Que signifie l'indemnité journalière ? Quels sont les tarifs journaliers ?

Lorsqu'il s'agit de payer les dépenses professionnelles liées aux déplacements, les entreprises ont plusieurs options :fournir aux employés des cartes de crédit professionnelles, en leur remboursant les dépenses réelles engagées à l'aide des rapports de voyage et de dépenses ou en leur payant des « per diem ».

Les indemnités journalières offrent aux employés une allocation fixe pour chaque jour passé loin de chez eux et éliminent le besoin de gérer une myriade de reçus pour les dépenses. Ils simplifient les formalités administratives pour l'entreprise et pour les employés lorsqu'il s'agit de dépenses ordinaires pour le logement, les repas et les frais accessoires tels que les pourboires et les frais. Lorsqu'il est utilisé dans le cadre d'une politique de voyage globale, les indemnités journalières constituent un moyen simple de s'assurer que les frais de déplacement sont déductibles des impôts pour l'entreprise et que les employés ne sont pas imposés sur l'argent qui leur est remboursé.

Que signifie l'indemnité journalière ?

L'indemnité journalière désigne le plus souvent une indemnité journalière fixe qu'une organisation fournit aux employés ou aux travailleurs contractuels pour couvrir les frais de voyage d'affaires. Le mot est dérivé du latin et se traduit par « à la journée ».

Le terme per diem est aussi parfois utilisé pour décrire un régime d'emploi selon lequel les travailleurs, tels que les enseignants suppléants, infirmières ou photographes – sont rémunérés au tarif journalier pour le travail temporaire ou sur appel. Pour un employeur, l'emploi per diem offre souvent une plus grande flexibilité en ce qui concerne les coûts de main-d'œuvre et les horaires.

Que couvre l'indemnité journalière ?

Les per diem couvrent les frais d'hébergement, les repas et les faux frais pour chaque jour de voyage d'affaires. Chaque dépense a un taux prédéterminé, sur la base des coûts moyens associés à des emplacements spécifiques. Sous ce modèle, une entreprise paie généralement des indemnités journalières partielles pour le premier et le dernier jour d'un voyage, puisque l'employé peut passer une partie de ces journées à la maison ou au bureau.

Voici deux exemples d'indemnités journalières basées sur les tarifs de la General Services Administration (GSA) des États-Unis :

Voyage de trois jours à Seattle Voyage de six jours à Greensboro, NC. Hébergement 257 $/nuit 167 $/nuit Repas 71 $/jour 82 $/jour Frais accessoires 5 $/jour 5 $/jour Indemnité totale totale 999 $ 1 $, 524

Quels sont les tarifs journaliers de voyage ? Qui les définit ?

La GSA publie chaque année les tarifs journaliers. Le gouvernement utilise ces taux pour rembourser les employés fédéraux pour les déplacements professionnels aux États-Unis, et ils sont aussi souvent adoptés par le secteur privé. C'est parce que les tarifs journaliers que les entreprises utilisent pour rembourser les employés pour l'hébergement, les repas et les faux frais doivent être égaux ou inférieurs à ceux fixés par le gouvernement fédéral afin d'être déductibles d'impôt pour l'entreprise et d'éviter une facture d'impôt pour les employés.

Les taux de la GSA entrent en vigueur chaque année le 1er octobre et sont basés sur les données de coûts les plus récentes pour diverses villes et comtés. Il y a un taux standard qui s'applique à environ 2, 600 comtés aux États-Unis et plus de 300 tarifs spécifiques à l'emplacement pour les zones particulièrement chères. Les taux d'indemnités journalières varient considérablement - sans surprise, une ville comme New York ou Los Angeles a un taux journalier plus élevé qu'une ville ou une ville plus petite.

Taux journaliers fédéraux

Les tarifs journaliers pour les emplacements dans la zone continentale des États-Unis sont disponibles sur le site Web de la GSA. Tarifs pour l'Alaska, Hawaii, Territoires et possessions des États-Unis, Les installations militaires américaines et les pays étrangers sont disponibles via le bureau de gestion des voyages de la défense des États-Unis; ceux pour les pays étrangers peuvent également être trouvés sur le site Web du département d'État des États-Unis.

La page web GSA per diem et son application mobile proposent un index consultable par ville, état et code postal. L'indice est divisé en deux catégories de base :« Tarifs d'hébergement » et « Taux de frais de repas et de frais accessoires (M&IE) ». Le tarif standard et les tarifs spécifiques à l'emplacement affichent des chiffres mensuels (par exemple, le tarif d'hébergement spécifique à l'emplacement pour Chicago est de 134 $ en mars 2021 et de 216 $ en juin). L'index vous permet également de saisir des dates de voyage spécifiques pour un lieu spécifique et de recevoir le total des indemnités journalières pour la période définie.

Les tarifs journaliers varient considérablement d'un État et d'une ville à l'autre. Par exemple, le tarif standard établi par la GSA pour l'hébergement (excluant les taxes) en 2021 est de 96 $ par nuit, mais pour la région de Los Angeles, c'est 182 $ par nuit (pour la plupart des mois, le montant change en fonction du mois au cours duquel vous voyagez). Le tarif standard pour les repas est de 55 $, mais à Los Angeles, c'est généralement 66 $.

Comment fonctionne l'indemnité journalière ?

Les directives de voyage d'une entreprise doivent décrire une politique d'indemnités journalières qui définit clairement ce qui est couvert et les taux utilisés pour le paiement ou le remboursement pour tous les emplacements pertinents.

Les employés peuvent dépenser jusqu'à l'indemnité chaque jour, soumettre des rapports quotidiens avec des reçus pour l'hébergement, pour recevoir le per diem autorisé. Ils peuvent généralement empocher la différence si les dépenses tombent en dessous de la limite.

Que signifie le remboursement des indemnités journalières pour les impôts ?

Le code fiscal américain permet aux entreprises de déduire les dépenses ordinaires et raisonnables liées aux déplacements des employés. Cela comprend les indemnités journalières. Cependant, une organisation doit établir un « plan comptable, " selon les directives de l'IRS, pour justifier les dépenses. Cela signifie simplement que les dépenses sont directement liées aux affaires, les employés doivent justifier adéquatement leurs dépenses (en soumettant un rapport quotidien) et les employés doivent retourner tout remboursement excédentaire (au-dessus des indemnités journalières fixées par le gouvernement) dans un délai raisonnable.

Il n'est pas nécessaire pour les employés de soumettre des reçus de repas et de faux frais s'ils reçoivent une indemnité journalière, bien que l'IRS exige des reçus d'hébergement. Les indemnités journalières ne sont pas imposables pour les employés tant que les rapports quotidiens requis contiennent les informations suivantes :

• Objet commercial de la dépense
• Date, temps, lieu et montant de la dépense
• Reçus pour l'hébergement

Comment les entreprises paient-elles généralement les tarifs journaliers ?

Les employés recevant des indemnités journalières doivent soumettre des rapports dans les 60 jours suivant le voyage afin d'éviter d'être assujettis à l'impôt. Si les employés ne soumettent pas de rapports, l'IRS considère les indemnités journalières comme un revenu imposable. Les entreprises paient généralement des indemnités journalières aux employés par voie électronique ou par chèque, après avoir reçu les rapports des employés. Ils sont émis sous forme de paiements distincts des salaires et ne sont pas soumis à l'impôt, y compris la taxe fédérale sur les cotisations d'assurance (FICA).

Avantages des indemnités journalières

La possibilité de rembourser les frais de déplacement sur une base journalière simplifie les rapports de dépenses et la comptabilité, tout en permettant aux organisations de mieux prévoir les coûts des déplacements des employés. Cela permet d'économiser du temps de comptabilité et de la paperasserie. Lorsque les employés sont autorisés à conserver l'argent non dépensé (tant qu'il est inférieur aux taux journaliers effectifs du gouvernement), cela sert d'incitation à maintenir les coûts bas et à minimiser les dépenses de l'entreprise.