Guide essentiel du contrôle des stocks

Tout ce dont vous avez besoin pour démarrer et devenir plus efficace

Ce guide fournit tout ce dont vous avez besoin pour démarrer le contrôle des stocks. Les conseils d'experts faciles à comprendre, conseils, formules, méthodologies, l'élaboration de politiques et les conseils sur les logiciels aideront toute entreprise, grande ou petite.

Inclus sur cette page :

• Comparaisons des méthodes de contrôle des stocks
• Conseils pour contrôler les stocks
• Formules pour prévoir l'inventaire
• Conseils d'experts sur l'optimisation, logiciels et prévisions de l'industrie

Qu'est-ce que le contrôle des stocks ?

Contrôle de l'inventaire, aussi appelé contrôle des stocks, est le processus consistant à s'assurer que la bonne quantité d'approvisionnement est disponible dans une organisation. Avec les contrôles internes et de production appropriés, la pratique garantit que l'entreprise peut répondre à la demande des clients et offre une élasticité financière.

Un contrôle des stocks réussi nécessite des données d'achats, commandes, expédition, entreposage, espace de rangement, recevoir, satisfaction du client, prévention des pertes et chiffre d'affaires. Selon le « Rapport sur l'état des petites entreprises 2017 », près de la moitié des petites entreprises ne font pas le suivi de leurs stocks, même manuellement.

Le contrôle des stocks permet de tirer le maximum de profit du moindre investissement dans les stocks sans affecter la satisfaction du client. Bien fait, il permet aux entreprises d'évaluer leur état actuel des actifs, les soldes des comptes et les rapports financiers. Le contrôle des stocks peut aider à éviter les problèmes, tels que les événements de rupture de stock (rupture de stock). Par exemple, Walmart a estimé qu'il avait raté 3 milliards de dollars de ventes en 2014 parce que ses procédures de contrôle des stocks inadéquates avaient entraîné des ruptures de stock.

Une partie intégrante du contrôle des stocks est la gestion de la chaîne d'approvisionnement (SCM), qui gère les flux de matières premières, biens et services jusqu'au point où l'entreprise ou les clients consomment les biens. La gestion des entrepôts s'inscrit également dans le domaine du contrôle des stocks. Ce processus comprend l'intégration du codage des produits, points de réapprovisionnement et rapports, tous les détails du produit, listes d'inventaire et dénombrements et méthodes de vente ou de stockage. La gestion des entrepôts synchronise ensuite les ventes et les achats avec le stock disponible.

La gestion des stocks est un terme de niveau supérieur qui englobe le processus complet d'approvisionnement, stockage, et tirer profit de vos marchandises ou services. Alors que le contrôle des stocks et la gestion des stocks peuvent sembler interchangeables, ils ne sont pas. Le contrôle des stocks régule ce qui est déjà dans l'entrepôt. La gestion des stocks est plus large et réglemente tout, de ce qui se trouve dans l'entrepôt à la façon dont une entreprise y achemine l'inventaire et à la destination finale de l'article.

Les pratiques et politiques de contrôle des stocks devraient s'appliquer à plus que des produits finis et bruts. Le graphique suivant montre tout ce qu'une entreprise peut gérer en utilisant ces pratiques.

La portée du contrôle des stocks :au-delà des produits finis et bruts

Comment le contrôle des stocks peut améliorer votre entreprise

La mise en œuvre de procédures de contrôle des stocks appropriées peut aider à garantir qu'une entreprise fonctionne à des niveaux financiers optimaux et que les produits répondent aux besoins et aux attentes des clients. Selon le « Global State of Multichannel Customer Service Report 2015 », 62% des clients ont cessé de faire affaire avec une marque dont le service client était médiocre. Parmi ces plaintes du service client, la frustration suscitée par les articles en rupture de stock ou en rupture de stock figure en bonne place sur la liste. En réalité, des recherches sur les dépanneurs montrent que les ruptures de stock peuvent entraîner la perte complète d'un client sur 100 dans un magasin. En outre, 55% des acheteurs dans n'importe quel magasin n'achèteraient pas d'article alternatif lorsque leur produit régulier est en rupture de stock. Les autres domaines dans lesquels les entreprises engagent des dépenses ou perdent des ventes que les pratiques et méthodes de contrôle des stocks pourraient résoudre comprennent :

• Détérioration
• Stocks morts
• Surcoûts de stockage
• Rapport coût-efficacité
• Baisse des ventes
• Perdre des clients fidèles
• Stock excessif
• Perdre la trace de l'inventaire
• Perte de marchandises dans l'entrepôt

Selon David Pyke, co-auteur de Inventory and Production Management in Supply Chains, maintenant dans sa quatrième édition, et professeur d'opérations et de gestion de la chaîne d'approvisionnement à l'Université de San Diego, « les propriétaires de petites entreprises émergentes seraient stupéfaits de voir l'aide qu'ils peuvent obtenir et l'argent qu'ils peuvent économiser en gérant judicieusement leur inventaire. De nombreuses petites entreprises ne roulent pas sur l'argent, et une grande partie de leur financement est immobilisé dans leur inventaire. Les bonnes pratiques équilibrent la demande des clients et la gestion des stocks de la manière la plus intelligente possible.

Astuces et conseils d'experts pour démarrer avec le contrôle des stocks

Explorer pleinement les subtilités des procédures et de la théorie de contrôle des stocks peut être beaucoup pour certaines entreprises. Les conseils ci-dessous peuvent vous aider à identifier ce que vous devez faire avant de mettre en œuvre un nouveau processus de contrôle des stocks :

• Un bon plan de contrôle des stocks comporte plusieurs éléments essentiels : L'achat d'un système logiciel qui traite votre inventaire n'est pas suffisant. Un bon plan de contrôle des stocks traite vos commandes de la production ou de l'achat à la vente des articles et finalement à leur suppression de vos livres. Un programme de contrôle des stocks doit prendre en compte des éléments tels que la réduction de l'espace d'entrepôt gaspillé, commander des fournitures à l'aide d'une formule de prévision et établir des relations avec les fournisseurs.
• Planifiez d'abord, Exécutez ensuite : Tout gestionnaire digne de ce nom vous dira que la gestion et le contrôle des stocks sont continus et ne se limitent pas au niveau de l'entrepôt. Vous devez continuellement mettre à jour votre plan, puis le mettre en pratique. Vous devez suivre les mesures et mettre à jour vos prévisions pour les mois à venir chaque semaine et apporter des modifications à votre gestion des stocks planifiées selon les besoins. Vous devrez peut-être également modifier votre plan de gestion des stocks en fonction des événements mondiaux.
• Assurez-vous d'avoir toujours un stock critique : Qu'il s'agisse de pièces de machine ou d'un article qui constitue l'épine dorsale des ventes, déterminer quel stock est critique, et assurez-vous que ces articles ne sont jamais en rupture de stock. Pour ça, vous devriez avoir un processus de contrôle des stocks en place.
• Examinez attentivement tous les envois : Un point clé de la perte de stock se produit lorsque votre entreprise reçoit initialement un article. Examinez attentivement les bordereaux d'emballage et les produits pour tout dommage.
• Nommer les bons membres de l'équipe de gestion des stocks : L'adhésion du personnel est cruciale, mais assurez-vous que les personnes affectées aux processus de contrôle des stocks sont les bonnes personnes pour le travail. Les mathématiques devraient être parmi leurs points forts, et ils devraient avoir le temps d'effectuer la tâche correctement. Idéalement, votre équipe de gestion des stocks comprend des personnes qui touchent à chaque étape du processus, des gestionnaires d'entrepôt aux spécialistes des achats en passant par les préparateurs sur le terrain. Les petites entreprises devraient envisager d'inclure tous les gestionnaires et une partie du personnel de première ligne.
• Regrouper les éléments similaires : Autant que possible, groupe comme inventaire dans les mêmes zones. Plus loin, les produits uniques doivent avoir un emplacement de stockage unique.
• Trouvez l'équilibre entre les coûts d'inventaire et les avantages d'avoir des stocks disponibles : Le développement d'un système de contrôle des stocks vraiment efficace repose sur la recherche d'un juste équilibre entre le coût de fabrication et de stockage des stocks et l'évitement des ruptures de stock. L'argent de votre entreprise est immobilisé dans ce stock. Heureusement, connaître suffisamment votre entreprise vous permettra de choisir les bonnes méthodes et techniques de prévision. Vous cherchez à déterminer le coût total de votre stock, y compris des facteurs tels que les coûts d'entreposage et les denrées périssables, et peser cela par rapport à la demande et au coût des ruptures de stock pour vous donner le bon équilibre
• Regardez les autres plans de haut niveau : Si vous n'avez pas un contrôle positif sur votre inventaire, vous devez probablement aborder d'autres domaines de votre entreprise. Avez-vous un plan de gestion de la qualité adéquat? Avez-vous récemment examiné votre plan de gestion des installations ?
• Choisissez un système évolutif : Il est tentant pour les petites entreprises de commander des systèmes logiciels universels ou, inversement, gratuit ou à petit prix. Les systèmes basés sur le cloud peuvent évoluer avec une entreprise et fournir les analyses dont vous avez besoin pour poursuivre la croissance de votre entreprise.
• Votre logiciel est aussi bon que vos processus : Le logiciel ne peut pas résoudre les mauvais processus, il suffit de les automatiser.
• Avoir un plan de sauvegarde : Peu importe la haute technologie du logiciel ou le processus bien pensé, assurez-vous que votre entreprise dispose d'un plan de secours pour les pannes de courant et le vol. Le cloud computing est toujours une meilleure option qu'un serveur local.

Conseils pratiques d'un expert en gestion des stocks

L'expert en contrôle des stocks, le Dr Pyke, conseille :« J'ai observé que le monde des affaires a une faible compréhension de la gestion et du contrôle des stocks. Ils sont entraînés superficiellement, et parfois ils n'appliquent qu'une expérience superficielle à leurs pratiques. Parfois, ça marche super. Au cours de mes 30 années d'expérience, cependant, J'ai vu que beaucoup d'argent peut être économisé en formant et en gérant en profondeur le contrôle des stocks.

« Comme le système Kanban de Toyota pour optimiser les configurations, il y a évidemment des domaines que nous pouvons améliorer. Les entreprises doivent être proactives dans leur système de séquençage, plutôt que réactif, tout en faisant cet équilibre. Si vous examinez les mécanismes sous-jacents lors de la planification, vous pouvez partir de là. Le système que vous choisissez peut varier considérablement en fonction de la situation et peut faire toute la différence dans vos performances réelles.

Comment contrôler votre inventaire

En son coeur, faire le point est juste le processus de déterminer ce que vous avez et où vous le stockez afin de pouvoir l'évaluer. Toutes les procédures de contrôle des stocks ne sont pas idéales pour chaque entreprise ou pour les différentes étapes de la croissance et du développement d'une organisation. Certaines méthodes sont trop compliquées, surtout pour les petites entreprises. Vous devriez pouvoir utiliser votre système pour suivre les niveaux de stock, créer des commandes et envoyer des stocks. Certains systèmes de base pour le suivi des stocks comprennent :

• Manuel: Que ce soit via un grand livre ou un livre de stock, l'enregistrement manuel de l'inventaire avec un stylo et du papier est le moyen le plus simple de suivre ce qui entre et sort. Les petites entreprises avec peu d'articles peuvent s'en tirer en utilisant ce type de système. Ce système peut être difficile car il s'agit d'un enregistrement réel que vous ne pouvez pas extraire et utiliser à des fins de planification.
• Cartes de stock : Une méthode un peu plus complexe utilise des fiches de stock, aussi appelées cartes poubelles. Une fiche de stock est un tableau qui enregistre le prix unitaire courant, prix de vente et inventaire de chaque produit. Utilisez des cartes individuelles pour chaque produit dans les grands entrepôts ou les salles de stockage. Le système suit également les achats, Ventes, retours et autres motifs de retrait de stock, tels que les retraits promotionnels. Vous pouvez inclure des notes supplémentaires sur la fiche de stock, comme tout problème associé à cet article. Pour qu'un système de fiches de stock soit efficace, des mises à jour cohérentes sont essentielles. Vous devez également enregistrer les tirages inhabituels sur les actions ; autrement, vous courez le risque de données inexactes.
• Feuilles de calcul simples : De nombreuses entreprises, surtout les petites entreprises, utiliser des feuilles de calcul pour suivre l'inventaire. Qu'ils utilisent Microsoft Excel ou quelque chose de similaire, les feuilles de calcul sont un moyen de commencer à automatiser et à capturer électroniquement les données des produits. Avec une mise à jour cohérente et un codage de base, vous pouvez vous assurer que vous disposez des niveaux d'inventaire actuels et des statistiques. Les entreprises personnalisent rapidement ces systèmes pour répondre à leurs besoins. Étant donné que tous ceux qui créent une feuille de calcul le font légèrement différemment, les utilisateurs auront besoin d'une connaissance intime du fonctionnement de la feuille. Cette méthode est également considérée comme manuelle car le seul moyen de mettre à jour automatiquement le système de tableur consiste à ajouter des macros de haut niveau ou un codage qui les connecte à d'autres systèmes.
• Logiciel d'inventaire de base : Un logiciel d'inventaire simple est généralement peu coûteux et destiné aux petites et moyennes entreprises. Cette automatisation simple est souvent basée sur le cloud et est liée à votre logiciel de point de vente, afin qu'il puisse générer en temps réel, mises à jour automatiques des stocks. Vous pouvez également intégrer des analyses et des rapports et exécuter des comparaisons de coûts, créer des commandes, identifiez les produits les plus vendus et les moins vendus et explorez les détails de la commande ou les modèles des clients. Certains systèmes logiciels de gestion des stocks simples peuvent évoluer vers des fonctionnalités plus complexes à mesure que votre entreprise se développe.

Certaines entreprises préfèrent s'en tenir aux systèmes simples de suivi des stocks. D'autres entreprises planifient leur croissance et leur expansion. Vous pouvez également suivre l'inventaire avec :

• Logiciel avancé : Conçu pour le suivi des stocks, la plupart de ces solutions logicielles ciblées peuvent s'intégrer à des logiciels existants, sont évolutifs et fournissent des analyses et des modèles. Les logiciels avancés sont désormais à la portée de nombreuses petites et moyennes entreprises, car leur coût n'est plus prohibitif.

Types de systèmes de contrôle des stocks

Les systèmes de contrôle et de surveillance des stocks sont des approches comptables permettant de suivre le nombre de marchandises en stock. Les grandes entreprises surveillent souvent les stocks dans les magasins, des entrepôts et même des sites Web. Les deux systèmes principaux sont les systèmes de suivi périodique et perpétuel.

Le système périodique contre le système perpétuel

Le système d'inventaire périodique

La plupart des petites entreprises utilisent encore la gestion périodique des stocks car elle ne nécessite pas de logiciel sophistiqué ni d'analyse d'inventaire. Un système d'inventaire périodique repose sur des comptages physiques occasionnels ou réguliers de l'inventaire. Vous décidez des périodes comptables en fonction des besoins de l'entreprise, mais vous ne suivez pas l'inventaire quotidiennement ou en continu. Au lieu, vous enregistrez tous les achats sur un compte d'achat. Une fois l'inventaire physique effectué, vous transférez le solde du compte d'achat dans le compte de stock. Finalement, vous ajustez le compte d'inventaire pour qu'il corresponde au coût du stock de clôture. Vous pouvez calculer le coût de l'inventaire final en utilisant soit FIFO (premier entré, premier sorti) ou LIFO (dernier entré, premier sorti).

Les défis du système périodique sont particulièrement évidents lors de l'exécution d'un inventaire physique. La plupart des activités commerciales normales doivent être suspendues pendant cette période car cela nécessite un travail manuel important. De nombreuses entreprises embauchent du personnel supplémentaire et essaient de le faire en dehors des heures normales de bureau, comme pendant un quart de nuit. Ce type de système entraîne plus de fraude car il n'y a rien de suivi des stocks entre les comptages physiques, réduire la responsabilisation entre les inventaires, et parce qu'il est plus difficile de déterminer où se sont produits les écarts d'inventaire.

Le système d'inventaire perpétuel

Le système perpétuel peut être plus coûteux à mettre en œuvre que le système périodique en raison des besoins en équipements et logiciels. Cependant, le système met à jour en continu et immédiatement les numéros d'inventaire. Ce système calcule l'inventaire en fonction des ventes et des achats via le point de vente et le logiciel de gestion des actifs. Par ici, vous disposez à tout moment d'une comptabilité précise des stocks disponibles. Le suivi perpétuel est le meilleur moyen d'éviter les ruptures de stock lorsque vos clients épuisent les stocks d'un produit particulier. Avec un système perpétuel, vous pouvez obtenir un contact minimal des employés avec les marchandises.

Les défis de ce type de système surviennent lorsque vous l'utilisez sans effectuer également des inventaires physiques. En d'autres termes, l'inventaire enregistré peut ne pas refléter avec précision ce qui est physiquement en stock au fil du temps, peu importe la prise en compte des livraisons directes ou des stocks sur commande. Vous devez tenir compte de la casse, les biens volés et les pertes pour s'assurer que le système est exact. Plus loin, les erreurs et les articles mal scannés affectent les enregistrements d'inventaire. Vous pouvez gérer cela mathématiquement en appliquant des corrections qui tiennent principalement compte de ces choses. Les experts sont d'accord, bien que, que même si les inventaires physiques ne sont pas courants, vous devez mettre en œuvre un processus d'inventaire manuel pour compléter un système perpétuel. Vous pouvez intégrer ces types de systèmes à l'automatisation de la chaîne d'approvisionnement pour prendre des décisions plus rapides fondées sur les données.

Codes à barres

Les codes-barres peuvent faire partie d'un système d'inventaire perpétuel ou périodique. Certains peuvent considérer les codes-barres comme faisant partie d'un système de gestion des stocks, mais en vérité, il s'agit d'équipements qui relèvent de votre système de gestion des stocks existant. Un code-barres est essentiellement une petite image avec du texte ou des chiffres qui sont placés sur chaque article en stock. Le texte ou les chiffres stockent une grande quantité d'informations. Un scanner lit ces informations et les transfère dans une base de données, qui suit les pièces et leurs emplacements. Le système effectue des analyses lorsque le nouvel inventaire arrive et lorsqu'il est sorti. Les codes-barres ont un retour sur investissement (ROI) rapide en diminuant les dépenses d'exploitation une fois mis en place, même pour les petites entreprises.

Les autres avantages du code-barres comprennent :

• L'élimination des erreurs de données manuelles
• Collecte plus rapide des informations d'inventaire
• Mises à jour automatiques de l'inventaire
• Rationalisation de la documentation et des rapports
• Permettre le mouvement des stocks entre plusieurs entrepôts et départements
• Identification facile et rapide des niveaux minimum et réorganisation des niveaux nécessaires

La mise en œuvre de codes-barres sur l'inventaire est une idée intelligente car ils offrent évolutivité et précision, même aux petites entreprises en croissance.

Identification par radiofréquence (RFID)

Les étiquettes RFID sont également un type d'équipement qui relève d'un système de gestion des stocks existant. Les étiquettes RFID sont un type de suivi intelligent. Les étiquettes RFID contiennent des informations stockées électroniquement, plus d'informations qu'avec les codes-barres conventionnels. Les balises peuvent être passives ou actives :les balises RFID actives incluent les batteries, alors que les balises passives n'ont pas de piles. Le lecteur RFID alimente les tags passifs par ondes radio, alors que les balises actives envoient leurs ondes radio. Les deux types d'étiquettes se mettent automatiquement à jour pour identifier le stock et capturer toutes les données associées.

Les étiquettes RFID sont un moyen efficace de protéger les articles et produits de grande valeur qui nécessitent une conformité de sécurité supplémentaire, tels que les produits pharmaceutiques. Les balises actives sont la meilleure solution dans les entreprises où la sécurité des stocks a été un problème.

Bien que la sécurité soit le principal avantage de la RFID, les autres fonctionnalités incluent :

• Lecture de balises à distance : La plage de lecture des tags passifs est d'environ 40 pieds, et la portée des balises actives est de 300 pieds.
• Lecture simultanée des balises : Le système peut lire plusieurs étiquettes simultanément afin de pouvoir enregistrer une palette entière de produits à la fois.
• Codes de balise uniques : Pour suivre les produits uniques, pas un seul type de produit, vous pouvez donner aux étiquettes des codes d'identification uniques.
• Mises à jour constantes : Sans avoir à mettre à jour l'étiquette physique sur l'article, vous pouvez lui envoyer des mises à jour telles que l'emplacement de l'entrepôt via votre étiquette active ou en maintenant le système d'étiquette passive activé.

Certains défis liés à l'utilisation des RFID incluent :

• Les étiquettes RFID passives nécessitent des scanners ou des lecteurs portables.
• Le coût peut être prohibitif pour certaines entreprises.
• La chaîne d'approvisionnement a également besoin de l'équipement nécessaire pour les étiquettes RFID.

Si vous envisagez d'utiliser des étiquettes RFID, ils sont devenus moins chers ces dernières années. Les experts disent que la meilleure utilisation des étiquettes RFID est de les placer à des points à haut risque à proximité de votre stock, comme aux sorties. Finalement, pour les produits à durée de vie limitée, un système RFID peut fournir des informations pour assurer le contrôle de la qualité, comme la date à laquelle ils ont été introduits et leurs dates d'expiration (le cas échéant).

Une tendance récente parmi les petites entreprises est l'utilisation de codes QR, qui sont comme des codes-barres, mais vous n'avez pas besoin d'acheter du matériel coûteux pour les lire. Vous pouvez installer une application sur un smartphone qui lit les codes QR. Ils contiennent également plus d'informations qu'un code-barres en raison de leurs modèles matriciels. Les codes QR ne sont pas des systèmes actifs comme les étiquettes RFID actives et ne sont pas aussi chers.

Méthodes de contrôle des stocks

Les méthodes de contrôle des stocks sont les façons dont vous utilisez les forces et les relations de votre entreprise, votre savoir-faire, des formules et des prévisions pour déterminer la quantité d'approvisionnement que vous conservez, vendre, stocker et commander. Un contrôle efficace des stocks équilibre le contrôle des coûts et la satisfaction des demandes des clients.

Les jours d'inventaire en circulation (DIO) d'une entreprise mesurent le nombre de jours pendant lesquels une entreprise détient des actions avant de les vendre. Le DIO est une mesure d'efficacité parce que l'inventaire immobilise des fonds. Plus la DIO est basse, mieux c'est, surtout pour une petite entreprise. Les scores DIO ont augmenté de 8,3 % au cours des cinq dernières années, ce qui signifie que les entreprises ont des pratiques de contrôle des stocks moins bonnes. En outre, il est nécessaire d'augmenter l'espace d'entrepôt, ce qui signifie…

La corrélation entre DIO et espace d'entrepôt

La méthodologie de contrôle des stocks la plus efficace peut varier d'une entreprise à l'autre. Quelle que soit la méthodologie choisie, il doit être clair pour les employés et avoir des politiques et des procédures bien définies. Si vous utilisez un logiciel avec votre méthodologie, examinez les systèmes qui offrent les fonctionnalités clés dont votre entreprise a besoin, pas seulement un package unique. Le contrôle organisationnel commence par l'étiquetage des articles, que ce soit via des SKU ou un système plus complexe. Le contrôle de la qualité nécessite d'avoir des normes de qualité et une politique à suivre par le personnel.

Les meilleures pratiques de contrôle des stocks incluent :

• Choisissez une méthodologie d'amélioration de la gestion : Les méthodologies d'amélioration de la gestion impliquent plus qu'un simple contrôle des stocks. Vous pouvez améliorer votre entreprise, du haut jusqu'en bas, avec une méthodologie de gestion à laquelle vous vous engagez. Les exemples incluent Kaizen, Lean et Six Sigma.
• Optimiser les procédures d'achat : L'une des caractéristiques d'une bonne gestion des stocks est de s'assurer que vous utilisez des données et des prévisions pour contrôler vos procédures d'achat. Cela inclut également l'identification des articles en surveillant la demande des clients, éliminer les stocks obsolètes et ajuster les stocks de sécurité et les points de réapprovisionnement.
• Gérer les relations avec les fournisseurs : Il est essentiel de bien gérer les relations de la chaîne d'approvisionnement, car vous pouvez souvent résoudre les problèmes en travaillant en étroite collaboration avec les fournisseurs. Par exemple, les fournisseurs peuvent offrir à votre entreprise une quantité de commande minimum négociable, reprendre les produits qui ne se vendent pas et vous aider à vous réapprovisionner rapidement lorsque les ventes s'accélèrent pour un produit spécifique.
• Créez des rapports automatisés : Étant donné que les systèmes de contrôle et de gestion des stocks produisent des quantités massives de données, les entreprises doivent trouver des moyens d'analyser, déclarer et utiliser ces données. De nombreux systèmes génèrent automatiquement des rapports sur l'état des stocks, journaux de stock, réconciliation, stock historique, inventaire vieillissant et états financiers des stocks. Plus loin, les entreprises doivent décider à quel stade de leur chaîne d'approvisionnement elles doivent partager ces rapports, afin que les fournisseurs puissent se préparer adéquatement.
• Effectuer une évaluation des risques : Des problèmes surgissent régulièrement dans les entreprises, si vous avez un pic de ventes inattendu, un manque de liquidités, pas assez d'espace d'entrepôt, une erreur de calcul d'inventaire, produits à rotation lente ou produits abandonnés. Préparez une matrice d'évaluation des risques pour déterminer quels sont vos pires risques et comment vous pouvez y faire face lorsqu'ils surviennent.
• Auditer régulièrement : Effectuez des audits réguliers pour vous assurer que votre stock réel et vos rapports sont conformes. Il existe trois manières de réaliser un audit :inventaire physique, contrôle ponctuel et comptage de cycles. Un inventaire physique nécessite de compter tout votre inventaire et doit être effectué au moins une fois par an et souvent à la fin de l'année pour s'aligner sur les déclarations de revenus. La vérification ponctuelle consiste à choisir un ou deux produits à un moment différent dans l'inventaire complet, vérifiez-le physiquement et comparez-le à ce qui se trouve dans votre documentation ou votre système logiciel. Les produits à problèmes ou à vente rapide sont idéaux pour les vérifications ponctuelles. L'inventaire tournant étale le rapprochement tout au long de l'année. Chaque produit a sa période d'audit, mais vous devriez vérifier les articles de grande valeur plus souvent. Pour plus d'informations sur l'inventaire tournant, voir « Utilisation du logiciel de gestion des stocks pour l'inventaire tournant ».
• Contrôle sélectif des stocks (prévision) : De nombreuses techniques relèvent du contrôle et de la gestion sélective des stocks ou de la prévision, telles que l'analyse ABC. Dans cette forme d'analyse, vous classez l'inventaire selon l'une des valeurs suivantes :valeur d'usage, source d'approvisionnement, difficulté d'approvisionnement, saisonnalité, prix unitaire et taux de consommation. Choisissez une formule basée sur l'importance relative de chaque classification et dans quelle mesure elle affecte le stock.

Méthodologies de gestion utilisées dans le contrôle des stocks

De nombreuses méthodologies de contrôle et de gestion des stocks sont pertinentes pour toutes les industries, que vous soyez un détaillant de chaussures ou une grande compagnie pétrolière. Les différentes méthodologies de gestion :

• Production au plus juste : La fabrication au plus juste est une philosophie de gestion de haut niveau qui offre de la valeur au client en améliorant l'efficacité de la fabrication. La production au plus juste utilise également Kanban, un basique, système de planification évolutif et visuel. Les travailleurs peuvent visualiser toutes les tâches d'un projet sous l'une des rubriques :À faire, En cours et terminé. Ce processus met en évidence les goulots d'étranglement ou les retards par leur absence de mouvement d'une colonne à l'autre, afin que vous puissiez les aborder.
• Six Sigma: Parmi les techniques de gestion les plus connues se trouve Six Sigma. L'intention de la méthodologie est de réduire la probabilité que des erreurs ou des défauts se produisent en utilisant les techniques d'amélioration continue des processus de définir, mesure, analyser, améliorer et contrôler (DMAIC). En se repliant sur ces principes fondamentaux de gestion, Les praticiens peuvent travailler avec Six Sigma et d'autres méthodologies de contrôle des stocks pour réduire les problèmes tels que les ruptures de stock et améliorer la production et la livraison à temps.
• Lean Six Sigma : En combinant Lean et Six Sigma, cette technique se concentre sur la réduction des déchets et la réduction des défauts des produits. Lean Six Sigma est particulièrement utile pour trouver et éliminer les causes profondes du gaspillage de la chaîne d'approvisionnement et de la gestion des stocks. Grâce à la combinaison de techniques, vous pouvez trouver des moyens d'apporter des améliorations telles que la réduction des coûts d'inventaire et l'amélioration de votre processus d'inventaire.

Méthodes pour reconstituer le stock

Il existe de nombreuses façons de contrôler les stocks, si vous utilisez des techniques qui précisent quand commander, des formules de prévision ou des techniques de vente et de stockage.

Les moyens de contrôler les stocks en fonction du moment et de la manière dont vous commandez des marchandises ou des matériaux incluent :

• FIFO et LIFO : Ce sont des méthodes de mise en valeur des produits. LIFO suppose que les dernières marchandises ajoutées à l'inventaire sont les premières marchandises à être vendues, tandis que FIFO suppose que les marchandises ajoutées en premier à l'inventaire seront les premières vendues.
• Contrôle d'inventaire Min-Max : Cette théorie définit des niveaux de stock minimum et maximum pour maintenir des articles spécifiques dans votre inventaire. Ainsi, lorsque vous atteignez le niveau de stock minimum, commandez juste assez pour atteindre le niveau maximum défini. Les critiques de cette approche disent que vous pouvez vous retrouver avec trop ou trop peu de produits.
• Inventaire JIT : La stratégie de gestion des stocks juste à temps (JIT) aligne la commande de matières premières des fournisseurs avec le calendrier de production. Vous réduisez les déchets sous forme de coût d'inventaire car les marchandises ne sont sur place qu'en cas de besoin. JIT peut être une étape dans la fabrication Lean en exigeant légèrement que JIT incorpore ce que le client veut dans chaque produit fabriqué. Le risque avec cette méthode est de manquer de stock en raison de fournisseurs inefficaces, mais la gestion des relations avec les fournisseurs peut quelque peu atténuer ce risque.
• Système à deux ou trois bacs :Un système à deux ou trois bacs implique deux conteneurs du même article en stock. Lorsqu'un conteneur devient vide, vous utilisez le deuxième conteneur (le backup), qui identifie alors le point de commande (ROP). Le ROP est lorsque l'inventaire descend à un niveau qui initie des activités de remplacement de stock. Le problème avec une méthode aussi basique est évident dans les situations où il y a des commandes importantes ou rapides. Vous ne pouvez jamais être sûr de la quantité de produit en stock à un moment donné, vous ne pourrez donc peut-être pas prédire si vous pouvez exécuter une commande importante ou rapide, commandes successives.
• Quantité de commande fixe : Dans une règle de quantité de commande fixe, vous ne pouvez commander qu'une quantité spécifique d'un article à la fois. Avec cette règle en place, erreurs de réorganisation, les problèmes d'espace de stockage et les dépenses inutiles sont réduits au minimum. Vous pouvez lier des quantités de commandes fixes à des ROP automatiques.
• Commande à période fixe : Dans une règle de commande à période fixe, vous liez le réapprovisionnement d'articles spécifiques à un intervalle particulier. Dans ce cas, la quantité commandée est toujours différente pour compenser la demande du client.
• Inventaire géré par le fournisseur (VMI) : Dans cette méthode, c'est souvent le commercial qui gère le stock sur des produits spécifiques, remarquer et commander ce qui a besoin d'être réapprovisionné. Par exemple, un représentant de l'entreprise de boissons qui effectue les livraisons examine le stock et l'espace disponible pour ses produits dans le magasin et le réapprovisionne lui-même.
• Définir les niveaux de pair : Lorsque l'inventaire tombe en dessous des niveaux du pair, votre logiciel devrait vous signaler de commander plus. Les niveaux de pair varient selon le produit, les taux de vente relatifs et le temps de réapprovisionnement et nécessitent des recherches et une prise de décision éclairée. Les niveaux de Par changent avec le temps et doivent être réinitialisés à intervalles réguliers. Du côté positif, avoir des niveaux minimum rend votre entreprise plus efficace et flexible. Lorsque de nouveaux produits arrivent sur le marché, vous pouvez les acheter car vos fonds ne sont pas complètement immobilisés dans l'inventaire existant.
  
  Plus loin, les frais de stockage sont moindres, et si votre entreprise évolue rapidement, n'avoir que les niveaux minimum de stock peut être plus approprié. Certains défis auxquels vous pouvez être confronté incluent une rupture de stock, lors de la commande, le minimum pourrait être plus cher et la variabilité de la capacité de vos fournisseurs à livrer des produits rapidement et efficacement. Vous devriez également avoir un stock de sécurité à côté de votre inventaire minimum. Le stock de sécurité est le stock que vous conservez en excès en cas de retard de livraison. Vous n'utilisez ce stock qu'en cas d'urgence.

Méthodes de stockage comparées

Contrôlez le stock avec la façon dont vous le vendez

Vous pouvez également contrôler le stock avec la façon dont vous le vendez. Dans certains cas, le stock ne fait même pas partie de votre inventaire sur site, mais vous pouvez toujours le contrôler. Voici comment en fonction du moment et de la manière dont vous vendez vos produits :

• Regroupement : La combinaison de biens ou de services pour offrir au client une valeur supplémentaire pour un seul coût s'appelle le regroupement. Dans la pratique du contrôle et de la gestion des stocks, le regroupement est un moyen de déplacer les stocks vieillissants. Par exemple, vous incluez un cadeau surprise gratuit ou offrez un prix réduit sur un autre article en fonction d'un achat. Ces techniques améliorent également l'expérience de vos clients.
• Inventaire roulant : Lorsque l'inventaire roule, au lieu de stocker des marchandises à l'intérieur d'un entrepôt, les gestionnaires le laissent dans la remorque du camion et stockent cette remorque dans le parking de l'entrepôt. Un chauffeur peut accrocher la remorque lorsque le stock est nécessaire et la conduire au magasin de détail. Les employés de l'entrepôt ne touchent jamais à l'inventaire.
• Livraison directe : Aussi connu sous le nom de cross-docking, La livraison directe, c'est lorsqu'un fabricant ou un fournisseur expédie directement ses produits aux clients au nom du détaillant. Le détaillant n'a jamais le produit en stock et ne manipule ou ne voit jamais le produit. Ces entreprises fonctionnent principalement via la vente sur Internet.
• Inventaire des consignations : Cet accord commercial se produit lorsqu'une entreprise cède ses marchandises à une autre entreprise ou devanture de magasin avant de les payer. La vitrine ou l'entreprise paie les produits une fois qu'elle les vend, pour un pourcentage convenu du prix de vente. Cet arrangement peut être une excellente situation pour les petites entreprises qui vendent les produits car leur coût de possession est minime.
• En rupture de stock : Lorsqu'une entreprise décide de prendre des commandes et des paiements pour des produits qui ne sont pas en stock, ils prennent des commandes en souffrance. Pour un petit nombre d'articles (un ou deux), it is easy to process the order and inform your customer with a forecast of when you will fulfill it. Plus loin, the higher the value of the item, the more patient your customers will be with backorders. Les problèmes s'accumulent, cependant, when the backordered products start to multiply. It is not recommended that small businesses whose products are generally stocked on-site mix with many backorders. Positive reasons to offer backorders include increasing cash flow, adding some flexibility for small businesses not capable of handling the logistics and lower holding and overstock costs. Challenges of backordering include possibly disappointing customers, longer fulfillment intervals and other logistical requirements.

Methods to Sell or Store Stock Compared

Forecasting for Inventory Control

Instead of using a manual method to reorder, look at ways to mathematically forecast what is in stock or when to order. These methods can include categorizing your stock, such as in the ABC method, but mainly show what you currently have in store:

• Analyse ABC : This method of supply chain forecasting divides all on-hand inventory into three distinct groups. “A” items are those of high value and low sales frequency. The budgetary impact of these items is significant, but their sales are not predictable. “B” items are those of moderate value and moderate sales frequency. “C” items are those of low value and high sales frequency. These items require less oversight due to their lessened monetary impact and constant turnover. Using these delineations for inventory helps you prioritize by separating out products that need more attention than others. Forecasting done with ABC analyses calculates the number of stock available based on this delineation. En outre, storage and packing locations can be set up to reflect these delineations.
• Reorder Point (ROP) Formula: The ROP formula mathematically tells you the right time to order or produce more stock. Using existing information, calculate the sum of your lead time demand and safety stock. You may need to know the reorder lead time alongside this formula, which is the time between placing an order and when you receive it. You must account for the lead time when calculating order timing. The formula for reorder point is:

What ROP Means

Let’s say that Ava has to calculate the ROP for the liquid bandages her company manufactures in its facility. She calculates the safety stock (SS) for this product at 50 units.

She then calculates the Lead Time Demand (LTD) for that product.

Her manufacturing department uses 20 units of raw materials per day, and it takes about five days for a reorder of those materials to arrive.

Using this information, she can calculate the ROP:

If stock for liquid bandages falls below 150 units, then Ava must place a reorder.

Follow this handy chart to calculate your ROP:

“Inventory management gets complicated very quickly, explains Dr. Pyke. “For example, a reorder point model has a trigger. Donc, the order fixed quantity is hopefully set up in a way that optimizes the trade-offs involved (i.e. too much versus not enough). When I am helping a business, this is where I usually start their training. De plus, problems often come in manufacturing when there are lags between the startups and process changeovers—for instance, an ice cream manufacturer changing over from chocolate to vanilla versus vanilla to chocolate. In the latter example, going from vanilla to chocolate, there are fewer complications and problems. Aussi, chocolate covers over a multitude of sins! Cependant, when you go from the more complex (chocolate in this scenario) to the less complex (vanilla) process, it can take longer and add unnecessary layers of complexity.”

• Economic Order Quantity (EOQ): The EOQ determines the optimal amount of inventory you should buy or produce to make the costs of ordering and storing minimal. This formula is useful for when the demand, ordering and holding costs are consistent over time. You can modify the EOQ formula to compensate for different production levels or order intervals.

What EOQ Means

Let’s say that Ava wants to know the optimal number of size 12 glass bottles she wants to have in-stock for production. They are quite costly to purchase and store, so she must calculate the EOQ. Ava’s production team uses 1, 000 size 12 glass bottles annually. It costs her firm about $3 per year to hold that bottle in inventory, and the fixed cost to place an order is $5. Par conséquent,

What EOQ Means

The ideal order size to minimize costs and meet customer demand is a little more than 33 size 12 glass bottles. Now that you have the ideal quantity, you can also use the ROP formula to determine the perfect timing to order these size 12 glass bottles.

Follow this handy chart to calculate your EOQ:

Supply Chain Inventory Control

There are some options for controlling your inventory along the supply chain. Whether you are on the production side or within the warehouse, these techniques can help.

Supply Chain Inventory Control Techniques

• Batch Control: To control inventory you are producing, you can execute batch control. This method produces goods in batches sized to ensure that the right amounts of components are available to produce the required number of the finished product. Batch control is especially useful in concert with methodologies such as Lean manufacturing and just-in-time. Batch control procedures save money and resources.
• Third Party Logistics (3PL): Some companies outsource portions of their supply chain, such as in their warehouse, distribution or fulfillment services. Outsourcing may occur at certain times of the year, such as during the holidays. 3PLs turn over employees constantly, especially when they only hire them seasonally. These inexperienced employees can account for a significant amount of lost or missing inventory.
• Bulk Ordering and Shipping: One way to manage costs is to order items that you consider evergreen in bulk. You can also ship evergreen items in bulk at a discount. Companies lay out more money in advance, but since the items sell quickly and steadily, the risk is low. Bulk stock is easier to manage because of the product consistency, making the management costs lower. Manufacturers offer a discount when ordering multiples of the same product, making the products cheaper. This option may be suitable where the demand is difficult to predict. Cependant, bulk ordering means higher storage costs, is challenging for perishable goods, can lead to obsolete stock and ties up capital.

Stocking Methods Along the Supply Chain Compared

Stock Quantities:How Much to Keep

The type of stock (raw, unfinished, finished or consumable) you have can also determine how much you should keep on hand.

For raw stock, look at the following factors:

• The reliability of the supplier and alternate sources of supply
• Whether you produce and deliver the components in batches
• The predictability of demand
• Bulk discounts

Unfinished stock, also called work-in-progress (WIP), costs you in storage space but is often beneficial. You can add an extra level of protection to your production with unfinished stock. Par exemple, if you have a machine in the middle of a process that is at risk of breaking down, you can pull the unfinished stock to bypass that part of the process.

Keep extra finished stock around when you identify a product’s demand or when you are confident that your batch productions are adequate. You would also naturally have extra finished stock around when you are completing a large order.

How much consumable product stock you should keep around also depends on the reliability of your suppliers. If the demand for those products is well-known and steady, you may want to keep extra. Plus loin, if you expect price rises or get a significant discount for bulk buying, having additional consumable stock is acceptable.

Inventory Control Policies and Processes

Inventory control starts the moment goods enter your organization, whether through the front door or via a receiving dock. Developing standard operating procedures (SOPs) can help everyone understand their responsibilities related to stock. SOPs are step-by-step instructions that define routine activities.

What to Include in an SOP

In the case of inventory control, the SOP should, at a minimum, address:

• Receiving goods and supplies
• Storage and tracking
• Inspection dates and rotation
• Sécurité
• Expédition

If you are developing new SOPs, clearly define policies and processes, and ask staff members (especially new ones) to review them for understandability. Additional tips for inventory control policies include:

• Separate Administrative Inventory Control From Accounting and Finance: For security purposes, the staff who handle the administration of inventory control should not be the same personnel who perform stock controlling duties in finance or accounting.
• Prioritize Accurate Inventory Counts: Problems occur when trying to fulfill an order with an unknown or inaccurate amount of inventory in stock. Inventory accuracy is a higher priority than order fulfillment.
• Choose the Right Tools: Before drafting your processes, determine what risks are inherent and acceptable in the type of tools you choose. Whether you use dedicated software, RFID tags or spreadsheets and bins, define your systems first.
• Perform Continuous Improvement: To ensure continuous improvement, you must include it as part of your SOPs. Even a short section on the expected intervals for review provides a place for staff to start.
• Consider How Often You Need to Conduct Stock Counts: There are three distinct ways to conduct stock counts:periodically, perpetually and a combination of perpetually and periodically. Decide on the intervals, and write them into your SOPs.
• Factor in All Equipment: As you write your policies, consider the tools available to set realistic expectations. Par exemple, if you want your physical inventories completed over a weekend, determine if your employees should have scanners that expedite their work.
• Determine, at a Minimum, Annual Stocking Policies: At the bare minimum, annual stocking policies should include the maximum and minimum levels, safety stock levels and optimum reorder levels. You should also calculate your average inventory levels to help set these policies.
• Prepare an Annual Inventory Budget: Before buying any inventory, and at least once a year, determine your annual inventory budget. This estimate is the total cost of ownership of the goods for the year, including the costs of materials, holding, fixed operation, logistics, redistribution and any miscellaneous items.

Basic Invoice Control Policies

Effective invoice control policies should inform staff about how your business invoices customers, including the schedule, forms and procedures. Developing reliable basic invoice control policies and procedures ensures you collect the hard-earned income from your products or services. Invoices are typically sent after order fulfillment. Your invoice policies can be templates and should be clear and simple so that staff can follow them without many issues.

The invoice types you need to control are:

• Purchase Orders: Before processing an order, clients or sales staff submit purchase orders. These documents should be completed and signed by the customer, ensuring that all details are accurate.
• Order Receipts: Policies around an order receipt should reflect the set of checks you perform upon delivery of a product. These checks should kick off invoicing and include the shipment tracking numbers and receipt paperwork.
• Invoicing Processes: Templates are ideal to use for invoicing, especially if your software automatically creates them. Policies around invoicing should ensure the purchase order number, invoice date and include all the required payment details.
• Software: If your customer base is large or growing, consider investing in invoicing software. Create policies that help support the development of a template, and ensure the software tracks and archives all transactions. Software can also make generating unpaid invoice reports more efficient and straightforward.
• Past Due Payments: Inform all customers of your late payment or nonpayment policy. Be flexible, but ensure that these documents reflect the consequences. Par exemple, explain grace periods and procedures about who follows up on tardy invoicing and what leeway they have so customers can make their own decisions about paying an invoice late.

Inventory Control Processes

Inventory control processes are the actions and techniques you use to organize inventory and measure the gaps, opportunities and relative success of ordering and production. Many companies use KPIs to measure the success of their processes and procedures.

Some companies are so worried about not having enough inventory, they overstock, which costs them more than just the price of goods. Since they tie up their capital, they must store their products at a cost, and they can become damaged or depreciated. Break down your inventory into three basic categories:

• Safety stock
• Réapprovisionnement
• Excess and obsolete

When developing inventory control processes, determine if you should also simultaneously perform a business assessment. You should assess business functions and processes, particularly in the order-to-delivery (OTD) process, in the as-is state to identify the gaps and opportunities for change. Change management principles should take you from the as-is state through the implementation of your to-be changes. If you want to serve customers better, determine how your inventory control policies and processes affect them.

Key Performance Indicators in Inventory Control

Key performance indicators (KPIs) are metrics that demonstrate how well portions of your company are functioning and how well you are achieving your key business objectives. KPIs are also useful for comparing your business to others in your industry. In inventory control, KPIs can help identify pain points and why you are losing money. If you are having stockouts, you will want to fix them so you can keep customers. You will want to look at your long-term and short-term goals using KPIs. Par conséquent, certain KPIs make sense to run regularly. Par exemple, a stock-to-sales ratio is one KPI that can track forecasting:

Another KPI is sell-through-rate (STR), which helps retain customers. Use the STR as a metric to identify how long a product is in stock, if you need to reprice it and when to reorder. This metric is often compared to the inventory turnover rate, which has a longer period to calculate (often a full year). The sell-through-rate KPI compares stock received through a supplier to determine how much you sell monthly:

Average inventory is a KPI that helps you understand how many products you are storing over specified periods:

Finalement, the fill rate is a KPI that tells you how well you fulfilled your orders for single deliveries or for deliveries over a given time. This KPI is also called line item fill rate (LIFR), with the term “line” referring to the line on an order or manifest. The formula for LIFR is:

Another formula that determines LIFR is:

A fulfilled order is complete when it is at 100%. Par exemple, Jack Heinz orders four products:

This company shipped lines one through three (the seamless carbon steel pipes, copper pipes and plastic trench drain with grates) on May 20, 2019. When the company ran the LIFR, it was noted as 75%, because there were four line items, of which only three were filled:

The company shipped out the 90-degree threaded fitting on line four on May 24, 2019, bringing the LIFR to 100%. Cependant, if your metric focuses on customer satisfaction based on fulfilling orders immediately, keep the metric for only the initial rate. The initial LIFR is 75% and undoubtedly provides more information than the final LIFR.

You can also calculate fill rates by case and value. When you expedite items outside the total shipment, you cannot count those non-expedited items as having been misses, and you should factor out the expedited items. En d'autres termes, your primary concern should be how your business fills orders regularly, not during exceptions. For more KPIs to track, see “3 Critical Inventory Accounting Metrics You Should Be Tracking.”

Inventory Control Software

Manually controlling inventory has its challenges:It can be labor-intensive, difficult to share, prone to human errors, create excess paperwork you do not need and require continuous monitoring and fact-checking.

According to Dr. Pyke, one software solution doesn’t fit all organizations. He says, “there are systems that integrate with existing ERP (enterprise resource planning) systems. Some organizations have developed their own systems, taking their best thinking, and developing what they need exactly in-house. When I consult, I often help small businesses develop their own spreadsheets to start. One of the companies I advise is a large software company, and their software is excellent and can do major things for their company. These systems do exist for smaller companies, but there are also inexpensive options that can do just as good a job.”

4 Questions to Ask Before Buying Advanced Inventory Tracking Software

If you are starting to look at advanced software to track inventory, you will need to approach it carefully and thoughtfully. Choose inventory control software by answering four main questions:

1. What products and quantities of products do I need to manage?
   Your software needs will absolutely be different, depending on what and how much you sell. Par exemple, the software priorities are vastly different for companies that sell food versus one that sells high-end electronics. Food sales companies need software that can track expiration dates. Companies that sell high-end electronics require software with security features and analytics that ensure their stock does not become obsolete.
2. What are the critical features I need?
   Some software systems will integrate with existing systems, but some will not. It’s critical to decide whether you need this integration or if you will build in the additional costs to replace the software. For more information on software integration, see “The Benefits of Integrating Your Inventory Software with Your Accounting and Back-Office Processes”. Plus loin, let us assume that your business has a trajectory of massive growth within the next five years. Dans ce cas, select software that can scale.
3. What can I pay for software?
   Software systems that target inventory control can differ wildly in cost. Good salespeople can quote a price based on your requirements. In that bottom line, include any other software that needs to change to accommodate the new purchase and the cost to transition in staff time. Calculate the return on investment (ROI) for every solution you review and how long it will take to recoup that investment. For more information on lowering your costs, see “Lower Your Costs by Using Inventory Tracking Software.”
4. What does software mean for staffing?
   Determine if your current staff can adapt to vast changes in how you do business. Then decide if you need to hire new staff with different skill sets, reassign or retrain your current team. Par exemple, if you employ many low-skilled workers to count inventory, you may not need them with a perpetual inventory system. Plus loin, they may not be able to help you set up your new software or troubleshoot it after installation. You may need to hire a staff member with technical software skills, depending on the complexity of what you buy. If you can reassign loyal staff members to other jobs or train them for the software, excellent. Autrement, consider what your business needs are first.

Getting Started With Inventory Control Software

To effectively control your inventory, you need item-level visibility—something software can provide if you use it consistently. Dans ce cas, consistent use means that every staff member uses it the same way every time they produce, sell or receive goods. Software can provide many things at your fingertips. Par exemple, you always know what’s been sold and how fast, any unique offers and discontinued products. You have an electronic version of each transaction, which can include the part number, quantity and when and where you sold it. For more information on why to buy inventory control software, see “Lower Your Costs by Using Inventory Tracking Software”.

Other advantages of having dedicated inventory control software include:

• Increase in profits
• Never have stockouts
• Barcodes and label track inventory
• No more inventory write-offs
• Quick and efficient auditing
• Saved time
• More system flexibility
• Quick information retrieval
• Built-in analytics for decision-making

Pour commencer, look for the software with features that support your business’s needs and future.

When looking for new inventory control software, consider these features:

• Inventory optimization parameters
• Tracking and forecasting tools to signal stock anomalies
• Tools that automate replenishment, including those that calculate the right stock levels
• Gestion des délais
• Safety stock calculations
• Cost management
• Logic to call out expired shelf-life and slow-moving products
• Support across multiple locations
• Back office software integration
• Automatic inventory monitoring
• Automatic batch controls
• Supplier data metrics
• Barcoding integration
• RFID system integration
• Multiple pricing for items, based on the customer
• Pricing in different currencies
• The option to update per item or per item group
• Multiple warehouse communication
• Quality control metrics
• Batch tracking
• Support for multiple users

When looking at any system, it’s important to keep in mind future needs and how technology can help. Dr. Pyke shares, “There is a big animal called forecasting coming. Everyone wants to predict everything underlying every purchasing decision that consumers make. Machine learning and the vast data amounts will only make the ability to forecast better. Taking advantage of that ability in a way that does not cost too much is the future of this industry.

“Blockchain in the supply chain is also up-and-coming. You do not need blockchain to be valuable, but the visibility to what is out there will improve. Heures supplémentaires, it will be interesting to see what is real and what is hype, but it all will have an impact, regardless. My advice is for businesses to sit on the sidelines for a bit and see what happens. Finalement, companies will be able to use it for improvements in inventory management.”

For more information on features you should look for to support your business, see “3 Key Features to Look for When Selecting Inventory Management Software.”

The Best Practices of Using Inventory Control Software

Whether you use a dedicated software system or spreadsheets, you still need to follow some best practices. Use whatever tools are on hand to optimize inventory levels.

Once you have inventory control software set up, follow these tips:

• Use platforms that talk to each other or have everything under the same system.
• Treat each item in your inventory differently; each SKU is different for a reason.
• Ensure your supplies are above board by using the available data.
• Use mobile devices when possible.
• Slot your inventory.
• Perform cycle counts and update the data in your system.
• Link all transactions to your software.

You should also ensure that you do not purchase something too complicated for what your company needs and that the software is worth the cost. If you don’t, it’s not just a waste of money, but you could end up needlessly frustrated. If your software comes with analytics capacity, bien que, make sure you perform the measurement.

If you bought or are looking to purchase inventory control software, use it to perform the following calculations:

• What products are selling and not selling
• Total inventory costs
• Inventory trends and sales data
• The inventory budget

For more information on choosing the right inventory management system, see “Choosing the Right Inventory Management System.”

How to Keep Your Stock Secure

Ensuring your stock is secure should also be top of mind when thinking about inventory control. Whether your concern is thieves and shoplifters or your employees, stock security affects the bottom line. To protect your goods from people who would steal them out your front door, identify which inventory is the costliest or the most desirable. Par exemple, laundry detergent and razor blades are high-target commodities. Everyone needs them; they are sure to resell and are amongst the most stolen items in any grocery store. These products should be accessible to customers but placed in a high-visibility place if you have problems with theft.

You should fit expensive, high-end items such as computers and electronics with RFID tags that can add security. An alarm will sound if they are removed. Be sure to secure deliveries after their arrival. Before you log items into your system is a prime time for them to get lost or stolen. Dispose of any additional packing materials, so thieves do not get the idea that a delivery just took place. Si possible, install closed-circuit television (CCTV), also called video surveillance, in your parking lots and other vulnerable locations to deflect potential theft.

An outside threat isn’t the only security concern you should have. Staff can steal, trop. Train your team on the security systems in place and policies that address theft and its discipline. Many people are unaware of the toll theft takes on a business, including the costs of staff turnover and job security. Donc, train your staff to understand the true effects of stealing.

By setting up procedures that prevent theft, you can stave it off before it occurs. Par exemple, staff who oversee stock should not also monitor the company’s financial records. Restrict access areas to personnel, and distribute responsibility. Consider whether all staff require access to every portion of your warehouse or every supply cupboard. Assign staff responsible for auditing to assist other staff with their supply needs. Regularly reassign staff to stock control to prevent collusion. Finalement, consider if you’re using the functions in existing software to their best ability. The National Retail Federation finds that internal theft is down a minimum of 11% in businesses that use inventory management software.

NetSuite Can Help Provide Visibility Into Your Inventory Control Process

Une bonne gestion des stocks peut faire ou défaire une entreprise, and having insight into your stock at any given moment is critical to success. Regardless of the type of inventory control process you choose, decision-makers know they need the right tools in place so they can manage their inventory effectively. NetSuite propose une suite d'outils natifs pour le suivi des stocks dans plusieurs emplacements, determining reorder points and managing safety stock and cycle counts. Find the right balance between demand and supply across your entire organization with the demand planning and distribution requirements planning features.

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