Comment utiliser l'application mobile Freshbooks en 2022

L'application mobile FreshBooks prend la facturation et le suivi des dépenses sur la route. Les propriétaires d'entreprise peuvent tenir leurs livres à jour lorsqu'ils ne sont pas au bureau.

Vous souvenez-vous d'avoir acheté votre premier smartphone ? Le mien était un BlackBerry Bold. À l'époque, les gens s'émerveillaient à l'idée de consulter leurs e-mails et de passer des appels téléphoniques sur le même appareil.

Nous attendons plus de nos smartphones ces jours-ci. Nous nous plaignons lorsque nos iPhones se bloquent lorsqu'ils diffusent sur nos téléviseurs, passent des appels vidéo à des amis et envoient des e-mails simultanément.

Les propriétaires d'entreprise doivent également attendre davantage de leur logiciel de comptabilité. Entrez dans l'application mobile FreshBooks :une solution pour les travailleurs indépendants qui cherchent à maintenir leurs livres à jour lorsqu'ils ne sont pas au bureau.

Présentation :Qu'est-ce que FreshBooks ?

FreshBooks est un logiciel de comptabilité qui aide les petites entreprises à émettre des factures aux clients, à suivre les dépenses professionnelles et à créer des états financiers. Conçu pour les entreprises individuelles et les startups, FreshBooks affiche un score Ascent de 9,2 sur 10 pour son interface facile à utiliser et son support client en direct.

Lorsque vous vous inscrivez pour un compte FreshBooks - qui vous coûtera entre 14,99 $ et 49,99 $ par mois - vous avez accès à son application mobile disponible sur les appareils Android et iOS. Il existe également un essai gratuit de 30 jours qui vous permet de tester le service avant de vous engager.

5 fonctionnalités de l'application mobile FreshBooks

L'application FreshBooks prend la comptabilité en déplacement, ce qui facilite l'enregistrement des transactions commerciales avant de retourner au bureau.

1. Facturation

L'application mobile FreshBooks ne vous donne aucune excuse pour être paresseux sur l'envoi des factures à temps. Comme la version Web de FreshBooks, vous pouvez remplir les informations client lorsque vous remplissez une facture. Cette fonctionnalité est idéale pour les indépendants qui travaillent souvent avec de nouveaux clients.

En tant que tuteur en comptabilité, je devais souvent attendre pour envoyer des factures jusqu'à ce que je rentre de sessions avec des étudiants à cause de mon système de facturation maladroit. Si j'avais utilisé FreshBooks mobile à l'époque, j'aurais probablement facturé plus rapidement, diminuant ainsi mes jours de ventes impayées.

Les entreprises proposant des services et des tarifs standard peuvent les enregistrer dans l'application pour accélérer le processus de facturation.

L'application FreshBooks suit quand un client a consulté votre facture. Les clients peuvent payer en utilisant FreshBooks Payments, bien que des frais s'appliquent.

2. Suivi des dépenses

Pour beaucoup, le suivi des dépenses est un projet du dimanche où vous retournez les poches de votre veste et laissez tous vos reçus commerciaux de la semaine pleuvoir sur votre table à manger. Puis, minutieusement, vous saisissez chaque dépense dans votre logiciel comptable.

FreshBooks s'intègre à votre compte bancaire professionnel ou à votre carte de crédit pour importer vos dépenses professionnelles, ce qui est une fonctionnalité courante du logiciel de comptabilité. Pour les dépenses payées en espèces, vous pouvez utiliser l'application pour saisir le montant de la dépense, le fournisseur et la catégorie. N'oubliez pas de prendre une photo de votre reçu pour le conserver.

L'application comprend une option pour facturer vos dépenses à votre client. Vous pouvez inclure une photo du reçu dans la facture du client ou ajouter une majoration.

L'enregistrement immédiat des transactions en espèces réduit la probabilité de manquer des dépenses professionnelles déductibles. Les dépenses que vous saisissez dans l'application apparaîtront dans le compte de résultat de votre entreprise.

Remarque sur le suivi des reçus : Que vous importiez des frais de carte de crédit ou saisissiez manuellement des dépenses, enregistrez toujours une version numérique de votre reçu. L'IRS exige que vous soyez en mesure de justifier toutes les déductions, et les reçus sont le meilleur moyen de le faire. De nombreuses alternatives FreshBooks offrent également cette fonctionnalité.

3. Suivi du temps

La fonction de suivi du temps de FreshBooks est idéale pour les entreprises qui facturent les clients en fonction du temps travaillé. L'application mobile permet aux utilisateurs d'enregistrer le temps travaillé ou de démarrer un chronomètre dans l'application.

Dans tous les cas, FreshBooks stocke le temps travaillé, le client, le projet, le service et les notes. Vous pouvez également suivre le temps pour le travail non client.

Le suivi du temps et les factures fonctionnent ensemble. L'application peut remplir une nouvelle facture avec les informations saisies dans la fonction de suivi du temps.

4. Suivi du kilométrage

Dans d'autres articles, j'ai recommandé de prendre des photos de votre compteur kilométrique avant et après les voyages d'affaires pour suivre le kilométrage. Je considère toujours cela comme le moyen le plus précis de suivre le kilométrage. Mais pour ceux qui ne s'ennuieront pas, le suivi du kilométrage de FreshBooks pourrait être une bonne option.

L'application détecte quand vous êtes dans une voiture et estime la déduction approximative d'utilisation du véhicule IRS que vous pouvez obtenir en fonction du taux de remboursement du kilométrage IRS.

Le hic:Ce n'est pas génial. Vous devez laisser l'application vous suivre à tout moment et vous devrez supprimer manuellement les trajets en voiture personnels. Le "voyage manquant" dans la capture d'écran vous amènerait à croire que c'est pour entrer dans les manèges que l'application a manqués, mais vous ne pouvez pas. Il informe simplement FreshBooks qu'il y a eu une erreur dans le suivi de votre course.

Vous pouvez facilement désactiver la fonction de suivi du kilométrage.

5. Estimations et propositions

Vous pouvez rédiger des estimations et des propositions de projet en temps réel à l'aide de l'application mobile FreshBooks. L'expérience de la création d'un devis ou d'une proposition imite la préparation d'une facture. Vos clients reçoivent un e-mail les invitant à accepter le devis ou la proposition.

Les propositions offrent plus de portée qu'une estimation. Là où les estimations indiquent aux clients combien ils doivent s'attendre à payer pour un service, une proposition présente également votre plan pour exécuter le projet. Vous pouvez créer les deux types de documents commerciaux dans l'application.

Comme pour les factures, vous pouvez voir quand un client consulte les devis et les propositions. Lorsque les clients acceptent une estimation ou une proposition, vous pouvez la convertir en facture en quelques clics.

Comment utiliser l'application mobile FreshBooks

Maintenant que vous savez ce que vous obtenez, commençons à le configurer pour votre entreprise.

1. Ajoutez vos informations commerciales

L'application mobile FreshBooks se synchronise avec l'application Web, de sorte que seuls les nouveaux arrivants doivent effectuer cette étape.

Vous avez besoin d'un profil d'entreprise, comprenant les informations suivantes :

• Nom de l'entreprise
• Adresse municipale
• Numéro de téléphone
• Devise de base pour la facturation
• Tarif horaire standard (le cas échéant)

Lorsque vous créez votre première facture, vous pouvez ajouter le logo de votre entreprise en haut en le choisissant dans l'album photo de votre téléphone. FreshBooks enregistre le logo et l'ajoute aux factures suivantes.

2. Ajoutez vos produits et services

Le moyen le plus simple d'ajouter des produits et des services à partir de l'application mobile FreshBooks consiste à rédiger une fausse facture. Ajoutez les produits et services les plus courants vendus par votre entreprise afin que chaque fois que vous souhaitez envoyer une facture, vous disposez d'un menu d'options préremplies.

En tant que tuteur, je facturais des tarifs différents pour les candidats CPA et les étudiants de premier cycle en comptabilité. Si j'utilisais FreshBooks, je créerais deux services pour les candidats CPA et les étudiants de premier cycle.

3. Configurer le suivi du kilométrage

Les travailleurs indépendants qui utilisent leur voiture personnelle à des fins professionnelles peuvent souhaiter activer le suivi du kilométrage. Pour que cela fonctionne, vous devez autoriser l'application à suivre votre position à tout moment, et pas seulement lorsque l'application est ouverte.

L'application utilise le GPS de votre téléphone pour détecter quand vous êtes dans une voiture. L'application mobile FreshBooks génère une liste de vos trajets en voiture et vous devez marquer manuellement chacun d'entre eux comme un voyage personnel ou professionnel.

L'application affiche également la déduction estimée pour vos trajets en voiture en fonction du taux de kilométrage IRS, qui est de 0,575 $ en 2020.

Le suivi du kilométrage ne peut être utilisé que pour les trajets en voiture effectués dans une voiture que vous ou votre entreprise possédez. Vous ne pouvez pas déduire vos trajets professionnels Uber, Lyft ou en taxi en utilisant le taux de kilométrage IRS, car vous les déduisez au coût réel.

4. Saisir les informations client

L'application mobile FreshBooks dispose d'un carnet de contacts qui se synchronise avec l'application Web. Lorsque vous devez passer un appel rapide à un client, vous pouvez trouver le client dans l'application et appuyer sur l'icône du téléphone sur sa carte de contact.

5. Gérer les notifications et la sécurité

L'application FreshBooks peut vous garder dans ou hors de la boucle comme vous le souhaitez. Vous pouvez recevoir une notification chaque fois qu'un client consulte une facture, ou uniquement lorsque vous êtes payé. Accédez aux paramètres de l'application pour déterminer ce qui vous convient le mieux.

Pendant que vous êtes dans les paramètres, prenez un moment pour ajouter une couche de sécurité à l'application mobile FreshBooks. En tant qu'utilisateur d'iPhone, j'ai activé Face ID pour que l'application ne s'ouvre que lorsque c'est moi ou mon sosie devant l'écran.

Vous pouvez faire beaucoup, mais pas tout

L'application mobile de FreshBooks n'est pas destinée à faire des états financiers, mais elle est pratique pour les moments où vous souhaitez pouvoir envoyer une facture ou saisir une dépense pendant votre absence.