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Que sont les dépenses d'entreprise? Exemples, Conseils et FAQ

Toute entreprise aura des dépenses professionnelles. Leur suivi méticuleux vous permet de savoir où vont vos fonds, et cela vous aide à réduire votre impôt à payer. Il est également crucial de comprendre ce que sont les dépenses d'entreprise et ce que vous pouvez déduire afin de ne pas payer plus d'impôts que nécessaire.

Que sont les dépenses d'entreprise?

Selon l'Internal Revenue Service (IRS), les dépenses d'entreprise sont des coûts ordinaires et nécessaires engagés pour exploiter votre entreprise. Les exemples incluent l'inventaire, paie et loyer. Les dépenses fixes sont régulières et ne changent pas beaucoup - des choses comme le loyer et l'assurance. Des dépenses variables sont à prévoir, mais ils peuvent changer. Quelques exemples incluent les commissions de vente, l'essence pour les véhicules d'entreprise et les frais d'expédition. Vous prévoyez des dépenses variables chaque mois, mais le montant réel variera. Le suivi de vos dépenses professionnelles vous aide à savoir si vous réaliserez des profits ou des pertes.

Points clés à retenir

  • Les dépenses professionnelles doivent être considérées comme ordinaires et nécessaires pour être déductibles des impôts.
  • Les dépenses professionnelles sont enregistrées dans un compte de résultat.

Dépenses d'entreprise expliquées

Aussi appelées déductions, les dépenses d'entreprise sont les coûts d'exploitation d'une entreprise. Ils sont enregistrés dans le compte de résultat. Ces dépenses seront soustraites des revenus de l'entreprise pour montrer le résultat net et le revenu imposable d'une entreprise.

Les directives relatives aux dépenses professionnelles se trouvent dans la section 162 de l'Internal Revenue Code (IRC). Tant qu'une dépense est considérée comme ordinaire et nécessaire, il peut être signalé à l'IRS pour aider à réduire l'impôt à payer.

Selon l'IRS, ordinaire fait référence aux dépenses communes à la plupart des propriétaires d'entreprise de l'industrie ou du commerce. Nécessaire signifie que vos dépenses vous aident dans vos opérations commerciales, et ils sont appropriés à votre organisation.

Comment les dépenses d'entreprise impactent-elles ou réduisent-elles les impôts ?

Toute dépense qui répond à la définition de l'IRS d'ordinaire et nécessaire peut être déduite. Pour être radié, une dépense doit être engagée par une entreprise ayant l'intention de réaliser un profit. Certaines dépenses peuvent être entièrement déductibles, tandis que d'autres sont partiellement déductibles ou ne seront pas entièrement déduits l'année où ils sont engagés.

Quels sont les exemples de dépenses d'entreprise déductibles ?

Les dépenses professionnelles suivantes peuvent être entièrement ou partiellement déductibles :

  • Publicité et marketing
  • Frais bancaires et intérêts
  • Kilométrage professionnel
  • Commissions
  • Frais de scolarité pour les employés
  • Avantages sociaux
  • Entretien et réparation des équipements
  • Meubles
  • Bureau à domicile (vous devrez répondre à certaines exigences telles que le fait qu'il s'agit de votre principal lieu d'affaires)
  • Assurance
  • Cotisations (dépenses professionnelles uniquement)
  • Frais juridiques
  • Fournitures et matériel de bureau
  • Paie (employés et sous-traitants)
  • Loyer ou bail de bureau
  • Paiements hypothécaires
  • Logiciel
  • Certains frais de déplacement professionnel
  • Utilitaires

Quels sont les exemples de dépenses professionnelles non déductibles ?

Toutes les dépenses professionnelles ne sont pas déductibles d'impôt.

Voici quelques exemples:

  • Dépenses ou pertes de démolition
  • Dépenses d'études engagées pour répondre aux exigences de la conduite des affaires
  • Amendes et sanctions gouvernementales
  • Activités illégales
  • Dépenses de lobbying
  • Contributions politiques

Notez également que les dépenses en capital, tout en étant déductible, sont généralement amortis sur plusieurs années au moyen d'un processus comptable appelé amortissement.

Déclaration de l'état des résultats

Votre compte de résultat est le principal état financier utilisé pour enregistrer les dépenses professionnelles et déterminer votre revenu imposable. Le compte de résultat montre une image des dépenses et des revenus de votre entreprise sur une période donnée. Les déclarations sont généralement divisées en différentes catégories.

  • Coûts des marchandises vendues (COGS) : Aussi appelé coût des ventes, Le COGS fait référence au coût des produits fabriqués ou achetés vendus. Les COGS sont une dépense d'entreprise et affectent les bénéfices d'une entreprise sur ses produits. Il est déduit du chiffre d'affaires total d'une entreprise pour déterminer le bénéfice brut et peut inclure les frais généraux d'usine, stockage, le coût des matières premières et des pièces utilisées pour fabriquer un produit, les coûts de main-d'œuvre directs, expédition ou fret en frais et frais indirects, tels que les coûts de distribution ou de force de vente.

  • Les coûts d'exploitation: Les coûts d'exploitation sont toutes les dépenses associées à l'entretien et à l'administration quotidienne d'une entreprise. Les frais d'exploitation comprennent les frais fixes, coûts variables et semi-variables. Ces dépenses sont soustraites du bénéfice brut pour trouver le bénéfice d'exploitation et comprennent généralement les coûts de marketing et la rémunération des dirigeants. Les cadeaux et les repas entreraient également dans cette catégorie.

  • Dépréciation: L'amortissement est le processus de déduction du coût d'un actif commercial sur une longue période de temps, plutôt que sur un an. L'amortissement comporte deux éléments principaux :l'un est la diminution de la valeur d'un actif au fil du temps et lorsque vous répartissez le prix que vous avez payé à l'origine pour un actif sur la période d'utilisation de cet actif. Les principes comptables généralement reconnus (PCGR) exigent que les entreprises utilisent des méthodes d'amortissement standard avec des calendriers d'amortissement spécifiques pour diverses catégories d'actifs. L'amortissement est similaire à la dépréciation, mais est une méthode de répartition du coût d'un actif incorporel sur une période de temps spécifique.

  • Frais d'intérêt: Les intérêts payés sur les prêts sont soustraits du revenu imposable.

Dépenses personnelles vs dépenses professionnelles

Les dépenses professionnelles peuvent être déduites pour réduire le revenu imposable global de votre entreprise. Les dépenses personnelles ne le peuvent pas. Alors, quelles sont certaines des différences et y a-t-il jamais une zone grise ?

Dépenses personnelles: Il est essentiel que vous gardiez vos dépenses personnelles séparées des affaires. Par example, si vous allez à la quincaillerie acheter du bois pour un projet personnel et ajoutez du nettoyant industriel pour nettoyer les sols de votre magasin, assurez-vous d'exécuter deux transactions. De cette façon, vous pouvez conserver des reçus séparés et si vous avez une carte de crédit ou de débit professionnelle, vous pouvez l'utiliser pour l'achat d'une entreprise.

Dépenses professionnelles : Faites-vous un achat pour essayer de générer plus de revenus pour votre entreprise ? Est-ce quelque chose qui serait considéré comme un achat normal dans votre industrie ? C'est probablement une dépense d'entreprise. Enregistrer l'achat, conserver le reçu et enregistrer la raison de l'achat. Le montant peut être déduit de vos revenus et réduire votre impôt à payer. Les dépenses importantes qui augmentent la valeur à long terme de votre entreprise, comme l'achat de nouvel équipement ou l'investissement dans un nouveau bâtiment, sont considérées comme des dépenses en capital et sont traitées différemment des autres dépenses.

Principales différences : Les achats d'entreprise sont des choses que vous achetez dans le cadre des opérations normales de votre entreprise. Les dépenses personnelles sont des éléments qui ne se rapportent pas à votre entreprise. Mais qu'en est-il des choses comme les bureaux à domicile? Si vous utilisez un bureau hors de votre domicile principalement à des fins professionnelles, vous pourrez peut-être amortir cette dépense. Mais vous ne pourrez pas déduire la totalité du prix de votre prêt immobilier. Il y a des occasions où vous pouvez détailler certains aspects des dépenses comme les services publics, taxes foncières ou téléphones. Il est particulièrement important pour vous de tenir des registres méticuleux qui détaillent pourquoi vous dépensez ces articles, au cas où vous seriez jamais audité.

Les 6 meilleurs conseils sur les dépenses d'entreprise

Maîtriser les dépenses de votre entreprise peut être écrasant. Mais c'est aussi l'un des moyens les plus simples de réduire votre impôt à payer. Voici quelques conseils pour faciliter la gestion des dépenses.

  1. Tenez des registres méticuleux.

    En cas de doute, garde le. Non seulement les reçus et autres documents de vos dépenses professionnelles vous seront utiles si jamais vous êtes audité, l'IRS exige que certains dossiers soient conservés jusqu'à 7 ans. Des choses comme les reçus, les déclarations de revenus et les dossiers d'emploi doivent être conservés pendant 3 à 4 ans. Et la documentation de l'annulation des créances irrécouvrables doit être conservée pendant 7 ans. Envisagez d'utiliser un logiciel de comptabilité d'entreprise pour suivre vos dépenses et évitez le papier pour la tenue des dossiers.

  2. Séparez les dépenses personnelles et professionnelles.

    Les dépenses d'entreprise peuvent être amorties et réduire votre impôt à payer global. Commencez immédiatement à séparer vos dépenses professionnelles et personnelles. Ouvrez un compte courant d'entreprise séparé. Obtenez une carte de crédit ou de débit professionnelle. Et assurez-vous que vos partenaires commerciaux sachent quelles dépenses peuvent être amorties, et qui ne peut pas.

  3. Renseignez-vous sur les dépenses considérées comme déductibles d'impôt.

    Toutes les dépenses ne sont pas déductibles des impôts. Mais la plupart des dépenses que vous engagez en essayant de générer des revenus pour votre entreprise peuvent être amorties. Certains achats importants comme les gros équipements sont considérés comme des dépenses en capital. L'achat initial ne peut pas être amorti en totalité au cours d'une année d'imposition, mais la dépréciation de la valeur, avec les coûts de fonctionnement, il serait.

  4. Conservez les reçus pour les voyages d'affaires.

    De nombreux frais de déplacement professionnel sont déductibles des impôts. Tenir des registres des coûts comme le transport, l'hébergement et une partie des repas (généralement 50 % du coût.) Conservez vos reçus de ces dépenses pendant au moins trois ans, tant que l'IRS peut vous auditer.

  5. Enregistrez les dépenses dès que possible.

    Que vous conserviez vous-même vos registres ou que vous utilisiez un logiciel de comptabilité d'entreprise, prendre l'habitude d'enregistrer les dépenses tout de suite. Formalisez le processus de suivi et de stockage des reçus et d'enregistrement des dépenses.

  6. Surveiller et revoir régulièrement les dépenses.

    Un logiciel de comptabilité d'entreprise peut afficher vos informations de dépenses avec des graphiques et des tableaux de bord. Et si vous suivez vos dépenses manuellement, assurez-vous d'intégrer un examen régulier dans les politiques et procédures de gestion des dépenses. Envisagez la comptabilité en partie double pour détecter les erreurs et prévenir la fraude.

Comment suivre les dépenses professionnelles ?

Le suivi de vos dépenses professionnelles devrait devenir une habitude. En l'intégrant à votre flux de travail régulier, vous êtes moins susceptible de manquer des dépenses qui peuvent réduire votre fardeau fiscal global. Et en gardant un œil sur vos dépenses et revenus via votre compte de résultat, vous êtes en mesure de mieux surveiller la santé financière de votre entreprise.

  1. Ouvrez un compte bancaire professionnel. Assurez-vous que ce compte est distinct de votre compte courant personnel et utilisez-le uniquement pour les dépenses professionnelles. Cela facilitera le suivi des frais de votre entreprise. Et vous pourriez être admissible à des cartes de crédit ou de débit professionnelles assorties d'avantages tels qu'une remise en argent ou un financement sans intérêt pendant trois mois.

  2. Formalisez la façon dont vous stockez les reçus. Pensez à numériser les reçus et à conserver des copies numériques. Essayez d'en faire une partie de votre flux de travail régulier. Si ce n'est pas quotidien, essayez de réserver la même heure chaque semaine pour numériser et organiser les reçus. Écrivez l'objectif commercial sur le reçu afin que vous puissiez vous en souvenir plus tard, si besoin.

  3. Passez en revue et catégorisez vos dépenses régulièrement. Examinez chaque transaction et suivez vos dépenses par catégorie. En comparant vos dépenses aux revenus, vous pouvez voir combien il en coûte pour produire un montant de revenus dans un temps donné.

  4. Envisagez d'acheter un logiciel de comptabilité d'entreprise. Gagnez du temps et assurez-vous d'avoir les informations les plus à jour avec une plateforme comptable. Stockez et suivez les reçus et catégorisez facilement les dépenses. Vous pouvez voir des graphiques et des tableaux de bord de vos informations financières, ainsi que générer des rapports importants, comme le compte de résultat.

Suivi des dépenses professionnelles avec un logiciel

En suivant vos dépenses, vous pouvez réduire votre impôt à payer. Mais il est également important de conserver des registres détaillés de ces dépenses au cas où vous feriez l'objet d'un audit ou que vous ayez besoin de rapprocher les comptes. La dématérialisation et l'utilisation d'un logiciel de comptabilité d'entreprise peuvent vous aider à gagner du temps, automatiser les processus et conserver des registres financiers plus précis, même si vous avez une petite entreprise ou une startup. Au fur et à mesure que votre entreprise grandit, le logiciel évoluera avec votre croissance. Et les solutions cloud de premier plan telles que NetSuite s'intègrent à d'autres logiciels d'entreprise, comme votre CRM, fonctions de gestion des stocks et de commerce électronique.

FAQ sur les dépenses d'entreprise

Les dépenses professionnelles peuvent-elles être reportées?

Votre entreprise peut être en mesure de reporter en avant si vous avez une perte nette d'exploitation (NOL), vous dépassez le montant des déductions autorisées et un crédit non remboursable auquel vous avez droit est supérieur à l'impôt que vous devez au cours d'une année.

Les dépenses professionnelles déductibles ne sont pas imposables. Il y a quelques dépenses d'entreprise comme la démolition qui ne peuvent pas être amorties.

Puis-je déduire des dépenses personnelles pour une entreprise?

Vous ne pouvez pas déduire les dépenses personnelles de votre entreprise. Pourtant, si la dépense est à la fois professionnelle et personnelle, vous pouvez déduire la partie commerciale. Par example, disons que vous avez un véhicule et que vous conduisez pour consulter les clients sur place 25 % du temps. Vous pouvez déduire 25 % de vos dépenses professionnelles. Vous devrez tenir des registres tels que le kilométrage parcouru, les coûts d'entretien et le but de chaque voyage.

Quels sont les trois types de dépenses professionnelles ?

Les trois grands types sont :

  • Fixé: Ces dépenses ont tendance à ne pas changer et restent les mêmes. Les exemples incluent les paiements de loyer ou de location d'équipement.
  • Variable: Ces dépenses changent de mois en mois. Les exemples incluent les commissions des employés et les services publics.
  • Périodique: Ces dépenses se produisent occasionnellement. Les exemples incluent les réparations d'équipement d'urgence et les primes annuelles.