Qu'est-ce qu'un budget programme ?

Votre organisation souhaite peut-être développer un programme de team building ou un programme caritatif annuel. Quel que soit l'événement, de telles activités coûtent de l'argent. Une considération primordiale pour savoir si un programme peut ou non passer d'une proposition approximative à la réalité est le coût. Pour évaluer les coûts, les entreprises élaborent un budget programme.

Identification

Le format d'un budget varie selon les entreprises, mais les budgets standard incluent un rapport écrit détaillant et justifiant les coûts. Un budget comprend également une feuille de calcul mettant en évidence les aspects quantitatifs du budget, principalement les coûts. Ces dépenses comprennent les coûts fixes et variables. Robert Carbaugh explique dans le livre "Contemporary Economics" comment les coûts fixes se rapportent aux coûts initiaux engagés indépendamment de la quantité ou du volume produit. Les exemples incluent le salaire administratif, loyer ou frais de salle et machinerie. Coûts variables, d'autre part, ajuster en fonction de la production ou de l'utilisation ; les matériaux et les intrants sont des types de coûts variables. Le calcul de la valeur totale de ces dépenses donne le coût global du programme.

Caractéristiques

Les caractéristiques d'un budget de programme comprennent un aperçu écrit de la façon dont les coûts sont répartis, les raisons possibles des fluctuations des coûts prévus et la manière de couvrir les dépenses. Le rapport de synthèse justifie chacun des achats répertoriés et propose parfois des solutions pour réduire les coûts du projet. Dans certains cas, une caractéristique d'un budget de programme est la liste des moyens de couvrir les dépenses, y compris la collecte de fonds ou le détournement de ressources d'une partie de l'organisation vers le projet.

Jean Mutz, auteur de "Levée de fonds pour les nuls, " explique comment les budgets du programme doivent refléter la manière dont l'entreprise a planifié les coûts. La partie des coûts prévus du budget détaillée dans la feuille de calcul décrit les éléments nécessaires à la mise en œuvre du programme. La feuille de calcul indique également le coût total, qui est généralement référencé tout au long du rapport.

Importance

Un budget de programme aide les entreprises à comprendre et à actualiser les coûts. Dans certains cas, le calcul des coûts peut indiquer que l'entreprise ne peut pas se permettre le programme donné ; si cela se produit, l'entreprise économise des ressources précieuses en ne développant pas un programme qu'elle ne peut pas se permettre. Ou, le budget illustre les façons dont l'entreprise peut modifier ses plans initiaux pour quelque chose de plus rentable. Certaines entreprises utilisent un budget programme comme proposition :Dans ces cas, l'entreprise qui accepte les offres de diverses sociétés peut examiner le choix le plus efficace et le plus abordable offert par les fournisseurs. Un budget engendre également un sentiment de responsabilité envers les personnes chargées de faire les achats pour le projet. La direction peut utiliser les informations décrites dans le budget pour créer des lignes directrices et des attentes concernant les coûts.

Avertissement

Avant de lister les coûts, les analystes budgétaires devraient recueillir des informations provenant de plusieurs sources concernant les prix. L'entreprise ne doit déterminer quel article acheter pour le programme qu'après avoir consulté de nombreux prix. A ce stade, l'entreprise doit s'engager à acheter le produit ou à utiliser le service. L'utilisation de simples estimations rend les budgets peu fiables et non justifiés.