Rapprochement du grand livre :un guide étape par étape

Même avec l'aide d'un logiciel, des erreurs se produisent toujours. Pour détecter et corriger les erreurs comptables, suivez ce guide pour effectuer un rapprochement du grand livre.

Si vous savez comment équilibrer un chéquier, vous êtes à plus de la moitié du chemin pour apprendre à équilibrer un grand livre général.

Présentation :Qu'est-ce que le rapprochement du grand livre ?

Le grand livre enregistre les transactions commerciales organisées par compte. Le rapprochement du grand livre général garantit que vous enregistrez correctement chaque transaction en comparant les documents sources (relevés, chèques et factures) avec les enregistrements comptables.

Avant l'existence des logiciels de comptabilité, les entreprises enregistraient chaque transaction commerciale dans un «journal général», un journal chronologique des transactions. La même transaction est écrite dans un autre livre appelé le "grand livre général", qui conserve un solde courant de chaque compte.

Supposons que nous soyons en 1999 et que votre entreprise reçoive une facture de services publics de 500 $. Vous ouvririez le journal général et enregistreriez une écriture de journal :

Date	Compte	Débit	Crédit
15/10/20	Dépenses de services publics	500 $
	Comptes Fournisseurs		500 $
	Pour l'électricité en septembre - Facture #1044

Ensuite, vous ouvrirez le grand livre pour mettre à jour les soldes des comptes concernés. La section des comptes fournisseurs de votre grand livre ressemblera à ceci.

Date	Opération	Débit	Crédit	Solde
Solde d'ouverture				1 000 USD
01/10	Facture de téléphone - Facture #4194		100 $	1 100 $
10/5	Fournitures de bureau (payant) - Facture #33	300 $		800 $
15/10	Utilitaires - Facture #1044		500 $	1 300 USD

Vous pouvez imaginer à quel point il serait facile de faire des erreurs en enregistrant la même transaction à deux endroits. Les comptables effectuaient régulièrement des rapprochements du grand livre général pour déceler les erreurs.

Le journal général et le grand livre général existent toujours à l'ère moderne de la comptabilité, mais pas dans un format analogique. Au lieu d'enregistrer chaque transaction à deux endroits, vous enregistrez les transactions une seule fois, ce qui réduit le risque d'erreurs de transposition.

Désormais, un rapprochement du grand livre général a une apparence différente - et est plus facile - grâce à l'avènement des logiciels de comptabilité. Votre entreprise doit toujours effectuer des rapprochements du grand livre au moins une fois par trimestre pour déceler les erreurs dans les montants et les catégories de transactions. La technologie n'est pas à l'abri des erreurs.

Comment préparer un rapprochement du grand livre

La comptabilité exige de la précision et de la patience. Prenez quelques respirations purificatrices avant de passer à la première étape.

1. Comparez les soldes de début et de fin de compte

Avant de commencer à approfondir vos transactions commerciales, vérifiez que les soldes de clôture des comptes d'actif, de passif et de capitaux propres de la période précédente sont égaux aux soldes d'ouverture de cette période, au centime près. Si vous utilisez un logiciel de comptabilité, vous pourrez effectuer cette étape rapidement car il est peu probable que votre logiciel ait commis une erreur, mais cela peut arriver.

Les comptes temporaires -- revenus et dépenses -- commencent à zéro au début de chaque période. Le logiciel de comptabilité peut préparer automatiquement les écritures de clôture à la fin de chaque période comptable, en annulant les revenus et les dépenses pour un nouveau départ dans la période à venir. Fermez vos livres au moins une fois par an, mais il est préférable de le faire tous les mois.

Ceux qui tiennent leurs livres manuellement devraient prendre leur temps dans cette première étape. Vous ne voulez pas vous casser la tête plus tard en essayant de trouver ce qui s'avère être une erreur d'écriture insensée.

Pour comparer les soldes des comptes d'ouverture et de clôture, consultez la balance de vérification ajustée de votre entreprise de la période comptable précédente et le grand livre de cette période comptable. Pour les comptes d'actif, de passif et de capitaux propres, faites correspondre le solde final de la balance de vérification au solde d'ouverture du grand livre général. Les comptes de revenus et de dépenses doivent commencer avec un solde nul.

J'effectue un rapprochement du grand livre général pour un exemple d'entreprise qui utilise QuickBooks en ligne. J'ai rapproché le solde du compte de trésorerie de l'entreprise au 30 septembre 2020 du solde d'ouverture du grand livre d'octobre.

2. Rapprocher les comptes avec le grand livre général

Il est temps de retrousser vos manches pour l'audit du grand livre. Compte par compte, passez au peigne fin toutes les transactions répertoriées dans votre grand livre pour la période. Assurez-vous d'avoir des documents justifiant la date, le montant en dollars et les comptes concernés.

Votre compte bancaire est probablement le plus actif, ce qui signifie que le rapprochement prendra le plus de temps. La plupart des logiciels de comptabilité disposent d'une fonction de rapprochement bancaire qui automatise une partie du processus.

Si vous n'êtes pas la seule personne à avoir accès aux fonds de votre entreprise, vous devez faire correspondre la documentation d'approbation à chaque transaction. Un auditeur quelque part vous remerciera.

Après avoir rapproché vos comptes de trésorerie, vous pouvez passer à vos autres comptes plus petits. Certains logiciels de comptabilité, QuickBooks en ligne, par exemple, disposent d'un outil de rapprochement de comptes pour les comptes hors caisse.

Les comptables manuels doivent ajouter une étape supplémentaire ici. Étant donné que vous stockez les transactions dans le journal général et le grand livre général, il est possible que vous manquiez une transaction au même endroit. Créez une colonne dans vos livres pour placer une coche lorsque les transactions du grand livre et du journal général correspondent. Vous devez également recalculer le total de chaque compte pour éliminer les erreurs d'écriture.

Supposons que je souhaite rapprocher la dernière transaction du compte fournisseurs de notre société d'exemple.

Pour compléter le rapprochement, j'ai récupéré la facture de l'entreprise, qui corrobore la date et le montant de la transaction

3. Créer des entrées de correction

Ainsi, vous avez effectué un rapprochement de compte et vous avez remarqué qu'un montant avait été saisi de manière incorrecte. Pas de panique :vous pouvez corriger le problème avec une entrée de correction.

Il est recommandé de ne pas modifier une entrée incorrecte. Au lieu de cela, enregistrez une entrée de correction. Vous pouvez soit annuler la transaction erronée et créer une nouvelle écriture. Ou, vous pouvez créer une nouvelle entrée qui corrige l'erreur d'un seul coup. Vous êtes moins susceptible de faire une autre erreur si vous essayez la première méthode.

Par exemple, j'ai découvert que quelqu'un avait mal enregistré le paiement d'un client nommé Travis. Le grand livre indique qu'il a payé 81 $, mais le chèque indique qu'il a payé 810 $.

Annulez la saisie incorrecte en échangeant les comptes initialement débités et crédités :

Compte	Débit	Crédit
Comptes clients - Travis	81 $
Espèces		81 $

Ensuite, enregistrez la bonne entrée :

Compte	Débit	Crédit
Espèces	810 $
Comptes clients - Travis		810 $

Si vous avez identifié une transaction manquante dans vos livres, enregistrez une écriture de journal comme si vous ne l'aviez pas manquée en premier lieu.

4. Préparer les écritures de régularisation

Il est d'usage d'enregistrer l'amortissement et les autres écritures de régularisation à la fin de la période comptable, une fois que vous êtes sûr qu'il n'y a pas d'erreurs dans vos livres. Votre logiciel de comptabilité peut générer automatiquement des écritures de journal récurrentes lorsque cela est approprié.

Par exemple, l'entreprise de l'échantillon a configuré une écriture de journal récurrente qui enregistre 500 USD d'amortissement des machines à la fin de chaque mois.

Compte	Débit	Crédit
Dotation aux amortissements - Machine	500 $
Amortissement cumulé - Machine		500 $

Les écritures d'ajustement pour les charges à payer et les revenus reportés doivent éventuellement être annulées pour éviter de fausser votre situation financière.

5. Générer des rapports

Félicitations, vous avez terminé ! J'ai l'impression qu'une sorte de musique de type film de super-héros devrait commencer à jouer en arrière-plan.

Maintenant que vous êtes sûr de l'exactitude des soldes de vos comptes, vous pouvez générer les états financiers de base pour analyser vos transactions du grand livre.

Essentiellement, vous venez de procéder à un rapprochement entre le compte de résultat et le bilan. Lorsque vous utilisez un logiciel de comptabilité pour rédiger des états financiers, vous ne devriez pas avoir à faire un autre rapprochement de compte GL… jusqu'au mois prochain.

N'attendez pas

La saison des impôts n'est pas le seul moment auquel vous devriez penser à concilier le grand livre. Produire vos déclarations de revenus est suffisamment stressant, et essayer de corriger des erreurs commises il y a des mois en même temps ne fera qu'ajouter à votre stress.