Comment fonctionne le processus des comptes fournisseurs en 5 étapes

Le traitement des comptes créditeurs fait partie du cycle comptable. En tant que propriétaire d'une petite entreprise, vous devrez prêter attention au cycle des comptes fournisseurs et apprendre le déroulement du processus des comptes fournisseurs.

Si vous êtes une très petite entreprise, il est probable que vous puissiez payer vos factures dès que vous les recevez. Cependant, si vous avez plusieurs factures à payer, vous les ajouterez probablement aux comptes créditeurs à payer à une date ultérieure.

Présentation :que sont les comptes fournisseurs ?

Les comptes créditeurs font référence à ce que vous devez pour les articles achetés à crédit. Chaque fois que vous achetez des biens ou des services, le montant que vous devez pour ces biens et services est ajouté au solde de vos comptes fournisseurs.

Étant donné que tous ces articles ou services ont été achetés à crédit, le montant étant dû et payable dans un délai précis, des frais de retard ou une pénalité peuvent être imposés si le montant n'est pas payé dans le délai convenu.

Les comptes créditeurs sont un compte de passif, donc si vous utilisez la comptabilité en partie double, toute augmentation de ce compte sera comptabilisée comme un crédit, avec un débit correspondant effectué sur un compte de dépenses.

Lorsque les éléments des comptes fournisseurs sont payés, le compte des comptes fournisseurs est débité, les espèces étant créditées.

Si vous vous souvenez des bases de la comptabilité, les comptes fournisseurs sont un compte permanent, donc vos écritures de clôture n'affecteront pas ce compte.

Comptes fournisseurs et comptes clients :quelle est la différence ?

Les comptes créditeurs et les comptes débiteurs sont des éléments essentiels du processus comptable. Les comptes créditeurs, comme expliqué ci-dessus, sont ce qui est dû aux fournisseurs ou aux prestataires de services pour les produits reçus ou les services rendus. Les comptes créditeurs sont considérés comme des passifs, car c'est de l'argent qui est dû.

D'autre part, les comptes débiteurs (A / R) sont de l'argent qui vous est dû pour des biens ou des services que vous avez fournis à crédit à vos clients. Les soldes des comptes clients sont considérés comme un atout, car ce nombre indique combien d'argent vous est dû par vos clients. Connaître ce nombre entre en jeu lorsque vous approfondissez vos connaissances commerciales en calculant le chiffre d'affaires de vos comptes clients.

Fonctionnement du processus des comptes fournisseurs

La bonne procédure de comptes fournisseurs commence par un bon plan comptable, qui vous permet de reporter vos dépenses sur le bon compte. Le processus est terminé lorsque vous émettez un chèque ou un paiement électronique au fournisseur pour le montant dû au plus tard à la date d'échéance indiquée.

Si vous avez l'habitude de gérer vos propres factures personnelles, vous ne devriez avoir aucun problème à passer au processus des comptes fournisseurs. Cependant, il y a quelques choses que vous devez faire pour préparer et traiter correctement les comptes fournisseurs.

Étape 1 :Créez votre plan comptable

La création d'un plan comptable qui fonctionne avec votre entreprise est l'une des choses les plus importantes que vous devrez faire avant de commencer à traiter les comptes fournisseurs. Votre plan comptable est l'endroit où résident toutes vos transactions comptables, et les comptes créditeurs ne font pas exception.

Bien que la plupart des applications logicielles de comptabilité incluent un plan comptable par défaut, assurez-vous d'ajouter des comptes supplémentaires afin de suivre correctement les dépenses de vos comptes fournisseurs. Vous pouvez également configurer votre plan comptable sur un tableur tel que Microsoft Excel.

Étape 2 :Configurer les détails du fournisseur

Si vous venez de démarrer votre entreprise, vous devrez probablement configurer vos fournisseurs. Que vous suiviez les transactions comptables à l'aide d'un tableur ou d'un logiciel de comptabilité, vous devrez enregistrer les détails du fournisseur.

Si vous utilisez un logiciel de comptabilité, vous pouvez configurer les détails du fournisseur directement dans l'application, y compris les conditions comptables ou de paiement fournies par le fournisseur. Ces termes comptables indiquent combien de temps le vendeur ou le fournisseur vous accorde pour payer votre facture. Les conditions de paiement courantes incluent :

• Réseau 10
• Net 30
• Net 60

Par exemple, si votre fournisseur vous envoie une facture avec des conditions de paiement de 30 nets et que la facture est datée du 15 décembre, vous devrez effectuer le paiement au plus tard le 14 janvier pour que le paiement ne soit pas considéré comme en retard.

Un autre délai de paiement couramment utilisé, en particulier chez les fournisseurs, est 2/10 Net 30. En utilisant la même date de facturation (15 décembre), ce terme signifie que si vous payez votre facture avant le 24 décembre, vous pouvez bénéficier d'une remise de 2 % sur le total. montant dû. Si vous ne payez pas avant le 24 décembre, le montant total de la facture est dû au plus tard le 14 janvier.

Un autre terme de paiement populaire est Due on Receipt. Si vous recevez une facture d'un vendeur ou d'un fournisseur qui indique Dû à réception, cela signifie que le paiement est dû immédiatement.

Étape 3 :Examen et saisie des détails de la facture

Une fois que vous recevez une facture d'un vendeur ou d'un fournisseur, vous ou votre comptable devez vérifier l'exactitude de la facture.

Si une facture concerne des produits commandés, assurez-vous de vérifier que les produits indiqués sur la facture ont tous été reçus. Si la facture concerne des services rendus, assurez-vous que les services ont été fournis comme décrit sur la facture. Il est important de compléter ce processus pour toute facture reçue.

Une fois cette opération terminée, vous pouvez commencer le processus de saisie des informations de facturation, soit dans vos comptes du grand livre, soit dans votre application logicielle. Si vous saisissez généralement tous les comptes créditeurs de votre entreprise, vous pouvez approuver les factures au fur et à mesure que vous les examinez.

Cependant, si vous employez un comptable, vous devrez fournir à cette personne des directives générales sur l'approbation des factures, ainsi que peut-être une limite en dollars que le commis peut approuver lui-même.

Une autre méthode que vous pouvez utiliser consiste à demander à votre commis de coder les factures avec les numéros de compte corrects, puis de vous envoyer les factures codées pour approbation. Cette méthode vous permet de visualiser les factures entrantes et de garantir leur exactitude tout en évitant les erreurs de paiement.

Une fois ce processus terminé, votre commis peut commencer à saisir les détails du paiement, tels que le numéro de facture, la date d'échéance de la facture et le montant dû.

Étape 4 :Examinez et traitez le paiement de toutes les factures dues

La meilleure façon de vous assurer que vos fournisseurs sont payés à temps est de consulter vos comptes créditeurs chaque semaine pour voir quels paiements sont dus. Que vous utilisiez un système de comptabilité manuel ou un logiciel de comptabilité, vous devrez revoir les dates d'échéance pour voir quelles factures doivent être payées.

Il existe de nombreuses méthodes que vous pouvez utiliser pour payer les factures. Vous pouvez rédiger un chèque, traiter les chèques à partir de votre logiciel de comptabilité, payer vos vendeurs et fournisseurs à l'aide d'une carte de crédit d'entreprise ou utiliser un mode de paiement électronique tel que ACH afin de payer vos fournisseurs en temps opportun.

Si vous payez vos fournisseurs par chèque, vous devriez probablement inclure une copie de la facture dans l'enveloppe avec le chèque. Vous voudrez également vous assurer que le numéro de facture figure sur tout type de versement afin de vous assurer que votre paiement est correctement enregistré.

Si vous payez par carte de crédit ou ACH, vous devez informer le vendeur du paiement.

Étape 5 :Répétez le processus chaque semaine

En mettant en place et en suivant un cycle hebdomadaire de comptes fournisseurs, vous pouvez réduire votre charge de travail à la fin du mois tout en évitant les retards de paiement et les frais de retard. Même si vous n'avez que quelques paiements fournisseur à effectuer, le traitement régulier des factures peut vous aider à gérer votre trésorerie.

Comment le logiciel de comptabilité aide-t-il le processus des comptes fournisseurs

Si vous ne traitez que deux ou trois factures fournisseur par mois, les traiter manuellement ne devrait pas être difficile. Mais même la plus petite entreprise a des factures récurrentes qui devront être traitées régulièrement. Si tel est le cas, l'utilisation d'un logiciel de comptabilité peut être d'une aide précieuse.

Meilleure gestion des fournisseurs

Vous n'aurez jamais à rechercher l'adresse d'un fournisseur ou d'un fournisseur, à vérifier les conditions de paiement ou même à rédiger des chèques à la main. À l'aide d'un logiciel de comptabilité, vous pouvez facilement gérer tous vos fournisseurs dans un emplacement central, savoir exactement qui est votre interlocuteur pour chaque fournisseur et être assuré que votre paiement est enregistré au fur et à mesure de son traitement.

Vous pourrez également voir combien vous avez payé à chaque fournisseur sur une période donnée, ce qui peut grandement aider à la gestion des dépenses.

Les paiements peuvent être effectués automatiquement

Plus besoin de sortir le carnet de chèques pour rédiger des chèques, puis de les enregistrer pour vos dossiers. Si vous utilisez un logiciel de comptabilité, vous pouvez entrer les détails de la facture, le montant dû et la date d'échéance, et choisir de payer ces factures lorsque le paiement est dû. Vous disposez également d'une variété d'options de paiement, y compris un chèque standard, un paiement par carte de crédit ou un transfert ACH.

Les dépenses seront enregistrées correctement

Lorsque vous utilisez un logiciel de comptabilité, vous ou votre commis pouvez coder la facture dans le compte de dépenses approprié. Ce processus vous permet de mieux gérer votre argent. Par exemple, si vous vous demandez combien vous avez dépensé en services publics pour l'année, accédez simplement au compte de dépenses en services publics pour afficher le total.

Les paiements seront effectués à temps

Personne ne veut être en retard pour effectuer un paiement. Le logiciel de comptabilité signalera les paiements qui sont dus bientôt, vous assurant ainsi de les voir avec suffisamment de temps pour les payer. En utilisant les systèmes manuels, vous êtes seul responsable de la consultation de votre grand livre manuel ou de votre feuille de calcul pour voir quels paiements sont dus.

Encore une fois, si vous n'avez que quelques fournisseurs à payer, ce n'est peut-être pas un problème, mais même si vous ne devez payer que cinq fournisseurs par mois, votre vie sera beaucoup plus facile si vous utilisez un logiciel de comptabilité.

Les options d'audit et de création de rapports sont meilleures

Personne ne veut être audité, mais si jamais vous l'êtes, vous aurez une piste d'audit solide à l'aide d'un logiciel de comptabilité, de l'approbation initiale au processus de paiement final de la facture. Vous pourrez également générer des états financiers plus précis, indispensables si vous demandez un crédit ou recherchez des investisseurs.

Les comptes fournisseurs ne se limitent pas au paiement des factures

La gestion de vos comptes fournisseurs fait partie du bon fonctionnement de votre entreprise. En mettant en œuvre un bon système de comptes fournisseurs dès le départ, vous pouvez éliminer les frais de retard coûteux, établir de précieuses relations commerciales et vous assurer que vos dépenses sont correctement comptabilisées.