Qu'est-ce que le traitement des factures ? Définition et comment traiter

Le traitement des factures implique le cycle complet de réception d'une facture fournisseur, l'approuver, fixer une date de remise, payer la facture, puis l'enregistrer dans le grand livre. C'est un aspect essentiel de la gestion d'une entreprise.

Lorsque les factures des fournisseurs ne sont pas payées à temps, il peut interrompre votre flux entrant de services, fournitures et matières premières et nuire à vos relations avec vos fournisseurs. Un ou deux paiements manqués peuvent être annulés, mais un retard continu nuira à votre entreprise.

Grâce aux avancées technologiques, des excuses comme « le chèque est dans le courrier » ne suffisent plus lorsqu'il s'agit de traiter les factures. Vos fournisseurs savent que la plupart des entreprises utilisent un certain type de système automatisé pour recevoir et enregistrer leurs factures et mettre ces factures dans le pipeline de paiement.

Lorsque vos fournisseurs ne reçoivent pas les paiements à temps, ils prendront des mesures pour protéger leurs bilans.

Qu'est-ce que le traitement des factures ?

Le suivi et le paiement des factures fournisseurs, Le traitement des factures est la série d'étapes qui se déroulent à partir du moment où une facture fournisseur est reçue jusqu'à ce qu'elle soit payée et enregistrée dans le grand livre.

Si une facture est reçue par courrier, sous forme de PDF joint à un e-mail, ou sous forme de facture électronique, les informations qu'il contient doivent d'abord être numérisées manuellement ou automatiquement dans votre système comptable. De là, la facture passe par un workflow d'approbation et de paiement spécifique.

Points clés à retenir

• Sans un workflow de traitement des factures efficace, les factures ne seront pas payées à temps.
• Vérifiez l'exactitude de toutes les factures des fournisseurs au fur et à mesure qu'elles sont reçues pour vous assurer que les biens ou services facturés ont été reçus.
• Acheminez les factures aux approbateurs appropriés avant de planifier leur paiement.
• S'il y a des écarts dans les montants facturés ou les quantités reçues, les traiter tôt dans le processus afin que les factures ne soient pas payées de manière incorrecte.
• Une fois la facture payée, il doit être inscrit dans le grand livre.

Workflow de traitement des factures

Il est important d'établir un workflow de traitement des factures efficace. A un niveau basique, ce flux de travail comprend :

Reçu de facture : Le service comptable vérifiera que le produit ou le service a été acheté. Il fera alors correspondre le montant facturé au montant figurant sur le bon de commande (PO) d'origine. S'il y a un écart dans les montants facturés (par rapport au bon de commande), le problème doit être résolu avec le fournisseur avant que la facture ne soit acheminée pour approbation.

Approbation de la facture : Si les informations sont correctes, la facture est ensuite acheminée pour approbation conformément aux politiques de l'entreprise.

Paiement de la facture :Une fois approuvé, la facture sera établie pour le paiement sur la base des conditions qui ont été négociées avec le vendeur. Dans certains cas, les entreprises peuvent choisir de payer une facture plus tôt afin de profiter d'une remise (par exemple, 1% net 10, ou une économie de 1% si vous payez la facture dans les 10 jours ou moins).

Avoir un flux de travail de traitement des factures établi pour rendre votre service des comptes fournisseurs plus efficace car il suit ce qui est dû aux fournisseurs, s'assurer que les paiements sont correctement approuvés et traiter les paiements. Des informations précises sur les comptes créditeurs sont essentielles pour produire un bilan précis.

Quand une facture peut-elle être traitée ?

Une facture peut être traitée pour paiement une fois que toutes les étapes ci-dessus ont été effectuées et que la facture a été approuvée et entrée dans le système.

Comment traitez-vous une facture pour le paiement?

Quelle est l'écriture de journal pour le traitement des factures ?

Une fois la facture fournisseur reçue, il doit être saisi dans le système comptable de votre entreprise. Inscrit au bilan au passif, le montant facturé devient un compte créditeur (AP) et est généralement compensé en tant que dépense sur le compte de résultat.

Comment saisir une facture dans le système de comptabilité fournisseurs en 5 étapes

Suivez ces cinq étapes simples pour saisir une facture dans le système de comptabilité fournisseurs :

1. Une fois la facture approuvée (en suivant les étapes décrites ci-dessus), inscrivez la facture au crédit du compte fournisseurs de votre grand livre.
2. Une fois entré, l'article est classé comme une « facture ouverte ».
3. Saisissez la date de paiement de la facture en fonction des conditions prédéterminées (pensez à saisir toutes les opportunités de remise qui ont été fournies).
4. Débiter le montant sur les comptes appropriés (la majorité des postes AP sont enregistrés en charges sur le compte de résultat, mais il existe des cas où une compensation peut être enregistrée sur des actifs payés d'avance ou des immobilisations).
5. Une fois qu'une facture ouverte a été payée, il est retiré des comptes créditeurs avec un débit et un crédit compensatoire à la trésorerie.

Automatisation du traitement des factures

Le traitement manuel des factures prend du temps, coûteux, et sujet aux erreurs. Recherche de niveau, estime que 50 % des entreprises doivent encore automatiser leurs processus de comptes fournisseurs, tandis que 24 % numérisent et envoient leurs factures par courrier électronique et 23 % s'appuient sur des processus manuels. Le coût associé à ces processus manuels est élevé :lorsqu'il en coûte environ 10 $ pour traiter manuellement une facture, cette dépense chute de 79 % à 2,07 $ par facture lorsque le logiciel d'automatisation du traitement des factures est mis en œuvre.

En automatisant le processus de gestion des factures, les équipes comptables sont capables de :

1. Traitez systématiquement les factures des fournisseurs plus rapidement et plus efficacement.
2. Évitez de perdre des factures et d'avoir à rechercher ou à retourner chez les fournisseurs pour obtenir une copie de ces documents.
3. Éliminez les frais de retard que les fournisseurs facturent lorsque les factures ne sont pas payées à temps.
4. Profitez des remises pour paiement anticipé que de nombreux fournisseurs proposent en échange du paiement des factures dans les 10 à 15 jours suivant leur réception.
5. Éradiquer la ressaisie manuelle des données sur plusieurs systèmes qui prend du temps, main-d'oeuvre et d'efforts.
6. Soutenez de bonnes relations avec les fournisseurs dans un monde où le prochain client est littéralement à un écran ou à un clic de souris.
7. Maintenez la chaîne d'approvisionnement en mouvement en vous assurant que les fournisseurs sont payés et que les matériaux/fournitures arrivent dans votre entreprise comme prévu.
8. Concentrez-vous sur des projets plus importants qui sont au cœur du succès de l'entreprise (par opposition aux tâches de saisie de données répétitives).

Logiciel d'automatisation du traitement des factures

Un logiciel de traitement automatisé des factures permet aux entreprises d'adopter une approche plus « sans intervention » de la gestion des comptes fournisseurs. Cela permet également de libérer les équipes comptables pour qu'elles se concentrent sur des tâches plus importantes. Les fonctionnalités clés du logiciel incluent un codage standardisé, workflows d'approbation automatisés, et des tableaux de bord qui montrent quels fournisseurs ont été payés, quelles factures sont réglées pour le paiement et lesquelles doivent encore être approuvées.

Certaines plateformes d'automatisation du traitement des factures s'intègrent directement aux plateformes ERP, ce qui contribue à augmenter l'exactitude et la rapidité des paiements. En simplifiant le processus des comptes fournisseurs, ces plates-formes logicielles aident les organisations à améliorer leur gestion de trésorerie et à accélérer le processus de clôture financière.