9 avantages clés du logiciel de gestion des dépenses

Toutes les entreprises doivent suivre le coût de leurs activités, dont une partie comprend la gestion des dépenses. Les employés doivent soumettre des rapports de dépenses pour être remboursés pour les achats directs. Les gestionnaires doivent approuver ces dépenses pour le remboursement, suivre combien l'entreprise dépense en frais de déplacement et de déplacement (déplacements et dépenses) et documenter tout à des fins fiscales pour s'assurer que l'entreprise peut demander toutes les déductions appropriées.

Alors que les grandes entreprises ont généralement remplacé les rapports papier, piles de reçus et feuilles de calcul avec logiciel de gestion des dépenses, les petites entreprises sont plus susceptibles de conserver des processus et des systèmes manuels inefficaces. Cela peut avoir de graves conséquences :les petites entreprises qui manquent de logiciel de gestion des dépenses risquent d'acheter des employés qui ne sont pas autorisés et d'être frustrées par la lourdeur des processus et les retards de remboursement. Ils peuvent être confrontés à des problèmes de trésorerie lorsque des rapports en double ou frauduleux glissent dans le système, ils ne peuvent pas facturer en temps opportun les dépenses engagées au nom d'un client et les erreurs commises par inadvertance entraînent des pénalités fiscales.

Pourquoi le logiciel de gestion des dépenses est-il important ?

Le logiciel automatisé de déclaration des dépenses aide les entreprises à simplifier les opérations de déplacement, augmenter la productivité et augmenter les résultats en améliorant le processus dans cinq domaines :

Des employés peut soumettre des notes de frais et la documentation correspondante, y compris des photos ou des scans de reçus, directement dans le logiciel depuis leurs ordinateurs, tablettes ou smartphones, éliminant le besoin de remplir des formulaires papier et de s'accrocher aux bordereaux de vente. Le remboursement est accéléré, remettre de l'argent sur les comptes bancaires des employés et éliminer la frustration qui accompagne les retards.

En outre, les entreprises ont de plus en plus des effectifs dispersés géographiquement, et comme de nouveaux et meilleurs outils de collaboration améliorent l'expérience des équipes distantes, le nombre d'employés travaillant à domicile devrait augmenter pour les entreprises où ce modèle est une option.

Par conséquent, les entreprises ont besoin d'un moyen efficace pour les employés de soumettre leurs dépenses et de recevoir un remboursement à tout moment, qu'ils soient à la maison ou en voyage.

Les avantages s'étendent également à équipes financières .

Les frais de déplacement et de représentation sont généralement la deuxième dépense indirecte d'une organisation, derrière la paie, Rapports Mastercard, avec des fonctions comptables - traitement des dépenses, Audit, conformité et gestion, représentant jusqu'à 23 % du coût total du programme. Les efforts visant à accroître l'efficacité et à réduire ces coûts sont une tendance majeure en matière de gestion des dépenses en ce moment. Voici quatre façons dont le logiciel aide :

Règles personnalisées appliquer les politiques, acheminez les notes de frais pour approbation ou même approuvez automatiquement les dépenses récurrentes et détectez les erreurs innocentes ainsi que la fraude pure et simple. Un rapport de l'Association of Certified Fraud Examiners a révélé que, dans les entreprises de plus de 100 salariés, 11% des cas de fraude sont issus de notes de frais. Les fausses déclarations ou les entrées en double siphonnent l'argent de l'entreprise et dans la poche d'un employé malhonnête.

Conformité avec les directives de l'IRS et d'autres agences fiscales, le logiciel de gestion des dépenses est essentiel. L'utilisation d'un logiciel permet de suivre les dépenses que les entreprises ont le droit de déduire et fournit une documentation facilement accessible en cas d'audit de l'entreprise.

Tableaux de bord fournir aux gestionnaires des données de dépenses unifiées et les présenter dans un format visuel qui facilite leur compréhension et leur analyse. Les informations en temps réel donnent un aperçu de l'état actuel des opérations commerciales. Aussi, disposer des données de dépenses en un seul endroit peut aider les équipes financières à établir de futurs budgets de dépenses.

Rapports personnalisés plonger dans les détails—qui dépense, combien et dans quelles catégories. Ils mettent également en évidence les tendances, comme le temps qu'il faut pour approuver une note de frais, l'état des rapports et leur position dans le cycle d'approbation. Cela aide les équipes financières à identifier les domaines dans lesquels elles peuvent gagner en efficacité, resserrer les contrôles des dépenses pour réduire les coûts et renforcer les résultats.

9 avantages du logiciel de gestion des dépenses

En plus de fournir tous les avantages ci-dessus, Le logiciel de gestion automatisée des dépenses résout de nombreux problèmes de suivi et de reporting des dépenses.

Les avantages des processus automatisés sont nombreux :satisfaction des employés, amélioration de la productivité, des économies de coûts et une meilleure conformité. Des rapports améliorés aident à la planification et à l'analyse financières, car les entreprises évaluent les dépenses actuelles et trouvent des moyens d'augmenter l'efficacité et de réduire les coûts.

Voici ce à quoi les entreprises peuvent s'attendre lorsqu'elles mettent en œuvre un logiciel de gestion des dépenses :

1. Plus rapide, des processus plus simples.

L'ancienne façon de soumettre les dépenses impliquait l'impression de copies papier, joindre les reçus et transmettre les rapports aux gestionnaires, qui les approuverait ou les renverrait à l'employé pour ajustement. Mais avec un logiciel de gestion des dépenses, le flux de travail est automatisé. Une fois que l'employé clique sur « soumettre, ” le rapport est automatiquement acheminé à la personne appropriée pour approbation. Après approbation, le montant à rembourser peut être automatiquement soumis à la paie. Si le gestionnaire qui approuve normalement les rapports de cet employé est en congé, le rapport peut être envoyé à un approbateur temporaire.

Le résultat des processus simplifiés est que les entreprises :

• Réduisez les coûts de traitement. Il y a des tangibles, comme du papier, qui sont éliminés. Mais les entreprises suppriment également les coûts associés aux employés et aux gestionnaires aux prises avec des copies papier, rechercher des reçus ou des montants correspondants manuellement. De nombreuses entreprises ne font même pas le suivi du coût de traitement de ces rapports, Ainsi, l'introduction d'un logiciel de gestion des dépenses peut aider les entreprises à économiser de l'argent qu'elles ne savaient même pas qu'elles gaspillaient.
• Réduisez le temps de traitement. Parce que le logiciel de gestion des dépenses utilise l'automatisation pour envoyer des rapports pour approbation, signaler les dépenses potentiellement non conformes et soumettre des rapports approuvés pour paiement, les entreprises réduisent le temps de traitement des rapports. Les services comptables peuvent générer des rapports de comptes fournisseurs à temps au lieu d'attendre que le dernier rapport de dépenses papier soit acheminé et approuvé.

2. Remboursement plus rapide des employés.

Avec le remboursement automatisé des dépenses, les employés peuvent soumettre sans délai les notes de frais et la documentation correspondante, et les gestionnaires peuvent rapidement et facilement examiner et approuver les réclamations au fur et à mesure que les notifications arrivent. Ainsi, ces outils remettent plus rapidement de l'argent sur les comptes bancaires des employés et éliminent la frustration qui accompagne les erreurs et les retards, améliorant ainsi la satisfaction des employés.

3. Moins de retards et d'erreurs.

En plus de réduire le temps de remboursement des employés, les fonctions d'automatisation du logiciel de gestion des dépenses améliorent la précision de la comptabilité. Par exemple, avec notes de frais manuelles, les employés peuvent commettre des erreurs de saisie de données qui pourraient être encore aggravées lorsque le personnel financier transcrit les informations dans des feuilles de calcul. Le logiciel de gestion des dépenses peut signaler les erreurs et les entrées en double et éviter les trop-payés, ou aviser les gestionnaires si le chiffre en dollars semble trop élevé. Le logiciel peut également envoyer des alertes si un rapport ou un paiement est en retard.

Les solutions extraient les données directement des comptes bancaires et des relevés de carte de crédit et peuvent être intégrées aux systèmes de gestion des voyages d'entreprise. Les employés peuvent capturer des reçus à l'aide de leurs appareils mobiles et les joindre à des rapports à l'aide de la reconnaissance optique de caractères (OCR) activée par l'application, éliminer les erreurs potentielles en essayant de taper sur un petit écran.

4. Efficacité opérationnelle accrue.

Si vous facturez des dépenses directement aux clients, les rapports des employés doivent être opportuns et précis pour maximiser les flux de trésorerie. Idéalement, le logiciel de gestion des dépenses est intégré au suivi du temps, gestion de projet, logiciels de comptabilité et de planification des ressources de l'entreprise (ERP). Lorsque ce processus est simple pour les employés qui effectuent le suivi et les gestionnaires qui approuvent et rendent compte, votre entreprise pourrait voir ses flux de trésorerie s'améliorer.

Et parce que tous les employés passent moins de temps sur les choses banales, notes de frais manuelles sujettes aux erreurs et chronophages, ils ne se concentrent pas sur la partie "entrée" du rapport entrée:sortie. Au lieu, ils peuvent se concentrer sur les tâches et les projets qui apportent de la valeur à l'organisation, qu'il s'agisse d'appels de vente ou de préparation de budgets stratégiques. C'est l'une des principales raisons pour lesquelles les startups peuvent grandement bénéficier d'un logiciel de gestion des dépenses.

5. Application de la politique de dépenses.

Même le gestionnaire le plus méticuleux peut ne pas être au courant de chaque nouvelle politique de dépenses et modification fiscale. En appliquant des règles personnalisées adaptées à votre entreprise, un logiciel de gestion des dépenses automatisé signale les dépenses de voyage non conformes à la politique. Par exemple, les indemnités journalières de repas peuvent avoir augmenté conformément aux directives fédérales, mais les employés soumettent des rapports de dépenses basés sur l'ancien montant. Ou, un employé peut tenter de demander le remboursement d'un nouvel ajout à la police, comme un clavier ergonomique, mais est nié.

5 principaux indices de fraude aux dépenses

Les professionnels de la finance doivent garder un œil sur ces signes révélateurs. Reçus modifiés : Un inconvénient potentiel des reçus électroniques est le risque accru de falsification des fichiers image. Cela plaide en faveur des cartes de crédit émises par l'entreprise afin que la finance puisse faire des références croisées entre les soumissions et les relevés de facturation. Date, balises d'heure et de lieu : Un repas ou une dépense de stationnement/Uber un week-end, tard dans la nuit ou dans une ville autre que le domicile du salarié ou le siège de l'entreprise doit déclencher un suivi, surtout maintenant que les voyages sont rares. Dérogations aux normes : Configurez votre système de gestion des dépenses pour déclencher des alertes si une note de frais est nettement supérieure à la référence historique. Par exemple, si la plupart des travailleurs à domicile dépensent 80 $ par mois sur Internet, une réclamation de 150 $ devrait lever le voile. Paiement en éspèces: Nous sommes maintenant à l'ère des paiements sans contact. À l'exception des pourboires autorisés, demander pourquoi une dépense a été payée en espèces. Réclamations partagées : Si l'entreprise limite, par exemple, frais d'hôtel par nuit jusqu'à 200 $, un employé peut réserver une chambre pour deux nuits à 350 $ et déposer deux demandes distinctes pour contourner la politique.

6. Visibilité améliorée.

La plupart des logiciels de gestion des dépenses incluent un tableau de bord qui compile les données sur les dépenses des employés et les présente dans un format visuel facile à comprendre à l'aide de graphiques et d'autres graphiques. Les gestionnaires peuvent afficher les métriques, comme combien une entreprise dépense par employé ou par catégorie ou le temps moyen qu'il faut pour approuver les notes de frais.

7. Amélioration de la prévention de la fraude.

Ce rapport de l'Association of Certified Fraud Examiners indique que 20% des entreprises de moins de 100 employés et 13% des grandes organisations ont signalé des remboursements de dépenses frauduleux. Il est compréhensible que les équipes financières et les responsables surchargés oublient de fausses entrées bien camouflées provenant d'employés ou de sous-traitants de confiance. Une fois cet argent payé, il est difficile de le récupérer. Et, si un auditeur repère une entrée douteuse, cela lève un grand drapeau rouge et incite à creuser davantage.

8. Rapports simplifiés.

Les rapports et les analyses fournissent un aperçu en temps réel des dépenses de l'entreprise. Les options de déclaration des dépenses comprennent par employé, par projet et par catégorie. Un logiciel de gestion des dépenses permet de regrouper les dépenses dans un seul rapport. En outre, les entreprises peuvent mettre en œuvre les meilleures pratiques de gestion des dépenses en :

• Identifier les personnes dépensières, les contrevenants chroniques aux politiques et les tendances des dépenses de chaque employé au fil du temps.
• Suggérer quel hôtel national, Les sociétés de location de voitures et même les chaînes de restaurants peuvent vouloir demander des remises sur volume.
• Encourager les employés à économiser de l'argent en faisant le lien entre la frugalité et la capacité d'investir dans la croissance.

Ces informations aident également les entreprises à mieux identifier les domaines dans lesquels elles doivent clarifier ou mieux appliquer leurs politiques de dépenses.

9. Conformité accrue.

Le logiciel de gestion des dépenses aide les entreprises à rester du bon côté de la conformité aux normes locales, les agences fiscales fédérales et étatiques. Les entreprises peuvent classer les dépenses en catégories, comme bureau, voyage et kilométrage, et étiquetez-les de manière appropriée ; quelques dépenses, comme la plupart des divertissements et des cotisations au pays, clubs de golf et de sport, ne sont plus déductibles des impôts, leur inclusion peut donc attirer l'attention de l'IRS. Le logiciel de gestion des dépenses fournit également des copies électroniques facilement accessibles des rapports et des reçus, qui sont inestimables si l'organisation est auditée.

Choisir un système de gestion des dépenses

Comme pour tout projet d'implémentation de logiciel, suivre les bonnes pratiques lors de l'achat d'une solution de gestion des notes de frais, et gardez quelques conseils à l'esprit :

• Commencez par une phase de découverte et de planification, qui comprend la définition des exigences du système sur la base de flux de travail détaillés de gestion des dépenses, puis la recherche et la sélection d'un système. Choisirez-vous des solutions sur site ou des logiciels en tant que service (SaaS) ?
• Interroger les fournisseurs sur la structure des coûts d'achat, configuration et personnalisation, et examinez attentivement les frais courants et indirects pour les mises à niveau, service client, renouvellements de licences logicielles et plus encore.
• Assurez-vous que la solution peut être personnalisée pour répondre aux flux de travail et aux politiques de votre entreprise sans ressources de développement étendues. Un meilleur pari peut être de voir si vos processus peuvent être ajustés pour s'adapter au logiciel, rappelant qu'il a été développé pour répondre aux besoins de centaines ou de milliers d'entreprises.
• Choisissez un système facile à utiliser pour tous les employés—ceux qui signalent, approuver et analyser—avec des capacités mobiles, des fonctionnalités bien conçues et une interface intuitive qui plaisent à la main-d'œuvre multigénérationnelle d'aujourd'hui.
• Allouer des ressources suffisantes pour fournir une formation et un support technique à tous les utilisateurs.
• Ne vous contentez pas de migrer toutes les données historiques vers le nouveau système ; prendre le temps de supprimer les comptes clients obsolètes et rechercher les inexactitudes.
• Intégration profonde avec les solutions de comptabilité et de calcul des coûts de projet.