement, banquier et courtier en valeurs mobilières et j'étais titulaire d'une licence des séries 7 et 63, mais j'ai abandonné tout cela en 2012 pour aider les gens à apprendre à gérer leur argent.

Mon objectif est de vous aider à acquérir les connaissances dont vous avez besoin pour devenir financièrement indépendant grâce à des outils financiers testés personnellement et à des solutions permettant d'économiser de l'argent.