Qu'est-ce que la clôture financière et pourquoi est-ce important ?

Quelle que soit la taille ou la sophistication financière de l'entreprise, le processus de clôture financière peut devenir compliqué. Les étapes séquentielles - de l'enregistrement des transactions à la génération des états financiers - doivent être effectuées efficacement, de manière collaborative et précise avant que les comptables puissent fermer les livres de l'exercice en cours. Heureusement, il existe des moyens de rendre ce processus récurrent plus gérable et de donner aux équipes financières et aux parties prenantes le temps nécessaire pour effectuer des analyses et prendre des décisions commerciales stratégiques.

Qu'est-ce que la clôture financière ?

Le terme « clôture financière » décrit tous les processus financiers et comptables qui se produisent régulièrement dans une entreprise menant à, et y compris, clôture des livres du mois précédent, trimestre ou année. Les huit étapes principales consistent à identifier les transactions, enregistrer les opérations dans un journal, inscription au grand livre, préparer une balance de vérification non ajustée, concilier débits et crédits, créer des écritures de régularisation, la tenue d'une balance de vérification et d'états financiers ajustés, et clôturer les livres pour remettre à zéro les comptes de résultat et bloquer les comptes de bilan à la fin de la période.

Dans les entreprises multi-filiales, la clôture financière comprend également la consolidation des comptes du pôle, analyser les éliminations intersociétés et autres ajustements postérieurs à la clôture. Pour les états financiers externes, des données pour les notes de bas de page et d'autres informations sont également générées.

Les états financiers qui en résultent sont utilisés par la direction pour générer une analyse des tendances historiques, comparaisons avec les périodes et budgets précédents, et générer des KPI. Dans les entreprises dotées de systèmes temps réel, cette analyse peut être en cours. Les états financiers sont également utilisés, et parfois nécessaire, par des intervenants externes, comme les investisseurs, les prêteurs et les organismes publics de réglementation.

Clôture financière vs clôture des comptes

Certaines équipes financières utilisent les termes « clôture financière » et « fermeture des livres » de manière quelque peu synonyme. Cependant, il y a une distinction essentielle entre les deux :

• La clôture financière est un terme général qui reflète tous les processus comptables du mois, y compris, mais pas limité a, fermer les livres. La clôture financière englobe l'ensemble du cycle comptable, culminant avec la production d'états financiers et la clôture des livres.

• Fermeture des livres est la dernière étape du processus de clôture financière et a deux objectifs. Une, la clôture des livres remet à zéro les comptes temporaires et bloque le solde de la période précédente. Comptes temporaires, également appelés comptes nominaux, sont ceux que l'on retrouve au compte de résultat pour cumuler le chiffre d'affaires de la période, dépenses, Les gains et pertes.

  Le résultat net est transféré au bilan dans le cadre du deuxième objectif :la mise à jour du report à nouveau pour refléter les résultats d'exploitation de cette période. Le report à nouveau est un compte de capitaux propres figurant au bilan, qui détient un résultat non distribué. C'est un compte important, puisqu'il représente les fonds disponibles pour le réinvestissement.

Même les comptables peuvent utiliser avec désinvolture les termes « clôture financière » et « fermeture des livres » comme synonymes, mais la distinction claire est que la clôture des livres est une étape dans la clôture financière. Néanmoins, toutes les étapes du processus de clôture financière sont interdépendantes ; les erreurs en une seule étape se répercutent sur l'ensemble du processus, il est donc important de bien faire les choses.

Points clés à retenir

• La clôture financière est un processus commercial clé qui fournit en fin de compte un aperçu précis de la santé financière d'une entreprise.
• La clôture des comptes est une étape du processus de clôture financière. Retards, données inaccessibles, les ensembles de données complexes et le manque de rigueur des processus rendent difficile la réalisation d'une clôture financière précise et en temps opportun. Plus vite une entreprise peut fermer les livres, le meilleur. Mais les entreprises ne devraient jamais sacrifier la précision pour la vitesse.
• Améliorations des processus, comme la comptabilité continue, combiné à un logiciel de comptabilité automatisé peut aider à rendre l'ensemble de la clôture financière plus gérable.

Clôture financière expliquée

Le processus de clôture financière fait partie intégrante de toutes les organisations, car il vise à fournir aux parties prenantes - les responsables métiers, analystes financiers, cadres, membres du conseil d'administration, investisseurs, prêteurs - avec un compte rendu précis de la situation financière de l'entreprise sur une base mensuelle, base trimestrielle et annuelle.

Les états financiers produits au cours du processus de clôture financière sont utilisés par la direction interne pour communiquer la santé de l'entreprise aux parties prenantes externes et pour évaluer les résultats par rapport aux objectifs prédéfinis. Combiné avec d'autres données opérationnelles, les données historiques sous-jacentes dans les livres de la société sont utilisées pour l'analyse financière, budgétisation et prévision.

On dit souvent que les directeurs financiers aident à piloter la santé économique de leurs entreprises avec un œil sur le rétroviseur et l'autre sur la route. Le processus de clôture financière est un processus tristement fastidieux et chronophage, et les états financiers — un résultat clé — n'ont de valeur que s'ils sont exacts et opportuns. Malheureusement, dans de nombreuses organisations, le processus de clôture financière est décousue, inefficace et à forte intensité de main-d'œuvre. En réalité, un KPI commun que les directeurs financiers surveillent est le temps de cycle pour la clôture mensuelle, dans le but de mettre plus rapidement les données et les états financiers entre les mains des utilisateurs et de redéployer les ressources comptables vers des projets à plus forte valeur ajoutée.

Défis de clôture financière

Le processus de clôture financière, par sa nature, peut être difficile. Même les petites entreprises peuvent avoir des dizaines de comptes à suivre et à rapprocher, et cela ne fait que se compliquer à mesure que les entreprises grandissent. Les entreprises internationales et les entreprises dont les équipes financières sont très dispersées ont leurs propres défis.

Voici six des principaux défis liés à la clôture financière :

1. Besoin de vitesse: En ce qui concerne le processus de clôture financière, il existe une tension entre faire le travail rapidement et le faire correctement. Les équipes comptables peuvent accéder plus facilement aux données financières clés, plus vite ils peuvent fermer les livres.

2. Données de mauvaise qualité ou manquantes : Qu'il s'agisse de données en double, paiements non enregistrés, factures manquantes, fautes de frappe simples ou erreurs de calcul, trouver et résoudre des données inexactes ou incomplètes coûte du temps et des efforts.

3. Systèmes disparates : Il n'est pas toujours facile de retrouver toutes les informations nécessaires et de s'assurer que toutes les transactions de chaque service commercial ont été enregistrées avec précision dans un seul emplacement commercial. Plus loin, les entreprises avec plusieurs entités opérationnelles utilisent généralement des systèmes comptables locaux, et ceux-ci peuvent ne pas bien s'intégrer au siège. Par exemple, différents emplacements peuvent utiliser différentes versions de logiciels de comptabilité ou même des systèmes totalement différents. Plus le nombre d'instances locales est important, les problèmes d'intégration les plus probables peuvent survenir, causés par des plans comptables incohérents ou appliqués de manière incohérente et d'autres disparités de formatage. Les entreprises internationales avec plusieurs emplacements partout dans le monde et dans différents fuseaux horaires peuvent relever encore plus de défis, surtout en l'absence d'horaires stricts. Des systèmes disparates peuvent augmenter la probabilité d'erreur, augmenter le nombre de problèmes de fermeture, ce qui réduit l'efficacité du personnel comptable — et tout cela peut à terme retarder la production d'états financiers consolidés.

4. Équipes à distance : Comme les données, les équipes comptables peuvent être dispersées et travailler à distance. Certaines équipes ont fermé les livres virtuellement pour la première fois en 2020 et ont découvert que quelques stratégies clés ont aidé à rendre leurs fermetures à distance plus fluides. Ceux-ci comprenaient des systèmes de collaboration efficaces, des processus cartographiés et des pratiques de sécurité solides.

5. Erreur humaine: Pour de nombreux comptables, une combinaison de délais serrés et de tâches répétitives fait du processus de clôture l'un des aspects les moins agréables du travail. Par exemple, les comptables peuvent passer des heures, voire des jours, à ne rien faire de plus que de transférer des chiffres et de vérifier les calculs - le risque d'erreurs augmentant à mesure que le processus de clôture financière repose sur la saisie manuelle de données.

6. Équipes sous-financées : Certaines organisations manquent de temps, les systèmes et/ou le personnel travaillent en permanence et sont bloqués par des processus manuels, systèmes de traitement par lots et documents papier vétustes. Un soutien inadéquat peut conduire à un cercle vicieux qui prend plus de temps et de main-d'œuvre et aboutit toujours à des informations intempestives de peu de valeur. À son tour, certaines entreprises résistent à l'investissement dans ce qui a été considéré comme des informations inutiles et le processus qui les soutient. L'impact sur les employés comptables est important et augmente la probabilité d'erreurs, car les travailleurs peuvent volontairement ou involontairement sauter des étapes importantes juste pour accomplir.

6 défis communs à la clôture financière

1. Ça prend du temps: La fermeture est souvent fastidieuse, processus chronophage. Mais plus vite c'est fait, les entreprises plus tôt sans robuste, les systèmes financiers en temps réel peuvent commencer à utiliser les données comptables.

2. Données incorrectes : Des données financières précises dépendent de données précises. Mais le processus de clôture peut être sujet à des erreurs telles que des fautes de frappe et des erreurs de formule, surtout lorsqu'il est manipulé manuellement ou avec des feuilles de calcul.

3. Enregistrements MIA : Fermer, les équipes financières ont besoin de l'apport en temps opportun d'une variété de départements. C'est difficile, surtout si d'autres équipes manquent de ressources ou de sentiment d'urgence ou voient la valeur du résultat final.

4. Équipes éloignées : Lorsque les chefs de service et la comptabilité ne sont pas dans le même bureau, cela ajoute un nouveau niveau de difficulté.

5. Des erreurs sont commises : Le processus de clôture est tristement laborieux et répétitif avec des heures - ou des jours - passés à transférer des chiffres et à vérifier les calculs. Toujours, des erreurs se produisent.

6. Manque de ressources: Sans assez de personnel et le bon logiciel, le processus de clôture peut être inefficace et démoraliser le personnel comptable.

5 problèmes courants liés au processus de clôture financière

Bien que le processus de clôture financière soit par nature difficile, de nombreuses organisations sont confrontées à des problèmes de processus évitables qui contribuent inutilement à la difficulté. Résoudre les cinq problèmes courants de clôture financière suivants pourrait considérablement améliorer votre cycle de clôture financière.

1. Le processus manque de définition et d'organisation : Le processus de clôture financière est souvent géré par la mémoire institutionnelle au lieu d'être clair, spécifique, protocoles documentés. De nombreux comptables connaissent des processus serrés et le font de la même manière depuis des années, ce qui signifie que des procédures opérationnelles normalisées (SOP) rigoureuses semblent inutiles. Mais ce n'est pas parce qu'ils savent comment le faire qu'il n'y a pas de place pour l'amélioration.

   De la même manière, les employés peuvent avoir leurs propres façons de déclarer les notes de frais, par exemple, contribuer davantage au défi d'obtenir toutes les bonnes informations au bon endroit lors de la fermeture. Peu importe ce que, l'absence d'un processus uniforme engendre la désorganisation et des erreurs potentielles, ces deux éléments ajoutent au temps et aux efforts nécessaires pour mener à bien le processus de clôture.

2. Le processus manque d'automatisation : Plus le nombre de tâches du processus de clôture financière qui sont effectuées manuellement, plus cela prendra de temps et plus les possibilités d'erreur s'ouvriront. Les logiciels d'automatisation et de comptabilité réduisent le besoin de s'appuyer sur des flux de travail manuels.

3. Le processus manque de données complètes : La clôture nécessite la compilation de données de tous les secteurs de l'entreprise - un processus qui peut rapidement devenir chaotique, surtout si les données de transaction ne sont pas complètes. Exemples tels que bons de commande manquants, les factures et les notes de frais peuvent entraîner des soldes de compte incorrects s'ils ne sont pas classés conformément aux politiques de l'entreprise. Alternativement, des données incomplètes font perdre du temps et de l'efficacité à l'équipe comptable tout en traquant les détails critiques au milieu du processus de clôture financière.

4. Le processus est précipité : Plus tôt le processus de clôture financière est terminé, les états financiers peuvent être émis plus tôt aux différentes parties prenantes, les données sous-jacentes utilisées pour l'analyse historique et l'équipe comptable peuvent passer à des tâches plus à valeur ajoutée. Mais ce n'est pas une excuse pour prendre des raccourcis. Le résultat final de la clôture financière, les états financiers, sont souvent le visage de l'entreprise vis-à-vis des tiers, et les erreurs peuvent nuire à la réputation de l'entreprise.

5. Le processus manque d'intégration : Lorsque les données nécessaires à la clôture se trouvent dans des systèmes disparates, les équipes comptables sont obligées de collecter et de compiler manuellement les informations. Cela ajoute plus de temps et de risque d'erreur dans le processus de clôture financière.

7 façons d'améliorer la clôture financière

L'amélioration du processus de clôture financière ne simplifie pas seulement la vie des comptables, Les directeurs financiers et les équipes financières au sens large. Il peut également donner aux dirigeants et autres parties prenantes de l'entreprise un accès plus rapide aux données financières pertinentes pour aider à informer les décideurs.

Le moins de temps passé à fermer, plus les organisations ont de temps pour analyser les opérations, réaffecter les ressources et évaluer s'ils disposent des liquidités nécessaires pour profiter de nouvelles opportunités. Toujours, la précision ne peut pas être sacrifiée pour la vitesse, ce qui signifie que les organisations doivent travailler plus intelligemment, pas plus dur.

Voici sept façons dont les entreprises peuvent améliorer le processus de clôture financière :

1. Identifiez les inefficacités : La première étape que toute organisation devrait prendre est de trouver les goulots d'étranglement et les inefficacités. Par exemple, attendez-vous la fin du mois pour réconcilier les comptes ? Avez-vous demandé aux employés et aux fournisseurs de soumettre les factures par voie électronique, dans un format pouvant être importé directement dans votre système comptable ? Votre plan comptable est devenu trop volumineux et complexe ? Connaître les causes profondes des problèmes de processus vous mettra sur la bonne voie.

2. Créer et maintenir des procédures opérationnelles standard (SOP) : Une clôture financière sans document, procédure d'exploitation étape par étape va être inefficace. Pour rationaliser le processus, chaque personne ou équipe impliquée dans la clôture - qu'il s'agisse d'un comptable travaillant directement sur la clôture ou d'un employé qui suit les dépenses liées au déjeuner - doit suivre une SOP claire et précise. Les SOP fournissent des des instructions détaillées pour garantir que toutes les étapes d'un processus de clôture financière sont alignées et optimisées pour réduire les erreurs et faciliter l'accès aux informations. Les SOP doivent indiquer quelles tâches doivent être terminées, quand et par quel rôle et inclure des délais stricts afin que les équipes comptables ne soient pas obligées d'attendre de recevoir des données à la dernière minute.

3. Accès libre aux informations : Pour terminer une clôture, les équipes comptables ont besoin des données de tous les départements métiers :ventes, expédition, approvisionnement, commercialisation, ressources humaines. Bien sûr, ces équipes peuvent ne pas ressentir le même sentiment d'urgence ou le même souci du détail que les comptables. Bien que des délais serrés puissent aider, il est également important que le personnel comptable autorisé ait un accès direct aux systèmes dans lesquels ces informations sont stockées afin de ne pas dépendre des services pour les mises à jour.

4. Documenter de manière exhaustive : Un meilleur processus de clôture financière commence par de meilleures écritures de journal. Créez une liste de contrôle des écritures de journal qui doit être suivie chaque mois pour garantir que chaque information est documentée et prise en compte. Les écritures de journal doivent inclure le type de transaction, la date d'exécution, montant, une brève description, un identifiant de numéro de journal et toute autre information pertinente à votre entreprise et au processus de clôture. Envisagez d'utiliser un modèle d'écriture de journal pour vous assurer que chaque écriture de journal est enregistrée de manière exhaustive.

5. Minimiser la saisie de données : Les erreurs de saisie des données peuvent être réduites en évitant autant que possible le papier. Outre les factures électroniques pouvant être importées directement dans les systèmes comptables, évitez d'utiliser des feuilles de calcul lorsque cela est possible. Bien que pratique pour gérer les calculs comme l'amortissement et les allocations, il est plus efficace d'alimenter les données directement dans les systèmes comptables qui peuvent automatiser ces tâches.

6. Utiliser des pratiques comptables continues : Comptabilité continue, ou un processus de fermeture continu, répartit la charge de travail sur tout le mois, au lieu de les cumuler pour la fin du mois. Par exemple, des responsabilités telles que la comptabilisation des écritures de journal et le rapprochement des comptes peuvent être intégrées aux activités quotidiennes, qui maintiendra le grand livre à jour. De cette façon, une entreprise est en mesure d'effectuer une « fermeture en douceur » à tout moment du mois et réduira considérablement la charge de travail lors d'une « fermeture définitive ». Quoi de plus, les équipes comptables utilisant la comptabilité continue peuvent détecter les erreurs plus tôt afin de ne pas retarder la clôture des livres.

7. Tenir des réunions post-clôture : Tant qu'ils ont lieu en temps opportun afin que toutes les informations soient encore fraîches à l'esprit et que les participants ne soient pas déjà concentrés sur le prochain cycle, les réunions post-clôture peuvent être utiles pour examiner les problèmes, suivre les KPI et discuter de sujets qui pourraient aider l'organisation à améliorer son prochain cycle de clôture.

7 étapes pour de meilleures clôtures financières

1. Briser les goulots d'étranglement : Trouvez les facteurs qui ralentissent le processus et corrigez-les. Cela peut devoir se faire progressivement.

2. Respectez les SOP : Rédigez des procédures opérationnelles standard qui définissent clairement le rôle et les délais de chacun pour chaque étape du processus de clôture financière.

3. Distribuer les données : Assurez-vous que les équipes comptables ont accès à toutes les sources qui alimentent la clôture et que les services ont des délais stricts pour la saisie des données.

4. Modéliser la journalisation : Créez une liste de contrôle ou un modèle d'écriture de journal pour vous assurer que chaque information importante est documentée et prise en compte.

5. Minimiser la saisie manuelle des données : Le risque d'erreur humaine augmente à chaque frappe. Dès que possible, alimenter les données directement dans les systèmes comptables et automatiser les tâches de saisie des données.

6. Adoptez la comptabilité continue : À faire :répartir la charge de travail de clôture sur l'ensemble de l'exercice. À ne pas faire :enregistrez toutes les tâches pour la fin de la période.

7. Tenir des réunions post-clôture : Personne ne veut une autre réunion, mais cela vaut la peine de prendre le temps de discuter des problèmes de processus, analyser les KPI et réfléchir aux moyens de s'améliorer.

Facilitez le processus de clôture financière avec un logiciel de comptabilité

Avec le bon logiciel de comptabilité d'entreprise, tel qu'un logiciel de gestion financière basé sur le cloud qui peut s'intégrer aux systèmes de planification des ressources de l'entreprise (ERP), les entreprises peuvent améliorer leurs processus et consacrer plus de temps à des tâches précieuses, telles que l'analyse financière et les prévisions. Par exemple, Un logiciel de comptabilité d'entreprise peut :

1. Transformez les tâches monotones en fonctions automatisées reproductibles en éliminant de nombreuses tâches manuelles, comme transférer des écritures de journal dans le grand livre, réduisant ainsi l'erreur humaine.

2. Améliorer le processus de réconciliation en alignant automatiquement les données de sources discrètes, tableurs et systèmes. Le logiciel de comptabilité peut également détecter rapidement les erreurs afin qu'elles puissent être atténuées le plus rapidement possible.

3. Intégrez les données et assurez la cohérence de toutes les informations. Cela permet aux équipes comptables d'accéder plus facilement aux données financières clés en temps réel, au lieu d'attendre que les pairs partagent les informations nécessaires pour terminer une clôture. Les systèmes ERP peuvent permettre à tous les services de travailler à partir des mêmes sources de données à jour.

4. Fournir des tableaux de bord en temps réel qui donnent aux équipes financières, la direction et les cadres accèdent aux chiffres dont ils ont besoin, quand ils ont besoin de les voir.

Un logiciel de comptabilité d'entreprise moderne dans le cadre d'un système ERP intégré peut réduire le temps nécessaire pour terminer le cycle de clôture financière. À son tour, cela permet aux professionnels de la comptabilité de consacrer du temps à des activités plus valorisantes, comme la planification et l'analyse financières, au lieu de toujours jouer au rattrapage.

La clôture financière est extrêmement importante pour l'entreprise. Ces rapports donnent un aperçu de la santé financière d'une entreprise et appuient des décisions prospectives. Mais une clôture financière est un processus compliqué - la quantité de données que les équipes financières doivent analyser seules peut être intimidante. Pour améliorer le processus de clôture financière, les entreprises doivent examiner le processus de manière holistique tout en tirant parti d'un logiciel de comptabilité capable d'automatiser les tâches sujettes aux erreurs.

FAQ sur la clôture financière

Q :Quel est le processus de clôture financière ?

UNE: Voici une ventilation simple du processus de clôture financière :

1. Identifiez les opérations.
2. Enregistrez-les dans un journal. Idéalement, l'activité financière doit être automatisée et enregistrée au fur et à mesure.
3. Reportez les transactions dans le grand livre.
4. Préparez une balance de vérification non ajustée.
5. Rapprochez tous les comptes pour vous assurer que tous les débits sont égaux à tous les crédits.
6. Créer des écritures de journal d'ajustement. Les écritures de journal doivent inclure le numéro de journal, Date, description et comptes concernés.
7. Exécutez une balance de vérification ajustée et préparez des états financiers. Idéalement, les entreprises devraient viser à générer ces rapports via des systèmes comptables qui automatisent la tâche pour gagner du temps et minimiser les erreurs.
8. Fermez les livres pour la période. Une fois que les états financiers sont exacts et que la direction est satisfaite des résultats, la période comptable est clôturée, empêcher toute transaction non autorisée dans une période qui a déjà été signalée.

Q :Qu'est-ce que la clôture de fin de mois ?

UNE: La clôture de fin de mois est la série d'étapes qu'une entreprise prend pour s'assurer que ses états financiers mensuels sont fidèles à l'équation comptable (Actif =Passif + Capitaux propres). En d'autres termes, tous les soldes de comptes temporaires pour cette période sont remis à zéro pour préparer la période suivante, et les états financiers mensuels donnent un aperçu des transactions de la période.

Q :Combien de temps faut-il pour fermer les livres ?

UNE: Le temps qu'il faut pour fermer les livres dépend de votre entreprise, la complexité de vos finances, votre équipe comptable et si vous utilisez l'automatisation. Selon une étude, les entreprises qui utilisent massivement des feuilles de calcul mettent en moyenne 8,2 jours à fermer, tandis que ceux qui automatisent la plupart des tâches prennent environ 6,2 jours. D'autres données suggèrent que les plus performants mettent 4,8 jours pour clôturer, tandis que les moins performants prennent jusqu'à 10 jours.

Q :Que signifie Wd5 ?

UNE: Wd5 fait référence à « jour ouvrable 5, » ou le cinquième jour ouvrable après la fin du mois. La fermeture par Wd5 est un objectif commun à de nombreuses ETI, alors que les organisations de classe mondiale peuvent s'efforcer de fermer par Wd1, ou le premier jour ouvrable après la fin du mois.