Paie des petites entreprises :des dépenses aux déductions et aux rapports :tout ce que vous devez savoir

Pour de nombreuses petites entreprises, les charges salariales sont l'un des coûts les plus importants pour faire des affaires. Payer les employés peut également être un travail qui prend beaucoup de temps, et il est essentiel qu'il soit bien fait. Même si vous avez relativement peu d'employés, il peut être difficile de suivre l'évolution des lois fiscales et salariales, conserver tous les registres requis et payer tout le monde avec précision et à temps. Les sanctions en cas de non-conformité sont sévères et les erreurs peuvent également avoir un impact négatif sur la confiance et le moral des employés. Les solutions de paie peuvent réduire considérablement la complexité et les risques, mais vous devez toujours comprendre ce qui est impliqué dans le processus de paie.

Points clés à retenir

• La paie est l'un des deux ou trois principaux coûts récurrents pour la plupart des petites entreprises.
• La paie est l'un des points d'engagement les plus importants entre l'employeur et l'employé. La façon dont vous gérez la paie peut avoir un impact significatif sur la confiance et le moral des employés.
• La paie est complexe. Les retenues d'impôt et autres déductions peuvent différer pour chaque employé. Les lois fiscales et salariales changent fréquemment.
• Si la paie n'est pas gérée correctement, les entreprises peuvent faire face à de lourdes pénalités de non-conformité.
• Les logiciels et services de paie peuvent aider les entreprises à gérer efficacement la paie, rester à jour avec le fédéral, réglementations nationales et locales en matière de paie, retenir et payer correctement les impôts, et gérer les avantages sociaux des employés.

Qu'est-ce que la paie ?

La paie fait généralement référence au processus de paiement des employés, bien que le terme soit aussi parfois utilisé pour désigner la liste des employés de l'entreprise ou le coût total des salaires du personnel.

Du point de vue d'un employé, la paie peut sembler trompeusement simple. Un employé effectue une semaine de travail et reçoit son salaire net le jour de paie prévu, avec impôts et cotisations déjà déduits.

Mais il se passe beaucoup de choses dans les coulisses pour s'assurer que chaque employé est payé avec précision et à temps. Les salaires, les obligations fiscales et autres déductions peuvent être différentes pour chaque employé. Les entreprises doivent porter une attention particulière aux questions fédérales complexes, les obligations de déclaration et de paiement des charges sociales nationales et locales. Les entreprises doivent toujours s'assurer qu'elles disposent de suffisamment de liquidités pour payer à temps, ce qui signifie qu'ils doivent générer suffisamment de revenus pour couvrir systématiquement les dépenses salariales.

Comment fonctionne la paie ?

Voici un aperçu général du fonctionnement de la paie :

Pour chaque période de paie, l'entreprise calcule les chèques de paie des employés en fonction de leur salaire ou de leur salaire horaire et des heures travaillées, moins leurs obligations fiscales requises et toutes autres déductions pertinentes, comme les cotisations à l'assurance maladie ou au régime de retraite. Les employés peuvent choisir d'avoir des impôts supplémentaires retenus (formulaire W-4). Ces allocations supplémentaires doivent également être prises en compte dans le calcul du brut au net.

Sur la base de ces calculs, l'entreprise verse ensuite le salaire net à tous les employés le jour de la paie, soit par voie électronique, soit par chèque. L'entreprise paie également les charges sociales des employés et sa propre part des charges sociales à l'IRS et aux autorités locales compétentes et met à jour son grand livre général pour refléter ce qui a été payé. L'entreprise doit également tenir des registres conformément aux règles de l'IRS et du département du Travail des États-Unis, et déclarer les taxes conformément aux barèmes de l'IRS, ainsi qu'à toutes les exigences nationales et locales nécessaires en matière de déclaration fiscale et de tenue de registres.

Les entreprises peuvent choisir de gérer la paie manuellement en interne, sous-traiter la main d'œuvre à une société de paie ou à un comptable dédié, ou utilisez une solution logicielle de paie.

Qui est sur la paie ?

En général, le terme paie ne s'applique qu'aux travailleurs qui sont considérés comme des employés en vertu de la Fair Labor Standards Act (FLSA) ; il n'inclut pas les entrepreneurs indépendants. Les entreprises sont tenues de retenir, payer et déclarer les charges sociales des employés, mais pas pour les entrepreneurs.

De nombreuses solutions de paie peuvent être utilisées pour payer les entrepreneurs ainsi que les employés; cependant, les entrepreneurs et autres « non-employés » sont généralement payés par le biais des comptes créditeurs – aucune taxe sur les salaires n'est retenue. Les entrepreneurs reçoivent un formulaire 1099 à la fin de l'année civile et doivent payer leurs propres charges sociales.

• Quelle est la différence entre un employé et un entrepreneur indépendant? Entrepreneurs indépendants, connus dans certaines industries comme des pigistes, peut travailler pour une entreprise, mais ils ne sont pas techniquement considérés comme des employés selon les normes de l'IRS. Ils reçoivent différents formulaires d'impôt sur le revenu de l'entreprise (un 1099-MISC au lieu d'un W-2), et ils ne sont pas admissibles aux avantages que les employés peuvent obtenir, comme l'assurance-chômage et l'assurance-invalidité de l'État et du gouvernement fédéral. Les entrepreneurs indépendants doivent payer leurs propres charges sociales lorsque la saison des impôts arrive; l'entreprise n'est pas légalement tenue de retenir, déposer et payer leurs charges sociales. Par conséquent, les entrepreneurs indépendants reçoivent généralement leur salaire brut total sans retenues ni déductions.

• Et si je suis mon seul employé ? Si vous êtes le seul employé de votre petite entreprise, la façon dont votre entreprise est classée déterminera comment vous êtes payé. Si votre entreprise est constituée en société S ou C, vous êtes légalement tenu de recevoir un salaire comme n'importe quel employé (c'est-à-dire, les impôts sur le revenu sont retenus sur vos chèques de paie et l'entreprise couvre sa part des charges sociales).

  Si votre entreprise est constituée en entreprise individuelle ou en société de personnes, vous n'êtes généralement pas admissible en tant qu'employé et recevez plutôt un salaire par le biais de tirages du propriétaire prélevés directement sur les revenus et les bénéfices de votre entreprise. Vous êtes personnellement responsable du paiement de toutes les taxes pertinentes.

Ma petite entreprise a-t-elle besoin de la paie ?

Si vous avez des employés, votre entreprise doit gérer la paie. Que vous décidiez de le faire manuellement, externaliser ou utiliser une solution logicielle de paie, chaque entreprise avec des employés a besoin d'un moyen organisé pour suivre les heures des employés, payer les travailleurs, gérer les charges sociales et tenir des registres.

Mais étant donné la complexité de la paie, sachant simplement que vous devez Cours la paie ne suffit pas. Vous devez comprendre la paie pour satisfaire les employés, optimiser les finances des entreprises et se conformer à la réglementation. Ne pas faire preuve de diligence raisonnable peut entraîner des problèmes avec vos employés, l'IRS et le département du Travail des États-Unis.

La paie pour les petites entreprises expliquée

La paie des petites entreprises ne se limite pas à remettre les chèques de paie aux employés à temps, même si cela est vital. La paie, c'est aussi protéger les salariés, les garder heureux, se conformer aux exigences de la taxe sur les salaires, gérer la trésorerie et optimiser la performance de l'entreprise :

• Protéger les employés : Les employés salariés sont généralement éligibles à des prestations telles que l'indemnisation du chômage. Les autres avantages sociaux directement liés à la masse salariale comprennent les cotisations à l'assurance maladie et aux régimes de retraite. Les petites entreprises qui peuvent se permettre d'offrir de tels avantages peuvent bénéficier d'avantages concurrentiels lorsqu'il s'agit d'embaucher et de conserver leurs employés.
• Maintenir l'engagement des employés : Lorsque les employés sont convaincus que leur paie est régulière et exacte, ça peut remonter le moral, l'engagement et la confiance en son employeur. En revanche, les erreurs de paie telles que les chèques de paie en retard ou incorrects peuvent rapidement s'épuiser et provoquer des tensions. Une enquête a révélé que 49% des travailleurs américains commenceront à chercher un nouvel emploi après seulement deux problèmes de chèque de paie.
• Se conformer aux exigences de la taxe sur les salaires et aux lois du travail : Les entreprises doivent se tenir au courant des réglementations fiscales et du travail complexes en vigueur au niveau fédéral, niveau étatique et local. Ces réglementations sont sujettes à des changements constants. En 2020, par exemple, de nombreuses exigences de paiement d'impôts ont été temporairement assouplies en raison de la pandémie de COVID-19. La conformité peut être encore plus compliquée si les employés vivent dans une juridiction mais travaillent dans une autre, comme c'est souvent le cas pour les entreprises situées près des frontières des États ou qui embauchent des travailleurs à distance.
• Gestion de la trésorerie et de la liquidité : La paie est la dépense récurrente la plus importante pour de nombreuses petites entreprises. Une gestion financière minutieuse est nécessaire pour s'assurer que l'entreprise dispose de liquidités et de liquidités suffisantes pour gérer ses obligations, d'autant plus que les coûts salariaux peuvent être plus élevés que ce que de nombreuses petites entreprises réalisent initialement. Les cotisations patronales telles que les impôts, les avantages sociaux et les frais de service de paie ajoutent généralement 15 à 20 % au coût total des salaires des employés. La paie est également très sensible au temps; l'entreprise doit disposer de suffisamment de liquidités pour couvrir entièrement la masse salariale.
• Optimiser les performances commerciales : La gestion efficace de la paie exige que les entreprises trouvent un équilibre entre avoir suffisamment d'employés pour faire le travail sans embaucher plus de travailleurs que nécessaire. À la fois, l'entreprise peut avoir besoin de disposer de suffisamment de liquidités pour faire venir des travailleurs supplémentaires s'ils sont nécessaires à court terme pour répondre à la demande ou couvrir les employés malades. De nombreuses entreprises qui travaillent sur des projets clients ont également besoin d'une vue claire des dépenses salariales afin d'analyser les coûts et la rentabilité.

Comment configurer la paie pour une petite entreprise

La configuration de la paie pour une petite entreprise n'est peut-être pas très compliquée, mais vous devez connaître vos exigences exactes en matière de paie. Le processus peut être décomposé en sept étapes clés :

1. Demandez un numéro d'identification d'employeur fédéral (EIN). Également connu sous le nom de numéro d'identification fiscale d'entreprise, votre EIN est le numéro unique que l'IRS attribue à votre entreprise. Vous pouvez demander un EIN en ligne via le site Web de l'IRS, par courrier ou par fax. Certains États et localités ont des exigences d'enregistrement fiscales supplémentaires pour les employeurs, telles qu'un numéro d'identification fiscale d'État, alors assurez-vous de vérifier auprès des agences gouvernementales nationales et locales appropriées.

2. Comprenez les finances de votre entreprise. Commencez par mettre en place la structure appropriée pour le suivi des dépenses de paie dans votre grand livre. Calculez vos coûts salariaux en dollars et en pourcentage des revenus. Bien que les coûts salariaux varient selon l'industrie et l'entreprise, c'est généralement une bonne règle de base de maintenir des coûts similaires à ceux des concurrents qui réussissent.

3. Faites votre due diligence réglementaire. Pour atténuer les pénalités fiscales et autres risques de non-conformité, vous devez connaître les tenants et aboutissants des impôts et des lois du travail. Les lois sont sujettes à de fréquents changements et les charges sociales peuvent différer pour chaque employé, surtout s'ils vivent dans des États ou des juridictions différents.

4. Classez vos employés. Allez-vous embaucher des employés à temps plein ou des entrepreneurs indépendants? Les employés seront-ils salariés ou à l'heure ? Aurez-vous également des employés saisonniers ou des stagiaires? Quel est le taux de rémunération et le statut fiscal de chaque employé ? Les réponses à ces questions vous aideront à déterminer vos obligations en matière fiscale et du droit du travail. Si les employés sont mal classés, vous pourriez faire face à de lourdes amendes et ternir la confiance avec vos travailleurs. Par exemple, traiter les sous-traitants comme des employés et contrôler quand et comment ils travaillent, plutôt que le résultat de leur travail, peut être considéré comme une forme de vol de salaire. Assurez-vous que chaque employé remplit les documents nécessaires à la nouvelle embauche et les formulaires fiscaux pertinents, comme les formulaires IRS I-9 et W-4.

5. Déterminer la période de paie. Allez-vous exécuter la paie chaque semaine, bihebdomadaire, mensuel ou bimensuel ? La gestion de la paie moins souvent signifie moins de paperasse et peut-être aussi des coûts de traitement inférieurs, mais les employés peuvent aimer être payés plus fréquemment et certains États ont des exigences de fréquence minimale. Vérifiez auprès du service du travail de votre état pour vous assurer que la période de paie choisie est conforme à la réglementation. La bihebdomadaire est la plus courante, suivi de l'hebdomadaire. Seulement 5% des Américains sont payés mensuellement. Une fois que vous avez établi un calendrier de paie qui convient à votre entreprise et à vos employés, c'est une bonne idée de distribuer un calendrier de paie et une explication du fonctionnement de la paie afin que tous les employés aient une compréhension claire.

6. Établir les politiques de congé et l'admissibilité aux avantages. Proposerez-vous des congés payés et des congés de maladie payés ? Si c'est le cas, combien de jours ou d'heures les employés recevront-ils ? Les heures s'accumuleront-elles et seront-elles reportées à l'année suivante si elles ne sont pas utilisées ? Si votre entreprise envisage d'offrir des avantages, quand les employés deviendront-ils admissibles, et quel impact les avantages auront-ils sur vos dépenses et calculs de paie ? Assurez-vous d'expliquer clairement les politiques et les avantages à tous les employés.

7. Lancez-vous avec une solution de paie. Décidez comment gérer votre système de paie, selon les besoins et les capacités de votre entreprise. Les options incluent le faire manuellement en interne, l'externalisation à un comptable ou un service de paie ou à l'aide d'un logiciel de paie.

Une fois que vous avez défini votre plan de paie complet, classé vos employés et reçu un EIN, vous êtes prêt à commencer à gérer la paie.

3 façons de gérer la paie

Une petite entreprise peut gérer la paie de trois manières principales :

1. Manuellement en interne : Cette approche de bricolage implique généralement l'utilisation de feuilles de calcul et de calculateurs de paie en ligne pour calculer les chèques de paie et déterminer les retenues d'impôt et autres déductions. Vous devrez suivre de près les modifications apportées aux réglementations fiscales et du travail pour vous assurer de calculer correctement la rémunération des employés et de suivre toutes les règles. Vous devrez également vous tenir au courant de la paperasserie pour vous assurer d'être protégé en cas d'audit.

   L'exécution manuelle de la paie peut prendre beaucoup de temps, et les calculs peuvent rapidement devenir compliqués lorsque vous ajoutez des employés et des avantages sociaux. Même deux employés avec le même salaire peuvent avoir des déductions fiscales différentes. La paie manuelle est la meilleure pour les entreprises qui ont quelques employés et simple, besoins de paie simples. Ce n'est généralement pas la meilleure solution à long terme pour les entreprises qui ont l'intention de se développer et d'embaucher plus d'employés.

2. Sous-traiter : Cela implique l'embauche d'une société de paie externe ou d'un comptable pour gérer complètement la paie de votre entreprise. L'externalisation signifie généralement un processus de non-intervention après la configuration initiale de la paie, bien que vous deviez peut-être fournir des informations telles que les fiches de pointage des employés si la société de gestion de la paie ne propose pas de moyen de suivre les heures.

   Le fournisseur gère tous les calculs de paie et distribue les chèques de paie. Le sous-traitant est également responsable du respect des lois fiscales et du travail, votre entreprise n'est donc pas tenue responsable des pénalités si les chèques de paie ou les déclarations de revenus sont incorrects.

3. Logiciel de paie : Les solutions logicielles de paie peuvent être comprises comme le point intermédiaire entre les options internes et externalisées. Un logiciel de paie automatise généralement de nombreux aspects de la paie, y compris effectuer tous les calculs, retenues à la source et rémunération des salariés. Cependant, par rapport à l'externalisation, Un logiciel de paie donne généralement aux entreprises un plus grand niveau de contrôle.

   Les solutions logicielles de paie peuvent également s'intégrer à d'autres logiciels d'entreprise, comme la comptabilité ou les systèmes RH. Cependant, les entreprises sont entièrement responsables du respect des lois fiscales et des réglementations du travail applicables, même si une bonne solution logicielle de paie doit rester à jour avec les exigences de chaque juridiction.

   Fonctionnalités du logiciel de paie des petites entreprises

   Les logiciels de paie offrent généralement des fonctionnalités telles que le calcul automatisé des gains et des déductions, révision et édition de la paie en temps réel et plusieurs options de paiement, y compris le dépôt direct ou les chèques papier. Certains logiciels de paie traitent également les déclarations de revenus et fournissent des formulaires fiscaux de fin d'année aux entreprises et à leurs employés. Les employés peuvent avoir accès à un portail en ligne ou à une application mobile qui leur permet de consulter les bulletins de paie, informations sur les prestations et combien de congés payés ils ont accumulés, ainsi que leur permettre de saisir des informations telles qu'un changement d'adresse.

   Comment choisir un logiciel de paie

   Lors du choix d'un logiciel de paie, vous voudrez considérer quelques points critiques:

   • Le logiciel s'intégrera-t-il aux solutions commerciales existantes telles que les programmes de comptabilité et de RH ? Peut-il mettre à jour automatiquement le grand livre de votre entreprise avec les charges salariales, ou ne fournit-il que des informations de synthèse qui doivent être réintroduites dans le système comptable ?
   • Combien de détails et de contrôle aurez-vous sur la paie ? Par exemple, pouvez-vous visualiser les dépenses de paie par département?
   • Si un employé est mis à pied ou congédié avant la fin de sa période de paie, vous devrez exécuter la paie hors cycle pour les payer immédiatement. Le logiciel vous permettra-t-il d'exécuter la paie en dehors du cycle de paie standard ? Si c'est le cas, les paies hors cycle sont-elles gratuites ou y aura-t-il un supplément ?
   • Le logiciel a-t-il la flexibilité de gérer les taxes nationales et locales si les employés résident dans des juridictions différentes ? L'éditeur de logiciels a-t-il les ressources nécessaires pour suivre tous les changements survenus au niveau fédéral, niveau étatique et local ?
   • Existe-t-il des options de libre-service pour que les employés puissent facilement accéder aux informations et les mettre à jour sans avoir à contacter un responsable ou un spécialiste de la paie ?
   • Dans quelle mesure le système est-il sécurisé ? Les données de paie sont privées et hautement sensibles. La protection de la vie privée des employés est essentielle, et l'information sur les salaires est souvent un sujet sensible. Le logiciel doit offrir la possibilité de limiter l'accès en fonction du type d'information et du rôle de l'utilisateur.
   • Le logiciel est-il facile à utiliser, et combien de formation et d'assistance technique le fournisseur propose-t-il ?
   • Le coût de la solution logicielle de paie correspond-il à votre budget ?

Modes de paiement de la paie

Il existe trois principales façons de payer les employés :les chèques de paie, cartes de paie et dépôt direct.

Traditionnellement, générer des chèques de paie a pris du temps, mais les solutions de paie peuvent désormais automatiser le processus et permettre aux entreprises d'imprimer elles-mêmes directement les chèques.

Cartes de paie, un type de carte de débit, gagnent en popularité. Chaque employé reçoit une carte rechargeable. La paie de l'employé est déposée dans le compte de la carte de débit chaque jour de paie. Les cartes fonctionnent généralement sur les principaux réseaux de cartes, comme Visa et Mastercard, afin que les employés puissent les utiliser partout où ces cartes sont acceptées, mais ils ne sont pas liés à des comptes courants comme une carte de débit typique.

Le dépôt direct utilise le réseau de paiement Automated Clearing House (ACH) pour déposer directement des fonds du compte bancaire de votre entreprise sur le compte bancaire de l'employé. Après la configuration initiale, Le dépôt direct est un moyen rapide et facile de payer les employés et est devenu le mode de paiement de la paie le plus courant.

Dépôt direct pour les petites entreprises

Toute entreprise, petit ou grand, peuvent payer les employés par dépôt direct, et la plupart le font. Selon une enquête de 2020, près de 94 % des salariés américains sont désormais payés selon ce mode. C'est rapide et pratique, et les salariés perçoivent leur salaire directement sur leur compte bancaire, sans avoir à déposer ou risquer de perdre un chèque.

Pour payer les employés par dépôt direct, vous devrez d'abord mettre en place un dépôt direct auprès de la banque qui détient le compte bancaire de votre entreprise ou via un service de paie. Une fois que vous avez terminé la configuration initiale, vous aurez besoin du numéro de compte bancaire et du numéro d'acheminement de chaque employé. A partir de ce point, chaque fois que vous exécutez la paie, votre banque enverra un lot de dépôts directs via le réseau ACH sur les comptes bancaires de vos employés. Il faut généralement un à deux jours pour débiter votre compte, créditer les comptes des employés et libérer les fonds à l'usage des employés.

Toujours, le dépôt direct n'est pas sans inconvénients. Par exemple, les entreprises doivent faire très attention à la confidentialité des employés lorsqu'elles stockent des données bancaires sensibles, et il n'y a aucun moyen d'arrêter le paiement sur un dépôt direct si la paie a été mal calculée. Il est également sensible au temps. Assurez-vous de vérifier la date limite de dépôt direct de votre banque pour vous assurer que la paie des employés sera réglée à temps. Plus loin, tous les paiements des employés seront retirés de votre compte bancaire simultanément, il est donc crucial d'avoir suffisamment de fonds sur votre compte pour effectuer la paie.

Qu'est-ce qui est inclus dans un chèque de paie?

Bien qu'il n'y ait pas d'exigence fédérale, la plupart des lois du travail des États exigent que les entreprises offrent aux employés un moyen de voir leurs relevés de paie, également connu sous le nom de talons de paie, avec chaque chèque de paie, même s'ils sont payés par dépôt direct ou avec une carte de paie. Les talons de paie sont émis chaque jour de paie et comprennent les informations suivantes :

• informations générales comme le nom de l'employé, la date, période de paie et heures travaillées.
• Impôts déduits du salaire d'un employé. Les impôts sont généralement ventilés en fédéral, impôts nationaux et locaux, plus la sécurité sociale et l'assurance-maladie.
• Déductions supplémentaires soustrait du salaire de l'employé à des fins telles que les cotisations au régime de retraite, les prestations d'assurance-maladie ou les saisies-arrêts sur salaire.
• Gains y compris le salaire de base, les heures supplémentaires et les revenus supplémentaires comme les pourboires, commissions ou bonus. Les talons de paie indiquent à la fois le salaire brut (gains totaux avant toute déduction) et le salaire net (également appelé salaire net). Les gains sont généralement affichés pour la période de paie en cours et pour l'année à ce jour.

5 étapes pour la paie des petites entreprises

Une fois que votre solution de paie pour petites entreprises est configurée et prête à fonctionner, il y a cinq étapes pour exécuter chaque lot de paie :

1. Suivre les heures des employés. Vous pouvez le faire manuellement en saisissant des données, en utilisant une pointeuse ou une poinçonneuse ou avec un logiciel de pointage. Certaines solutions logicielles de paie incluent un logiciel de suivi du temps.

2. Exécutez les nombres. Calculer la rémunération brute des salariés en fonction de leur salaire ou des heures travaillées, plus tout revenu supplémentaire comme des pourboires ou des commissions. Soustrayez toutes les taxes et autres déductions pertinentes.

3. Payer les employés. Distribuer les chèques de paie, recharger des cartes de paiement ou transférer des fonds par dépôt direct. Fournir des talons de paie. Enregistrer les paiements à chaque employé, le montant total de la masse salariale et d'autres informations à des fins comptables et fiscales.

4. Payer les charges sociales et autres dépenses. Dépôt des taxes et formulaires fiscaux auprès des agences gouvernementales conformément à leurs annexes requises. Vous paierez à la fois la part des charges sociales des employés, qui a été retenu sur leurs chèques de paie, et la part de l'employeur. Les charges sociales doivent être payées par voie électronique, généralement à travers Système de paiement électronique de l'impôt fédéral (EFTP). Vous paierez également les entreprises qui offrent des avantages sociaux aux employés, comme les mutuelles, et tous les frais dus aux sociétés d'externalisation de la paie ou aux fournisseurs de logiciels de paie.

5. Tenez des registres complets. En vertu de la FLSA, vous êtes tenu de conserver des registres précis des paiements de paie pendant trois ans. Ce n'est pas grave comment vous conservez ces registres de paie. Ce qui compte, c'est que vous les conserviez dans un endroit sûr et accessible qui puisse être mis à la disposition du département américain du Travail dans les 72 heures suivant une demande.

Quelles sont les responsabilités fiscales et de déclaration de paie des employeurs ?

Gestion des charges sociales, également connu sous le nom d'impôts sur l'emploi, est l'un des aspects les plus compliqués de la paie. Il y a plusieurs raisons à cela:

• Il y a des fédéraux, les charges sociales nationales et locales à s'inquiéter, certains qui ne sont payés que par les employés, d'autres payés uniquement par les employeurs et d'autres payés par les deux. Il s'agit notamment de l'impôt fédéral sur le revenu, Taxes fédérales sur les cotisations d'assurance (FICA) qui financent la sécurité sociale et l'assurance-maladie, Taxes fédérales sur l'impôt sur le chômage (FUTA) qui financent les allocations de chômage et les taxes nationales et locales telles que les impôts sur le revenu et les personnes handicapées.
• Les lois fiscales sont sujettes à changement et les pénalités de non-conformité peuvent être sévères.
• Les employés peuvent être imposés différemment selon leur situation financière personnelle et leur lieu de résidence.
• Les employeurs doivent fournir aux employés les formulaires et les documents fiscaux de fin d'année appropriés, ainsi que de conserver les dossiers requis pour chaque organisme gouvernemental concerné.
• Parce que certaines charges sociales sont payées par les employeurs, elles augmentent le coût total de la masse salariale d'une entreprise.

Étant donné les complexités, il est essentiel que les entreprises aient une compréhension claire de leur déclaration de paie et de leurs responsabilités fiscales pour éviter les pénalités de l'IRS et d'autres problèmes potentiels, en particulier si elles prévoient de gérer la paie manuellement en interne.

Les tableaux ci-dessous présentent la répartition des charges sociales et des obligations déclaratives d'une petite entreprise. La publication 15 de l'IRS explique également comment gérer les responsabilités fiscales fédérales sur les salaires.

5 étapes pour calculer les charges sociales

Le calcul des charges sociales peut être compliqué. Une enquête de Deloitte a révélé que 35% des entreprises déclarent que leur plus grand défi est de gérer les calculs de retenue d'impôt pour le salaire régulier ou supplémentaire. Les sociétés d'externalisation de la paie et les solutions logicielles de paie automatisent généralement la retenue pour vous. Mais si vous prévoyez de le faire vous-même, vous devez savoir comment calculer correctement les charges sociales. Voici comment.

1. Calculer le salaire brut de l'employé en multipliant leur taux horaire par le nombre total d'heures travaillées au cours de la période de paie. Si l'employé est salarié, vous pouvez trouver leur salaire de base brut pour chaque période de paie en divisant leur salaire annuel par le nombre de périodes de paie dans une année. Le salaire brut est le point de départ de la plupart des calculs de charges sociales. Par exemple :si un employé gagne 52 $, 000 par an et est payé chaque semaine, son salaire brut pour chaque période de paie est de 1 $, 000.

2. Calculer les impôts fédéraux sur le revenu. Chaque salarié peut être imposé à un taux différent en fonction de ses revenus et de ses abattements. L'IRS fournit un assistant de retenue d'impôt sur le revenu pour vous aider à calculer les impôts fédéraux sur le revenu pour chaque employé.

3. Calculer les taxes FICA. Pour calculer la part Sécurité Sociale des impôts FICA, multiplier le salaire brut de votre employé pour la période de paie par 6,2 %, qui est leur part de l'assujettissement à l'impôt de la sécurité sociale. En utilisant le même exemple à l'étape 1, l'employé paierait 62 $ par chèque de paie pour les taxes de sécurité sociale (1 $, 000 x 0,062 =62 $). Cependant, l'assujettissement à l'impôt sur la sécurité sociale est basé sur la base salariale imposable de 137 $, 700, ce qui signifie qu'un employé qui gagne plus que cela n'est imposé que pour les premiers 137 $, 000 gagnés en un an.

   Pour la partie Medicare, multiplier le salaire brut du salarié par 1,45 %, leur part de l'impôt à payer pour Medicare. En utilisant le même exemple, l'obligation fiscale de l'employé au titre de l'assurance-maladie pour cette période de paie est de 14,50 $ (1 $, 000 x 0,0145 =14,50 $).

   Additionnez les deux montants (62 $ + 14,50 $ =76,50 $) pour obtenir le total des cotisations FICA de l'employé pour cette période de paie.

   N'oubliez pas :les impôts FICA sont une obligation fiscale partagée et les employeurs sont tenus de faire correspondre les cotisations de leurs employés. En utilisant le même exemple, votre entreprise paierait également 76,50 $ en impôts FICA pour cet employé.

4. Calculez les taxes FUTA. FUTA n'est payé que par l'employeur. Le taux d'imposition FUTA est de 6% sur les 7 premiers $, 000 en salaire versé à un employé au cours d'une année civile, à moins que votre état ne reçoive un crédit d'impôt abaissant votre paiement FUTA total. De nombreux États obtiennent des crédits d'impôt qui réduisent effectivement leur contribution FUTA, Ainsi, la plupart des États paient nettement moins de 6 % sur les taxes FUTA. Les impôts FUTA ne dépendent pas du revenu de l'employé ou du salaire brut.

5. Calculez toutes les taxes nationales ou locales pertinentes. Les lois sur les charges sociales et les taux d'imposition diffèrent d'un État à l'autre, assurez-vous donc de vérifier auprès de toutes les agences gouvernementales nationales et locales concernées pour déterminer et calculer correctement les taxes nécessaires.

   Pour calculer le salaire net de votre employé, vous devrez alors soustraire leur revenu fédéral, FICA et toute retenue d'impôt étatique et locale, plus toute autre déduction, sur le salaire brut.

Problèmes et défis liés à la paie pour les petites entreprises

Beaucoup de petites entreprises ne réalisent pas le temps, l'énergie et les ressources nécessaires pour gérer la paie avec précision. La paie fait tellement partie intégrante de l'entreprise que même de petites erreurs peuvent avoir des effets négatifs majeurs. Heureusement, Les défis et problèmes de paie les plus courants des petites et moyennes entreprises (PME) peuvent être évités avec prévoyance :

Sous-estimation des coûts salariaux. Les coûts salariaux totaux varient considérablement, mais peuvent représenter jusqu'à 50 % à 60 % des coûts d'exploitation totaux d'une entreprise dans certains secteurs. Les cotisations patronales telles que les taxes FICA, assurance chômage, les avantages sociaux et les honoraires des prestataires peuvent ajouter 15 à 20 % à la masse salariale totale.

• Solution: Assurez-vous d’avoir une image précise de la santé financière globale de votre entreprise et des coûts salariaux, en tenant compte de toutes les dépenses.

Faire des erreurs de paie. La gestion de la paie est une tâche critique et urgente, car les employés comptent sur leurs chèques de paie. Plus d'un tiers des employés ont été contraints de payer des factures en retard en raison d'erreurs de paie. Des chèques de paie en retard et/ou erronés peuvent saper la confiance des employés et éventuellement entraîner des problèmes plus graves :le département américain du Travail a récupéré un montant record de 322 millions de dollars d'arriérés de salaire dus aux travailleurs en 2019.

• Solution: Prendre des mesures pour assurer l'exactitude. Si vous exécutez la paie manuellement, vous aurez besoin de personnel possédant une expertise appropriée en matière de paie. Alternativement, vous pouvez sous-traiter la paie à des prestataires de services de paie à service complet.

Surplombant les obligations fiscales. Les codes des impôts et les lois du travail sont complexes et sujets à changement. Chaque entreprise doit payer ses impôts avec précision et à temps, ou il peut faire face à des sanctions ou même à des accusations criminelles.

• Solution: Des experts de la paie dédiés ou une solution de paie spécifique peuvent aider à s'assurer qu'une entreprise reste à jour avec les obligations fiscales sur un fédéral, niveau étatique et local.

Défaut de tenir des registres. Les entreprises sont légalement tenues de créer des pistes d'audit claires avec des des dossiers à jour sur leurs processus de paie. L'IRS et le département du Travail des États-Unis ont des exigences spécifiques, et les départements du travail des États peuvent avoir des obligations supplémentaires en matière de tenue de dossiers.

• Solution: Faites preuve de diligence raisonnable. Sachez quels documents doivent rester dans les dossiers de chaque organisme gouvernemental et la durée pendant laquelle vous devez les conserver.

Échec de la mise à jour des données. Employé, les données sur la paie et les impôts doivent être conservées et mises à jour avec précision. Même un changement apparemment mineur, tel qu'un changement d'adresse, peut affecter les calculs des charges sociales si l'employé déménage dans une autre juridiction fiscale. En outre, il peut être particulièrement difficile de maintenir des données à jour et exactes si une entreprise a une comptabilité distincte, Systèmes RH et paie.

• Solution: Utilisez une solution logicielle de paie qui s'intègre de manière transparente à d'autres logiciels d'entreprise pour vous assurer que les enregistrements sont exacts et à jour à tout moment.

Liste de contrôle de la paie gratuite pour les petites entreprises

Utilisez cette liste de contrôle pour vous aider à configurer et à gérer la paie et à répondre aux exigences fiscales et de déclaration.

Paramétrage de la paie :

• Avez-vous reçu votre EIN ?
• Tous les employés sont-ils correctement classés ?
• Connaissez-vous le fédéral, lois du travail nationales et locales?
• Demandez aux employés de remplir tous les documents fiscaux et d'embauche nécessaires, tels que les W-2 et les I-9 ?
• Toutes les informations sur les employés sont-elles exactes ?
• Si vous utilisez le dépôt direct, avez-vous des dossiers précis de toutes les informations bancaires des employés ?
• Sont des périodes de paie, les politiques de congés et les avantages sont-ils clairement définis ?

Gestion de la paie :

• Avez-vous un moyen de gérer la paie qui convient aux besoins de votre entreprise, que ce soit dans la maison, avec une société de paie ou une solution logicielle de paie ?
• Avez-vous un moyen de suivre combien de temps chaque employé a travaillé ?
• Si vous n'utilisez pas un logiciel de paie ou une solution externalisée, savez-vous comment calculer avec précision les chèques de paie et retenir tous les impôts et déductions nécessaires ?
• Avez-vous besoin de distribuer des bulletins de paie aux employés le jour de la paie ?

Obligations fiscales et déclaratives :

• Connaissez-vous vos obligations fiscales, ainsi que ce que vous devez payer au nom de vos employés ?
• Connaissez-vous tous les délais de paiement et de déclaration des impôts?
• Connaissez-vous toutes les exigences en matière de tenue de dossiers? Comment allez-vous tenir des registres ?

Conditions de paie importantes à connaître

940 : Le formulaire IRS 940 est la déclaration d'impôt fédérale annuelle sur le chômage (FUTA) de l'employeur, utilisé pour déclarer les paiements annuels d'impôt FUTA d'un employeur à l'IRS. Seuls les employeurs paient des impôts FUTA.

941 : Déclaration de revenus fédérale trimestrielle de l'employeur. Les employeurs doivent déposer le formulaire IRS 941 chaque trimestre pour payer la part de l'employeur des impôts FICA et déclarer les impôts sur le revenu et les impôts FICA retenus sur les chèques de paie des employés.

945 : Le rapport annuel de l'employeur sur l'impôt fédéral sur le revenu retenu. Ce formulaire IRS est utilisé pour déclarer tout impôt sur le revenu non payé retenu, tels que l'impôt sur le revenu retenu sur les distributions de retraite ou la retenue à la source.

1040 : Le formulaire de déclaration de revenus des particuliers aux États-Unis. Ce formulaire IRS est utilisé par les contribuables pour produire leur déclaration de revenus annuelle.

1096 : Résumé annuel et transmission des déclarations de renseignements aux États-Unis. Une utilisation de ce formulaire est pour les employeurs de fournir à l'IRS un résumé de tous les 1099-MISC fournis aux entrepreneurs indépendants. IRS form 1096 is also used to transmit forms 1097, 1098, 3921, 3922, 5498, and W-2G.

1099-MISC: The IRS form used to report annual compensation paid to each non-employee taxpayer, such as freelancers or independent contractors. If you paid a contractor $600 or more during the tax year, you need to issue them a 1099-MISC. At the end of the tax year contractors receive one 1099-MISC form from each business that paid them $600 or more in the year.

8027: Employer’s Annual Information Return of Tip Income and Allocated Tips is used to report all tips received by employers in the tax year.

Accrue: To accumulate or receive. In the context of small business payroll, the term usually refers to earning benefits like paid vacation, sick leave and personal time off.

ACH (Automated Clearing House): A U.S.-based electronic payment network that transmits direct deposit payroll transactions.

Base pay rate: An employee’s salary or hourly pay rate before factoring in any benefits, bonus, commissions or tips.

Bonus: A sum of money added to regular wages, often given as a reward for exceptional performance.

Commissions: Extra pay earned for completing a specific task, such as selling a certain amount of goods or services. Commissions are paid in addition to an employee’s base pay rate and are usually calculated as a percentage of the price of goods or services sold.

Deductions: The amount of money subtracted from an employee’s gross pay to cover taxes, wage garnishments and benefits like health insurance or retirement plan contributions .

EFTPS: The Electronic Federal Tax Payment System is used by employers to pay federal taxes online.

Employee’s Withholding Allowance Certificate (W-4): The IRS form filled out by employees to determine the number of withholding allowances they will claim. Employers use an employee’s W-4 to withhold the correct amount of federal income tax from each paycheck. Filling out a W-4 is standard new-hire paperwork, but employees may wish to change their W-4 each time their personal or financial situation changes.

Exempt: Généralement, refers to employees who are exempt from the Fair Labor Standards Act (FLSA). Typiquement, exempt employees include executives and some other salaried employees.

Exempt employees are not protected by certain aspects of the FLSA. Par exemple, they are not legally required to receive overtime pay.

FICA Taxes: The Federal Insurance Contributions Act, which mandates payroll taxes to fund Social Security and Medicare. Employers are responsible for paying 50% of each employee’s FICA, which must be remitted with federal income taxes—together known as the federal tax liability—and reported quarterly with the IRS form 941.

FLSA :The Fair Labor Standards Act establishes the minimum wage, overtime pay, recordkeeping and child labor standards in the U.S. Some salaried employees may be exempt from certain provisions of the FLSA, such as overtime pay.

FUTA Taxes :Taxes established by the Federal Unemployment Tax Act. FUTA taxes are paid yearly by employers using IRS form 940. FUTA taxes contribute to a fund that provides unemployment compensation to workers who have lost their jobs.

Garnishment: A legal requirement that certain amounts of money—usually wages paid by an employer—are seized to satisfy debt or other necessary obligations like alimony or child support. Employers are responsible for taking garnishments out of paychecks after taxes have been deducted.

General ledger: A bookkeeping system used to track and record all of a business’s financial transactions.

Gross pay: An employee’s total wages and earnings before taxes and other deductions are withheld.

Hourly wages: The rate at which an employer agrees to pay an employee per hour worked, such as $15 an hour.

I-9: Employment eligibility verification form used by the IRS to verify an employee’s identity and validate that he or she is legally eligible to work in the U.S.

Income tax: The primary tax that governments levy on the earnings of businesses and individuals. Employers and employees may have to pay federal, state and local income tax. Employees’ income tax obligations are typically calculated by payroll software or services and withheld from employee’s paychecks.

Independent contractor: Sometimes referred to as a freelancer, an independent contractor is a self-employed person who performs work for a business. When first hired by a company, independent contractors generally file a W-9, and they receive a 1099-MISC summarizing their payments at the end of the tax year. Independent contractors must pay all of their own income taxes, including Social Security and Medicare, and are not eligible for employee benefits such as unemployment compensation.

Net pay: An employee’s take-home pay, or the amount of wages and earnings they receive after all taxes and deductions are subtracted from their gross earnings.

Non-exempt employee: Non-exempt employees are covered by certain regulations FLSA. Par exemple, they must be paid at least the federal minimum wage and they qualify for overtime pay. Non-exempt employees are typically paid an hourly rate instead of a salary.

Overtime: Time worked beyond 40 hours in a workweek. Federal overtime laws state that non-exempt employees must be paid one and one-half times their usual wage for overtime.

Un salaire: A fixed regular pay amount allotted every pay period, but usually expressed as a total annual sum. Par exemple, if an employee earns a $60, 000/year salary and is paid twice a month, the employee would receive a gross pay of $2, 500 in each paycheck.

Social Security (OASDI): Social Security tax, also known as the Old Age, Survivors and Disability Insurance tax, is a payroll tax paid by both employees and employers. Employees and employers split the tax payment 50/50, meaning the employer and employee each pay 6.2% of the 12.4% tax rate on up to the taxable wage base, or $137, 700 of employee earnings as of 2020.

Take-home pay: Also known as net pay, it’s the amount of wages and earnings an employee receives after all taxes and other deductions are withheld from their gross pay.

Taxable wage base: Also known as the contribution and benefit base, the Social Security taxable wage base is the maximum amount of an employee’s income that can be subject to Social Security taxes in a given year. Pour 2020, the taxable wage base is $137, 700. If an employee makes more than that, the employee and their employer pay FICA tax only on the first $137, 700 earned. The taxable wage base increases every year.

Third-party sick pay: An insurance disability benefit set up by participating employers that aims to help pay employees if they lose wages due to illness or non-work-related injury. Third-party sick pay is usually provided by insurance companies and is typically paid only when employees are absent from work.

Des astuces: Optional or extra payments—whether paid in cash or as non-cash rewards like tickets or event passes—given to an employee by a customer as a reward for service. Tips are usually considered taxable income and are therefore subject to income taxes and FICA taxes.

W-2: The IRS form that employers send to employees at the end of the tax year to report the employee’s annual wages and the total amount of taxes withheld from their pay throughout the year. Taxpayers use the information on their W-2 to file income taxes.

W-3 :The Transmittal of Wage and Tax Statements form employers must submit to the Social Security Administration each year. The W-3 provides a quick overview of all employee wages and contributions submitted to the Social Security Administration in a given tax year.

W-9: The IRS form filled out by independent contractors to provide their taxpayer identification number to the company they’ll be doing business with. A W-9 is needed in order for the business to send the independent contractor a 1099-MISC at the end of the tax year.

Withholding: The tax liability held back from employees’ paychecks by the employer and sent directly to tax authorities.

Small Business Payroll FAQs

What are my payroll tax obligations?

All businesses with employees are legally required to withhold payroll taxes from each employee’s paycheck and pay all applicable federal, state and local taxes, including additional tax obligations like the Federal Unemployment Tax Act (FUTA) payments and any applicable disability insurance taxes on time. Missed payments or failure to pay taxes can lead to fines and penalties.

What payroll reports do I need to submit to remain compliant?

Employers must submit several federal payroll reports periodically in order to remain compliant. These include IRS forms 940, 941, W-2 and W-3. Additional reports may be required depending the nature of the business and its employee classifications. State payroll report requirements may differ depending on state-specific laws, so be sure to check with the appropriate state government organization.

What payroll reports are due annually?

Several payroll reports are due annually:

• Form 940, identifying the amount of FUTA taxes paid throughout the year, due Jan. 31 following the close of the tax year.
• Form W-2, summarizing each employee’s wages and tax withholding for the year. W-2s must be supplied to employees by Jan. 31.
• Form W-3, a summary report of all the W-2 forms issued by the employer for the tax year. W-3s must be submitted to the Social Security Administration by the end of February following the close of the tax year.
• Any additional relevant federal payroll tax reports, if applicable.
• Any relevant annual state payroll reports, if applicable.

What payroll reports are due quarterly?

The main payroll report that must be submitted quarterly is Form 941, which is used to pay an employer’s portion of FICA taxes and to report total federal income and FICA taxes withheld from employee paychecks. Some states may also require businesses to submit additional quarterly payroll tax reports.

What payroll records do I need to create and keep?

Every employer covered by the FLSA must keep particular records for all non-exempt employees, with the following information about each employee:

• Nom, social security number, address, birthdate and gender
• Occupation
• Pay rate and how they are paid
• Time and day of week when workweek begins
• Hours worked each day
• Total hours worked each workweek
• Total daily or weekly straight-time earnings
• Total weekly overtime earnings
• All additions to and/or deductions from pay
• Total wages (gross pay and net pay) paid each pay period
• Date of payment and the pay period covered by the payment

The FLSA mandates that these payroll records are kept for at least three years; some other records, such as timecards, must be kept for two years.

En outre, the IRS requires that employers keep employee information such as:

• Employee name, address, social security number and occupation
• Employment date
• Amounts and dates of all earned wages, including any pension or annuity payments
• Amounts of tips reported
• Dates for which employees received sick pay or injury compensation, including the amount and weekly payment rate
• Copies of employee’s income tax withholding certificates (W-4)
• Dates and amounts of tax deposits made
• Amount of additional benefits provided

States may have additional record-keeping requirements.

What payroll records do I need to create and give my employees?

The primary payroll record you need to create and give to each employee is a W-2. This must be provided annually, before Jan. 31. Independent contractors who are paid more than $600 must receive a 1099-MISC.

En outre, some states require that employers provide employees access to pay stubs with each paycheck.

What are payroll deductions?

Payroll deductions are items subtracted from an employee’s gross pay, reducing net pay. Deductions can be mandatory or voluntary. Mandatory deductions include taxes and court-ordered wage garnishments, while voluntary deductions typically include benefits like health insurance, third-party sick pay and retirement plan contributions.

Which deductions are required by law?

The five mandatory payroll deductions are federal income taxes, state income taxes, local taxes, FICA taxes and court-ordered garnishments like child support payments.

How can I estimate payroll costs?

First estimate how much you will be paying employees. One way to get a rough estimate of your total payroll costs is to then add an additional 20% on top to account for payroll taxes, benefits and payroll service fees. Depending on your business and employees, the additional 20% may be on the high side, but it’s generally better to overestimate than underestimate.

What percentage of gross revenue should go to payroll?

It depends. Not all businesses or industries have the same labor requirements. Payroll expenses can account for anywhere from less than 10% of revenue to more than 50%, depending on the industry.

How do payroll companies/outsourced services work?

Outsourced payroll services typically provide a completely hands-off way to handle payroll. The provider performs all payroll calculations and distributes pay. Outsourced services also handle compliance with tax and wage laws, and your business is generally not held liable for penalties if paychecks or tax filings are calculated incorrectly.

How does payroll software work?

Payroll software solutions generally automate aspects of the payroll process, such as payroll calculations and wage payments, to help save businesses time and money. Unlike outsourcing services, payroll software typically gives businesses a greater degree of internal control over the payroll process. Payroll software systems may integrate with other business software like accounting, human resources or time tracking systems.

How do I know which payroll software is right for my business?

The choice of payroll method depends on several factors, including the size of your business, payroll complexity, your budget and your plans for business growth. If you have a small business with a simple payroll, you may choose to manually run payroll, at least to start. If your business is larger with more employees or your payroll situation is more complex, consider using payroll software or an outsourced payroll company. If you have many employees that live in different states, you will need a payroll solution that stays up to date with all federal, state and local tax laws.