Qu'est-ce que l'inventaire MRO ? Un guide expert

La plupart des entreprises ont besoin de maintenir un stock de pièces détachées, fournitures et autres matériaux qui contribuent au bon fonctionnement de leur entreprise. Les fabricants ont besoin de composants et d'outils qu'ils peuvent utiliser pour réparer rapidement les machines et maintenir les lignes de production en fonctionnement. Les détaillants et les organismes de services ont besoin d'articles de base comme des ampoules, produits de nettoyage et fournitures de bureau.

Collectivement, ces éléments sont appelés entretien, inventaire de réparation et d'exploitation (MRO). Étant donné que l'inventaire MRO peut représenter une part importante des dépenses globales d'approvisionnement d'une entreprise, il est important d'appliquer des processus de gestion des stocks MRO efficaces qui minimisent les coûts tout en garantissant que l'entreprise dispose de suffisamment de stocks pour répondre à ses besoins.

Que signifie MRO ?

MRO signifie maintenance, réparation et opérations. Il fait référence à toutes les activités nécessaires au bon fonctionnement des installations et des processus de production d'une entreprise. Par exemple, Le MRO comprend l'entretien courant et la réparation des machines de production, ainsi que les activités quotidiennes telles que le nettoyage et l'obtention de fournitures de bureau. Le Boston Consulting Group indique que les coûts de MRO peuvent atteindre 4,5 % du chiffre d'affaires dans certaines industries, la réduction des dépenses de MRO peut donc avoir un impact significatif sur le résultat net.

Qu'est-ce que l'inventaire MRO ?

L'inventaire MRO comprend les consommables, les équipements et fournitures nécessaires à l'entretien, activités de réparation et d'exploitation. Le MRO comprend des éléments qui sont utilisés dans un processus de production mais, contrairement aux matières premières, ne sont pas incorporés dans les produits finis d'une entreprise. Les pièces de rechange et les outils de réparation des équipements de fabrication sont des articles d'inventaire MRO, de même que les gants et les lunettes utilisés par les travailleurs de l'usine. L'inventaire MRO affecte la productivité de pratiquement tous les départements, il est donc essentiel de maintenir suffisamment d'inventaire MRO pour que l'entreprise continue de fonctionner tout en évitant les surstocks.

Exemples d'inventaire MRO

L'inventaire MRO comprend une très large gamme d'équipements et de fournitures. Les exemples comprennent:

• Fournitures d'entretien et de réparation des machines de production : Huile de machine et autres lubrifiants, ampoules, soupapes, roulements, fluide de coupe et pièces détachées, tels que les moteurs et les engrenages.

• Équipement de sécurité: Masques, boules Quies, casques, respirateurs et écrans faciaux.

• Fournitures de conciergerie : Sprays désinfectants et nettoyants, liquides et poudres, serpillières, seaux, balais, chiffons et chiffons à poussière et gants jetables.

• Fournitures de bureau: Ordinateur personnel, imprimantes et toner, un meuble, papier, stylos et crayons.

• Fournitures de laboratoire pour les tests ou la recherche : Béchers, seringues, tubes à essai et balances.

Qu'est-ce que la gestion des stocks MRO ?

La gestion des stocks MRO passe par l'achat, stockage, utiliser et réapprovisionner tous les produits qui relèvent de l'inventaire MRO. Comme avec d'autres types de gestion des stocks, l'objectif est de réaliser chacune de ces activités de la manière la plus efficace et la plus économique possible afin que l'entreprise dispose du bon inventaire MRO au bon moment, au juste prix. La gestion des stocks de MRO peut être complexe et prendre du temps, car les entreprises peuvent avoir besoin d'acheter et de stocker des centaines, voire des milliers d'articles différents.

Pourquoi la gestion des stocks MRO est-elle importante ?

La gestion des stocks MRO joue un rôle essentiel dans le bon fonctionnement de l'entreprise. Par exemple, si un composant des machines vitales de l'usine tombe en panne au milieu d'un cycle de production, l'ensemble du processus de fabrication peut s'arrêter. Sans pièce de rechange disponible, l'impact peut faire boule de neige en heures ou même en jours de temps d'arrêt pendant que les employés essaient de localiser, commandez et attendez que le composant arrive. Une entreprise peut également perdre des revenus et mettre en danger les relations clients si le temps d'arrêt signifie que les délais de livraison contractuels ne sont pas respectés. Il est facile de voir comment une mauvaise gestion des éléments MRO peut avoir un impact majeur sur l'ensemble de votre chaîne d'approvisionnement.

D'autre part, le stockage des stocks de MRO pour éviter de s'épuiser peut également causer des problèmes :l'achat et le stockage de stocks excédentaires mobilisent des capitaux qui pourraient autrement être utilisés pour financer la croissance de l'entreprise. Certains articles peuvent même devenir obsolètes s'ils sont stockés trop longtemps.

Défis de la gestion des stocks MRO

Les entreprises sous-estiment souvent l'importance de la gestion des stocks MRO, malgré sa complexité, coût et impact sur les opérations. Historiquement, certaines entreprises ont traité la gestion des stocks MRO comme une réflexion après coup, prêtant beaucoup moins d'attention à la gestion de cet inventaire que d'autres types comme les matières premières et les produits finis. La gestion des stocks MRO est souvent fragmentée, avec différents départements achetant et suivant leurs propres articles MRO, ce qui peut rendre les choses plus difficiles. Cela entraîne un certain nombre de défis, comprenant:

• Coûts d'acquisition élevés. Les entreprises achètent des milliers d'articles MRO différents, dont beaucoup sont de faible valeur. Sans un efficace, processus d'achat centralisé, le coût d'acquisition d'articles individuels peut être supérieur au prix des articles eux-mêmes. Une étude a estimé que chaque million de dollars de dépenses MRO pourrait créer 3, 500 cycles de bons de commande, chacun nécessitant des bons de commande séparés, factures et reçus. En outre, les techniciens très bien payés peuvent passer du temps à chercher dans les catalogues de pièces et à suivre les livraisons plutôt que sur les activités de maintenance.

• Duplication et dépenses non-conformistes. Les départements individuels accumulent leurs propres caches de fournitures identiques pour s'assurer qu'ils en ont assez pour répondre à leurs propres besoins. Cela peut se produire même lorsqu'il y a un formel, processus d'approvisionnement à l'échelle de l'entreprise si les services estiment que ce processus ne leur permet pas d'obtenir rapidement les bons approvisionnements. Cette duplication des efforts et des stocks augmente les coûts globaux d'acquisition et de stockage.

• Suivi des stocks. Sans système de gestion des stocks centralisé, les entreprises peuvent manquer de visibilité sur la disponibilité réelle d'articles spécifiques. Un département peut croire qu'un article est en rupture de stock lorsque, En réalité, un autre ministère s'est approprié l'article pour répondre à ses propres besoins. Si les éléments en question sont critiques, telles que les pièces de rechange pour les équipements de fabrication, ces oublis peuvent avoir de graves conséquences pour l'entreprise.

• Mauvaise visibilité sur la demande. Sans la possibilité de surveiller la consommation globale de l'inventaire MRO, les entreprises sont incapables de prévoir avec précision, budget et plan pour répondre à la demande.

Composants de la gestion des stocks MRO

La gestion des stocks MRO a plusieurs composants de base, bien que la façon dont ces composants sont mis en œuvre peut varier considérablement.

• Identifier les éléments MRO. Identifier tous les composants et fournitures que l'entreprise doit stocker, ainsi que leurs spécifications et le montant actuellement détenu. Certains articles peuvent être uniques à des processus de production ou à des groupes spécifiques, tandis que d'autres peuvent être utilisés par de nombreux groupes à travers l'entreprise. Le stockage des spécifications de chaque élément aide les groupes à déterminer si c'est ce dont ils ont besoin. Être capable d'identifier rapidement les articles disponibles est essentiel en cas de problème de production.

• Organiser l'inventaire. Découvrez comment organiser l'inventaire MRO pour répondre efficacement aux besoins de l'organisation. Les entreprises choisissent souvent de stocker tous les articles dans un entrepôt ou un entrepôt central, mais dans certains cas, il peut être plus judicieux de stocker les articles près des groupes qui en auront besoin. Il est essentiel de mettre en œuvre un système d'organisation des articles dans chaque emplacement afin que les travailleurs puissent les localiser rapidement.

• Créer un processus d'approvisionnement d'inventaire MRO. Un processus d'approvisionnement efficace permet à l'entreprise d'acheter la bonne quantité de produits MRO de manière rentable, s'assurer qu'il a toujours ce dont il a besoin. Le processus comprend l'identification des éléments nécessaires, sélection de fournisseurs, générer des demandes et des approbations de réquisition et suivre les commandes.

• Mettre en place un contrôle des stocks. Suivi des niveaux de stocks, la prévision de la demande et le réapprovisionnement en temps opportun font tous partie du contrôle des stocks.

Comment gérer l'inventaire MRO

La gestion des stocks MRO implique l'achat, stockage, la distribution et le réapprovisionnement des fournitures au moindre coût pratique. L'objectif est d'assurer la disponibilité d'un stock adéquat tout en tenant compte de l'espace de stockage et du budget. Voici quatre étapes clés pour une gestion efficace des stocks de MRO :

1. Déterminez quels processus MRO sont essentiels à la continuité des activités. Les entreprises doivent toujours disposer d'un approvisionnement en éléments MRO qui prennent en charge ces processus critiques. Ce sont les choses dont les entreprises ont besoin pour fonctionner au quotidien.

2. Effectuer un audit. Cela déterminera si tout l'inventaire MRO requis est disponible ou s'il existe un inventaire obsolète ou inutile qui peut être éliminé. Le suivi des décomptes physiques réguliers peut aider à garantir qu'une entreprise maintient des décomptes d'inventaire précis et offre une visibilité sur les stocks disponibles.

3. Sélectionnez des fournisseurs stratégiques. La sélection des fournisseurs est un aspect essentiel de la gestion des stocks MRO. La canalisation de la majeure partie des achats vers quelques distributeurs stratégiques peut simplifier l'acquisition et réduire les coûts administratifs. Mais il y a beaucoup de facteurs à considérer, y compris la qualité du produit, fiabilité des fournisseurs, vitesse d'expédition et coût d'expédition.

4. Demande prévue. Examinez les modèles saisonniers d'utilisation des stocks et ajustez les achats en conséquence. Cela permet à une entreprise de s'assurer qu'elle achète suffisamment pour répondre à la demande tout en minimisant les coûts de possession et le risque que les stocks deviennent obsolètes.

KPI MRO

Les indicateurs de performance clés (KPI) de l'inventaire MRO aident les entreprises à suivre dans quelle mesure elles gèrent l'inventaire MRO et à identifier les domaines à améliorer. Les KPI couramment utilisés se concentrent sur les coûts d'acquisition, l'efficacité et la capacité de répondre à la demande. Ils comprennent:

• Dépenses MRO en pourcentage de l'approvisionnement total : Plus bas c'est mieux, tant que l'entreprise maintient un inventaire suffisant pour répondre à ses besoins. Le pourcentage des dépenses totales consacrées à la MRO varie selon l'industrie; vendre au détail, les industries de la fabrication et des biens de consommation emballés ont tendance à détenir plus de stocks de MRO que les autres secteurs.

• Regroupement des fournisseurs : Il s'agit du pourcentage des dépenses globales de MRO consacrées aux fournisseurs stratégiques sélectionnés par l'entreprise. Une règle empirique consiste à orienter 80 % des dépenses globales vers 15 % des fournisseurs.

• Jours d'inventaire disponibles : L'inventaire inactif est coûteux. Garder un stock inférieur à 30 jours est optimal pour de nombreuses industries.

• Pourcentage de commandes avec expédition urgente : Les commandes urgentes sont chères et devraient donc être l'exception, pas la règle. Un pourcentage élevé de commandes qui incluent une expédition urgente peut également indiquer d'autres problèmes avec un processus de gestion des stocks, telles que des prévisions de la demande inexactes.

• Ruptures de stock : Les ruptures de stock indiquent que l'entreprise ne parvient pas à gérer l'inventaire MRO afin d'avoir toujours les fournitures dont elle a besoin. Cette mesure calcule le nombre de ruptures de stock par rapport au nombre total d'articles prélevés et doit être inférieur à 1 %.

4 meilleures pratiques de gestion des stocks MRO

Le respect des meilleures pratiques pour la gestion des stocks MRO peut aider à maintenir les dépenses dans les limites du budget tout en garantissant que les stocks sont disponibles pour répondre rapidement à toutes les exigences. Parmi eux:

1. Former les employés. Assurez-vous que tout le monde dans l'entreprise comprend le processus d'approvisionnement MRO et comment trouver l'inventaire dont ils ont besoin. Offrir au personnel chargé des achats la possibilité de rencontrer différents groupes au sein de l'entreprise peut aider. Cela peut réduire les dépenses non-conformistes et réduire les coûts.

2. Localisez l'inventaire MRO de manière centralisée. Cela facilite le suivi et aide à éliminer la duplication potentielle des achats.

3. Considérez l'inventaire géré par le fournisseur. Certains fournisseurs géreront votre inventaire sur place, surveiller les niveaux de stock et réapprovisionner automatiquement lorsque les articles sont bas. Cela permet à vos employés de se concentrer sur d'autres tâches et de rationaliser le processus d'approvisionnement.

4. Utiliser un logiciel de gestion des stocks. Le logiciel facilite le suivi des stocks, prévoir la demande et surveiller les performances.

Gérer l'inventaire MRO avec le logiciel de gestion des stocks

Un logiciel de gestion des stocks peut aider les entreprises à s'assurer qu'elles ont juste assez de stocks pour répondre à la demande, tout en minimisant les coûts et les efforts administratifs. Le logiciel peut fournir des informations en temps réel sur les niveaux de stock et les stocks en cours de route. Il automatise le réapprovisionnement, en tenant compte de facteurs tels que les niveaux de stockage minimum et les délais de livraison. En outre, le logiciel de gestion des stocks suit les tendances historiques, ce qui facilite la planification des commandes pour constituer des stocks lorsqu'une forte demande est anticipée et pour diminuer les commandes aux heures creuses.

Le résultat final est moins de temps et d'argent dépensés à rechercher des produits MRO et à passer des commandes urgentes lorsque vous réalisez qu'il vous manque une pièce ou un outil clé qui aura un impact sur vos opérations. L'investissement dans un système de gestion des stocks démontrera rapidement sa valeur en vous aidant à gérer une opération plus fluide.

Une gestion efficace des stocks MRO est importante pour à peu près toutes les entreprises. L'inventaire MRO permet à l'entreprise de fonctionner efficacement et de minimiser les temps d'arrêt coûteux. Étant donné que cet inventaire peut représenter une part importante des dépenses d'une entreprise, il est également important de minimiser le coût d'acquisition et de stockage. Le logiciel peut aider les entreprises à mieux suivre et gérer automatiquement les niveaux de stock, s'assurer que l'entreprise a juste assez pour répondre à ses besoins.

FAQ sur l'inventaire MRO

Que signifie MRO dans la chaîne d'approvisionnement ?

Maintenance, La réparation et l'exploitation (MRO) font référence à une gamme d'activités qui permettent à une entreprise de fonctionner au quotidien. Les entreprises comptent sur leurs chaînes d'approvisionnement pour fournir les matériaux, outils et composants dont ils ont besoin pour les activités de MRO. Les articles que chaque entreprise stocke à cette fin sont appelés inventaire MRO.

Que comprend le MRO ?

L'inventaire MRO comprend les consommables, outils et pièces détachées. Les exemples incluent les fournitures de conciergerie, équipement de sécurité, fournitures d'entretien et de réparation, La technologie, fournitures de bureau et matériel de laboratoire.

Pourquoi le MRO est-il important ?

Sans inventaire MRO, les fabricants ne pourraient pas fonctionner. Les entreprises dépendent d'avoir des articles aussi variés que des pièces de rechange, fournitures de conciergerie et fournitures de bureau à portée de main afin que leurs activités quotidiennes puissent se poursuivre sans interruption.