11 principaux défis de la gestion des dépenses de voyage et comment les éviter

Chèques de remboursement en retard, la mauvaise visibilité sur les dépenses des employés et les systèmes de suivi basés sur des feuilles de calcul fastidieux ne sont que quelques-uns des défis de gestion des frais de déplacement auxquels les organisations sont confrontées aujourd'hui.

La seconde est peut-être la plus douloureuse :les entreprises doivent savoir où va leur argent et si les employés respectent les règles de dépenses. Et les petites entreprises peuvent ressentir le plus fortement l'inefficacité des déplacements et des dépenses (T&E) :beaucoup manquent de systèmes automatisés pour traiter rapidement et à moindre coût les rapports, et leurs équipes financières sont souvent surchargées.

Un meilleur pari pour les entreprises de toutes tailles :identifiez et résolvez les problèmes de gestion des frais de déplacement avant que l'inefficacité et les erreurs n'augmentent les coûts ou ne raccourcissent votre parcours.

Les 11 principaux défis de la gestion des voyages et des dépenses

Lorsque les employés voyagent pour affaires, le prix du billet d'avion, hébergement, le transport terrestre et les repas peuvent s'additionner rapidement. Même ceux qui travaillent à domicile ou localement accumulent des dépenses, comme les fournitures de bureau et le kilométrage pour les visites des clients.

Ces dépenses doivent être traitées, approuvé et remboursé en temps opportun et de manière rentable. Cependant, 46% pour cent des entreprises ne font même pas le suivi de combien elles dépensent pour le traitement des notes de frais, selon le rapport 2019 de Tallie sur les tendances en matière de gestion des voyages et des dépenses.

Ce manque de visibilité n'est que l'un des défis de la gestion des déplacements et des dépenses (T&E) dont les entreprises doivent être conscientes.

1. Mauvaise visibilité des données

La gestion financière est impossible lorsqu'une entreprise ne sait pas comment son argent est dépensé par les employés sur le terrain. Ce manque de visibilité conduit également les équipes financières à rater des erreurs, rapports en double, manquer des reçus, même une fraude potentielle.

Certaines entreprises maîtrisaient assez bien les habitudes de voyage et pouvaient effectuer des « estimations éclairées » sur les dépenses mensuelles. Mais COVID-19 a bouleversé tout cela. Dataconomy rapporte que la pandémie a fait chuter le fond des dépenses de T&E et a augmenté les catégories. En mars 2020, les hôtels représentent 51 % des dépenses. Cela a chuté de 31% en seulement un mois, à 20%. Pendant ce temps, les dépenses en services aux entreprises ont bondi de 10 % à 27 %.

Il est sûr de supposer qu'il y en aura plus, et durable, changements. Voilà pour les estimations.

La réponse est un logiciel de gestion des dépenses centralisé qui collecte et catégorise tous les reçus et documents dans une base de données centralisée pouvant être consultée à tout moment. Outre le suivi des dépenses des employés, Les systèmes de gestion des frais de déplacement déterminent comment l'organisation remboursera les employés. Et parce qu'il réduit le besoin de saisie manuelle des données, ce logiciel permet également d'éviter les erreurs et d'accélérer le processus de T&E.

2. Processus inefficaces

Parce qu'ils impliquent beaucoup de papier, e-mail et feuilles de calcul, les processus manuels de gestion des dépenses prennent du temps et sont sujets aux erreurs. Ils introduisent également des inefficacités et des goulots d'étranglement importants. Avec 43% des entreprises utilisant encore des processus manuels pour gérer les notes de frais, selon l'enquête Tallie, et 46% ne suivent pas le coût associé à ce travail, le passage à un système automatisé de gestion des dépenses profiterait à un large éventail d'entreprises.

Il n'est pas exagéré de voir comment le travail à domicile pourrait ajouter encore plus de goulots d'étranglement à un processus déjà lourd, en particulier dans les organisations qui nécessitent des autorisations et des audits de T&E.

Un conseil pour les startups qui ne font que formuler un processus de gestion des dépenses - et qui souhaitent maintenir la satisfaction des employés à un niveau élevé - est de se concentrer sur une expérience utilisateur agréable et efficace lors de l'évaluation des logiciels. Recherchez des capacités de paiement mobile, par exemple. Plus sur la mobilité plus tard.

3. Solutions coûteuses (à la fois en temps et en argent)

Lors de l'évaluation de la gestion des dépenses, ne vous concentrez pas uniquement sur le coût logiciel unique (pour les locaux) ou mensuel (pour le SaaS/cloud). Des systèmes disparates qui ne « parlent » pas entre eux ajoutent des délais et des coûts supplémentaires au processus de création de rapports. Et les employés qui doivent chercher en ligne les meilleures offres de vols et d'hôtels perdent un temps précieux.

Pour estimer le coût réel de l'ajout d'un logiciel de gestion des dépenses, adaptez cette fiche :

Calcul des frais de déplacement et de déplacement

Processus manuel actuel, Des employés Temps moyen passé par note de frais par employé Salaire horaire moyen Nombre d'employés générant des frais de déplacement Nombre de rapports créés mensuellement Avec le logiciel T&E en place, Estimé Temps moyen passé par note de frais par employé Salaire horaire moyen Nombre d'employés générant des frais de déplacement Nombre de rapports créés mensuellement Processus manuel actuel, La finance Temps moyen passé par note de frais par employé financier Salaire horaire moyen d'un employé financier Nombre de rapports traités mensuellement Temps moyen passé à corriger les erreurs dans les rapports Avec le logiciel T&E en place, Estimé Temps moyen passé par note de frais par employé financier Salaire horaire moyen d'un employé financier Nombre de rapports traités mensuellement Temps moyen passé à corriger les erreurs dans les rapports

4. Systèmes/technologie obsolètes

Tout le monde s'accorde à dire que les systèmes manuels sont lourds et sujets aux erreurs, pourtant, les entreprises continuent de bricoler des feuilles de calcul, e-mails, des solutions ponctuelles et des reçus papier dans l'espoir de conclure avec une approche cohérente.

Comme le temps passe, Les systèmes ad hoc ont tendance à devenir un fardeau majeur pour l'équipe financière et les employés. Seulement 27% des entreprises, par exemple, avoir des systèmes qui signalent automatiquement les dépenses hors politique, par Tallie. Cela signifie que la comptabilité examine manuellement les rapports, ou des articles non autorisés passent.

Un point positif pour les entreprises disposant d'une technologie plus ancienne est qu'elles peuvent dépasser leurs pairs et tirer parti de certaines tendances brûlantes du secteur de la gestion des dépenses, comme la mobilité, meilleure intégration, et une utilisation accrue de l'IA, l'automatisation et l'apprentissage automatique.

5. Augmentation des dépenses en T+E

Les entreprises qui ne suivent pas les tendances des dépenses de déplacement et de déplacement au fil du temps manquent des opportunités à la fois de prendre de meilleures décisions concernant les politiques et d'intervenir tôt pour lutter contre les activités non conformes ou potentiellement frauduleuses.

Par exemple, si un employé qui dépense habituellement environ 500 $ par mois pour rendre visite à des clients dans ses locaux dépense soudainement 750 $ sans approbation ni explication préalable, l'approche par tableur de la gestion des frais de déplacement ne le reprendra pas.

Les entreprises disposant d'un logiciel de voyage et de notes de frais qui utilise l'apprentissage automatique que nous avons mentionné, cependant, peut intervenir tôt. Un système de ML correctement réglé peut signaler des anomalies, comme cette augmentation des dépenses de 250 $ par mois, cela pourrait indiquer une fraude ou une erreur humaine.

Les entreprises de services qui livrent des projets à leurs clients sont confrontées à encore plus de défis avec une approche manuelle de la gestion des dépenses. Pour ces entreprises, ils doivent rembourser leur employé mais aussi répercuter la dépense sur leur client et la comptabiliser soigneusement chaque mois pour équilibrer les livres et comprendre la rentabilité du projet.

Les grandes entreprises confrontées à des coûts croissants peuvent également envisager une équipe de gestion des voyages d'affaires qui s'occupera de toutes les fonctions associées à la prise en charge des voyages d'affaires pour les employés, les clients, fournisseurs et partenaires commerciaux, y compris la maîtrise des coûts et l'application des politiques.

6. Manque d'application des politiques

L'une des meilleures pratiques de gestion des dépenses consiste à créer une politique que tout le monde dans l'organisation doit suivre. Votre politique doit décrire exactement ce qui est et n'est pas une dépense approuvable sur la base des réglementations à jour de l'IRS régissant les remboursements et de la culture et de la réalité budgétaire de votre entreprise.

Une politique formelle qui décrit clairement exactement ce qui est et n'est pas une dépense approuvable aide également le service comptable et/ou les approbateurs à décider rapidement et équitablement si une dépense est autorisée ou non. Les employés savent quand ils peuvent s'attendre à être remboursés et quels recours ils ont en cas de rejet d'une dépense.

Pas de politique à appliquer ? SHRM fournit des modèles de politique de frais de voyage, comme d'autres groupes industriels, les entreprises n'ont donc pas besoin de repartir de zéro.

7. Soumission tardive du rapport

Lorsque les notes de frais arrivent en retard, vous pouvez encourir des frais sur les cartes d'entreprise, ce qui pourrait affecter la cote de crédit de l'employé en cas de responsabilité conjointe. Les retards présentent également des défis comptables, car l'équipe financière se démène pour rassembler la documentation et faire approuver les dépenses avant les clôtures mensuelles ou trimestrielles.

Pour éviter ce problème, votre politique de dépenses doit inclure des échéances fermes, par exemple, « soumettre toutes les notes de frais au plus tard le dernier jour du mois suivant le mois au cours duquel elles ont été engagées » - et les gestionnaires doivent être automatiquement alertés à temps pour encourager leurs employés à obtenir les rapports dans les délais.

8. Lenteur des remboursements des employés

Il n'y a rien de pire que de se bousculer pour obtenir un rapport, puis attendre des mois après une dépense pour se faire rembourser, en particulier pour un employé qui a payé de sa poche un produit ou un service coûteux. Cela peut entraîner de la frustration de la part du travailleur et même avoir un impact sur la productivité et le moral. Avec des processus et des logiciels de gestion des dépenses efficaces, cependant, les entreprises peuvent automatiser le processus d'approbation et de remboursement et s'assurer que les employés sont remboursés en temps opportun.

9. Gestion inefficace des reçus

Pour que le processus de gestion des frais de déplacement se déroule sans heurts, les employés ont besoin d'un moyen simple de soumettre des reçus avec leurs notes de frais. Côté comptabilité, se conformer aux règles de conservation des dossiers de l'IRS, les versions numériques ou papier des reçus pour la plupart des dépenses supérieures à 75 $ doivent être conservées pendant au moins trois ans.

La réponse pour la plupart des entreprises est de s'assurer que les employés peuvent utiliser une application smartphone de gestion des reçus, idéalement avec la technologie GPS et OCR, pour capturer et télécharger facilement les reçus dans un référentiel central. Puis, quand vient le temps de déposer une note de frais, il n'y a pas besoin de chercher du papier, et les équipes financières ont des dossiers consultables.

10. Manque d'intégrations système

Lorsque les systèmes d'entreprise ne peuvent pas communiquer directement entre eux sans intervention humaine, les processus tels que la gestion des déplacements et des déplacements deviennent chronophages, coûteux et sujet aux erreurs. En consolidant un ensemble d'activités, et en saisissant automatiquement les données résultantes dans le progiciel de gestion intégré (ERP) d'une entreprise, grand livre ou autre système comptable, une solution intégrée de gestion des dépenses peut grandement améliorer un processus autrement encombrant, processus coûteux.

Et en fait, une meilleure intégration est une autre tendance majeure de l'industrie de la gestion des dépenses. Lorsque vous envisagez un logiciel de gestion des frais de déplacement, les employés apprécieront la possibilité de suivre leurs rapports du dépôt au paiement. L'équipe financière bénéficiera d'une vue consolidée des données financières.

Recherchez des intégrations intégrées compatibles avec votre système comptable et la possibilité de générer des rapports granulaires sur les dépenses de déplacement et de déplacement. C'est essentiel pour les personnes chargées de la planification et de l'analyse financières de votre entreprise, parce que la planification financière et la comptabilité (FP&A) nécessitent des données, et beaucoup. Pourtant, les équipes FP&A passent 75 % de leur temps à simplement collecter et traiter des données, selon une enquête de l'Association des professionnels de la finance, en partie parce qu'ils n'ont pas accès aux systèmes sources.

11. Absence de signalement

L'analyse commerciale a parcouru un long chemin au cours de la dernière décennie, mais une entreprise qui utilise toujours des feuilles de calcul et des processus manuels pour gérer ses dépenses ne peut pas profiter de ces avancées.

En lien avec la discussion FP&A, les équipes financières sans système centralisé à partir duquel elles peuvent extraire des rapports auront du mal à comprendre les dépenses de T&E au fil du temps. Cela entrave tout, des projections financières à l'analyse des flux de trésorerie en passant par les négociations avec les fournisseurs.

Conclusion sur les défis :les dirigeants ont besoin d'un aperçu de la façon dont les départements allouent leurs budgets T&E sur une base mensuelle, comment les dépenses évoluent et où des économies pourraient être trouvées. Les équipes financières ont besoin d'automatisation pour réduire le temps qu'elles consacrent aux tâches fastidieuses, les processus manuels et la capacité de détecter les erreurs et les anomalies. Et les employés ont besoin d'applications pour gérer facilement les reçus et un moyen de suivre la progression de leurs rapports.

Ces problèmes peuvent être résolus avec une plate-forme logicielle unifiée qui automatise non seulement le processus de gestion des dépenses, mais s'intègre également à d'autres systèmes financiers pour créer des rapports en temps opportun.