Qu'est-ce que l'approvisionnement ? Les types,
L'approvisionnement a été un élément vital, partie transactionnelle de la conduite des affaires depuis presque aussi longtemps que le commerce existe. Bien que l'époque où les scribes traçaient les achats sur des rouleaux de papyrus soit révolue, le processus de sélection et d'achat minutieux des biens et services nécessaires aux opérations commerciales quotidiennes reste plus important que jamais. En permettant à l'entreprise d'obtenir de manière fiable les fournitures dont elle a besoin au moindre coût, l'approvisionnement peut avoir un impact direct sur les résultats.
Qu'est-ce que l'approvisionnement ?
L'approvisionnement englobe une gamme d'activités impliquées dans l'obtention de biens ou de services. Quel est le but de l'approvisionnement? En général, les équipes d'approvisionnement s'efforcent d'obtenir des fournitures à des prix compétitifs qui offrent le plus de valeur. Cependant, toutes les entreprises ne définissent pas les achats de la même manière. De nombreuses entreprises considèrent que l'approvisionnement englobe toutes les étapes, de la collecte des besoins commerciaux et de la recherche de fournisseurs au suivi de la réception des marchandises et à la mise à jour des conditions de paiement, tandis que d'autres définissent les achats comme un éventail plus restreint d'activités, comme émettre des bons de commande et effectuer des paiements.
Points clés à retenir
- L'approvisionnement est une fonction vitale de l'entreprise. Lorsqu'il est géré efficacement et bien fait, cela peut aider à augmenter la rentabilité de votre entreprise.
- Il comprend une gamme d'activités impliquées dans l'obtention de biens et de services, y compris l'approvisionnement, conditions de négociation, faire des achats, le suivi de la réception des fournitures et la tenue de registres.
- Il est important de surveiller et d'évaluer en permanence le processus d'approvisionnement pour améliorer les points faibles ou les inefficacités.
- La technologie peut réduire les coûts d'approvisionnement et les frais généraux administratifs en automatisant et en suivant les processus d'approvisionnement.
L'approvisionnement expliqué
Traditionnellement, certaines entreprises ont utilisé le terme approvisionnement comme synonyme d'achat. Mais maintenant, l'achat est souvent considéré comme une étape dans une plus grande, processus d'approvisionnement plus stratégique. Donc, qu'est-ce que l'approvisionnement exactement ?
L'approvisionnement comprend toutes les activités impliquées dans l'obtention des biens et services dont une entreprise a besoin pour soutenir ses opérations quotidiennes, y compris l'approvisionnement, conditions de négociation, acheter des articles, recevoir et inspecter les marchandises selon les besoins et tenir des registres de toutes les étapes du processus.
Pourquoi l'approvisionnement est-il important en entreprise ?
L'approvisionnement est une étape importante dans la compréhension des chaînes d'approvisionnement, car il aide une entreprise à trouver des fournisseurs fiables qui peuvent fournir des biens et des services à des prix compétitifs qui correspondent aux besoins de l'entreprise. C'est le cas si l'entreprise recherche des matières premières pour la fabrication, un fournisseur de services marketing ou de nouvelles fournitures de bureau.
Par exemple, si une entreprise a besoin d'un nouveau fournisseur pour fournir un service continu pour une durée indéterminée, comme une solution de sécurité de la messagerie électronique, le processus d'approvisionnement aide l'entreprise à choisir le fournisseur qui répond le mieux à toutes les exigences de l'entreprise à un prix raisonnable. Il permet à l'entreprise d'éviter de perdre du temps, de l'argent et des ressources précieuses face à un fournisseur inadéquat.
La réduction des coûts est un aspect important de l'amélioration de vos processus d'approvisionnement. Mais il est également essentiel d'identifier les fournisseurs qui fournissent la qualité des biens et des services dont l'entreprise a besoin et qui ont la capacité de livrer de manière fiable et un historique de le faire.
Types d'approvisionnement
Les achats peuvent être classés de plusieurs manières. Il peut être qualifié d'approvisionnement direct ou indirect, selon la façon dont l'entreprise utilisera les articles achetés. Il peut également être classé comme achat de biens ou de services en fonction des articles qui sont achetés.
- Achats directs fait référence à l'obtention de tout ce qui est nécessaire pour produire un produit final. Pour une entreprise manufacturière, cela comprend les matières premières et les composants. Pour un détaillant, il comprend tous les articles achetés auprès d'un grossiste pour les revendre aux clients.
- Achats indirects implique généralement des achats d'articles qui sont essentiels pour les opérations quotidiennes mais ne contribuent pas directement aux résultats de l'entreprise. Cela peut inclure n'importe quoi, des fournitures de bureau et du mobilier aux campagnes publicitaires, services de consultation et entretien d'équipements.
- Achats de biens se réfère en grande partie à l'achat d'articles physiques, mais il peut également inclure des éléments tels que des abonnements logiciels. L'approvisionnement efficace en biens repose généralement sur de bonnes pratiques de gestion de la chaîne d'approvisionnement. Il peut inclure à la fois des achats directs et indirects.
- Achats de services se concentre sur la fourniture de services axés sur les personnes. Selon l'entreprise, cela peut inclure l'embauche d'entrepreneurs individuels, travail occasionnel, cabinets d'avocats ou services de sécurité sur place. Il peut inclure à la fois des achats directs et indirects.
Types d'approvisionnement
Comment fonctionne l'approvisionnement
Le processus d'approvisionnement comporte généralement un certain nombre d'étapes. L'entreprise identifie des biens et/ou services particuliers dont elle a besoin, recherche les fournisseurs qui aideront l'entreprise à atteindre ses objectifs commerciaux, négocie les conditions et les coûts, puis achète et reçoit les articles pertinents.
Une petite entreprise peut avoir une seule personne chargée de l'approvisionnement de tous les biens et services. Les grandes entreprises peuvent disposer d'une équipe de personnes spécialisées dans les relations avec différents fournisseurs ou dans le soutien à des groupes commerciaux internes spécifiques. Pour certains articles, l'équipe peut avoir besoin de recueillir les commentaires de plusieurs groupes commerciaux différents afin de déterminer les exigences globales de l'entreprise.
Il est important de se rappeler que l'approvisionnement ne consiste pas en une série d'actes isolés - c'est un processus continu. Par exemple, les entreprises visent généralement à établir des relations avec des fournisseurs clés pour obtenir le meilleur service et les coûts les plus bas possibles, qui se traduisent en fin de compte par des marges bénéficiaires plus élevées. Les entreprises peuvent également avoir besoin d'effectuer des contrôles d'assurance qualité et des analyses de performance réguliers pour s'assurer que les fournisseurs répondent systématiquement aux attentes.
9 étapes du processus d'approvisionnement
Les processus d’approvisionnement varient fortement en fonction de la structure et des besoins de chaque entreprise, mais comprennent généralement les neuf étapes principales suivantes :
1. Identifiez les biens et services dont l'entreprise a besoin. D'abord, une entreprise doit identifier ses besoins pour un article ou un service spécifique. Il peut s'agir d'un nouvel article que l'entreprise n'a pas encore acheté, un réapprovisionnement de biens existants ou un renouvellement d'abonnement. Cette étape implique généralement d'explorer les moindres détails des besoins de l'entreprise, telles que les spécifications techniques précises, matériaux, numéros de pièces ou caractéristiques de service. À ce stade, c'est une bonne idée de consulter tous les départements commerciaux concernés par la décision d'achat pour s'assurer que les articles achetés reflètent avec précision les besoins de chaque département.
2. Soumettez la demande d'achat. Lorsqu'un employé ou un groupe d'entreprises a besoin de se procurer une quantité importante de nouvelles fournitures ou services, ils font une demande d'achat formelle (également appelée demande d'achat). Une demande d'achat informe l'entreprise qu'un besoin existe, généralement via les chefs de service, le personnel des achats ou l'équipe financière, ainsi que des spécifications telles que le prix, délai nécessaire, quantité et d'autres choses importantes que l'équipe d'achat doit garder à l'esprit. Le service qui supervise l'achat peut alors approuver ou refuser la demande d'achat. Si approuvé, l'équipe d'approvisionnement peut procéder à la sélection d'un fournisseur et à l'achat.
3. Évaluer et sélectionner les fournisseurs. Avec une liste claire des exigences et une demande d'achat approuvée, c'est le moment de trouver le meilleur fournisseur et de soumettre une demande de devis (RFQ) - c'est ce que l'équipe des achats envoie aux fournisseurs potentiels afin de recevoir un devis - il est important d'être le plus détaillé possible afin de pouvoir comparer des pommes aux pommes. L'évaluation des fournisseurs doit se concentrer non seulement sur le coût mais aussi sur la réputation, la vitesse, qualité et fiabilité. De nombreuses entreprises considèrent également l'éthique et la responsabilité sociale, puisque l'approvisionnement est souvent lié à l'identité de l'entreprise. Un détaillant qui se targue de la durabilité gagnerait à s'associer à des fournisseurs respectueux de l'environnement, par exemple.
4. Négocier le prix et les conditions. Une bonne pratique courante consiste à obtenir au moins trois devis de fournisseurs avant de prendre une décision. Examinez attentivement chaque devis et négociez si possible. Si vous devez vous retirer d'un accord, assurez-vous que vous avez des options alternatives concrètes. Une fois que vous vous êtes mis d'accord sur les conditions définitives, assurez-vous de les obtenir par écrit.
5. Créez un bon de commande. Remplissez un bon de commande (PO) et envoyez-le au fournisseur. Le bon de commande doit être suffisamment détaillé pour identifier les services ou les biens exacts nécessaires et pour permettre au fournisseur de remplir la commande.
6. Réceptionner et inspecter les marchandises livrées. Examinez attentivement les livraisons pour toute erreur ou dommage. Assurez-vous que tout est livré comme spécifié dans le bon de commande et que la qualité répond ou dépasse les attentes.
7. Effectuez une correspondance à trois. Les comptes fournisseurs doivent procéder à un rapprochement à trois en comparant le bon de commande, Bon de commande ou liste de colisage et facture. L'objectif est de s'assurer que les biens ou services reçus correspondent au bon de commande et d'empêcher le paiement de factures non autorisées ou inexactes. Mettez en évidence toute divergence entre les trois documents et résolvez les problèmes avant d'organiser le paiement.
8. Approuvez la facture et organisez le paiement. Si la correspondance à trois est exacte, approuver et payer la facture. Les entreprises doivent s'efforcer d'avoir un processus de paiement des factures cohérent via les comptes fournisseurs qui vérifie que les paiements correspondent au montant de la facture et à la date d'échéance. Un processus standardisé peut aider à garantir que les factures sont toujours payées à temps, ce qui peut éviter les frais de retard et établir de bonnes relations avec les fournisseurs.
9. Tenue de dossiers. Il est important de conserver des enregistrements pour l'ensemble du processus d'approvisionnement, de la demande d'achat à la négociation de prix, factures, les reçus et tout le reste. Ces enregistrements peuvent être utiles pour plusieurs raisons. Ils aident l'entreprise à réorganiser les marchandises au bon prix à l'avenir, ainsi que d'aider avec les processus de vérification et le calcul des taxes. Dégager, des enregistrements précis peuvent également aider à résoudre tout litige potentiel.
Étapes de l'approvisionnement
Les neuf étapes majeures du processus d'achat peuvent également être pensées en trois étapes distinctes :l'étape de sourcing, la phase d'achat et la phase de réception.
- Étape d'approvisionnement : Cela couvre les premières étapes au cours desquelles l'entreprise identifie ses besoins, crée une demande d'achat et évalue les fournisseurs. Même une fois les étapes initiales d'approvisionnement terminées, c'est une bonne pratique pour établir des relations solides avec les fournisseurs. Ils peuvent établir des bases pour que les fournisseurs apprennent des partenaires, améliorer les produits et les processus et développer la confiance.
- Étape d'achat : Cette étape comprend la négociation des conditions, créer des commandes et recevoir et inspecter des biens et des services.
- Étape de paiement : La comptabilité fournisseurs effectue un rapprochement à trois pour garantir l'exactitude des commandes et des factures. La facture peut alors être approuvée et le paiement est organisé. Enregistrements de toutes les factures, les commandes et les paiements doivent être conservés et soigneusement entretenus.
Cycle de vie des achats
Les organisations considèrent généralement les étapes du processus d'approvisionnement comme un cycle de vie. Cette perspective rappelle que toutes les tâches et étapes du processus d'approvisionnement se chevauchent et s'appuient les unes sur les autres et que le processus est continu. Un cycle de vie d'approvisionnement soigneusement pensé reconnaît également l'intégration entre le processus et l'entreprise dans son ensemble, y compris la nécessité de s'aligner sur les règles et procédures existantes de l'entreprise couvrant des domaines tels que la budgétisation. Le processus n'est pas toujours linéaire, et parfois des ajustements doivent être faits pour tenir compte d'une chaîne d'approvisionnement numérique dynamique avec des fournisseurs changeants, disponibilités et coûts.
Trois composantes de l'approvisionnement
Trois éléments clés travaillent ensemble pour que le processus d'approvisionnement se produise :les personnes, processus et de la paperasse.
- Personnes: Les gens sont généralement responsables d'initier ou d'autoriser chaque étape du processus d'approvisionnement. En plus des spécialistes des achats, les personnes impliquées incluent d'autres parties prenantes, tels que les comptes créditeurs et les groupes commerciaux qui demandent les biens et services. Le nombre de personnes impliquées dépend souvent de la valeur des biens et services; davantage de parties prenantes peuvent être impliquées dans la spécification et l'approbation des achats de grande valeur.
- Traiter: Un processus d'approvisionnement efficace peut aider une entreprise à réussir en réduisant les coûts et en garantissant que les fournitures arrivent lorsque l'entreprise en a besoin. Un processus bien conçu et méthodique contribue à promouvoir l'exactitude et la rapidité, car chaque personne impliquée sait exactement ce qu'elle doit accomplir et combien de temps elle dispose pour accomplir les tâches. En revanche, un processus d'approvisionnement désorganisé entraîne des inefficacités et des erreurs potentiellement coûteuses. Trop-payés, par exemple, peut avoir un impact sur les résultats, tandis que les retards de paiement affectent négativement les relations avec les fournisseurs.
- Formalités administratives: Il est important de conserver des enregistrements pour chaque étape du processus d'approvisionnement et de s'assurer qu'ils sont facilement accessibles. Ces enregistrements servent de réserve de connaissances organisationnelles sur les conditions de paiement et les performances des fournisseurs, aider l'entreprise à maintenir un processus d'approvisionnement efficace, même si le personnel chargé des achats change au fil du temps. En cas d'audit ou de litige, une entreprise doit pouvoir facilement suivre la piste papier ou électronique à chaque étape du processus d'approvisionnement.
Approvisionnement, Achats et Supply Chain :quelle différence ?
Les termes d'approvisionnement, achat, l'approvisionnement et la chaîne d'approvisionnement sont souvent utilisés de manière interchangeable. Cependant, il y a des distinctions importantes entre eux.
- Achats vs achats : Si l'approvisionnement implique l'achat, vous vous demandez peut-être :quelle est la différence entre l'achat et l'approvisionnement ? La réponse est que l'achat est essentiellement transactionnel, se concentrant sur la gestion de commandes spécifiques pour répondre aux besoins de l'entreprise. L'approvisionnement est un ensemble de processus beaucoup plus large et plus complexe, y compris l'établissement et le maintien de relations avec les fournisseurs. Une autre façon de penser à la différence entre l'achat et l'approvisionnement est que l'approvisionnement adopte une approche proactive qui commence par l'analyse des besoins de l'entreprise, alors que l'achat est une approche réactive - se concentrant simplement sur l'obtention de ce que l'entreprise a déjà décidé dont elle a besoin.
- Achats vs approvisionnement : Approvisionnement, comme acheter, est seulement partie du processus global de passation des marchés. L'approvisionnement est une étape précoce du cycle d'approvisionnement. Elle englobe des activités telles que l'identification et l'évaluation de fournisseurs potentiels de biens ou de services, négocier les conditions et sélectionner les fournisseurs qui répondent le mieux aux besoins de l'entreprise.
- Achats vs. s chaîne d'amont : L'approvisionnement couvre un aspect de la gestion de la chaîne d'approvisionnement. L'approvisionnement comprend l'approvisionnement, obtenir et payer des biens et des services. La gestion de la chaîne d'approvisionnement couvre également la logistique impliquée dans l'obtention des marchandises, tels que la gestion des expéditions et des entrepôts, ainsi que de transformer les marchandises achetées en produits et de les distribuer aux clients.
Approvisionnement, Achats et Supply Chain :quelle différence ?
Principes de passation des marchés
Dans les organisations du secteur public, le processus d'approvisionnement est généralement similaire à celui des organisations du secteur privé, mais avec quelques différences importantes. Parce que les personnes impliquées gèrent des fonds publics, ils doivent généralement suivre des principes rigoureux pendant le processus d'approvisionnement. Ces principes peuvent être considérés comme un code de conduite éthique qui tient les fonctionnaires responsables de leurs achats. Certains des principes peuvent également être avantageux pour les organisations du secteur privé.
Les principes varient quelque peu selon l'organisation. Voici sept des principes d'approvisionnement les plus courants :
- Le rapport qualité prix: L'organisation doit gérer les fonds de manière efficace et économique lors de l'achat de biens et de services. Cela peut inclure la réalisation d'analyses coûts-avantages et d'évaluations des risques. Il convient de noter qu'un faible coût n'équivaut pas nécessairement à une plus grande valeur; des caractéristiques telles que la qualité et la durabilité sont également prises en compte pour déterminer si l'achat représente un bon rapport qualité-prix.
- Justice: L'approvisionnement ne doit pas accorder de traitement préférentiel aux particuliers ou aux fournisseurs. Toutes les offres doivent être évaluées objectivement, en fonction de leur capacité à répondre aux besoins de l'organisation.
- Concurrence: Les organisations doivent rechercher des offres concurrentielles auprès de plusieurs fournisseurs, à moins qu'il n'y ait des raisons particulières de ne pas le faire, comme un fournisseur à source unique où le bien ou le service n'est disponible que chez un seul fournisseur.
- Efficacité: Les processus d'approvisionnement doivent être exécutés efficacement pour maximiser la valeur et éviter les retards.
- Transparence: Les organisations doivent mettre les informations d'approvisionnement pertinentes à la disposition de tous, y compris le public ainsi que les fournisseurs. Les informations ne doivent rester confidentielles que lorsqu'il existe des raisons légales ou autres de le faire.
- Intégrité: Ceux qui pratiquent les marchés publics doivent toujours s'efforcer d'être perçus comme dignes de confiance, fiable, honnête et responsable. Les fonds doivent être utilisés aux fins prévues et dans l'intérêt public.
- Responsabilité: Les personnes impliquées dans le processus d'approvisionnement sont responsables de leurs actions et décisions. Ils sont tenus de rendre compte avec précision des activités d'approvisionnement, y compris les éventuelles erreurs.
Achats et finances
Dans de nombreuses entreprises, les équipes d'approvisionnement et des finances fonctionnent comme des départements distincts. Historiquement, ils ont parfois été en désaccord pour une raison majeure :les achats dépensent de l'argent, tandis que la finance se concentre sur la rentabilité, ce qui signifie parfois trouver des moyens de dépenser moins.
Cependant, un partenariat stratégique entre les deux groupes peut profiter à l'entreprise dans son ensemble, en partie parce que chaque groupe peut fournir des informations uniques sur les opérations de l'entreprise. Par exemple, une équipe d'approvisionnement bien gérée peut avoir une compréhension approfondie de la façon dont les biens et services soigneusement sélectionnés peuvent aider les groupes commerciaux à maximiser la rentabilité. Cela aide le groupe financier à obtenir une meilleure image globale des dépenses de l'entreprise et de la façon dont elles affectent les résultats. Logiciel de gestion de la chaîne d'approvisionnement intégré qui peut connecter les informations de l'ensemble de l'entreprise, y compris les finances, est un outil important pour combler le fossé traditionnel et aider les équipes à travailler ensemble pour faire avancer les objectifs commerciaux. Un logiciel de gestion de la chaîne d'approvisionnement peut également vous aider à suivre la progression vers vos objectifs en fournissant les informations dont vous avez besoin pour les indicateurs de performance clés (KPI) dans un format simple à comprendre pour votre équipe d'approvisionnement.
KPI achats
En surveillant les KPI achats, les entreprises peuvent augmenter l'efficacité de leur processus d'achat, suivre les progrès vers les objectifs commerciaux et identifier les domaines à améliorer. Voici quelques KPI d'approvisionnement couramment mesurés :
Temps de cycle de commande d'achat : Surveillez le nombre moyen d'heures ou de jours nécessaires pour traiter les demandes et envoyer les bons de commande aux fournisseurs.
Temps de cycle de commande d'achat = Nombre d'heures ou de jours nécessaires pour traiter les demandes et envoyer les bons de commande aux fournisseurs / Nombre de bons de commande envoyés aux fournisseurs
Délai de livraison fournisseur : Le nombre moyen de jours qu'il faut aux fournisseurs pour envoyer des articles après avoir reçu un bon de commande.
Délai fournisseur = Nombre de jours qu'il faut pour que les articles arrivent après que le fournisseur a reçu la commande d'achat / nombre total de commandes d'achat envoyées au fournisseur
Nombre de fournisseurs : Avoir plus de fournisseurs donne à l'entreprise plus d'options mais augmente également le travail administratif. De nombreux groupes d'approvisionnement surveillent le nombre de fournisseurs dans leurs réseaux de fournisseurs et suppriment périodiquement les fournisseurs peu utilisés pour augmenter l'efficacité.
Taux de défaut fournisseur : Une mesure importante de la qualité des fournisseurs, ceci est généralement mesuré comme le nombre de pièces défectueuses divisé par le nombre total de pièces fournies.
Taux de défaut fournisseur = # de pièces défectueuses du fournisseur / nombre total de pièces du même fournisseur
Disponibilité des fournisseurs : Cela mesure la capacité de chaque fournisseur à répondre aux demandes de dernière minute ou d'urgence.
Disponibilité fournisseur = # de fois que le fournisseur a exécuté des commandes commerciales / # de commandes envoyées au fournisseur
Précision d'exécution : Cela mesure le pourcentage de commandes que les fournisseurs remplissent avec précision et correspondent exactement au bon de commande.
Précision d'exécution = # de commandes précises du fournisseur / nombre total de commandes du même fournisseur
ROI total du processus d'approvisionnement : Cela mesure la valeur que la stratégie d'approvisionnement d'une entreprise apporte à l'organisation. C'est le rapport entre les économies annuelles générées par le groupe d'approvisionnement et le montant annuel total consacré aux achats.
Vidéo :Qu'est-ce qu'un logiciel d'approvisionnement ?
Comment la technologie peut aider à gérer les achats
Comme dans presque tous les autres domaines de l'entreprise, la technologie peut augmenter la productivité des groupes d'approvisionnement, tout en réduisant les coûts de processus jusqu'à 30 %. Vous pouvez également simplifier des étapes telles que l'appel d'offres, créer des commandes et payer des fournitures à l'aide de solutions ERP avec un logiciel d'approvisionnement. Il peut également permettre aux équipes de mieux analyser les économies et de suivre les performances des fournisseurs.
Tableaux de bord des achats affichez les indicateurs de performance clés et les mesures d'approvisionnement sélectionnés sur un seul écran afin que les entreprises puissent facilement surveiller les tendances importantes et repérer les problèmes. Vous pouvez suivre des mesures telles que les performances des fournisseurs, dépenses totales, opérations en cours. Les solutions phares incluent des tableaux de bord préconfigurés pour différents rôles au sein de l'entreprise, avec la possibilité de personnaliser les tableaux de bord en fonction des besoins de chaque utilisateur.
Les achats peuvent jouer un rôle clé dans la rentabilité et le succès global d'une entreprise. Il comprend un large éventail d'activités connexes, chacun d'entre eux nécessite une attention aux détails pour s'assurer que l'entreprise obtient le plus de valeur. Les solutions logicielles de gestion de la chaîne d'approvisionnement peuvent aider à accélérer, simplifier, analyser et réduire le coût de l'ensemble du processus d'approvisionnement.
Comptabilité
-
Qu'est-ce que le profit sous-jacent ?
Le bénéfice sous-jacent est un calcul de bénéfice interne quune entreprise utilise car il représente plus précisément les bénéfices de lentreprise quune mesure comptable standard telle que le bénéfice...
-
Qu'est-ce que la comptabilité vaudou ?
« Comptabilité vaudou » est un terme dargot qui décrit un système grâce auquel les bénéfices dune entreprise peuvent être gonflés. Des méthodes de tenue de dossiers financiers sans scrupules et/ou car...