Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion des dépenses et pourquoi est-ce important ?

La gestion des dépenses professionnelles est une préoccupation majeure pour toutes les entreprises, et difficile à orchestrer avec des processus manuels, reçus papier et notes manuscrites. En utilisant un logiciel pour suivre et surveiller les dépenses des employés, les entreprises peuvent accélérer le processus de gestion des dépenses, réduire les erreurs et répartir les remboursements plus rapidement.

Qu'est-ce que la gestion des dépenses ?

La gestion des dépenses suit non seulement les dépenses des employés, mais détermine également comment l'organisation remboursera les coûts encourus. Il applique également les procédures et politiques utilisées pour contrôler ce type de dépenses. Par exemple, si les salariés perçoivent des indemnités journalières de repas lors de leurs déplacements, ensuite, le processus de gestion des dépenses tient compte de ces limites lors de la génération de remboursements pour les travailleurs.

Pourquoi la gestion des dépenses est-elle importante ?

Toutes les entreprises doivent être en mesure de payer leurs factures à temps pour rester en activité, et les dépenses des employés sont l'une de ces factures. Pour toute entreprise dont les employés exercent leurs activités en dehors du bureau, la gestion des dépenses sera toujours vitale. Même quelque chose d'aussi simple qu'un déjeuner client payé par un directeur des ventes externe doit être documenté, approuvé et remboursé.

Avec des processus efficaces de gestion des dépenses en place, les entreprises peuvent effectuer ces remboursements rapidement et avec précision. Les employés n'aiment pas attendre des mois après avoir couvert une dépense pour se faire rembourser.

Types de gestion des dépenses

Les entreprises ont différentes façons de gérer les dépenses, comprenant:

• Suivi papier. C'est la façon traditionnelle et dépassée de gérer les dépenses, avec les employés qui collectent les reçus papier et les soumettent à la comptabilité pour approbation sur une base mensuelle ou trimestrielle.
• Feuilles de calcul. Il s'agit d'un choix populaire parmi les entreprises qui tentent de réduire leur dépendance au papier qui doivent encore passer à un système automatisé de gestion des dépenses.
• Logiciel de gestion des dépenses. Cette approche simplifie le processus de gestion des dépenses. Le logiciel alerte les gestionnaires des notes de frais nécessitant un examen, en les laissant accepter ou rejeter la réclamation. Les dépenses approuvées sont ensuite automatiquement acheminées vers la comptabilité pour remboursement.

Processus de gestion des dépenses

La gestion des dépenses est un processus en plusieurs étapes qui comprend la saisie et la soumission des dépenses, qui peut impliquer :la soumission de demandes de remboursement, approuver ou rejeter ces réclamations, planifier les demandes de paiement, et, finalement, rembourser le salarié.

Avec le bon processus en place, les entreprises peuvent suivre leurs dépenses, s'assurer que les employés n'abusent pas du système, et prendre des mesures correctives rapides si elles le sont (par exemple, informer chaque employé qu'il dépense plus qu'il ne devrait l'être dans des domaines spécifiques). Si, par exemple, un vendeur a voyagé en première classe sans autorisation préalable, une vérification rapide de ses reçus révélera la violation.

Il peut être difficile de trouver ces problèmes avec les systèmes manuels, particulièrement pour une entreprise avec une équipe croissante de travailleurs sur le terrain. Information manquante, l'approbation des dépenses sans examen approfondi et les approbations lentes sont des problèmes courants. Cela fait non seulement perdre du temps aux employés, mais les laisse également se demander où se trouvent leurs chèques de dépenses (souvent car ils accumulent déjà de nouvelles dépenses pour la prochaine période de clôture).

Comme pour tous les processus commerciaux manuels, la gestion manuelle des dépenses peut être inefficace, chronophage et source d'erreurs. Cependant, une enquête récente a révélé qu'un grand pourcentage d'entreprises le font toujours et ne récoltent pas les avantages de la gestion automatisée des dépenses :

• Près de la moitié des organisations (46 %) ne font pas le suivi des coûts de traitement des notes de frais.
• 43% des entreprises gèrent encore les notes de frais manuellement.
• 44% des entreprises qui n'envisagent pas d'investir dans une solution dédiée à la gestion des voyages et des notes de frais car « nos processus actuels fonctionnent assez bien ».

Les avantages de l'automatisation de cet aspect des opérations d'une entreprise sont bien documentés. Parmi les entreprises qui ont investi ou envisagent d'investir dans la technologie pour faciliter la gestion des dépenses, 82 % déclarent que la simplification du processus de déclaration des dépenses pour les employés et les gestionnaires est la principale raison du déménagement.

D'autres facteurs de motivation clés incluent le besoin d'informations en temps réel sur les dépenses et la nécessité d'avoir l'activité de gestion des dépenses de l'ensemble de l'entreprise sur une seule plate-forme plutôt que de se répartir sur plusieurs feuilles de calcul et documents.

Politique de gestion des dépenses

L'un des meilleurs moyens de contrôler les dépenses des employés est de mettre en œuvre une politique de gestion des dépenses que tout le monde peut suivre. Une politique peut justifier pourquoi une dépense est rejetée ou remise en question et aider à prendre la décision finale de rembourser ou non les coûts.

Toutes les politiques de gestion des dépenses devraient inclure :

• Une liste complète des dépenses que l'entreprise prendra en charge.
• Une liste complète des dépenses que l'entreprise ne paiera pas.
• Langage clair et concis (donc il n'y a pas de questions sur ce qui est/n'est pas admissible).

Il est crucial que les organisations mettent régulièrement à jour leur politique de gestion des dépenses. Au fur et à mesure que votre entreprise grandit et se développe dans de nouveaux secteurs d'activité, il devra ajuster cette politique pour tenir compte de ces changements.

N'oubliez pas d'intégrer les meilleures pratiques comme exiger des approbations préalables pour certaines dépenses, définir clairement les étapes du processus d'approbation et d'autres éléments qui peuvent aider à minimiser les problèmes potentiels lorsque quelqu'un signale des dépenses.

Qu'est-ce qu'un système de gestion des dépenses ?

Un système de gestion des dépenses est un logiciel qui simplifie le processus de remboursement des dépenses des employés en automatisant une grande partie de celui-ci. Le logiciel réduit le besoin de papier, réduit le temps consacré à la gestion des dépenses et minimise les erreurs.

À quoi sert un système de gestion des dépenses ?

Ce système automatise l'enregistrement, suivi, l'approbation et le paiement des dépenses remboursables engagées par les employés. Le logiciel de gestion des dépenses s'aligne sur la politique de gestion des dépenses de l'entreprise pour garantir que l'entreprise ne dépense pas trop sur des dépenses approuvées (ou non approuvées).

Un système de gestion des dépenses fournit également des outils analytiques qui aident l'organisation à prendre de meilleures décisions concernant les dépenses futures et à informer les ajustements nécessaires à sa politique. Finalement, le système aide les organisations à maintenir la conformité et la responsabilité en rendant compte avec précision de toutes les dépenses.

L'intégration d'un logiciel de gestion des dépenses avec un ERP ou un système comptable offre des avantages supplémentaires. Pour un, il élimine le besoin pour le personnel comptable de télécharger ou de saisir manuellement les données des notes de frais, gain de temps et réduction des risques d'erreurs. Une fois approuvé, les dépenses sont alors automatiquement programmées pour paiement, résultant en un remboursement plus rapide des employés.

La combinaison des données des notes de frais avec les données ERP conduit également à une analyse plus riche dans toutes les catégories de dépenses, ainsi que par région, marque ou autre secteur d'activité. Par exemple, l'intégration permet aux sociétés de services de lier plus facilement les dépenses à des projets individuels, éliminer les questions sur la façon dont les dépenses doivent être réparties ou à quel client elles doivent être facturées.

Fonctionnalités et capacités du logiciel de gestion des dépenses

Voici quelques-unes des principales fonctionnalités et capacités du logiciel de gestion des dépenses :

• Suivre tous les reçus des employés
• Permettre aux employés d'utiliser leurs smartphones pour capturer les reçus
• Mettez les reçus sur un tableau de bord centralisé
• Documenter les limites de dépenses et les politiques de l'entreprise
• Autoriser les entreprises à modifier ces limites et politiques si nécessaire
• Intégration avec les cartes de crédit d'entreprise (le cas échéant)
• Acheminer les reçus aux approbateurs appropriés
• Gérez ces approbations ou signalez celles qui nécessitent plus d'attention
• Vérifier les violations de politique
• Programmer les chèques de remboursement pour le paiement

Pourquoi utiliser un système de gestion des dépenses ?

La gestion manuelle des notes de frais est à la fois coûteuse et chronophage. Selon la Global Business Travel Association, il faut une moyenne :

• 20 minutes pour remplir une note de frais
• 18 minutes pour corriger une note de frais
• 58 $ pour traiter une note de frais
• 52 $ pour corriger une note de frais

Les entreprises qui automatisent le processus de gestion des dépenses peuvent réduire considérablement le temps et l'argent consacrés à cette tâche importante. À la fois, ils acquièrent une meilleure compréhension des habitudes de consommation de chaque employé, ce qui facilite l'identification des dépenses inhabituellement élevées afin qu'elles puissent être traitées.

Avantages du logiciel de gestion des dépenses

Un logiciel de gestion des dépenses aide les entreprises à automatiser un processus chronophage, mieux contrôler les dépenses individuelles des employés (pas les dépenses générales de l'entreprise) et réduire les erreurs. Le logiciel fournit également un suivi fiable (par exemple, notifications instantanées lorsqu'un collaborateur saisit des justificatifs à l'aide de son smartphone), des rapports plus rapides et une meilleure conformité avec les politiques de l'entreprise.

En utilisant des workflows personnalisés, le logiciel simplifie également le processus d'approbation des dépenses en acheminant automatiquement ces tâches aux bonnes personnes. Finalement, ces solutions intègrent des analyses capables de détecter rapidement les problèmes potentiels et d'améliorer la prise de décision.

Choisir un système de gestion des dépenses

Il existe aujourd'hui de nombreux systèmes de gestion des dépenses, et tous ne sont pas créés égaux. Comme pour tout achat de technologie, vous voudrez vous assurer que la solution offre le bon niveau de fonctionnalité, peut répondre aux besoins spécifiques de votre entreprise et est livré avec un niveau élevé de support après-vente.

Les fonctionnalités courantes à rechercher et à comparer parmi les fournisseurs incluent :

• Gestion des documents pour créer des pistes d'audit.
• Facile, processus d'approbation personnalisables.
• Politiques de dépenses personnalisables, avec des contrôles en temps réel de la conformité des employés.
• Accessibilité mobile sur de nombreux types d'appareils.
• Analyses et rapports.
• Intégration avec d'autres systèmes logiciels.

Une fois que vous avez identifié les besoins de votre entreprise, explorez vos options et demandez des démonstrations. Parlez à d'autres entreprises (de préférence dans votre secteur) qui utilisent avec succès un système de gestion des dépenses, et assurez-vous d'évaluer plusieurs options avant de prendre votre décision finale.