10 avantages clés de l'automatisation des points d'accès

Qu'est-ce que l'automatisation AP ?

Le logiciel d'automatisation des comptes fournisseurs (AP) permet aux entreprises de réduire les tâches manuelles et de libérer des flux de trésorerie. Vous pouvez soumettre des factures, gérez les approbations et traitez les paiements via une plate-forme unique avec des approbations rapides et une meilleure visibilité et un meilleur contrôle sur les processus et données financiers importants.

Quelque 55% des entreprises traitent les données financières manuellement, selon le rapport PayStream Advisors 2018 de PayStream Advisors. Ce traitement manuel prend du temps, nécessite du personnel coûteux et laisse place à des erreurs - et ce n'est que la pointe de l'iceberg en ce qui concerne les avantages.

10 avantages de l'automatisation des comptes fournisseurs (AP)

L'automatisation des processus de comptes fournisseurs ajoute de la valeur tout en libérant votre équipe pour qu'elle se concentre sur l'amélioration du back-office. Voici quelques-uns des principaux avantages de l'automatisation des points d'accès.

1. Gain de temps : Traditionnellement, les factures restaient sur les bureaux ou attendaient dans les boîtes de réception pour approbation. Le routage automatisé permet de réduire ces retards et de rationaliser le processus d'approbation. Des règles spécifiques peuvent être appliquées au workflow afin que la bonne personne reçoive automatiquement une facture au bon moment avec des rappels programmables. Les tableaux de bord donnent aux utilisateurs un niveau élevé, vue en temps réel du traitement des factures, réduire le temps qu'il faut pour rechercher un statut. Globalement, L'automatisation des points d'accès se traduit par environ 18 % de jours à payer en moins (DPO), selon le groupe Aberdeen. Cela équivaut à une économie d'environ 5,55 jours en moyenne.
2. Facturation à moindre coût : L'automatisation des processus métier économise les coûts de main-d'œuvre et réduit les coûts fixes, tels que les fournitures de bureau et les frais postaux pour le courrier interservices. Le coût mensuel moyen pour traiter 5, 000 factures manuellement est de 64 $, 500, selon les données du réseau APP2P. Traiter le même nombre de factures dans une opération automatisée coûterait environ 8 $, 850. Cela représente environ 85 % d'économies.
3. Précision améliorée : Opter pour l'automatisation AP se traduit par une réduction des erreurs. Le logiciel d'automatisation AP est conçu pour vous protéger de certaines des erreurs les plus courantes. Il n'est pas nécessaire de saisir manuellement les en-têtes de facture ou les données de ligne. Par ailleurs, les données de facturation sont validées par rapport aux informations du progiciel de gestion intégré (ERP), ce qui facilite la détection des paiements en double.
4. Aperçu amélioré : Avec des tableaux de bord complets, Le logiciel d'automatisation AP fournit une fenêtre claire sur le cycle de paiement. Il est facile de voir où se trouve une facture et qui contacter en cas de retard. Les données peuvent être importées et exportées avec un accès en temps réel, parfait pour le reporting et l'analyse, surtout en fin de cycle économique.
5. Protection contre la fraude : On estime que 81 % des entreprises ont été la cible de fraudes aux paiements en 2019, note l'enquête de l'AFP sur la fraude et le contrôle des paiements. Le logiciel d'automatisation AP peut aider votre entreprise à se prémunir contre la fraude en contrôlant quels employés ont accès à l'approbation des factures et au déblocage des paiements. Vous pouvez créer des workflows d'approbation avec plusieurs personnes et augmenter les chances d'attraper des factures frauduleuses avant que le paiement ne soit traité. Avec un tel système de gestion des processus en place, aucun employé n'est la seule personne chargée d'approuver les paiements. Cela permet non seulement de réduire les risques de fraude, mais cela vous aide également à vérifier les données manquantes ou incorrectes.
6. Transparence accrue des données : Des tableaux de bord améliorés facilitent le suivi de la productivité des employés, ce qui peut également être utile pour les évaluations des employés. Les responsables peuvent utiliser l'outil pour suivre les performances et la productivité des individus et des équipes.
7. Conservation des données à faible coût : L'IRS recommande de conserver les enregistrements jusqu'à sept ans. Les coûts de stockage pour toute cette paperasse peuvent s'additionner. Le coût annuel moyen pour entretenir un seul classeur standard à cinq tiroirs est de 2 $, 603,64 selon le département des technologies de l'information du Dakota du Nord. Pendant ce temps, un téraoctet entier de données coûte aussi peu que 6,99 $ par mois à maintenir.
8. Audit facile : Un logiciel d'automatisation AP complet peut vous aider dans la gestion des documents, ce qui peut être bénéfique pour l'audit. Le système relie tous les documents et messages impliqués dans chaque transaction, tout en faisant correspondre les factures avec les bons de commande et les reçus. Cette piste d'audit consultable réduit vos chances de perdre des documents importants. Il peut également vous aider à maintenir la conformité réglementaire pour les déclarations trimestrielles ou annuelles.
9. Intégration avec les systèmes existants : Le logiciel d'automatisation AP peut facilement s'intégrer à l'ERP de votre entreprise, bases de données et les principaux systèmes financiers. Il n'est pas nécessaire de se connecter et de se déconnecter de différentes applications ou de ressaisir les données dans plusieurs systèmes (et d'augmenter les risques d'erreur).
10. Remises pour paiement anticipé : La plupart des fournisseurs proposent des remises pour paiement anticipé. Et encore, selon l'Institute of Finance Management (IOFM), la plupart des entreprises capturent moins de 21 % de toutes les offres de remise pour paiement anticipé, et 12% des entreprises ne bénéficient d'aucune remise pour paiement anticipé. Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles ces réductions ne sont pas respectées. Pourtant, selon le rapport AP &Working Capital de PayStream Advisors, 31 % des personnes interrogées ont déclaré que l'acheminement manuel des factures pour paiement et approbation faisait obstacle à un escompte pour paiement anticipé.

Choisir une solution d'automatisation AP

Avant de commencer à acheter un logiciel d'automatisation AP, il est important de faire le point sur vos processus de comptes fournisseurs existants. Cela commence par une enquête auprès de votre équipe. Quels sont leurs points de douleur? À quels goulots d'étranglement sont-ils confrontés dans leurs interactions quotidiennes avec les AP ? De quoi auront-ils besoin pour atteindre leurs objectifs futurs ? Utilisez leurs réponses pour formuler une liste de fonctionnalités logicielles d'automatisation AP « indispensables ».

Une fois que vous avez recueilli les informations de votre équipe, il est temps d'évaluer votre paysage technologique actuel. Renseignez-vous auprès de votre équipe informatique :existe-t-il des exigences logicielles spécifiques qui méritent d'être notées ? Vous devrez également prendre en compte les intégrations système. Le principal d'entre eux est votre système ERP ; vous voulez réduire la double saisie de données. Vous pouvez également souhaiter intégrer votre système de gestion des dépenses ou votre logiciel de planification budgétaire.

Selon le nombre de systèmes existants dont vous disposez, vous trouverez peut-être que votre meilleur pari est d'opter pour un système d'automatisation autonome. Pourtant, si votre entreprise est nouvelle, ou vous cherchez à remplacer un logiciel, vous êtes mieux avec une suite d'approvisionnement qui inclut l'automatisation des points d'accès. Ce logiciel couvre tous les besoins d'approvisionnement, y compris la gestion des points d'accès et se compose de modules séparés qui peuvent être utilisés dans diverses combinaisons.

Gardez à l'esprit :la meilleure solution logicielle d'automatisation AP doit prendre en charge tous les scénarios possibles de comptes fournisseurs que votre entreprise peut rencontrer, ce que vous pouvez faire avec une plate-forme comme NetSuite qui intègre ces fonctionnalités. Faire vos devoirs peut vous aider à vous assurer que vous faites le bon choix pour le long terme.