Comment enregistrer une provision pour créances douteuses

Les créances irrécouvrables font partie de la conduite des affaires. Pour que vos états financiers restent exacts, il est utile de créer une provision pour créances douteuses.

Une provision pour créances douteuses est un compte de contre-actif utilisé par les entreprises pour estimer le montant total des biens et services vendus pour lesquels elles ne s'attendent pas à recevoir de paiement. Située sur votre bilan, la provision pour créances douteuses sert à compenser le solde de votre compte débiteur.

Qu'est-ce qu'une provision pour créances douteuses (ADA) ?

En tant que propriétaire de petite entreprise, vous faites un acte de foi géant chaque fois que vous accordez un crédit à vos clients. Même avec l'analyse la plus rigoureuse de la capacité de paiement d'un client, il arrivera un moment où un client (ou deux) ne paiera pas ce qu'il doit.

Et bien que les soldes de comptes irrécouvrables puissent être radiés à la fin de l'année, à des fins comptables, il est préférable de comptabiliser les dépenses pour créances irrécouvrables à l'avance en utilisant la provision pour créances douteuses (ADA) plutôt que d'annuler un grand nombre de créances irrécouvrables à l'année. fin.

C'est à cela que sert la provision pour créances douteuses. L'ADA est un compte de contre-actif, ce qui signifie qu'il fonctionne pour compenser le compte auquel il est associé. Étant donné que la provision pour créances douteuses est utilisée avec votre compte débiteur, l'ADA s'efforce de réduire le solde de vos comptes débiteurs.

La provision pour créances douteuses est facilement gérée à l'aide de n'importe quel logiciel de comptabilité courant. Pour ceux d'entre vous qui utilisent des journaux comptables manuels, vous devrez effectuer les entrées appropriées dans vos journaux pour gérer correctement les totaux ADA.

Qui utilise la provision pour créances douteuses (ADA) ?

Si vous utilisez la méthode de comptabilité d'exercice, vous devriez utiliser la provision pour créances douteuses dans votre entreprise.

Même si vous êtes en affaires depuis moins d'un an et que vous ne disposez d'aucune information historique pour vous aider à estimer le montant qui doit être enregistré dans un ADA, une estimation prudente vaut mieux que rien, et vous pouvez ajuster les totaux comme plus historiques. les données deviennent disponibles.

Et parce que le solde de la provision pour créances douteuses réduit ou compense le solde de vos comptes clients, l'utilisation de ce compte d'actif de contrepartie contribuera à des états financiers plus précis.

Si vous avez beaucoup d'activité sur vos comptes clients, il est utile d'ajuster votre solde ADA tous les mois, mais si l'activité est limitée, un ajustement trimestriel devrait suffire.

Comment estimer la provision pour créances douteuses (ADA)

Il existe une variété de méthodes de provision qui peuvent être utilisées pour estimer la provision pour créances douteuses. Bien que la base historique soit probablement la méthode d'allocation la plus précise, les nouvelles entreprises devront probablement faire une "meilleure estimation" prudente jusqu'à ce qu'elles aient une base qu'elles puissent utiliser.

1. Classement des risques

La méthode de classification des risques suppose que vous ayez une connaissance préalable de l'historique de paiement du client, soit par le biais de votre analyse de crédit initiale, soit en exécutant un rapport de crédit. L'analyse du risque peut vous donner des informations supplémentaires sur les clients susceptibles de ne pas payer.

2. Pourcentage historique

Peut-être la méthode la plus efficace, le pourcentage historique utilise les totaux des créances irrécouvrables passées pour prédire votre ADA pour l'année en cours. Par exemple, si l'année dernière le solde de vos comptes clients était de 40 000 $ et que vous aviez 4 000 $ de créances irrécouvrables, vous pouvez utiliser ces informations pour prédire le total des créances irrécouvrables pour l'année en cours.

3. Pourcentage des ventes

Peut-être la meilleure méthode pour les nouvelles entreprises sans historique de paiement client valide, vous calculez simplement un pourcentage de vos comptes clients en tant que compte douteux, en réexaminant périodiquement le pourcentage pour déterminer à quel point votre estimation était proche (ou non), et faites les ajustements nécessaires pour la période comptable à venir.

Exemples de provision pour créances douteuses (ADA)

Voici quelques exemples de calcul de votre provision pour créances douteuses.

Exemple ADA 1

L'année dernière, 10 % du solde de vos comptes clients s'est soldé par une créance irrécouvrable. Depuis, vous avez amélioré le filtrage des clients et mis en place de meilleures procédures de recouvrement.

Avec des ventes estimées à 60 000 $ pour l'année, vous déterminez que votre provision pour créances douteuses devrait être de 5 %. Le calcul pour déterminer l'ADA serait :

60 000 $ x 5 % =3 000 $

Pour enregistrer la provision de 3 000 $ pour créances douteuses, vous devrez remplir l'écriture de journal suivante :

Date	Compte	Débit	Crédit
31/01/2020	Dépenses pour créances irrécouvrables	3 000 $
31/01/2020	Allocation pour créances douteuses		3 000 $

Le compte de dépenses pour créances irrécouvrables est le seul compte qui impacte votre compte de résultat en augmentant les dépenses. Toutes les autres activités liées à la provision pour créances douteuses n'auront d'impact que sur votre bilan.

L'enregistrement de l'écriture de journal ci-dessus compensera le solde de vos comptes débiteurs actuels de 3 000 $. Par exemple, si le solde actuel de vos comptes débiteurs est de 8 000 $, la valeur réelle du compte serait de 5 000 $.

N'oubliez pas que la provision pour créances douteuses n'est qu'une estimation. Ce n'est que lorsqu'un client ne respecte pas son solde dû que vous devrez ajuster à la fois le solde ADA et le solde des comptes débiteurs avec l'écriture de journal suivante.

Par exemple, à la fin de l'année, vous déterminez que vous n'êtes pas en mesure de recouvrer une facture de 1 000 $, ce qui vous oblige à effectuer l'écriture de journal suivante.

Date	Compte	Débit	Crédit
31/12/2020	Allocation pour créances douteuses	1 000 USD
31/12/2020	Comptes clients		1 000 USD

Cette entrée réduit de façon permanente le solde des comptes clients dans votre grand livre général, tout en réduisant également la provision pour créances douteuses.

Exemple ADA 2

En utilisant la méthode du pourcentage des ventes, lors de l'examen de vos comptes clients actuels, vous estimez que 15 % de vos comptes clients actuels seront irrécouvrables. Si le solde actuel de vos comptes débiteurs est de 25 000 $, vous calculez le solde de l'ADA comme suit :

25 000 $ x 15 % =3 750 $

À la fin de l'année, vous déterminez que 2 000 $ sur les 3 750 $ sont irrécouvrables et doivent être radiés. Vous pouvez le faire avec l'écriture de journal suivante :

Date	Compte	Débit	Crédit
31/12/2020	Allocation pour créances douteuses	2 000 $
31/12/2020	Comptes clients		2 000 $

Un mois plus tard, après que les fonds ont été radiés, l'un de vos clients effectue un paiement de 1 500 $. La première écriture de journal réduit la provision pour créances douteuses tout en augmentant le solde de vos comptes clients.

Date	Compte	Débit	Crédit
31/12/2020	Comptes clients	1 500 $
31/12/2020	Allocation pour créances douteuses		1 500 $

Pour enregistrer le paiement lui-même, vous devez alors débiter de l'argent et créditer les comptes clients.

Date	Compte	Débit	Crédit
31/12/2020	Espèces	1 500 $
31/12/2020	Comptes clients		1 500 $

La provision pour créances douteuses est-elle importante pour votre entreprise ?

Si vous ne vendez pas aux clients à crédit, il n'est pas nécessaire d'utiliser la provision pour créances douteuses. Mais si vous le faites, vous aurez forcément une créance irrécouvrable, et la façon la plus précise de comptabiliser correctement cette créance irrécouvrable est d'utiliser un compte d'actif de contrepartie pour estimer ce que vous pensez que vos totaux seront pour l'année.

L'utilisation de la provision pour créances douteuses est particulièrement importante pour maintenir l'exactitude des états financiers, ce qui devrait être important pour tout propriétaire d'entreprise, quelle que soit la taille de votre entreprise.

L'utilisation de la provision pour créances douteuses vous permet de créer des états financiers qui offrent une représentation plus précise de votre entreprise.

Il existe plusieurs méthodes que vous pouvez utiliser pour estimer votre provision pour créances douteuses. Quelle que soit la méthode que vous choisissez, si vous offrez un crédit à vos clients, vous devriez commencer à utiliser ce compte de contre-actif dès aujourd'hui.