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Liste de contrôle ultime du décompte de l'inventaire physique en 24 étapes

La réalisation d'un inventaire physique est une activité importante pour les entreprises de toutes sortes. Alors que les détaillants pourraient d'abord venir à l'esprit lorsqu'ils pensent à mesurer l'inventaire physique, en vérité, tous les types d'entreprises - des fabricants aux organisations de services - tiennent un inventaire quelconque.

Un inventaire physique nécessite une attention aux détails, précision et un processus bien pensé. Une liste de contrôle d'inventaire physique peut être un excellent moyen de s'assurer que vous comprenez et suivez les bonnes étapes, assurer l'exactitude et tirer le meilleur parti de vos efforts.

Qu'est-ce qu'un décompte d'inventaire physique ?

Comme le nom le suggère, un inventaire physique est un inventaire organisé, processus méthodique et structuré utilisé pour compter le stock d'une entreprise. Les entreprises utilisent des décomptes d'inventaire physique pour fournir un audit ou une vérification des données dans les systèmes d'inventaire et les effectuer à des heures programmées qui coïncident généralement avec les périodes de reporting financier. Le décompte des stocks est également essentiel pour garantir la fiabilité des prévisions de ventes et d'achats.

Il existe deux méthodes principales pour effectuer un inventaire physique :

  • Manuel — Utiliser du papier et un crayon pour compter et enregistrer l'inventaire.
  • Électronique — S'appuyer sur des technologies comme les scanners, RFID, codes-barres ou appareils mobiles pour compter les articles.

Si vous essayez de déterminer la meilleure façon de compter l'inventaire, les entreprises choisissent souvent l'inventaire tournant. Les logiciels d'inventaire tournant et de contrôle des stocks peuvent aider à éliminer les causes profondes des erreurs en créant des processus de contrôle plus fiables. La prise en charge d'une stratégie de comptage cyclique avec un logiciel de gestion des stocks peut inciter automatiquement les employés à compter certains articles et à catégoriser les produits en fonction du volume ou de la valeur. Finalement, cela conduit à des informations d'inventaire plus précises et à une meilleure assurance qualité.

Le but ultime de la réalisation d'un inventaire physique est que les enregistrements correspondent le plus possible aux produits disponibles.

Liste de contrôle d'inventaire physique en 24 étapes

Lors d'un inventaire physique, les employés doivent prendre plusieurs mesures pour s'assurer que le processus est aussi transparent et précis que possible. Voici une liste de contrôle d'inventaire physique - couvrant le pré-comptage, pendant le dépouillement et après le dépouillement.

Pré-compte

  • Sélectionnez et informez les employés impliqués dans l'inventaire physique. Cela peut être une combinaison d'employés chevronnés et de nouveaux employés, mais vous voulez sélectionner digne de confiance, des employés soucieux du détail et consciencieux. Mettez ces employés en paires où un employé compte et l'autre enregistre.
  • Prévoyez une heure pour le décompte. Cela se fait généralement en dehors des heures normales de bureau et après les affluences saisonnières, surtout dans les commerces de détail, pour éviter de perturber les clients et les opérations quotidiennes.
  • Former tous les employés impliqués dans l'inventaire physique. Assurez-vous qu'ils reçoivent des détails clairs sur les mesures qu'ils doivent prendre et sur la manière de mener et de documenter le dénombrement.
  • Organisez votre décompte par emplacement plutôt que par produit. Cela contribue à rendre le processus plus efficace et permet aux employés de procéder de manière ordonnée à l'inventaire.
  • Créer des cartes ou des diagrammes indiquant les zones de comptage et étiqueter clairement l'inventaire stocké dans chaque zone.
  • S'assurer que tout l'inventaire est clairement étiqueté avec des étiquettes fixes (pour qu'elles ne bougent pas ou ne tombent pas des étagères) et ces étiquettes sont faciles à trouver et à lire, si vous n'utilisez pas la gestion des bacs.
  • Affecter des employés à des domaines spécifiques qu'ils sont chargés de compter. Cela aide à gérer le processus de comptage et facilite l'identification des employés qui peuvent avoir besoin de fournir ou de clarifier des informations une fois le comptage terminé.
  • Suivez séparément tous les produits en consignation que vous stockez. Évitez de les inclure dans le même nombre que d'autres articles d'inventaire. L'inventaire en consignation fait référence aux articles qui continuent d'appartenir au producteur tandis qu'une autre entreprise (comme un détaillant ou un distributeur) les stocke et les expédie aux clients, ne payer que pour l'inventaire une fois qu'il se vend.
  • Obtenez des balises de comptage. Les étiquettes de comptage sont des formulaires en deux parties qui sont remplis par les personnes chargées de l'inventaire physique. Ils sont numérotés pour aider à documenter l'inventaire et assurer une tenue de registre précise. Les scanners et autres appareils de comptage électroniques automatisent ce processus.
  • Faire des plans pour observer les zones où l'inventaire est compté . Envisagez de programmer des « visites surprises, " en particulier dans les zones où se trouvent des objets de valeur, pour réduire les risques de vol ou de fraude.

Pendant le comte

  • Désigner une personne pour démontrer le processus le jour du dépouillement pour s'assurer que les employés comprennent ce qu'ils font et comment le processus fonctionne. Assurez-vous que tout le monde reçoive des exemples de la méthode de documentation que vous utilisez comme guide à suivre.
  • Évitez d'arrêter toute activité dans l'entrepôt. Mais il est crucial de s'assurer qu'aucun stock n'entre ou ne quitte la zone au fur et à mesure du décompte de l'inventaire physique. Cela conduira à la confusion et augmentera les risques d'erreurs.
  • Les membres de l'équipe doivent remplir une balise de comptage , joindre une copie à l'article d'inventaire et conserver l'autre copie, qu'ils soient comptés manuellement ou à l'aide d'un scanner. Le porteur de projet récupère les balises et confirme qu'elles ont été correctement renseignées et qu'aucune balise ne manque.
  • Les balises doivent être vérifiées pour l'exactitude , ensuite remis aux membres du personnel chargés de saisir les informations dans le système de gestion des stocks. Si vous utilisez des scanners, cela ne sera pas nécessaire puisque les informations alimentent automatiquement le système.
  • Au fur et à mesure que les zones sont comptées, le personnel doit les marquer il est donc clair que le dénombrement des stocks a déjà été effectué dans cette zone.
  • Effectuer des contrôles ponctuels est une étape cruciale pour garantir l'exactitude et aider à détecter les erreurs potentielles ou les pannes de processus qui doivent être corrigées.
  • Laissez les objets égarés là où ils se trouvent si vous en rencontrez pendant le décompte.
  • Effectuez une dernière visite des zones comptées. Suivez cette étape pour vous assurer que tous les éléments ont été étiquetés, indiquant qu'ils ont été comptés.
  • Prévoyez du temps pour les pauses et fournissez de la nourriture et des rafraîchissements aux salariés pour les remercier de leur contribution, surtout lorsque les décomptes ont lieu en dehors des heures normales de travail.

Post-comptage

  • Analyser les résultats de l'inventaire physique pour identifier et résoudre les problèmes ou les améliorations de processus qui pourraient être nécessaires pour améliorer la précision des stocks.
  • Communiquer largement avec les employés , non seulement les personnes impliquées dans le dénombrement, mais tous les employés dans l'ensemble de l'organisation. Faites-leur connaître les résultats des comptages physiques, tout écart majeur, et solliciter leur avis sur ce qui a pu conduire à ces discordances.
  • Prendre des mesures pour enquêter sur tout soupçon de vol si votre inventaire a soulevé de telles préoccupations.
  • Prendre des mesures pour évaluer et mettre à jour les procédures , la mise en œuvre du comptage cyclique pour faciliter les comptages futurs, et instituez une formation ou améliorez la communication si votre inventaire physique suggère une erreur des employés.
  • Reconnaître et récompenser les employés dans les zones où le décompte des stocks a montré des niveaux élevés de précision. Offrez des commentaires constructifs aux employés dans les domaines où il y avait des incohérences importantes. Solliciter leur contribution pour établir de nouvelles politiques, procédures et pratiques pour minimiser de tels problèmes à l'avenir.

Allez au-delà des feuilles de calcul avec le logiciel de gestion des stocks

Alors que certaines entreprises utilisent des feuilles de calcul ou même du papier pour gérer les stocks, c'est loin d'être une solution idéale. Non seulement ces approches sont-elles sujettes à erreur, mais ils n'offrent pas les fonctionnalités plus robustes des logiciels de gestion des stocks qui peuvent aider à minimiser les déchets et à maximiser la capacité de prendre des décisions éclairées liées aux achats et aux ventes.

Le logiciel de gestion des stocks dans le cloud d'aujourd'hui peut suivre les produits sur de nombreux emplacements et permet à votre personnel d'accéder à tout moment à des données actualisées sur les niveaux de stock. Cette technologie peut automatiser le réapprovisionnement, suivi des lots et des séries et comptage de cycles. Le bon système aidera à établir de meilleures pratiques de gestion des stocks qui vous feront gagner du temps, réduisez les erreurs et fournissez à votre personnel de direction les informations dont ils ont besoin pour prendre des décisions commerciales essentielles.

Un système de gestion des stocks et un comptage cyclique peuvent réduire la fréquence des comptages physiques puisque chaque article est suivi à son entrée, se déplace et quitte votre établissement tout en réduisant les écarts à résoudre. Lorsque vous devez effectuer un décompte physique, ils seront plus rapides et plus précis avec ce logiciel en place. Cela est particulièrement vrai pour les entreprises qui utilisent des scanners connectés à la solution de gestion des stocks.

La gestion des stocks est un élément essentiel des opérations de toute entreprise et a un impact significatif sur les résultats et le succès global. La réalisation régulière d'inventaires physiques - souvent chaque année en conjonction avec les cycles annuels de budgétisation et de rapport - garantit des enregistrements précis et aide à faire des choix importants sur les niveaux de stock pour répondre à la demande des clients et assurer la continuité des opérations commerciales. L'utilisation de la technologie pour améliorer le processus de gestion des stocks et rationaliser les comptages physiques peut aider votre entreprise à réduire les coûts de manutention et à augmenter les flux de trésorerie.