ETFFIN Finance >> cours Finance personnelle >  >> Direction financière >> Stratégie d'entreprise

Gérer les équipes à distance pendant l'épidémie de coronavirus

Travail à distance :transformez le chaos en ordre

Au cours de la dernière décennie, la technologie nous a permis de travailler à domicile plus efficacement. De meilleures connexions Internet, des gestionnaires de tâches conviviaux et des outils avancés ont créé des possibilités infinies.

Il est maintenant plus facile que jamais de communiquer et de gérer des tâches avec des outils de gestion de projet adéquats. Selon Global Workplace Analytics, le nombre de personnes travaillant à domicile a augmenté de 140 % en 15 ans.

Cette situation a maintenant changé en raison de la pandémie de coronavirus. Afin de protéger la santé de leurs salariés, les entreprises font le choix de créer des équipes à distance en quelques jours seulement. Les travailleurs doivent s'adapter au travail à domicile, et pour certains, ce n'est pas si difficile. Mais cela devient chaotique lorsque vous êtes celui qui dirige l'entreprise et la gestion d'une équipe.

Transformer le chaos en ordre peut être exigeant pour ceux qui n'ont pas déjà intégré le travail à distance dans leur culture d'entreprise. En tant qu'entreprise ayant des années d'expérience dans le travail à distance, nous aimerions partager avec vous une liste de stratégies utiles pour gérer des équipes à distance pendant l'épidémie de coronavirus.

1. Apprenez à écrire des messages concis et clairs

Être doué pour la communication écrite est l'une des qualités essentielles de tout bon télétravailleur. Il est encore plus important pour les responsables d'équipes distantes de travailler sur leurs compétences en communication.

Si les messages que vous envoyez à vos collègues sont concis et bien filtrés, les membres de votre équipe ne se sentiront pas confus ou submergés d'informations. Dans la mer d'annonces, de discussions informelles et peut-être même d'un peu de spam, les gens seront moins efficaces et moins concentrés sur leur travail. C'est pourquoi vous devez vous assurer que tous vos messages importants sont visibles et précis.

Divers éditeurs de logiciels proposent d'excellentes versions de solutions intranet. Ce type de logiciel permet aux utilisateurs de partager et de gérer du contenu, de créer des documents pour les employés, de suivre les progrès et de recevoir des notifications en temps réel. Il est organisé en catégories avec des manuels, des documents, des calendriers, des politiques, des procédures, etc. et, surtout, il peut centraliser tous les documents vitaux pour les équipes distantes. Tous ces documents, catalogues et manuels importants sont toujours disponibles et faciles à trouver grâce aux options de recherche. De cette façon, le chef d'équipe n'a pas à expliquer chaque processus et chaque ensemble de règles à chaque fois. Ils peuvent simplement envoyer le lien et rester disponibles pour d'autres questions.

Dans le cas où votre budget en ce moment ne vous permet pas d'utiliser ce genre de logiciel, vous pouvez toujours vous en tenir aux deux règles de base de la communication au sein d'une équipe à distance :phrases claires et transparence. Ça va loin.

2. Connaître les avantages de la communication asynchrone

La communication asynchrone est l'avenir de la communication pour les équipes distantes et les équipes en général. Contrairement à la communication synchrone, ce type de communication ne se produit pas en temps réel et permet à chaque membre de l'équipe de prendre le temps de réfléchir à sa réponse.

Les membres des équipes distantes ont généralement des dynamiques différentes, et il est beaucoup plus utile de laisser des notes avec des questions et d'attendre les commentaires de vos collègues. Cela contribue à créer un environnement de travail moins stressant et donne aux employés le temps de trouver des réponses et des solutions approfondies et bien pensées.

Il existe plusieurs formes de communication asynchrone et vous pouvez utiliser des outils tels que Loom et Soapbox pour créer et envoyer des vidéos ou des présentations bien planifiées aux membres de votre équipe. La création de contenu pour votre réunion peut prendre plus de temps, mais le message que vous essayez de communiquer ne sera pas interrompu par des questions en direct ou d'autres distractions en temps réel.

En utilisant des outils vidéo, vous avez des possibilités infinies. Par exemple, vous pouvez ajouter des éléments visuels à votre message ou un écran partagé pour faciliter votre démonstration. Si vous présentez une sorte de matériel pédagogique, vos collègues peuvent le regarder ou le lire plus d'une fois, ce qui sera certainement utile pour leur apprentissage.

3. Comment et quand utiliser les appels vidéo pour votre équipe à distance

Même si la technologie nous permet d'avoir des conférences en ligne, notre conseil sincère est de réduire au minimum le chat vidéo en direct. Vous pouvez utiliser cette option une fois par semaine, voire une fois par mois. S'il n'est pas géré correctement, le chat en direct de groupe peut créer beaucoup de confusion et d'incompréhension au sein de l'équipe.

Claire Lew, PDG de Know Your Team, suggère de créer une « liste de tâches » pour chaque réunion en ligne. Il est important d'annoncer cet appel vidéo et de faire savoir à tout le monde ce qu'ils doivent préparer pour cette conversation. Cela accélérera l'ensemble du processus et le rendra plus efficace. N'oubliez pas qu'une bonne réunion en ligne est une courte réunion en ligne.

Le conseil de notre équipe est de créer un e-mail de suivi sur tout ce qui a été mentionné et convenu lors des réunions en direct. Cela vous aidera à suivre vos progrès et vous permettra d'informer les personnes qui n'ont pas pu rejoindre la réunion. Et c'est ainsi que vous bénéficierez simultanément des avantages de la communication synchrone et asynchrone.

4. Changer l'attitude envers la productivité

Pour les personnes qui passent en ce moment d'un environnement de travail hors ligne à un environnement en ligne, l'idée de productivité va changer. De nombreux chefs d'équipe et managers ne pourront pas voir quand les gens travaillent, mais gardez à l'esprit qu'il n'est pas important de suivre de près le processus. En ce moment, seule compte le travail bien fait.

Ce sera peut-être plus compréhensible si nous expliquons les travailleurs à distance comme des pêcheurs dans un village de pêcheurs. Tous les matins, tous les pêcheurs se voient avant d'aller pêcher seuls et de s'embarquer. Une fois le travail terminé, ils apportent leurs prises au village et ils peuvent discuter de la façon dont tout s'est passé. Fondamentalement, les travailleurs à distance travaillent seuls, tout comme les pêcheurs, et la seule chose qui compte est d'apporter plus de poisson d'ici la fin de la journée.

Le travail d'un chef d'équipe, dans ce cas, est de leur assigner des objectifs clairs, de leur donner un bon équipement et de les laisser faire leur travail. Après tout, même si vous ne voulez pas microgérer votre équipe pendant qu'ils sont dans leurs bureaux, vous ne voulez pas non plus essayer de les microgérer pendant qu'ils travaillent à distance. Ce qui nous amène à la prochaine tactique de gestion à distance utile.

5. Évitez la microgestion et essayez OKR

Un bon manager d'équipe à distance sait reconnaître la microgestion et l'éviter. Certes, la microgestion peut être utile pour les petits projets, mais elle se traduit généralement par un gestionnaire trop contrôlant qui crée une atmosphère qui n'est ni productive ni agréable pour les travailleurs.

Il existe une technique de gestion appelée OKR (objectifs et résultats clés), et elle peut être très utile lorsqu'une équipe distante a besoin d'un objectif clair et d'efficacité. Cette technique est collaborative et peut définir des résultats mesurables et des objectifs ambitieux. Voici comment remplacer la microgestion par OKR :

  • Définissez jusqu'à 5 objectifs pertinents pour l'audience (une personne ou une équipe)
  • Rendez ces objectifs mesurables et fixez un délai
  • Pour chaque objectif, il doit y avoir jusqu'à 4 résultats clés
  • Tous les objectifs doivent être difficiles mais réalisables

Gardez à l'esprit, cependant, qu'il ne s'agit pas uniquement de fixer des objectifs difficiles à atteindre. Si vous décidez d'utiliser cette technique de gestion, vous ne pouvez pas vous attendre à ce que tous les objectifs soient atteints avant la date limite. L'objectif est considéré comme atteint s'il y a un taux de réalisation d'environ 70 à 75 %.

En utilisant cette technique ou en utilisant un logiciel de gestion des tâches, votre équipe apprendra ce que signifie vraiment la responsabilité et comment cela fonctionne. Enfin, rappelez-vous qu'il est possible d'éviter la microgestion si un responsable apprend à expliquer à son équipe quelles sont les attentes et pourquoi elles sont importantes.

6. Outils utiles pour les équipes distantes

Pour les équipes qui commencent leur expérience de travail à distance, comme une équipe de développement dédiée à distance, le plus important est d'utiliser un logiciel abordable et facile à utiliser. Voici quelques-uns de ceux qui offrent un bon équilibre en termes de prix et de convivialité :

  • Google Drive :service gratuit de stockage et de synchronisation de fichiers
  • Asana – outil logiciel de gestion de projet bien connu
  • Trello – solution de gestion de projet
  • Click Up – logiciel de gestion de projet gratuit
  • Slack :plate-forme de messagerie instantanée avec des bots et des options conviviaux
  • Really Simple Systems :logiciel de gestion de la relation client facile à utiliser
  • Skype – application de télécommunication gratuite pour le chat vidéo
  • onWebChat – logiciel de chat en direct gratuit et minimaliste

Notez que de nombreux éditeurs de logiciels sont conscients qu'il y a des personnes dans le besoin qui commencent à travailler à distance ces jours-ci, et ils offrent leurs services gratuitement. Certains de ces services valent la peine d'être essayés et ils peuvent aider votre équipe à surmonter cette crise sans frais. Ces outils peuvent être utilisés pour aider votre équipe à surmonter les moments difficiles et vous pouvez utiliser ces applications pour des activités de team building.

7. Gestion du travail à distance sur des systèmes vraiment simples

En ce moment précis, toute l'équipe de Really Simple Systems travaille à domicile. Ce n'était pas comme ça avant la pandémie, mais pour nous, il était facile d'aller complètement à distance car nous avons déjà de l'expérience avec des travailleurs à distance à travers le monde. Nous avons réussi à maintenir des niveaux de productivité élevés en utilisant certains des outils bien connus et abordables que nous avons mentionnés ci-dessus.

Nous utilisons Slack et Gmail pour la communication interne et SnapEngage pour le chat en ligne. Nos projets sont gérés avec Clubhouse, et nos activités de service client, de marketing et de vente sont toutes couvertes par les fonctionnalités du logiciel Really Simple Systems CRM. Nous comprenons que chaque entreprise est différente, mais nous voulions vous faire savoir comment vous pouvez combiner des outils afin de maintenir la productivité et de garder votre équipe satisfaite.

"Je crois que la communication en face à face est extrêmement importante pour les entreprises, et c'est ce qui nous rend humains. Nous transmettons tellement de sens dans nos expressions faciales et notre posture corporelle qu'il n'est pas possible de communiquer par écrit ou même par streaming vidéo. Cependant, les outils disponibles font de la gestion d'équipes à distance une option viable qui peut créer une nouvelle dynamique à la fois pour l'entreprise et les individus. »

Conclusion

Nous ne pouvons pas prédire ce qui va se passer dans les mois à venir, mais nous pouvons souligner que la gestion d'équipes à distance est l'avenir de la gestion d'entreprise. Cela peut attirer de meilleurs professionnels dans votre entreprise et vous faire économiser beaucoup d'argent qui était auparavant dépensé en frais de déplacement, de bureau, etc.

Dans les années à venir, votre entreprise pourrait embaucher de plus en plus de milléniaux, une génération connue pour sa préférence pour le travail à distance et les entreprises qui offrent de la flexibilité. On peut donc affirmer sans se tromper que ce changement peut nous préparer à un avenir plus prospère.