Quelles sont les différences entre un logiciel de comptabilité cloud et un logiciel de comptabilité sur site ?

Du boulier au système de nœuds quipu inca, aux grands livres écrits, additionneuses et calculatrices, les gens utilisent des outils comptables depuis des siècles.

Aujourd'hui, la plupart des professionnels de la comptabilité s'appuient sur une sorte de logiciel pour gérer les factures, ordres, comptes débiteurs et comptes créditeurs. La sophistication de ce logiciel peut varier considérablement en fonction de la complexité de l'entreprise et des besoins du client. Par exemple, de nombreuses petites entreprises peuvent gérer leurs livres sur des feuilles de calcul Excel. Beaucoup continuent à utiliser Excel pour la comptabilité même si leur entreprise se développe, ce qui aboutit finalement à des données disparates réparties sur plusieurs feuilles de calcul obsolètes ou même présentant des chiffres contradictoires. Cela fait perdre du temps aux entreprises à se mettre d'accord sur les chiffres corrects et à justifier leurs données. Finalement, les entreprises doivent investir dans un progiciel de comptabilité et, finalement, en fonction de leur croissance, Planification des ressources d'entreprise à part entière.

En ce qui concerne la manière dont les entreprises gèrent leur comptabilité, il y a un certain nombre d'options. Certains sous-traitent simplement la comptabilité à une agence, mais cela laisse des données commerciales critiques et la possibilité de les exploiter efficacement pour obtenir des informations sur l'entreprise entre les mains de quelqu'un d'autre. Pour ceux qui déploient un logiciel de comptabilité, ils peuvent déployer un logiciel de comptabilité sur site ou un logiciel de comptabilité basé sur le cloud.

Qu'est-ce qu'un logiciel de comptabilité cloud ?

Un logiciel de comptabilité automatise tout ou partie des processus associés à la mesure et à la communication des informations financières d'une entreprise. Cela comprend les comptes créditeurs, comptes débiteurs, le revenu, dépenses et plus. Un logiciel comptable permet à la direction financière de rassembler plus facilement les données financières et de les diffuser aux parties prenantes, internes et externes tels que les auditeurs, investisseurs et fournisseurs.

Qu'est-ce qu'un logiciel de comptabilité sur site (traditionnel) ?

Historiquement, le logiciel de comptabilité a été exécuté sur site, ce qui signifie que le logiciel et la base de données sont stockés sur un serveur local auquel les personnes au sein de l'organisation peuvent accéder et manipuler. L'émergence du cloud computing a commencé avec des fonctions plus simples telles que la messagerie électronique, mais a depuis grandi pour inclure presque toutes les applications logicielles.

Quels sont les différents types de logiciels de comptabilité cloud ?

Bien qu'il y ait eu des décennies de myriade de fournisseurs faisant de leur mieux pour semer la confusion et créer un battage médiatique autour du cloud computing, c'est à la base une idée simple :utiliser l'ordinateur de quelqu'un d'autre sur Internet. Il y a, cependant, un certain nombre d'approches différentes. Il y a la fourniture d'infrastructures, où le fournisseur de cloud fournit les serveurs, réseau et centre de données et le client accède simplement à la puissance de calcul via Internet, communément appelée Infrastructure en tant que service ou IaaS. Alternativement, l'éditeur peut fournir à la fois l'infrastructure ainsi que des outils et un environnement de développement sur lesquels le client écrit et gère une application, communément appelée Plateforme en tant que service ou PaaS. Finalement, la forme de cloud la plus ancienne et la plus familière est celle où le fournisseur fournit l'infrastructure, la plateforme et l'application logicielle, auquel le client accède par Internet, via un navigateur ou un appareil mobile, appelé Software as a Service ou SaaS.

En ce qui concerne le logiciel de comptabilité cloud, la plupart relèvent de la bannière du logiciel en tant que service, mais pas tous. La plupart des observateurs de l'industrie ne considèrent une application logicielle comme SaaS que si elle est exécutée dans un environnement multi-locataire. Cela signifie qu'il existe un code source unique pour l'application que tous les clients partagent, tandis que leurs données sont conservées séparément. Certains fournisseurs de logiciels ou leurs partenaires hébergeront une seule application dans leur propre centre de données, le gérer et permettre au client d'y accéder via Internet, mais parce que chaque client a sa propre version du logiciel, il ne permet pas les mêmes économies d'échelle que le SaaS. Cette approche est communément appelée hébergement ou modèle de fournisseur de services d'application (ASP) et appelée par certains fournisseurs de SaaS Fake Cloud.

Quels sont les 5 avantages du logiciel de comptabilité cloud par rapport au logiciel de comptabilité sur site ?

Les logiciels de comptabilité SaaS ou basés sur le cloud présentent un certain nombre d'avantages par rapport aux logiciels sur site.

Évolutivité

Principalement, le logiciel de comptabilité en nuage peut mieux évoluer avec la croissance d'une entreprise. Parce que tout ce qui est nécessaire pour ajouter de la capacité supplémentaire est une licence utilisateur et un navigateur, les entreprises peuvent rapidement et facilement ajouter du personnel financier. Si une entreprise en ajoute un nouveau, Bureau, emplacement ou filiale, la gestion de la fonction comptable et financière se fait également facilement. Il suffit de se connecter à un ordinateur et d'accéder à l'application.

Accessibilité

Cet avantage s'étend également à la main-d'œuvre. Les membres de l'équipe voyageant, coincé quelque part à cause de la météo ou d'une catastrophe ou même de ceux qui veulent juste travailler à domicile, peut facilement le faire sans avoir besoin d'un VPN.

Rentabilité

Parce que le logiciel de comptabilité cloud ne nécessite pas d'investissement initial dans les serveurs, bases de données, centres de données et le personnel pour le gérer, les coûts initiaux pour le cloud sont bien inférieurs à ceux des systèmes de comptabilité sur site. Ces économies de coûts s'étendent tout au long du cycle de vie de la propriété du logiciel de comptabilité cloud, car les entreprises peuvent éviter les cycles de mise à niveau coûteux et perturbateurs requis par les logiciels sur site, mais aussi parce que le fournisseur continue de répercuter ces économies d'échelle.

Le processus d'audit

Lorsqu'il s'agit d'audits financiers, le logiciel de comptabilité en nuage ajoute une autre couche de commodité. Certaines entreprises ont simplement pu donner accès à des auditeurs externes à leur système comptable SaaS et, au lieu d'occuper une salle de conférence avec une petite équipe et une salle pleine de cartons, les auditeurs peuvent effectuer leur travail hors site.

Mises à jour automatisées

Mais le plus grand avantage du logiciel de comptabilité cloud par rapport au logiciel sur site est probablement qu'il est toujours à jour. Les éditeurs de logiciels de comptabilité en nuage effectuent généralement plusieurs mises à jour de leurs logiciels chaque année et, puisque chaque client est sur la même version du logiciel, chaque client obtient ces mises à niveau lorsque le fournisseur les met en ligne. Contrairement aux logiciels de comptabilité sur site, qui nécessite des mises à jour manuelles, correctifs et mises à jour de toutes les intégrations avec d'autres logiciels qui peuvent être nécessaires. Cela signifie également que toute modification des règles comptables ou de la loi nationale ou fédérale peut être prise en compte, intégré au système et transmis aux clients sur simple pression d'un bouton. Par exemple, avec les récents changements apportés aux règles de comptabilisation des revenus, en particulier les revenus ASC 606 des contrats avec les clients émis par le FASB et l'IASB, Le logiciel de comptabilité SaaS pourrait tenir compte de ces changements, l'intégrer au système et le diffuser aux clients lorsque les règles sont entrées en vigueur.

Quel système est le meilleur choix pour vous ?

Il n'y a vraiment pas d'avantages à faire fonctionner votre logiciel de comptabilité sur site par rapport au cloud. Certains fournisseurs sur site peuvent suggérer qu'il y a des avantages en matière de sécurité à héberger les données comptables sur place, mais les précautions de sécurité prises par les fournisseurs de logiciels de comptabilité en nuage, à la fois physique et cyber, est presque toujours beaucoup plus sophistiqué et avancé qu'une entreprise individuelle. Certains endroits ont des exigences légales pour conserver les données dans une zone géographique particulière, mais la plupart des fournisseurs de logiciels de comptabilité en nuage construisent ou ont déjà construit des centres de données dans ces endroits pour tenir compte de ces lois. Aujourd'hui, le choix par défaut est le cloud.