Fournitures de bureau :un atout ou une dépense ?

Les fournitures de bureau sont généralement considérées comme une dépense. Mais les choses peuvent devenir délicates lorsqu'il s'agit de fournitures de bureau, de dépenses de bureau et d'équipement de bureau. Apprenez à bien les classer.

Bien qu'elles entrent certainement dans la catégorie des actifs, c'est-à-dire tout ce que vous possédez de valeur, les fournitures de bureau sont achetées pour la consommation, ce qui en fait davantage une dépense d'entreprise qu'un actif à court terme.

Mais parce que cela implique la comptabilité, il y a des exceptions à cette règle. Lorsqu'il y a une exception, cela relèverait probablement de la catégorie des dépenses de bureau ou du matériel de bureau. Nous expliquerons un peu chacune de ces catégories et comment classer correctement ces dépenses dans vos états financiers.

Les fournitures de bureau sont-elles un atout ou une dépense ?

Gérer un bureau semble être un travail assez simple. Mais les choses peuvent être déroutantes lorsque vous essayez de classer correctement les dépenses de bureau régulières. Par exemple, supposons que Sara achète des agrafeuses, des agrafes, du papier pour la photocopieuse et un ordinateur portable pour l'un de ses employés. Sara devrait enregistrer le coût des agrafeuses, des agrafes et du papier comme une dépense de fournitures de bureau, tandis que l'ordinateur portable serait considéré comme un atout.

L'introduction des frais de bureau rend ce processus encore plus déroutant. Qu'est-ce qui différencie une dépense de bureau des fournitures de bureau ? Une calculatrice est-elle considérée comme des fournitures de bureau ou du matériel de bureau ? Examinons les trois catégories de dépenses professionnelles et comment les classer correctement.

1. Fournitures de bureau : Les fournitures de bureau sont de petits achats dont vous et vos employés avez besoin pour faire leur travail. Les dépenses en fournitures de bureau comprennent des articles tels que des agrafes, du papier, de l'encre, des stylos et des crayons, des trombones, des classeurs, des chemises de classement et des marqueurs. Tous ces articles sont 100% consommables, ce qui signifie qu'ils sont achetés pour être utilisés. Bien qu'ils soient un actif parce qu'ils détiennent une valeur, ils ne sont pas comptabilisés comme un actif mais comme une charge. Il est important de séparer les fournitures de bureau des dépenses d'inventaire. L'inventaire est toujours considéré comme un atout puisqu'il n'est pas consommable.
2. Frais de bureau : Les dépenses de bureau, comme les fournitures de bureau, sont généralement enregistrées comme une dépense plutôt qu'un actif. Les dépenses de bureau sont souvent intangibles et comprennent des éléments tels que les services de conciergerie, les abonnements à des logiciels, la maintenance du bureau et même la maintenance du site Web.
3. Matériel de bureau :Le matériel de bureau, contrairement aux dépenses de bureau et aux fournitures de bureau, est généralement enregistré comme un actif et passé en charges sur une longue période plutôt qu'immédiatement. L'équipement de bureau comprend les ordinateurs de bureau et portables, les autres appareils électroniques, les machines de bureau telles qu'une imprimante ou une photocopieuse, ainsi que le mobilier et les accessoires utilisés pour meubler votre bureau. Alors que de nombreuses entreprises utilisent un montant en dollars comme seuil pour classer ces achats en tant qu'équipement, l'IRS a apporté un changement en 2016 qui permet aux propriétaires d'entreprise de prélever une déduction immédiate pour le coût total de tout actif commercial inférieur à 2 500 $, bien que vous ont la possibilité de classer ces dépenses comme un actif à long terme.

Si vous achetez des fournitures de bureau en gros, vous pouvez les classer comme un actif et les dépenser au fur et à mesure de leur utilisation. Mais, dans la plupart des cas, les bureaux achètent suffisamment de fournitures pour durer quelques semaines ou un mois, il n'est donc pas nécessaire de les classer comme un actif.

Comment classer les fournitures de bureau, les dépenses de bureau et le matériel de bureau dans les états financiers

Lors de la classification des fournitures, vous devrez tenir compte de la matérialité de l'article acheté. En d'autres termes, si l'élément n'a pas d'impact important sur vos états financiers, vous pouvez choisir de le passer simplement en charge. Le principe de matérialité stipule que si une dépense représente plus de 5 % de votre actif total, elle doit être enregistrée comme un actif plutôt que comme une dépense.

Le moyen le plus simple de classer les fournitures de bureau, les dépenses et l'équipement consiste à examiner chaque achat séparément et à décider comment il doit être classé.

Par exemple, l'entreprise de Tim a effectué les achats suivants en octobre 2020 :

• Une boîte de 12 stylos pour 5,99 $
• Trois rames de papier pour 15,95 $
• Deux boîtes d'agrafes pour 6,50 $
• Une boîte de chemises pour 4,25 $
• Un abonnement à une nouvelle application logicielle de comptabilité, qui coûte 25 $ par mois
• Une équipe de nettoyage pour nettoyer en profondeur le bureau pour 150 $
• Une nouvelle imprimante laser couleur pour 1 095 USD
• Un nouveau copieur pour 3 000 USD

Classons maintenant chaque dépense dans la bonne catégorie.

Fournitures de bureau

Classer les fournitures de bureau est facile. Au vu des transactions ci-dessus, les éléments suivants seraient considérés comme des fournitures de bureau :

• Stylos pour 5,99 $
• Papier pour 15,95 $
• Agrafes pour 6,50 $
• Dossiers pour 4,25 $

Le total de ces achats est de 32,69 $ et serait enregistré dans votre logiciel de comptabilité ou manuellement dans votre grand livre comme ceci :

Date	Compte	Débit	Crédit
31/10/2020	Fournitures de bureau	32,69 $
31/10/2020	Espèces		32,69 $

Si ces fournitures ont été achetées sur facture, vous devez d'abord enregistrer les achats dans les comptes créditeurs.

Date	Compte	Débit	Crédit
31/10/2020	Fournitures de bureau	32,69 $
31/10/2020	Comptes Fournisseurs		32,69 $

Vous ajusterez alors votre compte fournisseurs lorsque vous payez la facture.

Date	Compte	Débit	Crédit
30-11-2020	Comptes Fournisseurs	32,69 $
30-11-2020	Espèces		32,69 $

Frais de bureau

Les transactions de Tim qui doivent être classées comme dépenses de bureau sont les suivantes :

• Abonnement au logiciel pour 25 USD
• Nettoyage en profondeur du bureau pour 150 $

Ces deux dépenses ont été payées immédiatement et n'ont pas eu à être inscrites dans les comptes créditeurs, elles seraient donc enregistrées comme suit :

Date	Compte	Débit	Crédit
31/10/2020	Dépenses de bureau	175 $
31/10/2020	Espèces		175 $

Matériel de bureau

Tim a acheté deux équipements de bureau.

1. Imprimante laser couleur pour 1 095 USD
2. Un copieur pour 3 000 USD

Tim peut choisir d'enregistrer ces deux éléments en tant qu'actifs, ou il peut choisir de facturer l'imprimante immédiatement car elle coûte moins de 2 500 $ et n'enregistrer que le copieur en tant qu'actif. Il choisit de faire payer l'imprimeur. Voici l'écriture de journal qui doit être faite pour enregistrer l'achat de l'imprimante.

Date	Compte	Débit	Crédit
31/10/2020	Fournitures de bureau	1 095 $
31/10/2020	Espèces		1 095 $

Cependant, Tim doit encore enregistrer l'achat du copieur, qui est une immobilisation.

Date	Compte	Débit	Crédit
31/10/2020	Immobilisations -- Copieur	3 000 $
31/10/2020	Espèces		3 000 $

Étant donné que le copieur est amorti, Tim devra également enregistrer la charge d'amortissement. Tim détermine que la valeur de récupération du copieur sera de 300 $ et qu'il sera amorti sur trois ans selon la méthode de l'amortissement linéaire.

(3 000 $ - 300 $) ÷ 3 =amortissement annuel de 900 $

900 $ ÷ 12 =75 $ par mois d'amortissement

Date	Compte	Débit	Crédit
31/10/2020	Dotation aux amortissements	75 $
31/10/2020	Amortissement cumulé		75 $

Lors de l'enregistrement d'un achat en tant qu'actif, assurez-vous d'enregistrer à la fois l'achat et la charge d'amortissement.

4 bonnes pratiques pour classer correctement vos fournitures de bureau

Si vous ne savez toujours pas comment classer correctement vos fournitures de bureau, vous pouvez suivre certaines bonnes pratiques.

1. Décidez s'il s'agit d'un consommable

Le papier, les stylos, les crayons et autres sont tous des articles consommables. À moins que vous n'achetiez l'équivalent d'un an de ces articles, ils devraient tous être passés en charges au moment de leur achat.

2. Déterminez à quelle vitesse il sera utilisé

En lien avec la question des consommables, vous pouvez voir à quelle vitesse vous consommerez un article avant de déterminer comment le classer. Par exemple, si vous contractez des services pour une entreprise de nettoyage qui sont payés mensuellement, cela doit être enregistré comme une dépense de bureau. Mais si vous achetez des services de nettoyage et que vous les prépayez un an à l'avance, vous devrez les enregistrer en tant que dépenses prépayées et les facturer mensuellement.

3. Considérez le coût

Les règles de l'IRS vous permettent de dépenser tout équipement ou machinerie dans son intégralité s'il coûte moins de 2 500 $. Cependant, vous avez toujours la possibilité de dépenser cet article sur une période prolongée si vous le souhaitez. Dans de nombreux cas, les petites entreprises établiront un point limite interne, ce qui peut être utile pour déterminer s'il faut immédiatement passer en charges un article ou non.

4. Matérialité

Si l'article acheté aura un impact significatif sur vos états financiers, il devra être enregistré comme un actif. Par exemple, une entreprise avec un petit nombre d'actifs aura un seuil d'achat plus bas qu'une entreprise qui a un plus grand nombre d'actifs.

Les fournitures de bureau sont précieuses, mais probablement pas un atout

À moins que vous n'achetiez en gros pour l'année à venir, vos dépenses de bureau seront simplement des dépenses de bureau. Bien que les choses puissent devenir un peu déroutantes lorsque vous essayez de déterminer exactement comment classer un article particulier, comme un ordinateur portable à 500 $ ou une petite imprimante de bureau, c'est finalement à vous de déterminer si vous souhaitez classer l'achat comme un atout ou si c'est juste une dépense de bureau.

N'oubliez pas que ces transactions auront un impact à la fois sur votre bilan et sur votre compte de résultat, il est donc important de les enregistrer correctement.