Comment gérer avec succès une association de copropriété

Être responsable d'un syndicat de copropriété n'est pas une tâche facile. En tant que personne ou entreprise dirigeante, vous êtes généralement responsable de l'entretien des bâtiments, piscines et autres espaces communs. Vous devez également faire respecter les règles concernant ce que les propriétaires peuvent faire avec leur propriété, et cela peut causer beaucoup de controverse. Les propriétaires paient entre 100 $ et 10 $, 000 par an pour vivre dans une communauté gérée, selon CNNMoney.com, et cela crée une énorme pression sur l'association pour qu'elle soit financièrement responsable, répondre aux normes d'entretien et de propreté et améliorer la valeur globale des copropriétés.

Étape 1

Identifiez les opérations clés dont vous serez responsable. A l'aide d'un logiciel de traitement de texte, documenter les domaines d'obligations de l'association de copropriété. Il peut s'agir de :l'entretien des bâtiments, aménagement paysager, piscines, salles de loisirs et autres installations publiques partagées ; ramassage des ordures; nettoyage d'urgence, comme la neige ou la glace, et la sécurité du bâtiment. Prenez note des autres domaines de gestion, comme l'application des règles communautaires pour les propriétaires, répondre aux réclamations, tenir des réunions régulières de l'association et percevoir des cotisations mensuelles ou annuelles.

Étape 2

Déterminer la main-d'œuvre nécessaire pour faire fonctionner l'installation. Établir des relations avec les fournisseurs locaux pour fournir les services de maintenance. Soyez prêt à engager un avocat en cas de poursuites judiciaires.

Étape 3

Planifiez soigneusement le budget annuel. Créer un modèle dans un tableur, tels que Microsoft Excel. Commencez par le plus grand niveau de réparations - telles que les remplacements de toit - puis affectez-les de manière appropriée aux services de nettoyage, remplacement d'asphalte, aménagement paysager, antiparasitaire, chauffage et climatisation, peinture extérieure et plus. Sondez toutes les unités pour déterminer ce qui est nécessaire, et laisser des réserves pour tenir compte des scénarios de catastrophes naturelles.

Étape 4

Documenter un ensemble de normes de réparation et d'entretien. Ceci est crucial pour la planification de la maintenance à long terme des opérations typiques du bâtiment. Pensez à ce qui constitue « propre ». Établissez une norme pour ce que vous jugez nécessaire pour planifier la lutte antiparasitaire, service de chauffage/climatisation, et autres entretiens réguliers. En décidant de l'urgence de certaines réparations, vous réduisez les chances de dépasser votre budget. Aussi, cela vous permet de vous concentrer sur les opérations essentielles nécessaires au fonctionnement de la communauté.

Étape 5

Soyez aussi diplomate que possible avec les propriétaires. Les différends sur les règles d'association peuvent rapidement conduire à des batailles juridiques. Les réunions d'association sont des forums ouverts aux propriétaires pour soulever des problèmes. Lorsque des plaintes sont déposées en personne ou par écrit, répondre de manière efficace et respectueuse.

Étape 6

Documenter et évaluer régulièrement toutes les opérations. Une évaluation de fin d'année de votre budget et de vos opérations vous aide à déterminer ce qui a fonctionné, et si vous devez changer votre approche l'année prochaine. Conservez tous les reçus d'entretien, contrats légaux, informations d'assurance et dossiers financiers ensemble dans un système de classement organisé pour référence future.

Conseil

Si votre communauté compte 30 unités ou plus, il peut être judicieux de faire appel à une société de gestion immobilière, car il sera difficile pour un individu de gérer efficacement toutes les opérations de copropriété.

Envisagez de devenir membre du Community Associations Institute (CAI). Cette organisation nationale fournit des ressources éducatives, bulletins d'information, possibilités d'ateliers et autres outils pour la gestion des associations de copropriétés.

Avertissement

Vous pourriez faire face à des poursuites judiciaires coûteuses si vous ne respectez pas les codes du bâtiment ou ne tenez pas un registre précis de l'activité financière.

Choses dont vous aurez besoin

• Logiciel de traitement de texte

• Tableur

• Classeur