Workflows de gestion des dépenses :rationaliser et automatiser votre système comptable

La gestion des dépenses est une fonction importante pour toute entreprise comptant plus d'une poignée d'employés. Qu'ils fassent des dépenses en voyage, travailler à distance ou faire leur travail sur place, la plupart des membres du personnel ont au moins quelques reçus à soumettre pour remboursement au cours d'un mois donné. Historiquement, la gestion de ce processus nécessitait beaucoup de recettes, le brassage du papier et les transferts d'approbation entre les gestionnaires et les cadres supérieurs.

Aujourd'hui, de plus en plus d'entreprises utilisent des logiciels pour automatiser ces étapes et simplifier le processus pour tout le monde tout en le rendant plus rapide et plus précis.

Qu'est-ce qu'un Gestion des dépenses Flux de travail ?

Un flux de travail de gestion des dépenses décrit clairement le chemin parcouru par un reçu à partir du moment où il est entré dans le système de gestion des dépenses de l'entreprise jusqu'à ce que l'employé soit remboursé ou que les frais soient payés par l'entreprise.

C'est un processus étape par étape qui s'applique à toutes les dépenses et définit comment elles seront reçues, approuvé et réglé.

Pourquoi est-il important d'établir un workflow de gestion des dépenses ?

Sans workflow défini de gestion des dépenses, les entreprises seront limitées en ce qui concerne la réception, la comptabilité, approuver et rembourser les dépenses des employés.

Une approche non structurée de la gestion des dépenses peut suffire pour une entreprise qui n'a qu'une poignée d'employés soumettant leurs dépenses. Mais à mesure qu'une entreprise grandit, il a besoin d'un moyen automatisé pour gérer cet aspect de son activité.

En établissant un flux de travail prévisible pour toutes les dépenses, les entreprises peuvent gagner du temps, réduire les erreurs, parer plus facilement aux fraudes potentielles et économiser de l'argent.

Pourquoi un système de gestion des dépenses est-il important ?

Pour rester opérationnel, toutes les organisations doivent payer leurs factures à temps. Pour toute entreprise qui a des employés qui mènent des affaires en dehors de ses propres « quatre murs, « Une bonne gestion des dépenses sera toujours nécessaire. Même le coût d'une activité aussi courante qu'un déjeuner d'entreprise avec un client doit être documenté, approuvé et remboursé à la personne qui a payé la note.

Avec des processus efficaces de gestion des dépenses en place, les entreprises peuvent effectuer ces remboursements rapidement et avec précision. Il n'y a rien de pire que de devoir attendre des mois après une dépense pour se faire rembourser, en particulier pour un employé qui a payé de sa poche un produit ou un service.

Exemple de workflow de gestion des dépenses

1. Rassembler les enregistrements . L'employé qui soumet une note de frais pour remboursement recueille les reçus, relevés de carte de crédit, factures ou autres documents prouvant que l'achat a été effectué.

   L'équipe comptable, le superviseur et/ou le gestionnaire utilisera cette documentation pour justifier la dépense et s'assurer qu'elle est légitime et remboursable.

2. L'employé crée un rapport. L'employé doit se référer à la politique de gestion des dépenses de l'entreprise lors de l'élaboration de son rapport, qui reflétera une ou plusieurs dépenses à prévoir pour le remboursement.

   Le rapport sert de documentation principale qu'un travailleur utilisera pour soumettre sa demande de remboursement et est généralement rempli et soumis sur une base mensuelle.

3. Rapport soumis pour approbation finale. Une fois soumis, le rapport sera examiné par un superviseur direct et l'équipe comptable pour valider les réclamations.

   À ce point, le rapport atteint l'étape « d'approbation finale » et passe à l'étape suivante.

4. Les approbateurs reçoivent une notification pour examen. Le rapport est ensuite distribué aux approbateurs appropriés, qu'il s'agisse de cadres ou de cadres supérieurs, pour évaluation.

   Ces personnes examinent le rapport, assurez-vous que toutes les entrées sont légitimes et remboursables, puis validez.

5. Note de frais approuvée. Les examinateurs ont apposé leur sceau d'approbation sur le rapport. Tous les rapports qui ne sont pas approuvés sont renvoyés à l'équipe comptable et par la suite, l'employé—pour examen et révision.

   Pour toutes les dépenses qui n'ont pas été approuvées, le processus recommence à « rassembler les dossiers, ” avec le fardeau sur l'employé de retirer la réclamation ou de la justifier.

6. Rapport envoyé au contact des comptes fournisseurs. À ce stade du workflow du système comptable, la note de frais est transmise au coordonnateur des comptes fournisseurs pour être publiée.

   Une fois le rapport publié, les dépenses peuvent être réglées pour le paiement. Le contact des comptes fournisseurs est responsable de s'assurer que l'employé est payé à temps.

7. Les reçus sont vérifiés. Tous les reçus que l'employé a soumis sont vérifiés comme légitimes et entrés dans le dossier à des fins fiscales et comptables.

   Si les reçus sont manquants ou inutilisables, il existe des moyens de les recréer à des fins de déduction fiscale. Et, l'IRS considère les reçus numérisés comme une preuve légitime d'une dépense.

8. Codes du grand livre (ou codes de taxe) entrés dans le rapport. L'équipe comptable entre les bons codes dans la note de frais pour chaque poste.

   Ces codes varient en fonction de la dépense elle-même, avec voyage, hébergements, les repas et les divertissements étant parmi les catégories les plus populaires pour les employés hors site

9. Note de frais publiée. Les postes de dépenses sont ajoutés à l'ERP ou au système comptable en tant qu'écritures de journal, examiné et approuvé, puis enregistré dans le GL afin que l'employé soit payé (la dépense doit généralement être dans le système pour que les comptes fournisseurs puissent émettre un chèque), ainsi qu'à des fins d'audit et de comptabilité.

   En cas de litige financier futur ou d'audit IRS, ces rapports serviront de preuve des dépenses professionnelles totales de l'employé sur une certaine période de temps.

10. Le remboursement est autorisé. Au cours de cette étape, le versement du remboursement est autorisé et fixé pour paiement selon l'échéancier prévu dans la politique de gestion des dépenses de l'entreprise.

    L'autorisation de remboursement est la dernière étape que l'équipe comptable prendra dans le processus de workflow de gestion des dépenses.

11. L'employé est remboursé. L'employé reçoit son remboursement de la dépense par dépôt direct, chèque ou espèces. Si l'employé utilise une carte de crédit d'entreprise, les paiements seraient effectués à la société émettrice de la carte de crédit.

    Une fois le salarié remboursé, il est temps de commencer à rassembler les reçus et à rassembler les informations pour son prochain rapport de dépenses.

Avantages de l'automatisation de la gestion des dépenses pour les approbations de dépenses

Lorsque le processus de gestion des dépenses est automatisé, les employés peuvent soumettre leurs dépenses de n'importe où via un navigateur Web ou un appareil mobile. Les entreprises peuvent personnaliser les flux de travail et les processus d'approbation pour répondre à leur activité unique, besoins en comptabilité de projet et en gestion des dépenses. En retour, les organisations obtiennent des coûts de traitement des rapports inférieurs, une meilleure précision des rapports et moins d'heures passées à passer au crible des feuilles de calcul et du papier. Finalement, un système automatisé de gestion des dépenses améliore la collaboration entre les membres de l'équipe comptable, employés et approbateurs, le tout sans avoir besoin de décrocher le téléphone ou d'envoyer un e-mail.