Un guide étape par étape pour créer un budget de travail

Un budget opérationnel, contrairement à un budget statique, peut changer quotidiennement. Découvrez ce qu'est un budget de travail et comment en créer un pour votre petite entreprise.

Que vous soyez un propriétaire unique ou que vous possédiez une petite entreprise florissante, la préparation d'un budget d'entreprise est une saine gestion financière. Alors que les budgets statiques, ou les budgets qui ne changent pas, peuvent être utiles, la préparation et l'utilisation d'un budget de travail peuvent être beaucoup plus utiles pour les propriétaires de petites entreprises, leur permettant de faire des ajustements au fur et à mesure.

Découvrez pourquoi la rédaction d'un budget, en particulier un budget de travail, est importante pour votre petite entreprise, et découvrez quelques conseils sur la façon d'élaborer un plan budgétaire de travail pour votre entreprise.

Présentation :Qu'est-ce qu'un budget opérationnel ?

Un budget de travail est celui que vous préparez et consultez quotidiennement, hebdomadairement ou même mensuellement. Par exemple, si vous préparez un budget statique, vous avez un montant fixe dans votre budget pour les revenus et les dépenses. À l'aide d'un budget de travail, vous pouvez ajuster ces totaux comme bon vous semble, en augmentant vos revenus lorsque vous obtenez un nouveau client ou en augmentant vos dépenses lorsque votre loyer augmente de manière inattendue.

En règle générale, vous créez des budgets de travail à l'aide d'un tableur, car de nombreuses applications logicielles de comptabilité conçues pour les petites entreprises ne peuvent pas créer de budget de travail.

Un budget de travail ne doit pas être modifié. Cependant, lorsque les circonstances changent dans votre entreprise, comme elles le feront très probablement, un budget opérationnel vous permettra de refléter ces changements dans votre budget.

Pourquoi est-il important que votre entreprise dispose d'un budget opérationnel ?

Un budget de travail ne remplace pas un budget statique. L'intérêt d'avoir un budget flexible ou de travail est d'ajuster votre budget à mesure que les circonstances changent. Par exemple, vous avez budgétisé 10 000 USD de coûts de fournisseur pour l'année, mais votre fournisseur a récemment augmenté son prix à 1 500 USD par mois, ce qui revient à 18 000 USD par an.

À l'aide d'un budget de travail, conçu pour être flexible, vous pouvez ajuster votre budget chaque mois pour refléter le nouveau total. Si vous trouvez un autre fournisseur, vous pouvez alors modifier votre budget total pour refléter le coût du nouveau fournisseur.

Comment rédiger un budget opérationnel pour votre entreprise

La création d'un budget de travail ou d'un budget flexible nécessite une connaissance des revenus et des dépenses de l'année précédente, qui peut être facilement obtenue à partir de vos états financiers. La meilleure façon de commencer est de créer un plan de budgétisation, détaillant les informations dont vous avez besoin pour commencer et où vous pouvez les obtenir.

Si vous ne disposez d'aucune information sur l'année précédente, estimez simplement les totaux de votre budget mensuel en fonction de votre plan d'affaires.

Par exemple, si votre plan indique que vous fournirez des services de tenue de livres à 25 clients, chaque client vous versant 5 000 $ par an, et qu'il s'agit de votre seule source de revenus prévue pour votre première année d'activité, vous estimerez vos revenus à 125 000 $. Si vous n'êtes pas sûr du nombre de clients que vous aurez, vous pouvez saisir une estimation inférieure. Ensuite, ajustez vos totaux à la hausse ou à la baisse en fonction des chiffres réels, au fur et à mesure qu'ils surviennent, dans votre budget de travail.

Suivez simplement ces étapes simples pour créer un budget opérationnel pour votre entreprise.

1. Vérifiez vos revenus

Les revenus sont le moteur numéro un pour le reste de votre budget. Si vous n'avez pas de revenus dans votre entreprise, vous n'aurez pas l'argent pour payer les dépenses.

Vous devez examiner de près les opérations commerciales pour déterminer les revenus de l'année à venir. Prévoyez-vous de vendre les mêmes produits et services que l'année dernière, ou ajoutez-vous ou supprimez-vous un produit ou un service de vos offres ?

Si vous êtes opérationnel depuis plusieurs années, vous pouvez examiner les tendances passées pour déterminer à quoi vos revenus attendus pour l'année à venir devraient être budgétisés. Si votre entreprise est relativement nouvelle, vous devrez estimer vos revenus en fonction d'estimations réalistes des clients, des produits et des services que vous prévoyez de vendre.

2. Regardez les dépenses d'exploitation

Avant d'examiner vos coûts de production et le coût des marchandises vendues, examinez vos dépenses d'exploitation. Ce sont des dépenses que vous engagerez quels que soient les produits ou services que votre entreprise propose pour l'année à venir. Étant donné que ces dépenses professionnelles ne varient pas, il est beaucoup plus facile de les estimer en fonction des coûts de l'année précédente, voire des coûts réels.

Par exemple, si vous payez 1 600 $ par mois pour le loyer, mais que vous savez que chaque année vous avez une augmentation de loyer de 10 %, il est facile d'ajouter l'augmentation à votre budget. Vous pouvez toujours ajuster plus tard dans l'année en fonction des chiffres réels.

3. Estimer les coûts variables

Bien qu'il soit facile d'estimer les coûts fixes, il est plus difficile d'estimer les coûts variables ou les coûts qui fluctueront avec la production. Si vous avez des coûts variables d'une année précédente, vous pouvez les utiliser pour commencer.

Cependant, si vous débutez, vous devrez baser les coûts variables sur les ventes prévues pour l'année à venir, ce que vous devriez faire lorsque vous terminez votre plan d'affaires ou votre plan stratégique. Quoi qu'il en soit, avec un budget de travail, ces chiffres peuvent être ajustés selon les besoins, de sorte qu'un changement de production n'aura pas d'incidence négative sur votre budget.

4. Financement ponctuel et d'urgence

Envisagez-vous de remplacer des machines ou de l'équipement? Vous envisagez d'acheter ou de vendre un immeuble? Tenez compte de ces éléments lors de la création de votre budget de travail. Il en va de même pour la budgétisation des dépenses d'urgence.

Nous aimons tous penser que les ordinateurs dureront éternellement, que les équipements ne cesseront jamais de fonctionner et que les ouragans et les tornades n'affecteront jamais nos activités, mais la planification de tels événements vous permet d'être mieux préparé financièrement en cas de catastrophe.

5. Créez votre budget

La dernière étape consiste à prendre tous vos calculs et estimations et à les placer dans un format budgétaire que vous pouvez mettre à jour mensuellement. Cela vous permet de faire des ajustements régulièrement, plutôt que de gérer votre entreprise avec un budget qui n'est plus exact.

À l'aide de cet exemple de plan budgétaire, vous pouvez consulter les totaux chaque mois et saisir une estimation plus précise pour le mois à venir. Le fait d'avoir une colonne avec les chiffres réels mensuels, comme dans la feuille de calcul ci-dessous, peut également vous aider à mieux planifier votre budget chaque mois.

3 bonnes pratiques pour rédiger un budget opérationnel

La création d'un budget de travail est similaire à la création de n'importe quel budget. Alors que certaines petites entreprises voudront peut-être revoir leur budget de travail quotidiennement, une révision mensuelle du budget par rapport aux chiffres réels suffira généralement. Vous pouvez faire ce qui suit pour vous assurer que votre budget de travail reste une ressource utile.

1. Utilisez votre budget annuel comme point de départ

L'utilisation d'un budget de travail ne signifie pas que vous devez renoncer à votre budget de fonctionnement annuel. Utilisez plutôt les totaux de votre budget annuel pour combler les lacunes de votre budget de travail. À la fin de l'année, vous aurez une bien meilleure idée de la performance financière de votre entreprise.

2. Mettez régulièrement à jour votre budget de travail

L'utilisation d'un budget de travail vous permet de faire régulièrement des ajustements proactifs. Il est inutile de créer un budget de travail et de ne pas le mettre à jour régulièrement. Vous ne pouvez effectuer les ajustements nécessaires à l'avenir qu'en mettant à jour les totaux budgétés avec les totaux réels. Par exemple, si vous constatez que les frais de déplacement sont trop élevés, vous pouvez réduire vos déplacements pour les mois à venir, plutôt que d'attendre la fin de l'année pour résoudre le problème.

3. Trouvez la méthode qui vous convient le mieux

Certaines petites entreprises aiment consulter leur budget quotidiennement, tandis que d'autres peuvent trouver préférable d'examiner les revenus et les dépenses mensuellement ou même trimestriellement. Un budget de travail vous rendra plus proactif dans le suivi de vos finances, alors trouvez la méthode qui vous convient le mieux et respectez-la.

Êtes-vous prêt à rédiger un budget ?

Les budgets sont une partie importante de la comptabilité des petites entreprises. Bien qu'un budget organisationnel soit une nécessité, vous constaterez peut-être que l'utilisation d'un budget de travail vous donne une meilleure idée des finances de votre entreprise, vous permettant de faire des ajustements régulièrement.

Avec sa nature flexible et sa capacité à faire des ajustements en temps réel, le budget de travail profiterait même aux plus petites entreprises.