5 méthodes simples pour suivre efficacement les dépenses automobiles et le kilométrage

Si vous êtes comme la plupart des propriétaires d'entreprise, entrepreneurs ou vendeurs, vous avez probablement une boîte à chaussures pleine de reçus de gaz. Votre boîte à chaussures se déguise peut-être en plancher de la banquette arrière de votre voiture, ou le fond du tiroir de votre bureau, mais vous avez probablement cette "boîte à chaussures" quand même.

Malheureusement, vous allez avoir un gros travail de tri devant vous lorsque le temps des impôts arrivera. Non seulement vous allez perdre votre temps précieux à essayer de vous organiser avant de déposer votre déclaration de revenus au bureau de votre comptable - du temps qui pourrait être mieux utilisé pour développer votre entreprise - encore pire, vous ne demandez probablement pas toutes vos déductions admissibles et, donc, payer plus d'impôts que vous n'auriez dû.

Cette année, pourquoi ne pas jeter cette boîte à chaussures et essayer quelque chose de différent ? Pour vous faire gagner du temps et de l'argent, mettre en place un système de suivi rapide et facile pour maîtriser vos dépenses automobiles dès maintenant au lieu d'attendre la date limite d'imposition.

Étapes rapides et simples pour suivre les dépenses automobiles

• Assurez-vous de suivre toutes les dépenses admissibles pour votre voiture. Ceux-ci incluent vos coûts de propriété comme les paiements de location, l'amortissement si vous êtes entièrement propriétaire de votre véhicule (aussi appelé déduction pour amortissement ou DPA), ou des frais d'intérêt si vous financez l'acquisition. Sont également admissibles les dépenses que vous engagez pour faire fonctionner votre véhicule comme le carburant, Assurance, parking, lave-autos, vidanges d'huile et autres frais d'entretien, ainsi que tous les frais de licence et d'enregistrement.
• Créez un dossier de fichiers pour chacune de ces catégories. Mettez vos reçus dans le dossier approprié à la fin de chaque journée. Assurez-vous de garder votre système de classement dans un endroit pratique comme le tiroir classeur de votre bureau. Si vos fichiers ne sont pas à proximité, il est trop tentant de revenir à cette vieille boîte à chaussures. Quand vient le temps de soumettre vos impôts, tout le tri est fait ! Vous n'avez qu'à faire le total des recettes.
• Créez une feuille de calcul avec une colonne pour chacune des catégories décrites ci-dessus. Au fur et à mesure que vous déposez chaque reçu, prenez une minute pour ajouter également la dépense à votre feuille de calcul. À la fin de l'année, totalisez simplement chaque colonne pour totaliser rapidement vos dépenses automobiles. Pour simplifier encore plus ce processus, utilisez un logiciel ou des services de suivi financier (comme le nôtre ici chez Mint) et assurez-vous d'utiliser la fonction catégorie ou mémo pour suivre chaque type de dépense. À la fin de l'année, imprimez des rapports par catégorie et vous avez terminé.
• Vous devrez également tenir un journal de kilométrage. Pour faire ça, entrez simplement votre lecture d'odomètre de départ et d'arrivée dans votre agenda, PDA, ou calendrier du smartphone au début et à la fin de chaque journée de travail. Vous pouvez également utiliser un calendrier gratuit basé sur le cloud comme Google Calendar afin de pouvoir accéder à votre journal à partir de n'importe quel appareil connecté à Internet. A la fin de chaque semaine de travail, mois, ou année, soustrayez simplement les lectures de kilométrage d'ouverture et de fermeture. En guise de sauvegarde, en cas de dysfonctionnement informatique, écrivez votre lecture d'odomètre sur votre reçu chaque fois que vous remplissez votre réservoir d'essence.
• Après avoir déposé vos impôts, placez tous vos dossiers et feuilles de calcul imprimées ou rapports de synthèse dans une boîte de banquier pour référence future. Assurez-vous de conserver les informations au moins cinq ans en arrière au cas où l'IRS demanderait des éclaircissements plus tard.
• Une fois l'année terminée, créez de nouveaux dossiers et répétez le processus pour l'année à venir.

Simple, rapide, précis et facile. Plus important, quand vient le temps de soumettre vos impôts à la fin de l'année, tout le gros travail est fait. Maintenant, vous pouvez vous concentrer sur des choses plus importantes. Des choses comme la gestion de votre entreprise !

Susan A. Enns est coach de vente B2B, Auteur et partenaire directeur de B2B Sales Connections. Elle a fait ses preuves dans le succès, avec plus de 26 ans d'expérience, et ses livres se sont vendus sur quatre continents distincts.