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Comment calculer l'équivalent temps plein (ETP)

L'équivalent temps plein (ETP) est une méthode utilisée pour déterminer le nombre d'employés à temps plein que vous employez actuellement. FTE additionne tous vos employés à temps partiel pour créer des employés FTE.

L'équivalent temps plein, ou ETP, est une mesure utilisée pour déterminer le nombre d'employés à temps plein et à temps partiel dont vous disposez actuellement. Chaque ETP équivaut au nombre d'heures travaillées par vos employés à temps plein.

Afin de déterminer le nombre d'ETP créés par vos employés à temps partiel, vous devez additionner leur nombre d'heures travaillées et le diviser par le nombre d'heures d'une semaine de travail à temps plein.

Par exemple, si votre semaine de travail à temps plein est de 40 heures et que vous avez deux employés à temps partiel qui travaillent 20 heures par semaine, lorsque leurs heures sont additionnées, ils créent un ETP.

Présentation :qu'est-ce qu'un employé ETP ?

Si vous employez actuellement des employés à temps plein et à temps partiel, vous devez déterminer combien d'employés ETP vous avez. Un employé ETP n'est pas nécessairement un employé unique; il peut s'agir d'une combinaison de plusieurs salariés à temps partiel qui, lorsque leurs heures sont additionnées, créent un équivalent temps plein, ou ETP.

Le calcul des ETP peut être utile pour budgétiser les besoins actuels et futurs en main-d'œuvre. Cela permet également aux employeurs d'examiner le nombre total d'heures travaillées dans l'entreprise plutôt que de se limiter au nombre d'employés à temps plein et à temps partiel.

Les employeurs doivent également calculer les ETP afin de se conformer à certaines lois et programmes fédéraux, notamment :

  • Loi sur les soins abordables (ACA) : L'ACA exige que les petites entreprises comptant au moins 50 ETP au cours de l'année précédente fournissent une assurance maladie essentielle et abordable à leurs employés. Si votre entreprise compte moins de 50 ETP, vous aurez la possibilité de demander un crédit d'impôt pour petite entreprise de 50 % si vous choisissez d'offrir une assurance maladie à vos employés.
  • COBRA : COBRA est un programme fédéral qui oblige certains employeurs qualifiés à fournir la continuation de l'assurance maladie aux employés et à leurs personnes à charge à la fin de leur emploi. L'offre COBRA n'est requise que si vous fournissez actuellement un régime d'assurance maladie à vos employés et que vous avez employé au moins 20 ETP au cours de l'année civile précédente.

Le calcul des ETP est également requis pour toute petite entreprise qui travaille actuellement avec le gouvernement fédéral à titre professionnel, car la soumission d'un rapport ETP est une partie obligatoire de la plupart des contrats du gouvernement fédéral.

Comment calculer l'équivalent temps plein (ETP)

Le calcul de l'équivalent temps plein pour votre entreprise peut prendre beaucoup de temps si vous traitez actuellement votre paie et vos avantages sociaux manuellement.

Lors du calcul de l'ETP, assurez-vous que vos données de paie sont facilement accessibles puisque vous aurez besoin de ces informations pour effectuer vos calculs. L'ensemble du calcul sera beaucoup plus fluide si vous utilisez un logiciel de paie ou un fournisseur de services de paie, car vous pouvez utiliser vos rapports de paie pour obtenir les informations nécessaires.

Étape 1 :Créer une liste de tous les employés et de leurs heures travaillées

Cela peut être fait manuellement ou en utilisant les rapports de paie disponibles auprès de votre fournisseur de services de paie.

Une fois que vous avez une liste d'employés, vous devrez déterminer combien d'heures chaque employé travaille chaque semaine. Alors que les employés à temps plein travaillent généralement les mêmes heures chaque semaine, les heures des employés à temps partiel peuvent varier d'une semaine à l'autre, alors assurez-vous de regarder chaque semaine pour voir les heures réelles travaillées.

Pour notre exemple d'entreprise, nous dirons que nous avons les employés suivants :

Employé Heures travaillées par semaine
Angela Administrateur 40
Barbara Comptable 40
Donald Livreur 25
Hannah Ressources Humaines 40
Responsable du bureau d'Olivier 25
Pierre Programmeur 30

Une fois que vous avez terminé votre liste, vous pouvez passer à l'étape suivante.

Étape 2 :Déterminer ce qui est considéré comme un emploi à temps plein

L'emploi à temps plein varie d'une entreprise à l'autre. Certains employeurs considèrent que tout ce qui dépasse 35 heures par semaine est à temps plein, tandis que d'autres exigent que les employés travaillent 40 heures par semaine pour être considérés comme à temps plein.

Aux fins de nos calculs, nous supposerons que l'entreprise de l'échantillon considère 40 heures par semaine d'emploi à temps plein. Vous aurez besoin de connaître le bon chiffre pour votre entreprise afin de calculer correctement les ETP.

Étape 3 :Calculez les heures travaillées par les employés pour le mois

Tout d'abord, additionnez toutes les heures travaillées à temps plein pendant la semaine. L'entreprise échantillon compte actuellement trois employés à temps plein :

3 x 40 =120 heures par semaine

Ensuite, vous ajouterez votre employé à temps partiel qui travaille 30 heures par semaine au total :

30 x 1 =30 heures par semaine

Enfin, vous ajouterez vos deux employés à temps partiel qui travaillent chacun 25 heures par semaine :

25 x 2 =50 heures par semaine

Une fois toutes les heures des employés comptabilisées, vous pouvez compléter cette étape en ajoutant toutes les heures travaillées pour la semaine.

120 + 30 + 50 =200

Cela signifie que, combinés, vos employés à temps plein et à temps partiel travaillent 200 heures par semaine.

Étape 4 :Séparez les heures à temps partiel

Maintenant que vous avez calculé toutes les heures de vos employés pour la semaine, vous êtes prêt à calculer vos ETP totaux. Pour ce faire, vous devrez séparer vos trois employés à temps partiel du nombre total d'heures travaillées par semaine et calculer leur nombre total d'heures séparément :

30 + 50 =80 heures travaillées à temps partiel par semaine

Lorsqu'elles sont additionnées, les heures de vos trois employés à temps partiel équivalent à 80 heures.

Nous avons déjà déterminé que, dans cette entreprise échantillon, un employé équivalent temps plein, ou ETP, travaille 40 heures par semaine. Afin de calculer les heures ETP pour vos employés à temps partiel, vous effectuerez le calcul suivant :

80 (heures à temps partiel) ÷ 40 (heures à temps plein) =2 ETP

Cela indique que les heures combinées de vos trois employés à temps partiel (80 heures), divisées par votre semaine normale de travail à temps plein (40 heures), équivaut à deux ETP.

N'oubliez pas que votre calcul changera en fonction de l'agence ou du programme pour lequel vous calculez les ETP, car les différentes agences et programmes gouvernementaux ont des exigences de calcul différentes.

Par exemple, si vous remplissiez un calcul ETP à des fins de déclaration ACA, vous devrez diviser le nombre total d'heures travaillées par les employés à temps partiel par 30 au lieu de 40, car l'IRS considère tout ce qui dépasse 30 heures par semaine à temps plein. emploi.

De plus, comme Peter Programmer travaille 30 heures par semaine, selon le calcul de l'ACA, il serait considéré comme un employé à temps plein plutôt qu'un employé à temps partiel, comme il l'était dans le premier exemple.

Si vous calculez les ETP pour déterminer l'éligibilité COBRA, vous pouvez baser votre calcul sur les exigences à temps plein établies par votre entreprise plutôt que sur la norme de 30 heures par semaine imposée pour les calculs ACA.

Étape 5 :Ajoutez le total de vos employés à temps plein à votre total d'ETP

Maintenant que vous avez déterminé que vos trois employés à temps partiel équivalent à deux ETP, vous pouvez ajouter ce nombre à votre total d'employés à temps plein pour déterminer le total final en ETP pour votre entreprise. Dans ce cas, le total est de cinq :deux ETP de vos employés à temps partiel et trois ETP de vos employés à temps plein.

Ce processus doit être répété pour chaque semaine de paie tout au long de l'année. Si vos employés travaillent le même nombre d'heures chaque semaine, le processus de calcul sera simple.

Cependant, si votre entreprise modifie régulièrement les heures de ses employés à temps partiel, ajoute du personnel supplémentaire pendant certains mois ou licencie du personnel pendant les périodes creuses, vous devrez vous assurer de prendre en compte tous ces changements dans votre nombre final d'ETP, ce qui doit être basé sur les totaux de l'année précédente.

Votre nombre d'ETP est important

Étant donné que de nombreux organismes gouvernementaux utilisent les ETP pour déterminer l'admissibilité à certains programmes, il est important que vous ou votre administrateur d'avantages calculiez correctement vos employés équivalents à temps plein. Le nombre d'ETP de votre entreprise peut également avoir une incidence sur vos impôts professionnels, car de nombreux programmes offrent des déductions fiscales en fonction du nombre d'ETP employés par votre entreprise.

Pour toutes ces raisons, il est important que vous appreniez à calculer avec précision les employés en équivalent temps plein.