Qu'est-ce qu'une écriture de journal en comptabilité? Un guide

La raison d'être de la comptabilité est de présenter une opportun, description précise de la situation financière d'une organisation. Les chefs d'entreprise se tournent vers leurs équipes financières pour des tests de réalité :pouvons-nous nous permettre d'embaucher un nouvel ingénieur ? Combien de piste avons-nous ? Sommes-nous trop dépensiers en dépenses d'exploitation?

Les entrées de journal sont les éléments constitutifs fondamentaux qui fournissent les réponses à ces questions et à d'autres. Les entrées de journal répertorient les données vitales, tels que combien a été crédité et débité, quand et à partir de quels comptes. Chaque écriture au journal correspond à une transaction commerciale discrète et est finalement enregistrée dans le grand livre.

La validité de tous les rapports financiers est affectée par l'exactitude - ou l'inexactitude - des informations saisies à ce niveau.

Qu'est-ce qu'une écriture de journal en comptabilité?

Chaque écriture de journal contient les données importantes pour une seule transaction commerciale, y compris la date, le montant à créditer et à débiter, une brève description de la transaction et des comptes concernés. Selon l'entreprise, il peut lister les filiales concernées, détails fiscaux et autres informations.

Il est essentiel de saisir avec précision les données complètes du journal afin que le grand livre général et les rapports financiers basés sur ces informations soient également exacts et complets. Avec un logiciel de comptabilité moderne, les écritures récurrentes peuvent être modélisées et exécutées automatiquement, minimisant le potentiel d'erreur.

Les écritures au journal sont effectuées par ordre chronologique et suivent le système de comptabilité en partie double, ce qui signifie que chacun aura à la fois une colonne de crédit et une colonne de débit. Même lorsque les débits et les crédits sont liés à plusieurs comptes, les montants dans les deux colonnes doivent être égaux. Par exemple, disons qu'une entreprise dépense 277,50 $ pour le déjeuner de ses employés. Le compte de dépenses augmente de ce montant, tandis que le compte de caisse, qui est un atout, diminue de 277,50 $ parce que cet argent est maintenant dépensé.

Points clés à retenir

• Un journal est un enregistrement concis de toutes les transactions effectuées par une entreprise ; les écritures de journal détaillent comment les transactions affectent les comptes et les soldes.
• Tous les rapports financiers sont basés sur les données contenues dans les écritures de journal, et il existe différents types pour répondre aux besoins des entreprises.
• Ajuster les écritures au journal, par exemple, sont utilisés pour accumuler ou reporter les revenus et les dépenses, modifier ou corriger les écritures précédentes ou estimer les transactions non monétaires, comme des provisions pour dettes qui ont été radiées.

Quel est le but d'une entrée de journal?

Le but d'une écriture de journal est d'enregistrer physiquement ou numériquement chaque transaction commerciale correctement et avec précision. Si une transaction affecte plusieurs comptes, l'entrée de journal détaillera également cette information.

Par exemple, disons que notre achat de restauration entraîne à la fois des taxes nationales et locales. Cette entrée de journal composée pourrait ressembler à ceci :

Restauration pour XYZ Corp. Débit Crédit Comptant 277,50 $ Vente 250,00 $ Taxe d'État 10,00 $ Taxe sur les repas locaux 17,50 $

Ainsi, le journal permet au traiteur de comptabiliser avec précision les impôts dus à plusieurs juridictions.

Les écritures de journal sont le fondement d'une tenue de dossiers efficace. Ils sont classés dans différents plans comptables et, une fois l'exactitude vérifiée, imputé au grand livre, qui alimente ensuite les informations financières dont dépendent les décideurs commerciaux.

Des journaux précis et complets sont également essentiels dans le processus d'audit, car les écritures de journal fournissent des comptes détaillés de chaque transaction. Auditeurs, à la fois interne et externe, recherchera des écritures ou des ajustements qui n'ont pas la documentation appropriée, explications ou approbations ou qui sortent de la norme pour l'entreprise.

Qu'est-ce qui est inclus dans une entrée de journal ?

Les entrées de journal peuvent contenir plusieurs points de données, mais comprennent généralement :

• Un en-tête, qui est un descripteur du type d'entrée, et la date inscrite dans le journal ;
• Un identifiant numérique unique ou un numéro de référence ;
• Un ou plusieurs comptes et montants qui seront débité par la transaction et la ou les date(s) de ces débits ;
• Un ou plusieurs comptes et montants que la transaction crédit et la ou les date(s) de ces crédits ; et
• Une brève description de la transaction.

Les écritures de journal peuvent également inclure des données spécifiques à l'entreprise, tels que la ou les filiales impliquées dans la transaction et la ou les devises utilisées.

Que sont les débits et les crédits ?

Débits ajouter aux comptes de dépenses et d'actifs et soustraire du passif, soldes des revenus et des capitaux propres, tandis que crédits soustraire des soldes des dépenses et des actifs et ajouter au passif, comptes de revenus et de capitaux propres.

En comptabilité, le principe de base est le même :une écriture de régularisation pour comptabiliser les intérêts courus sur un emprunt bancaire débitera le compte de charges d'intérêts et créditera le Compte d'intérêts courus à payer .

Comment écrire une entrée de journal ?

MyToys Manufacturing Co. achète 100 $, 000 000 de matières premières. Il paie 10 $, 000 en espèces et utilise le crédit pour le solde. La société enregistrerait un débit, ou augmenter, de 100 $, 000 en matières premières. Les Espèces le compte afficherait un crédit, ou diminuer, de 10 $, 000 parce que c'était le montant payé dans cette transaction. Les Comptes fournisseurs montrerait une augmentation, ou crédit, de 90 $, 000 car il doit maintenant ce montant à un vendeur à une ou plusieurs dates futures.

Comme MyToys effectue des paiements au fil du temps sur cet achat, le compte espèces affichera un crédit correspondant (moins d'argent disponible) et le Comptes à payer un débit correspondant car moins d'argent est dû par l'entreprise.

Plus loin, car les matières premières sont utilisées pour fabriquer des produits finis - jouets, dans ce cas — un crédit est porté au compte des matières premières pour refléter une baisse de valeur au fur et à mesure de la consommation des matières premières, et le compte de produits finis est débité pour refléter une augmentation de la quantité de stock disponible.

6 types d'entrées de journal

Il existe six types d'écritures de journal, ou sept si vous comptez l'archaïque, entrée unique vague et rarement utilisée. L'écriture unique n'est pas utilisée en comptabilité standard, qui est à double entrée. Elle est plus adaptée à la clôture de chéquiers qu'à la comptabilité d'entreprise, qui implique de nombreux comptes.

Chacun des six principaux types d'écriture a une fonction spécifique en comptabilité. Ensemble, ils présentent un équilibre, déclaration précise et objective de la situation financière de l'entreprise.

Elles sont:

1. Entrées d'ouverture

   Ces écritures reportent le solde de clôture de la période comptable précédente comme solde d'ouverture de la période comptable en cours. Par exemple :le solde de clôture du compte de caisse sur le bilan de la période comptable précédente était de 11 $. 000 après que tous les passifs ont été payés pour la période. Ce solde de 11 $, 000 est maintenant l'écriture d'ouverture pour la période comptable en cours.

2. Transfert d'entrées

   Les entrées de transfert se déplacent, ou allouer, une dépense ou un revenu d'un compte à un autre. Par exemple, MyToys Manufacturing transfère de l'argent de son compte principal vers une filiale. Une écriture de journal de transfert représente le transfert d'argent d'un compte à un autre. Aucun tiers n'est impliqué dans ces entrées, et les transferts doivent toujours être nets à zéro.

3. Entrées de clôture

   Ces écritures marquent la fin d'une période comptable à un solde qui peut ensuite être transféré d'un compte temporaire à un compte permanent, ou d'un exercice comptable à l'autre. Dans le cas des comptes temporaires, l'écriture de clôture met le compte à zéro, et tout solde supérieur à celui qui est transféré à un autre, compte plus permanent. Le compte temporaire est alors fermé.

   Des exemples de comptes temporaires comprennent les comptes de dépenses et de pertes ; revenu, comptes de revenus et de gains ; comptes récapitulatifs des revenus; et les comptes de dividendes ou de retrait. Dans le cas des périodes comptables, l'écriture de clôture reflète le solde de clôture de ce compte à la fin de cette période comptable. Cette valeur est ensuite transférée comme écriture d'ouverture pour la période comptable suivante. Dans ce cas, il s'agit de la période comptable de ce compte, qui est fermé.

4. Écritures de régularisation

   Les écritures de régularisation sont des écritures qui enregistrent les modifications apportées aux comptes qui ne sont pas autrement comptabilisées dans le journal, conformément à la méthode de la comptabilité d'exercice. Ces écritures sont inscrites dans le grand livre à la fin d'une période comptable selon les principes d'appariement et de comptabilisation des revenus. Des exemples courants sont les régularisations, reports et estimations.

   Un charge à payer fait référence à une dépense déclarée au cours d'une période comptable avant qu'elle ne soit réellement payée. Un exemple est l'électricité utilisée par une usine au cours du mois précédant l'émission d'une facture par l'entreprise.

   UNE accumulation de revenus concerne des travaux qui ont été effectués ou des produits qui ont été livrés mais pour lesquels le client n'a pas été facturé.

   Un report de dépenses survient lorsqu'un paiement est effectué au cours d'une période comptable antérieure au moment où la dépense est réellement engagée. Un exemple est un paiement effectué maintenant pour une assurance qui couvre la période de six mois suivante. Revenus reportés s'applique lorsqu'une entreprise reçoit des paiements à l'avance pour des services ou des produits qui doivent être livrés à l'avenir.

5. Entrées composées

   Ces écritures enregistrent plus d'un compte à débiter ou plus d'un compte à créditer. La règle d'écriture au journal exige que le total des débits et des crédits soit égal, mais le nombre de crédits et de débits n'a pas à être égal. Par exemple, il peut y avoir un débit mais deux ou plusieurs crédits, ou un crédit et deux ou plusieurs débits, ou même deux ou plusieurs crédits et débits. Par exemple, La paie peut comporter un grand nombre d'écritures de journal, qui peut être simplifié sous une forme composée sous forme de résumé.

6. Inverser les entrées

   Les contrepassations sont effectuées au début d'un nouvel exercice comptable et servent à contrepasser, ou annuler, une écriture de régularisation effectuée à la fin de l'exercice comptable précédent. Cette option permet de réduire considérablement les erreurs comptables dues au double comptage des dépenses ou des revenus et augmente l'efficacité du traitement des factures réelles au cours de la nouvelle période comptable. En d'autres termes, ils sont utilisés pour simplifier la comptabilité. Par exemple, une charge à payer déclarée dans la période comptable précédente peut être contrepassée afin que la dépense puisse être comptabilisée dans la période comptable au cours de laquelle elle a été payée, sans vous soucier de déclarer la dépense deux fois.

Comment préparer des entrées de journal pour votre entreprise

Il est important de préparer correctement les écritures de journal pour s'assurer que les transactions sont enregistrées avec précision. Commencez par décider quelle transaction doit être saisie où. Si vous utilisez un logiciel de comptabilité, vous devrez faire moins d'écritures de journal, car l'automatisation intégrée au logiciel transférera les données pertinentes vers d'autres comptes et rapports selon les besoins.

Si vous faites la comptabilité manuellement, pour enregistrer correctement une transaction, vous devrez déterminer tout ce que la transaction affecte sur les livres de l'entreprise.

Identifiez les comptes qui seront affectés : La première étape consiste à identifier les comptes concernés par la transaction. Cela peut être un peu déroutant si vous n'êtes pas familier avec les termes et principes comptables. Mais en général, vous recherchez les zones d'impact de la transaction :quels comptes gagneront quelque chose, et qui va perdre quelque chose dans cette transaction ?

Triez les transactions en premier : Tri des transactions par type — dépenses, Dépôts de banque, taxes trimestrielles — vous mettra sur la bonne voie pour enregistrer correctement ces transactions.

Suivez l'argent: Maintenant que la transaction est triée, réfléchir à la façon dont cela affecte les valeurs, en termes de débits et de crédits, dans les comptes associés. Demande toi, D'où vient l'argent, et où est-il passé ? Qu'est-ce que la transaction a ajouté à l'entreprise, et qu'est-ce qu'il a emporté? L'adage de la physique selon lequel « pour chaque action, il y a une réaction égale et opposée » est vrai en comptabilité, trop. Assurez-vous d'identifier toutes les actions et réactions causées par la transaction.

Déterminez votre type de compte : Certaines transactions sont faciles à cartographier en termes de crédits et de débits dans les différents comptes concernés. D'autres peuvent être un peu plus délicats. Voici quelques conseils pour vous aider à les comprendre,

• Familiarisez-vous avec les types de compte de base : Toutes les écritures de journal appartiennent à l'un des types de compte de base :Actifs, Passifs, Frais, Revenus et capitaux propres. Une fois que vous avez reconnu chacun de ces types, il sera plus facile de comprendre ce que chacun implique, comment ils se rapportent à d'autres comptes et comment les différents types de transactions les affectent.

• Utilisez les règles comptables standard pour indiquer où appliquer les crédits et les débits : Les règles comptables existent pour de très bonnes raisons, l'une d'elles consiste à normaliser ce qui va où dans les rapports financiers et les écritures de journal. Regardez les règles comptables pour le mot définissant où appliquer les débits et les crédits pour une écriture de journal donnée.

Préparez votre écriture au journal : Maintenant que vous avez identifié le type de transaction et les comptes qu'elle affecte, vous êtes prêt à faire votre entrée de journal.

• Entrez la date correcte :Chaque écriture au journal doit être datée pour garantir que les données qu'elle contient sont appliquées à la bonne période comptable.

• Attribuez le nom du compte et code :Notez le nom du compte et le code unique d'identification du grand livre. Les transactions sont codées sur des comptes spécifiques à des fins de déclaration. Les soldes des comptes alimentent les différents postes des états financiers.

• Saisir le débit et le crédit les montants :Si vous utilisez un logiciel de comptabilité, il y a de fortes chances que certains des crédits et débits dans une écriture de journal soient au moins partiellement automatisés. Si vous tenez les livres de l'entreprise à la main, vous devrez revérifier pour vous assurer que vous avez entré tous les crédits et débits avec précision.

Exemples de revues courantes

L'accepté, la pratique courante consiste à utiliser un système de comptabilité en partie double, ce qui implique généralement l'utilisation à la fois d'un grand livre et d'un journal général. Il peut également inclure l'utilisation de journaux spéciaux pour les transactions fréquentes au sein d'une catégorie spécifique.

Journal général

Un journal général est un livre de transactions commerciales brutes enregistrées dans l'ordre chronologique par date. C'est le premier endroit où une transaction est enregistrée. Les montants sont ensuite enregistrés dans les comptes appropriés tels que les comptes débiteurs, comptes de trésorerie ou comptes d'actifs.

Revue spéciale

Spécial, ou spécialisé, les journaux contiennent des transactions fréquentes dans une catégorie donnée et sont normalement utilisés dans la comptabilité manuelle, pour permettre aux entreprises de trouver plus facilement des instances de types particuliers de transactions. Les exemples incluent les journaux des ventes et des achats qui regroupent les ventes à divers clients ou les achats auprès des fournisseurs en un seul endroit. Les logiciels de comptabilité modernes éliminent le besoin de journaux spéciaux en facilitant le tri des transactions et la recherche de détails granulaires.

Comment suivre les entrées de journal

Pour déplacer les données au bon endroit dans le grand livre, les écritures de journal doivent être facilement traçables afin que les informations puissent être trouvées et copiées au besoin. Plusieurs écritures de journal peuvent être enregistrées et suivies dans les comptes en T, qui aident les équipes financières à visualiser les entrées pour une révision plus facile.

Exemples d'entrées de journal

Les comptes en T sont une représentation visuelle du compte du grand livre. Voici quelques exemples, ainsi que des types d'écritures de journal supplémentaires.

Deux comptes T :espèces et billets à payer

Espèces (compte d'actif) DÉBIT
Augmente un actif / argent reçu CRÉDIT
Diminue un actif/l'argent versé Date Nom du compte Débit Crédit 1-Oct-20 COMPTANT 10, 000 Payable 10, 000 Effets à payer (Compte de passif) DÉBIT
Diminue un passif / Prêt payé CRÉDIT
Augmente un actif / Emprunt des fonds supplémentaires Effets à payer (compte de passif) DÉBIT
Diminue un passif / Prêt payé
10 oct. 20 ENTRÉE 10, 000 CRÉDIT
Augmente un actif / Emprunt des fonds supplémentaires
9 octobre 20 ENTRÉE 20, 000
1 octobre 20 ENTRÉE 10, 000

Écriture au journal des intérêts à recevoir

Date Des détails Débit Crédit 1-nov-20 rive nord 12, 000 À :Intérêts à recevoir 12, 000

*Revenus d'intérêts accumulés au cours du mois précédent, reçu dans le mois en cours

Date Des détails Débit Crédit 31-Oct-20 Intérêts à recevoir NB 11, 000 À :Revenus d'intérêts NB 11, 000

*Revenus d'intérêts courus mais non reçus

Journal général

Écriture au journal des intérêts à recevoir

Date Des détails Débit Crédit Réf 1-Oct-20 Amortissement 10000 NS2020--400 Amortissement cumulé *Amortissement Oct 2020 10000 1-Sep-20 Matières premières 2500 NS2020--300 Cash *Acheter des fournitures de fabrication de jouets 2500 1-Aug-20 Services publics 500 NS2020--200 Espèces *Facilité de fabrication électricité 500 1-Sep-20 Espèces 20000 NS2020--100 Capital *Investissement de capital-risque pour un nouveau jouet 20000

Utilisation d'un logiciel de comptabilité pour le suivi des écritures de journal

À mesure que la comptabilité devient de plus en plus complexe et que les écritures de journal augmentent en nombre, le suivi devient plus difficile, en particulier dans les systèmes de saisie manuelle. Le logiciel de comptabilité est une meilleure solution pour la majorité des entreprises car une grande partie des efforts liés au suivi des écritures de journal, l'extraction et l'affectation aux comptes peuvent être automatisées.

L'automatisation offre une efficacité accrue et des taux d'erreur réduits. Plus loin, un logiciel de comptabilité moderne facilitera grandement le processus d'audit.

Les écritures de journal sont l'épine dorsale de tous les rapports financiers. En tant que tel, les transactions doivent être vérifiées et les écritures de journal correspondantes contre-vérifiées pour s'assurer de leur exactitude. Que les livres soient complétés manuellement ou numériquement, les crédits et les débits sur les comptes concernés doivent être répartis selon les règles comptables standard.

De ces mesures simplifiées mais exigeantes, une entreprise peut savoir où elle en est financièrement et jusqu'où elle peut aller avec ses projets futurs.