Facteurs affectant les opérations d'inventaire

Les opérations de gestion des stocks sont de plus en plus sous-traitées à des prestataires tiers, assurant ainsi que les investissements et les coûts de gestion des stocks sont réduits. Il s'agit d'une tendance bienvenue à condition que les entreprises se concentrent sur la supervision et l'examen de la gestion des stocks ainsi que des opérations d'inventaire périodiquement pour s'assurer que des contrôles appropriés sont maintenus et que les processus sont suivis.

La gestion des stocks implique l'étude des données sur le mouvement des stocks, son modèle de demande, cycles d'approvisionnement, cycles de vente, etc. La gestion active exige une analyse et une gestion continues des articles en stock pour cibler une gestion des stocks au plus juste.

La fonction de gestion des stocks est assurée par les planificateurs des stocks de l'entreprise en étroite coordination avec les achats, logistique et finance de la chaîne d'approvisionnement, outre les départements marketing.

L'efficacité de la gestion des stocks dépend en grande partie des compétences et des connaissances des planificateurs des stocks, l'orientation et l'implication de la direction et les politiques de gestion couplées au système de gestion des stocks.

Cependant, la gestion des opérations d'inventaire n'est pas sous le contrôle de l'équipe de gestion des stocks mais relève des prestataires de services tiers. Dans cette section de l'article, nous visons à découvrir quelques-uns des domaines critiques et des points d'action de la part des opérations qui peuvent avoir un impact sur l'inventaire de l'entreprise.

1. Main-d'œuvre et personnel non qualifiés : La gestion des opérations d'inventaire est une opération orientée processus. Chaque tâche et action devant être effectuée par les opérateurs aura un impact sur l'inventaire ainsi que sur les délais de livraison et d'autres paramètres. Par conséquent, la connaissance de ce que l'on est tenu de faire et de l'effet de l'action doit être connue des opérateurs qui sont dans l'atelier. Par exemple :si un opérateur se voit confier une tâche de rangement, il doit savoir comment et où il doit ranger la palette, comment scanner l'ID de la palette et le confirmer au système. En outre, il devrait également connaître l'impact de ne pas terminer l'une de ces actions ou de faire quelque chose de mal. L'impact de son action sur le système ainsi que sur l'inventaire physique doit être clair pour l'opérateur.

   Deuxièmement, des articles d'inventaire différents devraient être traités différemment. Les agents qui effectuent la tâche doivent savoir pourquoi et ce qui doit être fait. Ils devraient également connaître les conséquences de ne pas suivre le processus. Une palette peut devoir être numérisée pour l'identifiant de la palette et rangée sur un emplacement au sol, tandis qu'un carton peut devoir être ouvert et scanné pour les boîtes individuelles à l'intérieur et rangé dans un bac. Les opérateurs doivent être formés sur l'ensemble du processus et comprendre pourquoi et ce qu'il fait.

   Les systèmes WMS sont assez opérationnels et nécessitent beaucoup de tâches. Lorsque les entrepôts sont gérés sur des systèmes basés sur RF, les opérateurs doivent être capables de gérer les lecteurs RF, comprendre comment accéder et effectuer des transactions via les pistolets RF.

   Il est souvent remarqué que lorsque les opérations de l'entrepôt sont gérées par un prestataire de services tiers et que le client principal n'est pas présent sur le site, la qualité du personnel et des opérateurs est compromise et les personnes ne reçoivent pas une formation adéquate avant de se voir attribuer leur responsabilité. De telles situations peuvent entraîner des écarts d'inventaire.

2. Dans une SOP adéquate, Formation et accent mis sur la conformité des processus : Lorsqu'un projet de gestion des stocks démarre dans un entrepôt tiers, le client principal ainsi que le prestataire de services tiers travaillent sur le projet et mettent en place les processus de base, les documenter dans les procédures opérationnelles standard et organiser une formation dans le cadre de la méthodologie de gestion de projet.

   Cependant, sur une période de temps, la nature des besoins métiers change, entraînant un changement dans les processus d'exploitation. Celles-ci ne sont pas documentées en termes de modifications et les SOP deviennent obsolètes. Par la suite, on constate que les nouveaux arrivants qui sont introduits dans l'atelier sont tenus d'apprendre les processus en travaillant avec d'autres alors qu'aucune formation ou document SOP ne lui est fourni à titre de référence. En conséquence, ils ont souvent une connaissance incomplète des processus et effectuent des tâches sans savoir pourquoi ils le font et ce qu'ils sont tenus de faire.

   Cette situation est très dangereuse pour la santé de l'inventaire et témoigne d'un relâchement dans l'attitude du prestataire tiers. La poursuite d'une telle situation entraînera un mauvais entretien, discordances d'inventaire, écarts et affectent également la prestation de services. Si rien n'est fait, cela peut conduire au vol, le vol et l'utilisation abusive des stocks.

   Dans tout entrepôt d'opérations d'inventaire appartenant à un tiers, le client principal doit s'assurer qu'un examen et une formation périodiques sont effectués pour tout le personnel. Les opérations d'inventaire doivent être examinées périodiquement et les inventaires et audits doivent être effectués régulièrement.