Gestion des tâches :comment rendre votre organisation plus responsable

La responsabilisation implique d'assumer la responsabilité de respecter vos engagements. Il s'agit d'une pratique directrice qui détermine le comportement des gestionnaires et des employés. En matière de travail, la responsabilité est une notion complexe comprenant de multiples aspects.

En fin de compte, la responsabilité souligne la capacité de votre environnement commercial à :

• Fournir une vue multi-perspective du projet
• Garantir des commentaires exploitables sur les performances des tâches 
• Maintenir l'efficacité de la main-d'œuvre à un niveau élevé.

Tenir responsable exige des politiques de gestion avisées, de la cohérence et une vision stratégique. De plus, pour un succès garanti, elle doit "s'appliquer à tous".

Pourquoi la responsabilité est-elle importante 

La responsabilité fait partie des attributs proactifs, ce qui signifie qu'elle doit être énoncée avant la réalisation du projet :de cette façon, elle permet d'éviter les erreurs et d'atteindre les objectifs fixés conformément au plan.

Au stade rétrospectif, la responsabilité permet de présenter les résultats du travail de manière transparente, y compris l'utilisation du temps, de l'argent et des ressources.

À long terme, renforcer la responsabilisation se traduit par : 

• Créer une meilleure estimation de l'allocation de temps dans le futur
• Allouer des ressources avec plus de précision pour les projets à venir 
• Respecter les délais à temps 
• Répartir équitablement la charge de travail au sein de l'équipe 
• Éviter les pièges dans la performance du projet
• Maximiser les chances de succès.

Comment la gestion des tâches améliore la responsabilité

Dans la multitude d'outils de gestion de projet d'aujourd'hui pour une meilleure planification, les employés de bureau peuvent être obligés de changer de logiciel pour gérer les tâches. C'est inefficace et préjudiciable à la responsabilisation, c'est le moins qu'on puisse dire.

Réduire le nombre de logiciels à des outils adaptés aux besoins spécifiques du projet serait une solution qui fait gagner du temps et des ressources à votre équipe. En réduisant les outils inutiles, vous rationalisez les processus de travail, ce qui rend les résultats commerciaux plus prévisibles.

L'un des moyens les plus efficaces d'améliorer la responsabilisation des employés sur le lieu de travail consiste à appliquer le logiciel de gestion des tâches qui assurerait la visibilité des priorités, l'interconnexion des tâches et fournirait des canaux de communication ouverts pour une flexibilité supplémentaire.

Avec les systèmes efficaces de gestion des tâches, les chefs de projet :

• Définissez clairement les tâches et les attentes des projets
• Permettre aux membres de l'équipe de compter sur les commentaires sur les performances dès le début
• Établir une culture de confiance
• Rendez les récompenses logiques
• Mettre en évidence les objectifs collectifs

En termes d'amélioration de la responsabilité, la mise en œuvre de la gestion des tâches contribuera à un meilleur processus de prise de décision pour les projets actuels et à venir.

Que les projets incluent des tâches interdépendantes ou simultanées, la gestion des tâches serait pertinente pour maintenir une performance de tâches séquencées ou simultanées tout en gardant la disposition des détails du projet. La visibilité des priorités et des tâches dans le flux de travail constitue une base solide pour la reconnaissance des étapes du projet et la création de la structure de responsabilité.

Il convient également de préciser qu'en matière de renforcement de la responsabilisation, les outils de suivi du temps et les logiciels de gestion des tâches sont parfaitement adaptés car ils tirent parti de l'automatisation. Le logiciel de suivi du temps intégré aux systèmes de gestion des tâches garantit la fusion de la visibilité des tâches avec les mesures de temps, créant ainsi les bases d'une meilleure transparence et de meilleures chances de réussite.

La mise en œuvre du suivi du temps dans la gestion des tâches fournit des calculs automatiques et garantit la cohérence des performances des tâches en rendant le flux de travail ininterrompu et fluide. Se donnant les moyens de gagner du temps et de l'énergie sur la gestion du temps et des tâches, l'équipe réalise les objectifs fixés et prend le contrôle des tâches dans un seul espace.

De plus, conserver les tâches et les mesures de temps dans un seul système vous aide également à obtenir de la flexibilité tout en préservant l'aspect détaillé et granulaire des projets en cours. Le logiciel qui sous-tend une gestion efficace des tâches en raison de ses fonctionnalités étendues et soigneusement emballées figure dans la liste ci-dessous.

Logiciel de gestion des tâches pour une meilleure responsabilisation

Zone de travail

En tant que l'un des premiers outils de collaboration de projet, Workzone a résisté à l'épreuve du temps. Comme il est hébergé dans le cloud, il convient bien aux équipes décentralisées.

L'une des autres fonctionnalités utiles est les rappels automatiques par e-mail pour les tâches prioritaires.

Avantages

• Liste de tâches personnalisée
• Le tableau de bord fournit une vue du portefeuille de projets
• L'équipe Workzone fournit une excellente assistance et formation 
• Niveaux d'autorisation ajustables pour chaque personne
• Possibilité d'importer des fichiers de projet MS et des fichiers Microsoft Excel
• Formulaires de travail et rapports personnalisables

Coût :Le prix est de 20 $/utilisateur/mois, et avec l'augmentation du nombre d'utilisateurs, le prix baisse.

Jira

Jira est un outil agile doté d'un ensemble complet de fonctionnalités de gestion des tâches. Il permet aux équipes de créer des tâches (problèmes), de les attribuer aux membres de l'équipe ou de vous désigner comme cessionnaire et de suivre les activités pour créer la transparence des performances du projet.

Avantages

• Créer des rapports sur les tâches planifiées 
• Faire des commentaires
• Filtrer les tâches
• Définir la priorité des tâches 
• Voir l'emplacement de la tâche dans le flux de travail sur la carte du projet
• Ajouter une description de la tâche 
• Rechercher des tâches avec des filtres 
• Intégrer un suivi du temps sur le tableau de bord 

Coût  :Vous pouvez commencer à utiliser Jira à partir de 10 $ par mois.

Systèmes vraiment simples

Really Simple Systems est un logiciel CRM avec gestion des tâches qui vous aide à organiser efficacement votre charge de travail et à ne jamais manquer aucun détail sur une vente. L'outil offre à l'équipe plusieurs options qui vous permettent de vous concentrer sur le client et de maximiser le niveau d'automatisation en matière de communication et de gestion des tâches.

Il s'appuie idéalement sur le concept d'un lieu de travail synchrone où les employés prennent des décisions via des systèmes de communication centralisés, et se sentent ainsi plus productifs avec le logiciel permettant un travail approfondi sans distraction.

Avantages

• Afficher la dernière correspondance
• Configurer des tâches 
• Attribuer des tâches aux membres de l'équipe 
• Synchroniser dans Google Agenda 
• Activer la chronologie des activités pour rendre les performances des tâches plus transparentes 
• Automatiser un transfert de tâche vers la chronologie des activités à la fin de la tâche

Coût :Gratuit jusqu'à 2 utilisateurs et 100 comptes.

Même page

Samepage est un outil de gestion des tâches en ligne avec des options de communication d'équipe dans un espace de travail unique. Avec ce logiciel, votre équipe reste responsable car la fonctionnalité de l'outil couvre la définition d'objectifs, la visibilité des tâches, les actions et les résultats.

Avantages

• Déléguez les tâches pour plus d'efficacité 
• Changer les dates d'échéance 
• Activer des indicateurs visuels d'achèvement de tâche 
• Ajoutez le nombre illimité de membres de l'équipe pour une exécution plus rapide des tâches
• Informer les participants des prochaines échéances 
• Filtrer les listes de tâches par équipe, projet, responsable, priorité

Coût :Les fonctionnalités de base sont disponibles gratuitement.

ProWorkFlow

La plus grande force de ProWorkFlow est qu'il est hautement personnalisable. Il vous fournit des outils de suivi du temps et de budgétisation et un calculateur des besoins en main-d'œuvre. L'intégration avec d'autres outils de productivité se fait sans effort.

Avantages

• Planification facile
• Chronologie de style Gantt
• Application mobile et iPhone
• API ouverte
• Outil de création de rapports robuste
• Essai gratuit

Coût  : Cet outil vous coûtera entre 10 $ et 30 $/utilisateur/mois

TaskQue

TaskQue est une application de gestion de tâches intelligente qui se distingue par sa large capacité en termes de création de pipelines de projets.

Avantages

• Automatiser le processus d'attribution des tâches
• Optimiser l'utilisation des ressources (en affectant des tâches aux ressources)
• Créer différents espaces de travail pour différents projets  
• Intégrer la conférence
• Activez le retour en arrière pour voir vos réalisations 
• Créer l'ordre alphabétique des tâches 
• Gérer les tâches avec filtrage 

Coût  :L'ensemble de fonctionnalités de base est disponible avec le forfait gratuit.

Conclusion

La responsabilisation émergeant au point de convergence entre les processus, la communication et la productivité a un impact positif sur le développement des employés et garantit ainsi la croissance et l'expansion de l'entreprise.

Une stratégie de responsabilisation peut être mise en œuvre si les employés sont prêts à revendiquer la propriété des résultats de l'entreprise, en contribuant leur part de travail aux résultats de l'organisation. Les managers sont les premiers à cultiver cette mentalité au sein de leurs équipes.

La responsabilité, qui fait partie intégrante du succès de l'entreprise, ne signifie pas qu'un chef de projet doit microgérer chaque étape de l'équipe :de telles tactiques provoquent l'effet inverse. Plutôt que de choisir le style disciplinaire, il est préférable de responsabiliser l'équipe en la dotant d'outils pertinents pour une gestion des tâches légère et efficace qui permet un alignement sans faille avec les engagements.