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Inventaire Cycle Counting 101 :Meilleures pratiques et avantages

Apprenez tout ce que vous devez savoir sur le suivi des stocks avec l'inventaire tournant, y compris les méthodes, traiter, la fréquence, pas, et avantages.

Qu'est-ce que le comptage de cycles ?

L'inventaire tournant est une méthode de contrôle et d'équilibre par laquelle les entreprises confirment que les inventaires physiques correspondent à leurs registres d'inventaire. Cette méthode consiste à effectuer un comptage régulier et à enregistrer l'ajustement de produits spécifiques. Heures supplémentaires, ils ont compté tous leurs biens.

Les gestionnaires d'entrepôt et les professionnels de la chaîne d'approvisionnement préparent souvent le plan pour que le personnel vérifie l'inventaire. Les plans de gestion des stocks les plus efficaces conduisent à des taux d'erreur de transaction minimaux et à une précision extrêmement élevée des enregistrements de stock sans nuire aux tâches essentielles du personnel.

Qu'une entreprise utilise des pratiques d'inventaire périodiques ou perpétuelles pour suivre son inventaire, l'inventaire périodique est un processus d'audit nécessaire pour gérer les inventaires.

Vidéo :Qu'est-ce que le comptage de cycles ?

Que signifie l'inventaire tournant des stocks ?

Qu'une entreprise utilise des pratiques d'inventaire périodiques ou perpétuelles pour suivre son inventaire, l'inventaire périodique régulier est un processus d'audit nécessaire.

Bill Conway, Directeur de pratique NetSuite, Solutions de fer à cheval bleu, décrit le processus dans les procédures de gestion des stocks :

« De nombreuses entreprises effectuent des décomptes physiques réguliers des stocks dans le cadre de leurs pratiques de comptabilité financière annuelles. Les grandes entreprises avec des milliers d'articles arrêtent généralement leurs opérations jusqu'à une semaine ou plus pour effectuer un inventaire physique complet. L'inventaire tournant est une option de gestion des stocks qui vous permet de compter les articles dans une zone désignée de l'entrepôt sans arrêter les opérations pour effectuer un inventaire physique complet.

Qu'est-ce que la précision des stocks dans l'inventaire tournant

Lorsqu'il est utilisé comme métrique, l'exactitude de l'inventaire est soit un compte, soit un coût. Déterminez la précision des enregistrements d'inventaire (IRA) à l'aide de la formule d'exactitude du décompte du cycle d'inventaire.

IRA = Inventaire correspondant / # articles comptés

L'objectif de l'inventaire tournant est d'identifier et de rectifier toute anomalie dans les enregistrements d'inventaire. Comme pour tout processus, il est utile de comprendre votre performance, si ça s'améliore, et comment vous performez par rapport aux références de l'industrie. Un KPI commun pour cela est le numéro IRA. Vous pouvez adapter cette formule pour le nombre d'unités ou un total en dollars. Pour les dollars/unités, utilisez la formule :

IRA =[ 1-la somme de la variance absolue / # la somme de l'inventaire total ] x 100

Par exemple, si un décompte physique était de 354 et le décompte du système était de 375, calculer l'IRA comme suit :

=[ [1-(21/375) x 100 %
= 94,4%

Un résultat supérieur à 90 % peut sembler raisonnable, mais l'objectif est d'atteindre une précision de près de 100 %.

Inventaire physique vs inventaire tournant

Un inventaire physique compte tous les stocks une fois par an. Le comptage de cycles compte petit, des sections d'inventaire présélectionnées plusieurs fois par an, parfois aussi souvent que quotidiennement.

Effectuer uniquement un inventaire physique est un bon choix pour les entreprises avec un inventaire minimal. Si vous pouvez facilement compter votre stock sans fermer et déranger les clients, planifier et effectuer un inventaire annuel. Pour plus d'informations sur la réalisation d'inventaires physiques, lisez les meilleures pratiques NetSuite :décomptes annuels de l'inventaire physique.

« Si vous n'effectuez pas correctement vos inventaires tournants ou s'ils continuent d'indiquer des écarts d'inventaire, effectuer un inventaire physique complet pour déterminer votre position de stock réelle, », conseille Conway. « Si votre entreprise n'a pas mis en place une politique ou une procédure de comptage cyclique solide, vous devez effectuer un audit d'inventaire physique complet dans le cadre d'un plan de mise en œuvre ERP. Cette pratique permet de s'assurer que vous commencez avec des données de qualité.

L'ajout de l'inventaire tournant à un inventaire physique annuel peut être un bon processus pour ceux qui maîtrisent leur inventaire. La méthode permet également de gagner du temps tout en vous aidant à améliorer les systèmes de gestion des stocks actuels et aide les entreprises à planifier et à livrer les produits de manière fiable.

Comment faire le comptage de cycles

Vous pouvez effectuer un inventaire tournant en programmant une fréquence élevée, comptages réguliers des sections, ou des baies dans le cadre des opérations quotidiennes. Utilisez des méthodes d'inventaire tournant pour effectuer des comptages quotidiens et affecter des travailleurs spécifiques à des domaines particuliers.

Lors de l'élaboration d'un programme d'inventaire tournant, Considérons d'abord trois entrées principales :

  • Nombre de SKU :
    Déterminer combien de produits, ou unités de stockage, vous voulez compter à la fois. Basez ce que vous choisissez de compter sur votre nombre total de SKU, le nombre de produits de grande valeur et ce qu'il est raisonnable de compter dans les intervalles.
  • Ressources de comptage disponibles :
    Cette ressource dépend du nombre d'employés disponibles et du temps qu'ils peuvent consacrer à l'inventaire. Par exemple, certaines entreprises suggèrent aux employés d'utiliser le temps avant la fin du quart de travail pour compter les SKU dans les zones qui leur sont attribuées. Ce calendrier profite de l'accalmie naturelle de la productivité des employés avec un travail relativement facile. Ces employés ne devraient pas avoir un intérêt dans l'exactitude des chiffres.
  • Fréquence de comptage :
    La fréquence à laquelle vous comptez l'inventaire dépend du nombre de SKU que vous souhaitez compter cycliquement dans l'année. Par exemple, si vous souhaitez compter 1, 000 UGS par an, comptez ~83 par mois, ~21 par semaine, et ~3 par jour, en supposant que vous ne comptez chaque SKU qu'une fois par an. Vous voudrez peut-être compter plus souvent les articles de grande valeur. Dans les deux cas, vous devez déterminer combien de temps les compteurs prendront pour enregistrer leurs SKU quotidiennement.

Politique d'inventaire tournant

Une politique d'inventaire tournant des stocks spécifie quand effectuer des comptages périodiquement pour confirmer les soldes des stocks. Les entreprises doivent également déterminer si elles compteront les produits de manière aléatoire ou selon un modèle défini et si elles feront occasionnellement l'objet d'audits « spéciaux ».

Processus d'inventaire tournant des stocks

Les entreprises commencent l'inventaire tournant des stocks pour éliminer les causes profondes des erreurs. Cette action conduit à des processus de contrôle fiables. Après avoir effectué un inventaire physique complet pour corriger les écarts de stock, l'entreprise met en place un programme de comptage régulier pour la maintenance.

Les étapes à suivre lors d'un comptage de cycles sont les suivantes :

  1. Examiner les enregistrements
    Vous voulez commencer avec une base de données précise. Commencez le processus en révisant et en corrigeant l'entrée de données sur toutes les transactions d'inventaire.
  2. Imprimer ou télécharger un rapport d'inventaire tournant
    Créez un rapport d'inventaire tournant. Si vous utilisez un appareil mobile pour faire le décompte, téléchargez-y le rapport.
  3. Commencer le décompte
    Les compteurs doivent examiner les emplacements d'inventaire, descriptif, et les quantités du rapport et le comparer à ce qui est physiquement sur l'étagère.
  4. Enquêter et se réconcilier
    Identifiez les écarts constatés lors du comptage et réconciliez-les avec le gestionnaire de stock. Recherchez des modèles d'erreurs.
  5. Modifier les procédures
    Mettre en œuvre toute politique ou procédure d'inventaire, si nécessaire.
  6. Ajuster les enregistrements
    Apportez des modifications dans la base de données des enregistrements d'inventaire pour refléter ce qui se trouve sur l'étagère.
  7. Calculer et répéter
    Auditez régulièrement l'inventaire et calculez le pourcentage d'exactitude de l'inventaire.

Le cycle du comptage cyclique

Méthodes de comptage de cycles

Les principales méthodes de comptage de cycles reposent soit sur la zone physique, soit sur le classement des ventes. Pour le comptage de surface physique, revoir les articles à volume élevé plus fréquemment. Lorsque vous utilisez des méthodes de classement des ventes, basé sur le principe de Pareto, compter les plus rapides, articles plus chers plus souvent.

La méthode du principe de Pareto, également appelé comptage cyclique ABC, suppose que 20 % des pièces d'un entrepôt représentent 80 % des ventes. Il s'agit des articles « A » (les articles « B » représentent 30 % du stock et 15 % des ventes, et ainsi de suite). Les articles « A » peuvent être vos SKU les plus rapides ou vos actifs les plus précieux. Le logiciel de contrôle d'inventaire peut identifier le compté comme A, B, ou C éléments. Vous voudrez peut-être compter vos articles « A » plus fréquemment, et « B » et « C » de moins en moins régulièrement, respectivement.

Vous pouvez baser l'inventaire tournant ABC sur d'autres mesures telles que les transactions et les chiffres de production. Il existe de nombreuses mesures que vous pouvez utiliser pour identifier les articles qui ont un impact significatif sur le coût global des stocks de votre organisation.

Cependant, la plupart des systèmes logiciels reposent entièrement ou en partie sur l'inventaire tournant ABC, indépendamment des métriques utilisées pour identifier l'As, Bs, et Cs. Les autres méthodes d'inventaire tournant comprennent :

  • Comptage de cycles par utilisation uniquement :
    Ce processus compte les articles en stock que vous utilisez le plus. Chaque fois que le personnel supprime ou ajoute un de ces éléments, il peut initier un écart d'inventaire.
  • Groupe de contrôle:
    Le processus se concentre généralement sur un petit groupe d'éléments qui sont comptés plusieurs fois sur une courte période et révèle toute erreur dans la technique de comptage (qui peut ensuite être corrigée).
  • Basé sur les opportunités :
    Une forme de comptage de cycles basée sur les opportunités, tels que les points critiques du processus de gestion des stocks, comme lorsqu'un article est commandé ou rangé. Il peut s'agir d'inventaires tournants basés sur des exceptions, comme lorsque le stock passe en dessous de son seuil prédéterminé, ou lorsque des sélections courtes se produisent. Les sélections courtes sont lorsqu'une entreprise expédie une commande avec une quantité inférieure à la quantité commandée par le client.
  • Échantillon aléatoire:
    Juste comme ça sonne, vous sélectionnez au hasard un certain nombre d'éléments à compter. Vous pouvez effectuer le comptage quotidiennement pour prendre en compte un grand pourcentage des articles dans l'entrepôt dans une période raisonnable.
  • Comptage objectif par superficie :
    Quelle que soit la valeur des actions, vous allez analyser la zone de stockage en zones d'audit plus petites. Sur la base de la carte de l'entrepôt, l'auditeur ne compte les éléments que dans l'espace physique qui leur est alloué.
  • Hybride:
    Chaque organisation doit développer ses propres meilleures pratiques pour le comptage cyclique. Ils peuvent baser leur approche hybride sur sa carte d'entrepôt, ou une combinaison d'emplacement, valeur et débit. La plupart des plans hybrides commencent par l'analyse de fréquence de Pareto, puis une entreprise l'ajustera en fonction de ses besoins.

La fréquence des méthodes de comptage de cycles et quand choisir chacune

La fréquence à laquelle vous effectuez un comptage de cycles dépend des objectifs de votre entreprise et de la méthode que vous choisissez d'utiliser.

La fréquence des méthodes de comptage de cycles

Méthode La fréquence Quand choisir cette méthode Analyse ABC (Pareto) Compter les éléments "A" le plus souvent, suivi des éléments "B", puis comptez les éléments « C » le moins souvent. Supposons que le nombre de comptages diminue avec le temps à mesure que les enregistrements d'inventaire deviennent plus précis. Vous conserverez toujours la proportion de comptes entre A, B, et C éléments. Commencez par la méthode ABC lorsque vous avez besoin d'un programme personnalisable qui accorde une attention particulière aux produits essentiels. Comptage cyclique par utilisation uniquement Comptez les articles les plus utilisés le plus souvent, puis moins fréquemment pour les autres articles. Utilisez cette méthode lorsque vous disposez de contrôles adéquats pour les articles de grande valeur et que vous avez besoin de plus. Groupe de contrôle Effectuez ce comptage plusieurs fois sur une courte période. Utilisez un groupe de contrôle lorsque vous souhaitez rechercher des erreurs de processus. Basé sur les opportunités Utilisez pour compter les articles à des points cruciaux du processus de gestion des stocks, comme après toutes les dix transactions d'un article spécifique. Utiliser pour compter les articles à des points cruciaux du processus de gestion des stocks, comme après toutes les dix transactions d'un article spécifique. Échantillon aléatoire À utiliser pour compter les articles à des points cruciaux du processus de gestion des stocks, comme après toutes les dix transactions d'un article spécifique. Utilisez cette méthode lorsque vous stockez de nombreux articles similaires. Basé sur les opportunités Utilisez pour compter les articles à des points cruciaux du processus de gestion des stocks, comme après toutes les dix transactions d'un article spécifique. Utilisez cette méthode comme un autre, un moyen rapide de vérifier l'exactitude de votre processus. Comptage objectif par surface La fréquence de comptage est basée sur les objectifs de l'entreprise, mais vous devriez le faire au moins une fois par an pour chaque domaine. Pour s'assurer que les emplacements de stockage sont précis. Il peut également vous aider à trouver des modèles d'écart de stock en fonction du site. La fréquence de comptage hybride dépend des méthodes que vous configurez. Votre entreprise a besoin d'une méthode de comptage plus flexible.

Avantages de l'inventaire tournant des stocks

Peu importe la qualité de son réapprovisionnement, les systèmes de suivi et de gestion sont, les organisations doivent effectuer des contrôles réguliers des niveaux de stock réels pour les articles clés. Le maintien d'un nombre d'articles précis peut aider à réduire le stock de sécurité requis et les frais généraux.

Parce que cela n'oblige pas les entreprises à arrêter leurs opérations et à effectuer un inventaire physique complet à la fois, Le comptage de cycles est devenu une stratégie de gestion des stocks populaire pour les entreprises de tous les secteurs. Les autres avantages incluent :

  • Taux de traitement des commandes plus élevés
  • De meilleurs niveaux de service client
  • Des évaluations d'inventaire plus précises
  • Des ventes plus élevées
  • Plus de temps entre les comptages physiques
  • Moins d'erreurs
  • Moins de radiations de stocks et de stocks obsolètes
  • Un fonctionnement globalement plus efficace
  • Élimination possible des comptages annuels
  • Amélioration du processus de clôture
  • Frais d'audit réduits
  • Pas de frais d'heures supplémentaires pour les employés
  • Détectez les vols plus rapidement

Défis et risques du comptage de cycles

Même les entreprises les plus organisées peuvent avoir des problèmes avec l'inventaire tournant des stocks. Il est facile d'introduire des erreurs d'inventaire lorsqu'il s'agit de plusieurs emplacements, les retards de la paperasserie et les transactions en cours. Vous pouvez introduire de faux écarts si vous ne mettez pas à jour le décompte en temps réel. Par conséquent, définir votre processus, suivre la précision de votre inventaire et aspirer à un degré élevé de précision.

Comment augmenter la précision du comptage de cycles

Les professionnels de la gestion des stocks privilégient l'inventaire cyclique aux inventaires annuels pour ses économies de temps et d'argent. Améliorez la précision en utilisant une approche méthodologique qui tient compte de tous les besoins commerciaux uniques et de l'implication humaine.

Assurez-vous que les équipes font le travail à un moment qui a du sens pour l'entreprise. Certaines entreprises préfèrent compter en début de journée, citant le personnel frais. D'autres organisations disent que la fin de la journée est meilleure car cela n'enlève rien aux tâches routinières du personnel. Certaines organisations utilisent un système de gestion d'entrepôt pour affecter le comptage par station, ainsi, le personnel n'a jamais à quitter son poste pour effectuer ses dénombrements. Voici d'autres moyens d'affiner la précision :

  • En cas d'écart, recompter les éléments au niveau de la ligne.
  • Coordonner le réapprovisionnement, ramasser et ranger les articles après les avoir comptés.
  • Pendant le comptage actif, geler toute activité sur les objets et leurs emplacements.
  • Alternez aléatoirement le personnel de comptage.

Meilleures pratiques en matière d'inventaire tournant des stocks

Quelle que soit votre méthode de vérification des stocks, sa performance doit être systématique et faire partie des opérations commerciales régulières. Chaque organisation doit également décider de l'intervalle de comptage en fonction des spécificités de son stock.

Les meilleures pratiques en matière d'inventaire tournant comprennent :

  • Fermez toutes les transactions pour les articles en stock avant l'inventaire tournant.
  • Si vous utilisez la méthode ABC, classer les articles dans les groupes de comptage respectifs en utilisant spécifié, processus documentés.
  • Comptez tous les produits pour tous les SKU répertoriés.
  • Décidez quoi compter quand. Il est logique de compter les articles de grande valeur ou qui se déplacent rapidement dans l'entrepôt chaque semaine. Comptez tous les autres stocks trimestriellement. Conway suggère de répertorier les articles par emplacement d'entrepôt pour décider combien vous comptez chaque combinaison chaque trimestre.
  • Utilisez la formule de précision de l'inventaire pour voir les changements au fil du temps.
  • Identifiez les articles qui se déplacent le plus rapidement dans l'entrepôt. Marquez-les du plus rapide au plus lent pour savoir comment classer les éléments pour les comptages futurs.
  • Dédier du personnel spécifique aux équipes de comptage.
  • Assurez-vous que les équipes comptent tous les produits au moins une fois par trimestre.
  • Utilisez des comptes zéro. « Si les processus d'entrepôt provoquent un bac vide par un ordre de prélèvement, puis une commande est donnée au magasinier pour qu'il compte le bac et confirme qu'il est vide. Cette action vérifie rapidement que le bac est vide et aidera l'établissement à confirmer que l'achèvement du comptage du niveau d'emplacement de l'entrepôt d'articles était correct, », explique Conway.
  • Initialement, vous voudrez peut-être faire les comptes deux fois pour vous assurer que les nombres sont corrects. Un superviseur peut vérifier les comptes par rapport à l'inventaire dans le système.
  • Effectuez des enquêtes lorsque des erreurs surviennent.
  • Documentez tout :le processus, les changements et les résultats.

Automatisation du comptage de cycles

L'utilisation de l'automatisation dans votre processus d'inventaire tournant peut améliorer la précision de vos résultats. L'automatisation réduit également les coûts de main-d'œuvre, augmente la productivité des travailleurs, donne confiance dans vos niveaux de stock et permet une visibilité en temps réel à mesure que votre inventaire change.

Grâce à la technologie, le processus de comptage de cycles est devenu plus facile, moins intrusif et nécessite encore moins de main-d'œuvre. En remplaçant les feuilles de calcul Excel ou d'autres systèmes de contrôle d'inventaire manuel par un logiciel de contrôle d'inventaire, les entreprises peuvent suivre plus efficacement leurs stocks, tout en réduisant les erreurs humaines et en économisant du temps, de l'argent et des heures de travail précieuses.

  • Utiliser un logiciel pour mettre en œuvre un système de contrôle des stocks (partie du système de gestion d'entrepôt)
  • Les appareils comprennent les ordinateurs portables, compteurs de robots, et lecteurs de codes-barres
  • Le logiciel peut sélectionner le nombre d'articles et d'emplacements à compter à un moment précis

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Comment NetSuite aide à l'inventaire tournant des stocks

La fonction d'inventaire de NetSuite améliore le suivi des stocks et offre un contrôle accru sur les actifs clés. Avec cette fonctionnalité, les entreprises peuvent catégoriser les stocks en fonction du volume des transactions et/ou de la valeur, et entrez des comptes périodiques réguliers des quantités d'articles en stock pour maintenir l'exactitude des stocks.

Avec sa fonctionnalité standard, NetSuite vous aide non seulement à mieux contrôler votre inventaire, mais elle va également plus loin en étendant ces activités à sa solution de gestion d'entrepôt et à ses appareils de radiofréquence (RF) mobiles. Avec l'application mobile, les utilisateurs peuvent scanner des bacs et des articles, enregistrant automatiquement le nombre de cycles sans quitter le sol. Cela rend l'audit de l'inventaire moins intrusif pour le travail quotidien et réduit les erreurs manuelles dues à une saisie incorrecte et à un décalage.

En mettant en œuvre une stratégie d'inventaire tournant soutenue par un logiciel de gestion des stocks, les entreprises obtiennent des niveaux d'inventaire plus précis; invites automatiques pour les éléments qui doivent être comptés ; la possibilité de catégoriser les articles en fonction des volumes ou de la valeur ; amélioration de l'assurance qualité; et des taux de satisfaction client plus élevés.

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