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Qu'est-ce que les jours de déduction en souffrance (DDO) ?

Le nombre de jours de déduction en souffrance (DDO) est une mesure clé ou un indicateur de performance dans la gestion des déductions qui est utilisé pour démontrer l'efficacité d'une entreprise à résoudre les déductions. Il fait référence au nombre de jours pendant lesquels les comptes clients Les comptes clients (AR) représentent les ventes à crédit d'une entreprise, qui n'ont pas encore été récupérés auprès de ses clients. Les entreprises autorisent les praticiens à régler une déduction impayée. Pour calculer le DDO, le montant des retenues ouvertes est divisé par la valeur moyenne des retenues subies au cours d'une certaine période de temps.

Avec le temps, les litiges clients sont généralement difficiles à suivre, enquêter, et résoudre. Cela peut entraîner des déductions pour les clients, ce qui peut faire perdre beaucoup de revenus. Revenus (également appelés ventes ou revenus) et réduire les bénéfices.

Pour plusieurs entreprises, les pertes de revenus peuvent atteindre des millions de dollars chaque année. C'est pourquoi DDO est important. Il calcule dans quelle mesure une entreprise est en mesure de résoudre ses déductions ouvertes. L'équipe de gestion des retenues peut alors mettre en place les mesures nécessaires pour améliorer la situation.

Sommaire

  • Le nombre de jours de déduction en souffrance (DDO) est une mesure clé ou un indicateur de performance dans la gestion des déductions qui est utilisé pour démontrer l'efficacité d'une entreprise dans la gestion des déductions.
  • Les déductions des clients représentent généralement des bénéfices cachés et des fuites de revenus.
  • Le DDO peut être réduit grâce à un certain nombre de pratiques, comme l'adoption d'un workflow électronique, maintenir un référentiel central de données, à l'aide de détecteurs de validité, auto-correspondance, etc.

Comment interpréter les jours de déduction en souffrance

Un DDO inférieur est toujours souhaitable car il montre que l'équipe de gestion des déductions est efficace pour résoudre les déductions ouvertes dans un moment idéal. En revanche, une valeur DDO plus élevée indique que le processus de résolution des déductions est inefficace et doit être davantage rationalisé.

Un volume plus élevé de déductions non résolues est également un signe de lacunes dans le codage des déductions, la coopération, recherche, et résolution. Une organisation avec de nombreuses déductions non résolues ne sera pas rentable.

Causes d'un DDO plus élevé

1. Mauvaise communication interne

Si l'échange de données au sein des équipes internes est insuffisant, le suivi des retenues devient difficile. Une documentation inadéquate des feuilles de transaction aggrave la situation, augmentant ainsi le temps de résolution des déductions.

Certaines déductions peuvent ne pas être validées et rester ouvertes en raison d'un manque de documentation. Pour éviter un tel problème, une organisation devrait créer un référentiel de documents central pour assurer une récupération plus facile des documents et des feuilles de transaction relatives aux déductions.

2. Incohérences de facturation

Un client peut ne pas payer parce que le montant indiqué sur sa copie de la facture est incorrect. Dans ces cas, les clients ne devraient pas être victimisés par l'équipe des déductions. Pour éviter de tels problèmes, l'équipe de facturation et de facturation doit maintenir une bonne coordination interne avec l'équipe des déductions.

3. Contrôles de qualité inadéquats

Lorsque les équipes de logistique et de conformité ne parviennent pas à effectuer des contrôles de qualité adéquats, cela peut entraîner un manque de documentation. Le manque de documentation, comme les factures de fret, preuve de livraison, et connaissementConnaissement négociableUn connaissement négociable est un type de connaissement. Le chargement est l'action de charger un navire ou un navire avec une cargaison. Un connaissement négociable est, peut conduire les clients à réclamer des dommages-intérêts, pénuries, et des produits de mauvaise qualité. Par conséquent, les déductions resteront ouvertes.

Toute incongruité des équipes de logistique et de conformité rend la résolution des déductions ouvertes très difficile pour l'équipe des déductions. Des contrôles de qualité réguliers doivent être effectués.

Meilleures pratiques pour réduire les DDO

Vous trouverez ci-dessous quelques-unes des meilleures pratiques pour réduire considérablement les DDO :

1. Maintenir un référentiel central de données

Documents de sauvegarde des déductions, comme un connaissement, feuilles d'affaire, preuve de livraison, et les documents d'expédition, devrait avoir une source unique pour permettre à l'équipe des déductions et aux autres équipes de trouver plus facilement les informations dont elles ont besoin. Le maintien d'un référentiel de données central permet également de faciliter la collaboration interne.

2. Utilisation d'un prédicteur et d'un suivi de validité de déduction

Les analystes mettent généralement beaucoup de temps à isoler les déductions invalides de celles qui sont valides. En utilisant un prédicteur de validité de déduction, les déductions peuvent être validées automatiquement.

3. Adopter un workflow électronique

La visibilité de la communication interne entre l'équipe de gestion des déductions et les autres équipes peut être améliorée grâce à un workflow standardisé. Avec un workflow électronique, il y a moins besoin d'e-mails aléatoires entre les équipes internes lors de la gestion des commandes.

4. Automatisation du codage des motifs

L'équipe des déductions passe généralement beaucoup de temps à faire correspondre les codes de motif internes et clients. En automatisant l'ensemble du processus, l'équipe des déductions pourra disposer de suffisamment de temps pour se concentrer sur l'analyse des déductions.

5. Auto-correspondance

L'auto-correspondance peut être effectuée en créant des modèles prédéfinis pour différents scénarios d'e-mails de communication. Cela peut aider à fluidifier la communication. Il permet également aux analystes de se concentrer sur des tâches plus importantes, telles que l'analyse des déductions et la prise de décision de grande valeur.

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