Un guide 2022 du suivi du temps dans Freshbooks

Découvrez les fonctionnalités de suivi du temps disponibles dans FreshBooks et voyez à quel point il peut être facile de commencer à suivre votre temps ( ou le temps de votre équipe) aujourd'hui alors que nous vous expliquons étape par étape tout au long du processus.

On estime que plus de 80 % des petites entreprises échouent en raison de problèmes de trésorerie, mais chaque fois que vous ne facturez pas correctement vos clients, vous perdez de l'argent.

Vous souvenez-vous lorsque vous avez répondu à cet appel téléphonique pour votre client et que vous vous êtes juré de ne pas oublier de l'écrire ? Vous souvenez-vous lorsque vous avez passé deux heures à trier des piles de formulaires fiscaux que votre client vous a soumis pour examen ? Vous souvenez-vous quand vous avez dû passer trois heures supplémentaires à terminer un projet que vous pensiez initialement prendre environ une demi-heure ?

La grande question n'est pas de savoir si vous vous en souvenez, mais si vous avez correctement facturé votre client. Et je suppose que la réponse à cette question serait un gros non. Pas parce que vous n'aviez pas besoin d'argent, mais parce que vous l'aviez oublié. Ou vous ne l'avez pas écrit. Ou vous l'avez écrit, mais vous avez perdu le post-it sur lequel vous l'avez écrit.

Avouons-le, la gestion du temps est difficile pour tout le monde, alors pourquoi ne pas vous doter des ressources nécessaires pour mieux gérer votre temps et celui de vos employés, et facturer vos clients avec précision et équité ?

C'est pourquoi le suivi du temps de FreshBooks peut vous sauver la vie. Conçu pour les petites entreprises, FreshBooks propose même une minuterie intégrée qui vous permet de suivre le temps pour chaque tâche que vous accomplissez.

3 fonctionnalités proposées par Freshbooks pour le suivi du temps

Contrairement à la croyance populaire, vous n'avez pas besoin d'acheter un logiciel de comptabilité coûteux, lorsqu'un logiciel de comptabilité pour petite entreprise comme FreshBooks peut vous fournir la capacité de suivi du temps dont votre petite entreprise a besoin. Vous suivez le temps manuellement, utilisez la minuterie, suivez le temps des employés et générez même une facture dans FreshBooks. Une application mobile est également disponible pour le suivi du temps en déplacement.

1. Minuterie

L'un des moyens les plus simples de suivre le temps dans FreshBooks consiste à utiliser la minuterie intégrée de FreshBooks. Une fois le chronomètre lancé, vous pouvez renseigner tout autre détail pertinent dans la case du chronomètre qui apparaît à l'écran afin de savoir exactement pour quoi vous suivez le temps.

Une fois que vous avez terminé, vous pouvez générer une facture directement à partir de l'écran de suivi du temps. Il s'agit d'une fonctionnalité intéressante que l'on trouve généralement dans les applications logicielles plus coûteuses, alors assurez-vous de profiter de sa disponibilité.

2. Saisie manuelle de l'heure

FreshBooks comprend également une option de saisie manuelle de l'heure qui vous permet d'entrer l'heure par jour, semaine ou mois. L'option de saisie manuelle des heures peut également doubler pour une feuille de temps, ce qui facilite le suivi des heures des employés. À l'instar du chronomètre, les saisies manuelles de temps peuvent également être intégrées directement dans une facture pour la facturation du client.

3. Gestion du temps facturable

Chaque heure que vous suivez dans FreshBooks peut être ajoutée à une facture pour un client ou un projet particulier, chaque entrée de temps apparaissant sur une ligne distincte. Votre facture affichera les informations qui ont été saisies lors de l'enregistrement de votre temps, et vous avez la possibilité de créer un format détaillé, groupé ou simple lors de la création de votre facture.

Comment suivre le temps en utilisant Freshbooks

Si vous êtes prêt à commencer à utiliser le suivi du temps FreshBooks, commençons.

Étape 1. Accéder à la fonction de suivi du temps

Comme toutes les fonctionnalités FreshBooks, vous pouvez facilement accéder à la fonction de suivi du temps directement depuis le tableau de bord FreshBooks.

Aucune autre configuration du système n'est nécessaire avant d'accéder à la fonction de suivi du temps, car vous pouvez ajouter de nouveaux clients, projets ou autres informations directement à partir de l'écran de suivi du temps.

2. Choisissez la saisie manuelle ou le démarrage du minuteur

Une fois dans la zone de suivi du temps, vous pouvez choisir de saisir l'heure manuellement ou en démarrant le chronomètre.

Si vous enregistrez une semaine de temps pour une feuille de temps, il est préférable d'utiliser l'option de saisie manuelle, mais si vous êtes au téléphone ou travaillez sur un projet spécifique pour un client, la minuterie peut être votre meilleur pari. . Pour ceux qui sont en déplacement, FreshBooks mobile propose une application de suivi du temps pour les appareils iOS et Android qui vous permet de suivre le temps à l'aide de la minuterie ou en saisissant l'heure manuellement.

3. Démarrer le chronomètre

Lorsque vous êtes prêt à commencer le suivi du temps, cliquez simplement sur le bouton Start Timer. Vous pouvez régler la minuterie pour suivre la durée en heures et en minutes ou les heures de début et de fin.

Pendant que la minuterie fonctionne, vous pouvez remplir des détails supplémentaires tels que le nom de votre client et ce sur quoi vous travaillez. Si vous devez arrêter le chronomètre, cliquez simplement sur le bouton d'arrêt. Une fois que vous avez cliqué sur le bouton, FreshBooks récapitule le temps enregistré, tout en vous donnant également la possibilité de redémarrer le chronomètre si vous le souhaitez, une solution parfaite pour les interruptions ou lorsque vous devez commencer à travailler sur un autre projet.

Toute heure enregistrée à l'aide de la minuterie FreshBooks peut également être modifiée ou supprimée si nécessaire.

4. Enregistrer l'heure manuellement

Si vous préférez enregistrer votre temps manuellement, FreshBooks vous permet de suivre le temps quotidiennement, hebdomadairement ou mensuellement.

L'enregistrement manuel du temps est une excellente option pour créer une feuille de temps pour la paie ou si vos tâches sont assez routinières. Que vous utilisiez la minuterie ou que vous saisissiez le temps manuellement, une fois que vous avez terminé le suivi du temps, la facturation d'un client est une étape suivante simple et peut être effectuée directement à partir de l'écran de suivi du temps.

5. Générer une facture

Si vous suivez le temps pour créer une feuille de temps pour la paie, vous n'avez pas à vous soucier de générer une facture. Cependant, si vous suivez les heures à des fins de facturation, cliquez simplement sur le bouton Générer une facture pour commencer à créer une facture FreshBooks.

Une fois que vous avez fait cela, choisissez simplement le client que vous souhaitez facturer, définissez un tarif standard pour votre temps et choisissez le format que vous souhaitez utiliser sur la facture.

Une fois vos choix effectués, cliquez sur Ajouter à la facture, et vous pourrez alors accéder à votre facture complète.

Votre facture remplie est maintenant prête à être enregistrée et imprimée ou envoyée à votre client par e-mail. Tout temps enregistré dans FreshBooks peut également être marqué comme non facturable. Par exemple, si vous suivez le temps des employés ou si vous voulez simplement savoir à quoi vous consacrez votre temps, vous pouvez marquer le temps suivi comme non facturable, afin qu'il n'apparaisse pas sur une facture.

Le suivi précis de votre temps est important

Que votre petite entreprise ait besoin de suivre le temps à des fins de paie ou une facturation client plus précise, FreshBooks peut vous aider. Conçu pour la flexibilité, FreshBooks vous permet d'enregistrer votre temps quotidiennement, hebdomadairement ou mensuellement, ou en utilisant la minuterie intégrée. FreshBooks peut également générer automatiquement une facture pour un client à tout moment pendant le processus de suivi du temps.

Le suivi du temps FreshBooks n'inclut pas de fonctionnalités avancées de gestion du temps telles que le blocage du temps ou la gestion du flux de travail, mais il offre aux propriétaires de petites entreprises un moyen de gérer leur temps plus facilement et à moindre coût.

Bien qu'il existe de nombreuses alternatives de premier ordre, il est probable qu'elles ne vous fourniront pas la capacité de suivi du temps que l'on trouve dans FreshBooks. Si vous êtes propriétaire d'une petite entreprise et que vous avez du mal à suivre avec précision votre temps ou celui de vos employés, envisagez de consulter la version d'essai de FreshBooks, qui vous permet d'essayer l'application avant de l'acheter.