Que couvre le remboursement du kilométrage ?

Les employeurs qui demandent à leurs employés d'utiliser leur propre voiture pour le travail paient un remboursement de kilométrage. La raison est simple. Les employeurs peuvent mieux recruter et fidéliser des employés de qualité en les rémunérant pour le coût de la conduite professionnelle. Le remboursement kilométrique couvre les dépenses liées à l'utilisation de véhicules à moteur tels que les voitures, fourgons et SUV.

Taux standard de l'IRS

Chaque année, l'Internal Revenue Service fixe un taux standard pour l'utilisation professionnelle des véhicules. Par exemple, en 2015, le taux était de 57,5 ​​cents par mile. Le taux de remboursement est utilisé pour calculer la déduction fiscale lorsque les déplacements professionnels ne sont pas remboursés. Le tarif professionnel standard couvre le coût d'exploitation d'un véhicule moyen, y compris l'essence, entretien et réparation, assurance et dépréciation.

Annulations de kilométrage non professionnel

Certains remboursements concernent la conduite non professionnelle, tout en bénéficiant d'un allégement fiscal. Les déplacements pour des raisons médicales ou de déménagement pourraient être déduits ou remboursés à 23 cents par mile à partir de 2015. Le taux pour conduire lors d'activités caritatives est fixé par la loi à 14 cents par mile.

Kilométrage autorisé

HR Hero affirme que trois critères doivent être remplis pour que le remboursement du kilométrage soit considéré comme une dépense professionnelle. D'abord, le remboursement ne peut être effectué que pour les déplacements directement liés au travail. Faire la navette entre votre domicile et votre lieu de travail normal n'est pas un voyage admissible. Seconde, les employés doivent documenter la conduite liée au travail. Finalement, un employé doit restituer tout montant de remboursement excédentaire payé. Les employeurs n'incluent pas les remboursements de kilométrage admissibles comme revenu, il est donc entièrement libre d'impôt pour l'employé. Un employeur peut déduire le montant à titre de dépense d'entreprise.

Tenue des dossiers pour le remboursement

Les employés tiennent généralement un journal de bord pour documenter leur conduite liée au travail. Cela commence avec le premier jour de l'année où la voiture est utilisée pour les affaires et se termine avec la lecture du compteur kilométrique le dernier jour. Chaque entrée doit indiquer la date, la raison commerciale du kilométrage et l'endroit où vous allez. Les lectures du compteur kilométrique de début et de fin doivent être enregistrées. Les employeurs utilisent ces informations pour calculer les remboursements de kilométrage en multipliant les kilomètres parcourus par le taux standard de l'IRS.

Option Dépenses Réelles

Les employeurs n'utilisent généralement pas les dépenses réelles du véhicule en raison des exigences en matière de tenue de dossiers. Cependant, les employés peuvent utiliser les dépenses réelles si elles dépassent le montant du remboursement. Pour utiliser les coûts réels, un employé doit tenir un journal de kilométrage et des relevés des paiements d'assurance, achats d'essence, les réparations et toutes les autres dépenses du véhicule. Une fois que cet employé utilise les dépenses réelles, il ne peut plus utiliser le taux normal si un amortissement accéléré est réclamé. Seules les dépenses proportionnelles à l'utilisation professionnelle du véhicule peuvent être réclamées. Par exemple, si 25 pour cent des kilomètres parcourus en un an sont liés au travail, 25 pour cent des dépenses réelles du véhicule peuvent être amorties.