Un logiciel de comptabilité peut-il aider à réduire les coûts ?

L'une des raisons pour lesquelles les organisations décident d'acheter et de mettre en œuvre ou non un logiciel de comptabilité est de savoir si le logiciel peut ou non réduire les coûts.

Salaire de l'équipe des finances

Il y a évidemment plusieurs facteurs en jeu lorsqu'il s'agit d'évaluer les coûts comptables d'une entreprise, mais le plus important et le plus évident est le salaire. Les dépenses pour le salaire comptable peuvent s'additionner rapidement. Voici un aperçu du salaire moyen des comptables à différents niveaux, selon Salary.com.

Comptable fiscal I : Généralement responsable de la tenue et de la préparation des déclarations de revenus, dossiers fiscaux, les barèmes d'impôt et les déclarations fiscales connexes. Le salaire médian est de 54 $, 491.

Comptable fiscal III : Le salaire médian pour ce poste est de 81 $, 725 pour la tenue et la préparation des déclarations fiscales, déclarations locales, étatiques et fédérales, et l'analyse de la réglementation fiscale.

Comptable des rapports financiers IV : Responsable de la préparation et du maintien des retours, ainsi que la collecte et l'analyse des changements au niveau local, réglementations nationales et fédérales pour garantir la conformité des processus de travail. Les comptables chargés de l'information financière dans ce rôle s'assurent que tous les rapports sont conformes aux directives de reporting SEC et GAAP. Ce rôle nécessite généralement plus de sept ans d'expérience. Le salaire médian est de 97 $, 355.

Comptable analytique III : Responsable de la préparation et de l'analyse des rapports de coûts et des audits de coûts, a Cost Accountant III examine et révise les enregistrements de coûts inhabituels et s'assure que les données de coûts sont attribuées correctement. Leur salaire médian est de 82 $, 479 pour une personne ayant quatre à sept ans d'expérience.

Bien sûr, le logiciel de comptabilité ne supprimera pas entièrement le besoin d'un service de comptabilité, mais il a été prouvé qu'il offre les avantages suivants :permet à une entreprise d'éviter d'ajouter du personnel à l'équipe financière malgré une croissance à deux chiffres; faire passer un employé de la finance à un poste de vente générant des revenus ; et réduit le temps de fermeture de neuf jours à deux heures. Ce ne sont que quelques exemples, mais étant donné les salaires exigés aujourd'hui par les meilleurs professionnels de la comptabilité énumérés ci-dessus, l'automatisation fournie par le logiciel de comptabilité commence à s'amortir assez rapidement, soit en éliminant le besoin de postes existants dans l'équipe financière, soit en éliminant le besoin d'en ajouter davantage à mesure que l'entreprise se développe. Par exemple, si le logiciel de comptabilité élimine le besoin d'un seul comptable fiscal II, en seulement trois ans, une entreprise aura économisé en moyenne 245 $, 715. Cela en soi peut être très rentable. Cependant, alors que l'élimination des postes financiers salariés est le moyen le plus évident et l'un des plus efficaces de réduire les coûts pour une entreprise, ce n'est en aucun cas le seul.

Identifier les dépenses inutiles

Avec l'automatisation libérant le temps consacré à la saisie manuelle des données, concilier différents ensembles de nombres dans plusieurs feuilles de calcul Excel et autres tâches fastidieuses, le service financier peut consacrer plus de temps à l'évaluation des performances de l'entreprise. Et parce que la finance et le côté commercial ont généralement plus confiance dans les chiffres une fois qu'ils sont entrés dans un grand livre central, ils sont plus disposés à prendre des décisions critiques sur ces données. Par exemple, Un logiciel de comptabilité peut aider à identifier les employés qui produisent le plus de valeur par rapport à leur salaire. Alternativement, Un logiciel de comptabilité peut aider à identifier les clients les plus rentables et à garantir que l'entreprise ne consacre pas le plus de temps et de ressources aux clients les moins rentables.

Meilleure facturation

Pour de nombreuses petites entreprises en croissance, facturer le client peut être une proposition coûteuse. La facturation comprend la tenue des fichiers maîtres des clients et des produits, générer des données de facturation client, transmettre les données de facturation aux clients, la comptabilisation des écritures de créances et la résolution des demandes de facturation. Une enquête auprès de 896 organisations a révélé que les organisations les moins performantes dépensent en moyenne 9 $ pour facturer un client, les dépenses les plus performantes sont de 2 $ par facture et la médiane est de 3,94 $. Un logiciel de comptabilité entièrement intégré à d'autres services peut réduire considérablement ce coût car il peut automatiquement générer et envoyer des factures aux clients et reconnaître les paiements. La croissance de l'entreprise implique généralement plus de facturation, ce qui signifie des coûts plus élevés pour ceux qui sont encore coincés avec des processus manuels. En outre, la facturation automatisée et la facturation avec un logiciel de comptabilité signifie moins d'erreurs, ce qui peut améliorer les relations avec les clients estimés.

Une plus grande visibilité commerciale

Avec un système d'enregistrement centralisé auquel tout le monde dans l'organisation peut adhérer, l'entreprise est mieux placée pour atteindre ses objectifs de marge et améliorer ses résultats.

Moins de dépendance à Excel

Les entreprises en démarrage qui n'ont pas installé de logiciel de comptabilité moderne, s'appuient généralement sur des feuilles de calcul Microsoft Excel pour gérer les finances. Bien qu'il s'agisse d'un outil utile, Les feuilles de calcul Excel peuvent créer des coûts cachés que de nombreuses organisations ne prennent pas en compte.

Rapports manuels

Par exemple, Excel nécessite un examen manuel et la préparation de rapports. Un comptable des coûts III, avec un salaire médian de 82 $, 479 comme ci-dessus qui passe 30 heures par mois sur les rapports Excel pourrait représenter près de 15 $, 000 par an sur la déclaration. Moderne, un logiciel de comptabilité basé sur le cloud peut fournir une création de rapport automatisée, permettre à une entreprise de réduire son service comptable ou de rediriger ces ressources ailleurs vers un travail plus rentable. De plus, le rapport moyen va à huit personnes différentes, créant des charges de travail supplémentaires et des contraintes de temps. Les avantages de l'automatisation s'additionnent rapidement.

Erreurs de saisie de données

Les coûts d'une saisie de données incorrecte dans une feuille de calcul Excel peuvent entraîner des millions de dollars de pertes. En 2003, TransAlta a coûté à l'entreprise 24 millions de dollars lorsque le producteur d'électricité a acheté trop dans les contrats de transport. Le PDG Steve Snyder a déclaré lors d'une conférence téléphonique que l'erreur était "littéralement une erreur de copier-coller dans une feuille de calcul Excel que nous n'avons pas détectée lors de notre tri final et de notre classement des offres avant leur soumission".

Dans d'autres cas, Fanie Mae a découvert une erreur de 1,1 milliard de dollars dans les capitaux propres en raison d'une erreur de calcul et RedEnvelope a perdu un quart de sa valeur après avoir signalé une perte au quatrième trimestre en raison d'une surestimation des marges basée sur une erreur de feuille de calcul.

Bien que les erreurs de saisie de données n'atteignent pas des millions pour la plupart des entreprises, la preuve est là que le recours aux feuilles de calcul peut être coûteux.

Une solution logicielle de comptabilité moderne peut rapidement s'amortir en réduisant les coûts, comme indiqué ici, mais cela peut également créer la confiance dans les finances et avoir un impact sur le type de décisions qui stimulent également la croissance de l'entreprise.

La plate-forme ERP cloud de NetSuite fournit des fonctionnalités complètes pour la comptabilité, financiers et reporting pour les entreprises à chaque étape de leur croissance, leur permettant de réduire les coûts grâce à un meilleur reporting, automatisation des tâches manuelles, réduire les erreurs et économiser sur les coûts de personnel. Les capacités de comptabilité de NetSuite incluent :

• Un grand livre dynamique qui permet aux clients d'ajouter des lignes d'impact GL personnalisées aux transactions.
• Segments personnalisés pour garantir la précision et gagner du temps.
• Comptabilité multi-livres qui élimine la réplication des données et réduit le besoin d'ajustements manuels aux processus comptables
• Comptes clients pour automatisé, opérations rationalisées.
• Comptes fournisseurs avec traitement des exceptions simplifié et automatisé pour les factures non concordantes, de meilleurs contrôles et des processus rationalisés.
• Conformité fiscale mondiale automatisée.
• Fixed Asset Management pour contrôler le cycle de vie complet des actifs amortissables et non amortissables.
• Cash Management pour fournir une vue complète des flux monétaires et de la situation de trésorerie d'une entreprise.
• Gestion des paiements pour centralisé, des paiements rationalisés qui répondent à toutes les préférences des clients.

Les références:

Croissance à deux chiffres sans ajout de personnel financier
https://www.netsuite.com/portal/customer-testimonials/cornerstone-ondemand-software.shtml

Réaffectez un employé à un rôle de vente générant des revenus.
https://www.netsuite.com/portal/customer-testimonials.shtml#sw

Coût de facturation
https://ww2.cfo.com/applications/2018/06/real-cost-of-invoicing-metric/

Excel catastrophes
https://www.cio.com/article/2438188/enterprise-software/eight-of-the-worst-spreadsheet-blunders.html