Comment enregistrer une dépense prépayée

Les dépenses payées d'avance font référence aux dépenses payées avant que la dépense ne soit engagée. Chaque fois que vous payez une facture à l'avance, elle est considérée comme une dépense prépayée et doit être enregistrée comme telle.

Payer des dépenses fait partie de la conduite des affaires. Mais certaines dépenses sont gérées différemment des autres. Par exemple, si vous payez votre loyer le 31 janvier pour février, ce n'est pas une dépense payée d'avance. Mais si vous payez votre loyer pour toute l'année à venir, il s'agit d'une dépense prépayée et doit être enregistrée comme telle.

En savoir plus sur les dépenses prépayées, leur impact sur vos états financiers et pourquoi elles doivent être enregistrées différemment des dépenses régulières.

Présentation :qu'est-ce qu'une dépense prépayée ?

Une dépense payée d'avance est toute dépense que vous payez et qui n'a pas encore été engagée. Également appelées dépenses reportées, l'enregistrement de ces dépenses fait partie du processus de comptabilité d'exercice. Il vous oblige à enregistrer les dépenses lorsqu'elles sont engagées, en les comptabilisant à ce moment-là. Si vous utilisez la comptabilité de caisse, vous n'avez pas à vous soucier des dépenses prépayées. En comptabilité de caisse, vous n'enregistrez une dépense que lorsque l'argent change de mains.

Une dépense payée d'avance apparaîtra sur votre bilan en tant qu'actif, et au fur et à mesure que l'actif est utilisé, elle apparaîtra sur votre compte de résultat en tant que dépense.

Par exemple, vous emménagez dans un nouvel immeuble à la fin du mois de décembre et votre premier mois de loyer est dû le 1er janvier. Parce que votre nouveau propriétaire vous a autorisé à emménager plus tôt, il vous demande maintenant de payer le loyer pour toute l'année, à l'avance.

Vos loyers mensuels s'élèvent à 2 000 USD. Vous payez donc la totalité des 24 000 USD à la fin du mois de décembre, en débitant un compte de dépenses de loyer prépayé et en créditant votre compte bancaire de 24 000 USD, le compte de loyer prépayé étant enregistré comme un compte d'actif.

Lorsque janvier arrivera, vous débiterez alors 2 000 $ de frais de loyer pour janvier et créditerez votre compte de frais de loyer prépayé de 2 000 $, vous laissant avec un solde de 22 000 $. Les 2 000 $ que vous avez dépensés pour le loyer de janvier apparaissent sur votre compte de résultat en tant que charges de loyer, tandis que votre compte d'actif de loyer prépayé est réduit de 2 000 $ sur votre bilan. À la fin de l'année, vous aurez dépensé la totalité de 24 000 $ et votre compte de loyer prépayé aura un solde de 0 $.

Parfois, votre logiciel de comptabilité peut gérer le processus de création des charges d'amortissement, de sorte que vos écritures de journal mensuelles seront complétées automatiquement. Si vous utilisez des grands livres manuels pour votre comptabilité, vous pouvez créer une feuille de calcul décrivant vos dépenses mensuelles qui devront être enregistrées dans votre grand livre comme une écriture de régularisation.

Comment enregistrer une dépense prépayée

Vous suivrez plusieurs étapes pour enregistrer correctement vos dépenses prépayées. Cela commence par déterminer si le montant doit être dépensé sur plusieurs périodes comptables, combien doit être dépensé pour chaque période et pendant combien de temps. Par exemple, si vous prépayez des frais de comptabilité de 1 650 $ pour couvrir les six prochains mois, vous devrez dépenser 275 $ par mois pendant six mois.

1. Payer la dépense

La première étape de l'enregistrement d'une dépense payée d'avance est l'achat réel de la dépense. Par exemple, si vous payez votre assurance pour l'année à venir, vous paierez d'abord la dépense en vous assurant de l'enregistrer correctement.

Date	Compte	Débit	Crédit
01-01-2021	Assurance prépayée	12 000 $
01-01-2021	Compte de trésorerie		12 000 $

Cette écriture de journal est remplie pour établir votre compte d'actifs d'assurance prépayée qui représente le montant prépayé. L'entrée réduit également votre compte de trésorerie du montant payé. N'oubliez pas que pour suivre correctement les dépenses prépayées, elles doivent être enregistrées dans votre grand livre général en tant qu'actif de dépenses prépayées, une partie de l'actif prépayé étant comptabilisée chaque mois en tant que dépense.

2. Enregistrez la dépense dans votre grand livre

Votre prochaine étape serait d'enregistrer les dépenses d'assurance pour les 12 prochains mois. Vous pourrez peut-être configurer une écriture de journal récurrente dans votre logiciel de comptabilité qui la complétera automatiquement. Sinon, vous devrez créer un tableau d'amortissement pour vous aider à déterminer combien vous devez payer chaque mois et pendant combien de mois. Ceci est particulièrement important si le délai est inférieur à 12 mois.

Date	Compte	Débit	Crédit
31-01-2021	Frais d'assurance	1 000 USD
31/01/2021	Assurance prépayée		1 000 USD

L'écriture de journal ci-dessus montre comment la première dépense de janvier est enregistrée.

3. Entrez les dépenses mensuelles pour chaque période comptable

Étant donné que vous répartissez les dépenses d'assurance de manière égale pour l'année, vous devrez enregistrer les dépenses chaque mois, ce qui signifie que l'écriture de journal ci-dessus devra être enregistrée chaque mois pendant les douze prochains mois.

Si vous créez une feuille de calcul pour suivre vos dépenses mensuelles, cela ressemblera à ceci.

Compte	Date de paiement	Montant payé	Période couverte	janvier	février	mars
Assurance prépayée	1-2-2021	12 000 $	1-1-2021 au 31-12-2021	1 200 $	1 200 $	1 200 $
Loyer prépayé	1-2-2021	24 000 $	1-1-2021 au 31-12-2021	2 000 $	2 000 $	2 000 $
Mandat légal	1-2-2021	3 000 $	1-1-2021 au 31-12-2021	250 $	250 $	250 $

La feuille de calcul se poursuivra jusqu'en décembre, affichant le montant qui devra être dépensé chaque mois. Cela peut être utile pour créer vos écritures de régularisation mensuelles.

Ces entrées affecteront également vos états financiers, votre compte d'actif (assurance prépayée) étant régulièrement réduit tandis que le montant de vos dépenses d'assurance augmentera.

4. Continuez le processus jusqu'à ce que le compte de dépenses prépayées soit de 0 $

En décembre, vous enregistrerez l'écriture de journal une dernière fois. Cette dernière entrée clôturera votre solde d'assurance prépayée à 0 $, tandis que vos dépenses d'assurance pour l'année seront de 12 000 $.

Date	Compte	Débit	Crédit
31-12-2021	Frais d'assurance	1 000 USD
31-12-2021	Assurance prépayée		1 000 USD

Exemples de dépenses prépayées

Presque toutes les dépenses payées à l'avance peuvent être considérées comme des dépenses payées d'avance. Voici les dépenses prépayées courantes que les petites entreprises peuvent encourir.

• Assurance (santé, vie et biens)
• Taxes
• Loyer
• Frais juridiques
• Garanties
• Fournitures en vrac
• Tout ce qui est payé à l'avance

Par exemple, en raison de problèmes juridiques récents, Jill met son avocat sous mandat. Les honoraires de retenue sont de 3 000 $ par année. Bien qu'elle paie l'intégralité de l'acompte, Jill doit encore déterminer le montant qu'elle devra dépenser chaque mois au fur et à mesure de l'utilisation de l'acompte.

3 000 $ ÷ 12 =250 $

Tout d'abord, Jill devra enregistrer le paiement initial de 3 000 $ à son avocat.

Date	Compte	Débit	Crédit
1-05-2021	Frais juridiques prépayés	3 000 $
1-05-2021	Compte de trésorerie		3 000 $

Une fois son paiement enregistré, Jill devra alors enregistrer les frais juridiques chaque mois jusqu'à ce que l'acompte soit utilisé et que le compte des frais juridiques prépayés ait un solde de 0 $.

Date	Compte	Débit	Crédit
31/01/2021	Frais juridiques	250 $
31/01/2021	Frais juridiques prépayés		250 $

Les dépenses prépayées peuvent être facilement gérées

Si vous n'êtes pas un comptable expérimenté, la gestion des dépenses prépayées peut sembler compliquée, mais il s'agit simplement d'enregistrer le coût comme un actif, puis de prendre une dépense chaque mois pour utiliser une partie de cet actif.

Le moyen le plus simple de gérer les dépenses prépayées consiste à utiliser un logiciel de comptabilité, qui publiera automatiquement une écriture de journal chaque mois pour réduire le solde de vos comptes prépayés. Mais même si vous utilisez simplement une feuille de calcul pour calculer vos dépenses mensuelles, la gestion des dépenses prépayées est l'une des choses les plus faciles à gérer.