Un guide pour débutants sur les paiements par TEF

Les paiements par TEF ou transferts électroniques de fonds sont conçus pour transférer de l'argent entre des comptes bancaires à l'aide d'un réseau informatisé.

Les transactions EFT sont conçues pour transférer un paiement électroniquement d'une institution bancaire à une autre.

Les paiements par TEF sont un bon moyen d'éliminer le besoin d'imprimer et d'envoyer des chèques papier aux fournisseurs, et peuvent également fournir à vos clients un moyen simple et rapide de payer leur facture. Quel que soit le type de comptabilité utilisé par votre entreprise, vous pouvez tirer parti des paiements par TEF.

Présentation :Qu'est-ce qu'un paiement par TEF ?

En 1978, les États-Unis ont adopté l'Electronic Fund Transfer Act, qui a contribué à établir les droits des consommateurs et des participants lorsqu'ils s'engagent dans des activités de transfert électronique de fonds.

Les paiements par TEF transfèrent des fonds entre des comptes à l'aide d'un réseau informatisé. Ils peuvent être effectués à partir d'un compte dans une institution financière vers un autre compte dans cette même institution ou ils peuvent être effectués entre deux institutions différentes.

Les paiements par TEF sont utiles pour les entreprises comme pour les particuliers, car ils éliminent le besoin d'écrire un chèque ou d'utiliser de l'argent liquide pour payer une dépense d'entreprise. Les paiements par TEF sont souvent appelés paiements électroniques, chèques électroniques, services bancaires électroniques ou virements bancaires électroniques.

Paiements EFT et paiements ACH :quelle est la différence ?

Le réseau Automated Clearing House (ACH) est un système utilisé pour transférer de l'argent entre deux institutions financières. En fait, ACH relie toutes les institutions financières américaines afin que le transfert d'argent entre institutions soit sûr et facile.

Les paiements ACH sont effectués quotidiennement par lots, les transferts entre institutions prenant généralement entre 1 et 4 jours, selon les banques impliquées dans la transaction. Tous les paiements ACH sont considérés comme une transaction EFT, mais toutes les transactions EFT ne sont pas considérées comme un paiement ACH.

Les paiements ACH sont le plus souvent utilisés pour les dépôts directs et les paiements directs, qui comprennent le paiement programmé des dépenses d'exploitation telles que le loyer, les services publics et les dépenses salariales. Et si vous payez actuellement vos employés par dépôt direct, cela est également considéré comme un paiement ACH.

La plus grande différence entre EFT et ACH est peut-être que les paiements qui utilisent le réseau ACH sont vérifiés via un système de traitement par lots avant la fin du transfert.

Ce processus peut prendre entre 1 et 4 jours, selon l'institution bancaire. Les grandes banques ont tendance à traiter les transactions ACH plus rapidement que les petites banques locales et les coopératives de crédit.

D'autre part, le temps de traitement du TEF pour les transactions telles que les paiements par carte de débit et les retraits aux distributeurs automatiques de billets est traité immédiatement et, bien que plus rapide, est également considéré comme moins sécurisé.

Types de paiements par TEF

Voici tous des exemples de paiements par TEF :

• Dépôt direct : Si vous payez vos employés par dépôt direct, il s'agit d'un paiement par TEF. Afin de payer vos employés par dépôt direct, vous devrez obtenir leurs informations bancaires, y compris leur numéro de compte bancaire et leur numéro d'acheminement bancaire. Tous les dépôts directs passent par le système ACH.
• Transactions aux guichets automatiques : Chaque fois que vous utilisez un guichet automatique pour retirer de l'argent, transférer des fonds entre vos comptes ou effectuer un dépôt, vous utilisez le système EFT.
• Virements électroniques :bien qu'ils ne soient pas utilisés aussi fréquemment que par le passé, les virements électroniques peuvent rapidement transférer de l'argent entre les institutions financières. Les virements bancaires n'utilisent pas le réseau ACH.
• Transactions par carte de débit  :Chaque fois que vous faites le choix de payer en magasin avec votre carte de débit, vous utilisez le système EFT.
• Paiement fournisseur : Vous pouvez également utiliser les paiements par TEF pour payer vos fournisseurs. Traité un peu comme le dépôt direct, vous devez obtenir des informations bancaires auprès du fournisseur afin de traiter ses paiements, qui, comme le dépôt direct, passeront par le système ACH.

Comment fonctionnent les paiements par TEF ?

N'oubliez pas que même si toutes les transactions ACH sont des TEF, tous les TEF ne passent pas par le réseau de la chambre de compensation automatisée. Nous allons examiner deux transactions, le dépôt direct des employés et un achat par carte de débit pour voir la différence de traitement.

1. Dépôt direct

Étant donné que les dépôts directs sont des transferts de fonds électroniques qui passent toujours par le réseau ACH, vous devrez obtenir le nom de la banque, le numéro de compte et le numéro d'acheminement bancaire d'un employé, ainsi que le type de compte.

Une fois ces informations reçues, vous pouvez configurer les détails du dépôt direct avec votre propre compte bancaire. Votre banque soumet ensuite la demande ACH, où elle est regroupée, puis transmise aux différents comptes figurant sur l'entrée d'origine.

Une fois que la banque réceptrice reçoit la demande, elle vérifiera que les fonds sont disponibles sur le compte d'origine. Lorsque le processus de vérification est terminé, la banque réceptrice crédite le compte du montant du dépôt direct.

Étant donné que les virements ACH sont vérifiés pour leur exactitude, ils prennent généralement entre 1 et 4 jours pour apparaître sur un compte, c'est pourquoi dans certains cas, le processus de dépôt direct doit être lancé jusqu'à 4 jours avant que les employés ne soient payés.

2. Achat avec une carte de débit

Chaque fois que vous allez au magasin et que vous décidez d'utiliser une carte de débit pour le paiement, vous utilisez un paiement par TEF. Cependant, votre paiement n'utilise pas le système ACH car il est instantané.

Le magasin n'a pas besoin de vos informations bancaires et vous n'avez pas besoin des informations bancaires du magasin pour les payer. Vous glissez votre carte, entrez votre code PIN et l'argent est transféré de votre compte vers le compte du magasin, sans aucune vérification (autre que votre code PIN) nécessaire.

Étant donné que les achats aux guichets automatiques et par carte de débit ne passent pas par le système ACH, la transaction est effectuée en temps réel sans le délai généralement constaté dans les transactions de dépôt direct ou de prélèvement automatique qui nécessitent des informations bancaires des deux côtés de la transaction.

Devez-vous utiliser les paiements par TEF dans votre entreprise ?

L'utilisation de paiements par TEF tels que le dépôt direct et le paiement direct pour les fournisseurs peut être bénéfique pour les petites entreprises. L'utilisation de ces paiements automatisés réduit la paperasserie, garantit que les fournisseurs et les employés sont payés à temps et élimine le besoin de créer des chèques papier.

Vous pouvez également accepter les paiements par TEF de vos clients en utilisant une option de paiement en ligne ou en fournissant à vos clients réguliers vos informations bancaires afin qu'ils puissent vous payer régulièrement.

Si vous utilisez régulièrement les paiements par TEF, vous devez mettre en place un processus pour vous assurer que toutes les transactions sont enregistrées dans votre grand livre en temps voulu.

Si vous utilisez un logiciel de comptabilité, vous pouvez probablement télécharger toutes les transactions bancaires dans votre grand livre. Si vous ne pouvez pas connecter votre banque à votre application logicielle, vous devrez effectuer des écritures de journal pour tous les paiements par TEF effectués et les dépôts reçus.

Si vous cherchez à passer à un logiciel de comptabilité pour votre petite entreprise, assurez-vous de consulter les avis sur les logiciels de comptabilité de The Ascent.