Comprendre les coûts derrière la paie des petites entreprises

Payer les employés et les sous-traitants avec précision et à temps est une tâche essentielle pour toute petite entreprise. Mais c'est aussi un travail fastidieux et minutieux, et les erreurs peuvent avoir de graves conséquences, y compris les pénalités fiscales. En réalité, une mauvaise conformité fiscale est un défi financier majeur pour les petites entreprises qui peut finir par coûter très cher.

Bien que vous ne puissiez peut-être pas dédier une équipe à la gestion de la paie, cela ne veut pas dire que vous êtes seul. De nombreuses petites entreprises ont réussi avec des services en ligne qui gèrent une variété de tâches de paie, comme le calcul des salaires et des impôts et le paiement des employés par dépôt direct ou chèque, moyennant un abonnement mensuel.

Dans le sondage 2018 sur la fiscalité des petites entreprises de la National Small Business Association, 45% des petites entreprises utilisent les services de paie, et 42 % dépensent entre 101 $ et 500 $ par mois. Vingt-trois pour cent dépensent plus de 500 $.

Voici un aperçu de ces services logiciels, certains facteurs qui influenceront ce que vous payez et des suggestions pour tirer le meilleur parti de votre fournisseur.

Quel est le coût moyen de l'externalisation de la paie ?

Le coût d'utilisation d'un service de paie basé sur un logiciel varie considérablement, en partie parce que ces fournisseurs proposent souvent plusieurs niveaux de service.

Un package de paie pour les petites entreprises au niveau de démarrage peut être très bon marché, à partir d'environ 20 $ par mois plus des frais par employé. Ces packages offrent des fonctions de base, comme le calcul des salaires et le dépôt des paiements directement sur les comptes bancaires des employés. Ils calculent aussi généralement les valeurs locales, impôts d'État et fédéraux et déposer les formulaires pertinents. Certains services permettent aux employés d'accéder à leurs informations financières en ligne à partir d'un navigateur ou d'une application mobile.

Les niveaux supérieurs peuvent inclure l'accès à des informations sur les ressources humaines et à des spécialistes, pour des frais de base qui représentent généralement plusieurs fois le coût du service d'entrée de gamme. L'assistance RH peut aller d'une base de connaissances avec des formulaires et modèles standard, comme pour les manuels de l'employé, d'accéder à des conseillers RH pour des consultations individuelles. Cela évite aux petites entreprises les frais d'embauche d'un spécialiste, et éventuellement l'ajout d'un système de gestion des ressources humaines, en fournissant une expertise selon les besoins.

Facteurs qui affectent le coût de la paie

D'autres facteurs pouvant affecter les coûts salariaux des petites entreprises comprennent la fréquence de paie de votre entreprise, Nombre total d'employés, combien utilisent le dépôt direct, si vous avez des équipes dispersées dans plusieurs états et la complexité de votre local, impôts étatiques et fédéraux.

Fréquence de paie

Certains services de paie facturent en fonction de chaque exécution de paie, tandis que d'autres incluent un nombre illimité d'exécutions de paie par mois, y compris les courses hors cycle. Si des frais de service par exécution de paie, gardez à l'esprit que si les employés préfèrent généralement un chèque de paie hebdomadaire, plus vous payez vos employés fréquemment, plus cela peut coûter cher.

La fréquence de la paie peut avoir des implications financières moins évidentes pour votre entreprise et ses employés. Par exemple, si votre prestataire de services de paie facture à la volée, payer mensuellement peut être l'option la moins chère pour l'entreprise, mais ce n'est peut-être pas légal dans votre état, ou pour certaines catégories de travailleurs.

Paiement bimensuel—à date fixe chaque mois, comme le 15 et le 30 — peut être plus compliqué à administrer parce que chaque période de paie a un nombre de jours différent et se termine souvent au milieu d'une semaine de travail.

Nombre total d'employés sur la paie

Les services de traitement de la paie facturent généralement des frais mensuels par employé en plus du coût d'abonnement de base. Les frais par employé peuvent aller de 2 $ à 15 $ par employé par paie ou par mois. Le coût par employé peut être plus élevé pour les petites entreprises, car les grandes entreprises ont souvent droit à des remises sur volume de la part des fournisseurs.

Dépôt direct

En général, les frais pour les services de paie comprennent le dépôt direct sur les comptes bancaires des employés. Le dépôt direct élimine le coût potentiel de remplacement des chèques papier qui se perdent dans le courrier et garantit que la paie des employés atteint toujours leurs comptes bancaires à une date précise, même s'ils sont en voyage d'affaires ou en vacances.

L'utilisation d'un service de paie qui inclut le dépôt direct peut également économiser de l'argent par rapport au coût de la gestion de votre propre paie et de la mise en place du dépôt direct auprès de votre banque. Selon la Fédération nationale de l'entreprise indépendante, les frais d'installation du dépôt direct varient de 50 $ à 149 $, en fonction de facteurs tels que la taille de l'employeur et le type de compte bancaire. En outre, les banques peuvent imposer des frais fixes pour chaque période de paie, plus des frais pour chaque paiement de l'employé.

Équipes dispersées à travers les États

Le traitement de la paie peut coûter plus cher si vous avez des employés dans plusieurs États simplement parce que la comptabilité est plus compliquée. En réalité, avoir des travailleurs dans plusieurs juridictions fiscales peut avoir des implications majeures au-delà de la simple paie.

Si vous avez une main-d'œuvre dispersée géographiquement, demandez au fournisseur des informations sur l'assistance avant de vous abonner, car certains packages de base ne seront pas en mesure de fournir les informations nuancées nécessaires lorsque les employés résident dans différents États. Généralement, les impôts locaux et nationaux sont retenus pour l'État où l'employé a effectué le travail, et votre entreprise doit s'inscrire auprès de chaque agence fiscale de l'État. Par exemple, disons que vous avez des employés qui vivent dans le Connecticut et travaillent à temps plein dans votre entreprise à New York. Vous retiendriez les impôts de New York. Mais si cet employé travaille à temps plein dans votre établissement du Connecticut, vous retiendriez les impôts du Connecticut.

Si un autre employé vit et travaille à distance depuis un État non imposable, aucune taxe ne serait perçue.

Tout service fiscal supplémentaire

Les employeurs doivent contribuer localement, les impôts nationaux et fédéraux pour les employés sur leur masse salariale. Pour tous les salariés permanents, les entreprises doivent payer la part de l'employeur des taxes de sécurité sociale et d'assurance-maladie, qui totalisent 7,65 % des salaires. Les employeurs sont également responsables du paiement des taxes fédérales et étatiques sur le chômage, qui varient selon l'état.

Autres frais de paie potentiels

Selon le niveau de service et le fournisseur que vous choisissez, il peut y avoir des frais supplémentaires pour couvrir des fonctions telles que :

Avantages sociaux: Certains prestataires de services de paie offrent des avantages supplémentaires aux employés, soit dans les packages de base, soit dans les niveaux supérieurs. Par exemple, ils peuvent calculer automatiquement, déduire et payer l'assurance contre les accidents du travail. Certaines entreprises s'associent également à des prestataires externes pour offrir des services médicaux, assurance dentaire et vision. Notez que vous devez toujours prêter une attention particulière aux dépenses en frais de santé et de santé des travailleurs, car ce sont deux domaines, selon les experts, de nombreuses petites entreprises paient trop cher.

Ajouter ou supprimer des employés : Parce qu'il y a un coût pour ajouter vos données fiscales sur les employés et les entreprises au système, certains fournisseurs facturent des frais lorsque vous ajoutez ou supprimez des employés de votre liste de paie.

Dépôt direct: Les frais de dépôt direct ne sont pas toujours inclus dans les fournisseurs de services de paie, ce qui peut augmenter les coûts.

Sécurité basée sur l'utilisateur : Un modèle de sécurité configurable vous permettra d'accorder à des utilisateurs spécifiques l'accès à des fonctions et informations sélectionnées en fonction de leur rôle dans l'entreprise. Par exemple, un gestionnaire d'embauche devrait être en mesure d'examiner les taux de rémunération de tous les employés. Certains fournisseurs facturent des frais supplémentaires pour cette fonctionnalité.

Libre-service pour les employés : La fonctionnalité libre-service des employés permet aux employés d'apporter des modifications aux retenues facultatives, les comptes de dépôt direct et les retenues d'impôt et récupérer des copies des relevés de revenus sans l'aide des RH, mais certains fournisseurs facturent des frais supplémentaires pour cette fonctionnalité.

Impression et envoi des chèques : Bien que le dépôt direct soit la méthode préférée pour la plupart des services de paie, certains employeurs et employés préfèrent encore les chèques papier. Les services de paie permettent généralement aux entreprises d'imprimer leurs propres chèques sur des modèles standards, mais si vous voulez que le service imprime et envoie les chèques pour vous, des frais de livraison peuvent s'appliquer.

Une troisième option :les cartes de paie

Les employés qui préfèrent les chèques papier parce qu'ils n'ont pas de compte bancaire ont maintenant une autre option :les cartes de débit de paie rechargeables qui sont automatiquement financées à chaque période de paie.