Liste de contrôle gratuite pour les dépenses des petites entreprises et les déductions fiscales pour 2020

Les impôts sont un défi financier majeur pour les petites entreprises interrogées dans le rapport annuel de la NFIB sur les problèmes et les priorités, occupant quatre places parmi les 10 principaux défis. Les impôts fédéraux sur les revenus des entreprises et les impôts des États sur les revenus des entreprises sont tous deux élevés. En tenant compte de toutes les déductions disponibles pour les dépenses d'entreprise, une petite entreprise peut s'assurer de tirer pleinement parti et de réduire son fardeau fiscal tout en s'assurant que ses déclarations de revenus sont conformes, en particulier à la lumière des nouvelles déductions et des changements mis en place par les lois sur les réductions d'impôt et l'emploi. Les lois sur les réductions d'impôt et l'emploi, qui a été promulguée en décembre 2017, tout comprendre peut être déroutant. Les changements ont ajouté de nouvelles déductions, comme une disposition permettant aux petites entreprises de déduire jusqu'à 20 % du revenu d'entreprise admissible de leurs impôts fédéraux sur le revenu; modifié certains pourcentages de déduction; et a supprimé certaines déductions entièrement.

Que sont les déductions fiscales pour les petites entreprises?

Toutes les entreprises doivent produire des déclarations de revenus, mais comment elles Payer les impôts dépendent de la façon dont ils sont structurés. La plupart des petites entreprises sont ce qu'on appelle des entités « pass-through ». Ils ne le font pas, comme C-corps, payer des impôts sur les sociétés. Au lieu de cela, ils « passent » le revenu de l'entreprise (son profit ou sa perte) au propriétaire, et cet argent est imposé selon le taux d'imposition des particuliers du propriétaire sur la déclaration de revenus du propriétaire.

Les déductions fiscales réduisent le montant du revenu d'entreprise qui est imposé. Le propriétaire de l'entreprise soustrait toutes les déductions du revenu de l'entreprise (ou du revenu brut) pour déterminer le revenu imposable avant de déterminer le montant de l'impôt dû.

L'IRS définit le « revenu d'entreprise » comme un revenu provenant de la vente de produits ou de services.

Quels sont les avantages et les inconvénients fiscaux de chaque structure d'entreprise?

Structure d'entreprise Avantages fiscaux Inconvénients fiscaux Entreprise individuelle

• Entité intermédiaire
• Structure d'entreprise facile / peu coûteuse à mettre en place
• Exigences de déclaration minimales
• Pas d'impôt sur les sociétés

• Responsabilité personnelle illimitée
• Difficile d'obtenir du financement pour une entreprise
• Pas d'existence perpétuelle

Partenariat

• Entité intermédiaire
• Pas d'impôt sur les sociétés
• Structure d'entreprise facile / peu coûteuse à mettre en place

• Responsabilité personnelle illimitée (selon la classification du partenariat)
• Pas d'existence perpétuelle
• Doit créer un accord de partenariat officiel

Société à responsabilité limitée (SARL)

• Responsabilité limitée
• Structure de gestion flexible
• Pas d'impôt sur les sociétés
• Flexibilité pour choisir la structure fiscale

• Non reconnu en dehors des États-Unis
• Pas d'existence perpétuelle
• Non reconnu au niveau fédéral - dicté par la loi de l'État

société C

• Responsabilité limitée
• Nombre illimité d'actionnaires
• Préféré pour les introductions en bourse et les investisseurs externes
• Existence perpétuelle

• Double imposition
• Plus difficile et coûteux à démarrer
• Réglementation et surveillance accrues

S corporation

• Responsabilité limitée
• Entité intermédiaire
• Existence perpétuelle
• Pas d'impôt sur les sociétés

• Seulement 100 actionnaires autorisés
• Normes de qualification strictes
• Uniquement reconnu aux États-Unis
• Non reconnu par tous les états

Que puis-je déduire ?

A quelques exceptions près, l'IRS permet la déduction du montant total des dépenses professionnelles.

L'IRS dit, « être déductible, une dépense professionnelle doit être à la fois ordinaire et nécessaire. Une dépense ordinaire est une dépense courante et acceptée dans votre industrie. Une dépense nécessaire est une dépense utile et appropriée pour votre commerce ou votre entreprise. Une dépense n'a pas besoin d'être indispensable pour être considérée comme nécessaire.

De nombreux frais de fonctionnement, paiements d'intérêts, les impôts et les amortissements sont des dépenses professionnelles déductibles. Mais il y a des exceptions :si une dépense a été prise en compte dans le coût des marchandises froides (COG), il ne peut pas être déduit à nouveau comme dépense d'entreprise. Les dépenses en capital et les dépenses personnelles ne sont pas non plus déductibles.

Certaines des modifications les plus importantes apportées à la Loi sur les réductions d'impôt et l'emploi ne permettent plus aux entreprises de déduire les frais de représentation ou les prestations de transport (navette), comme les titres de transport en commun, stationnement ou transport dans un véhicule de banlieue.

11 principales déductions fiscales pour les dépenses des petites entreprises

La publication 535 de l'IRS fournit des conseils et des détails détaillés sur les dépenses professionnelles déductibles. Parmi les plus pertinents pour les petites entreprises, citons :

Bureau à domicile.

Il existe deux exigences de base de l'IRS pour la déduction pour bureau à domicile :Une partie de la maison doit être utilisée régulièrement et exclusivement à des fins commerciales et être le principal lieu d'affaires. Si ces critères sont remplis, le propriétaire d'entreprise peut avoir droit à d'autres déductions pour dépenses, comme les intérêts hypothécaires, Assurance, utilitaires, les réparations et l'amortissement de cet espace.

Parce que tout cela peut être difficile à détailler, une nouvelle option simplifiée permet à un contribuable admissible de multiplier un taux standard (actuellement 5 $ par pied carré) par la superficie admissible (ne dépassant pas 300 pieds carrés) du bureau pour déterminer le montant de la déduction.

Charges de loyer.

L'entreprise peut déduire le loyer comme dépense d'entreprise, fournir, l'IRS dit, que le propriétaire n'a pas ou ne recevra pas d'équité ou de titre sur la propriété. Si l'entreprise loue un bien commercial, l'entreprise peut déduire les impôts payés au ou pour le bailleur. Les directives relatives aux loyers et aux frais de location sont fournies en détail à partir de la page 10 de la publication IRS 535.

Salaire de l'employé.

Les entreprises peuvent généralement déduire les salaires, les salaires, bonus, commissions et autres rémunérations non monétaires, tels que les indemnités de vacances et les avantages sociaux. Pour être déductible, la rémunération des employés doit être une dépense professionnelle ordinaire et nécessaire et l'entreprise doit la payer ou l'engager. En outre, l'IRS dit que la rémunération doit répondre aux deux critères suivants :elle doit être raisonnable et elle doit être pour les services rendus. Les déductions comprennent :

• Paie de maladie. Les entreprises peuvent également déduire les sommes versées à vos employés en cas de maladie ou d'accident, y compris les montants forfaitaires, comme salaire.
• Paie de vacances. Les entreprises peuvent déduire les indemnités de vacances, mais seulement dans l'année d'imposition au cours de laquelle l'employé reçoit les vacances.
• Programmes d'avantages sociaux pour les employés. A quelques exceptions près, plans accident et santé, aide à l'adoption, les plans de cafétéria et les programmes d'aide aux personnes à charge peuvent être déduits. Étant donné qu'ils remplissent certaines conditions, les dépenses des employés pour la formation et l'éducation peuvent être déduites.

Frais professionnels remboursés.

Lorsqu'ils sont remboursés en vertu de régimes comptables, l'entreprise peut déduire les remboursements de dépenses aux employés. Ceux-ci inclus:

• Frais de déplacement. L'entreprise peut déduire 50 % de certains frais de repas et 100 % de certains frais d'hébergement remboursés aux salariés pour des déplacements professionnels. Les règles de l'IRS sur le remboursement des repas et de l'hébergement sont détaillées dans la publication IRS 463.
• Utilisation professionnelle d'un véhicule personnel. Lorsque vous utilisez le même véhicule à des fins professionnelles et personnelles, les dépenses doivent être divisées. Cela peut être basé sur le kilométrage réel d'une utilisation personnelle par rapport à une utilisation professionnelle ou sur les dépenses réelles d'essence, huile, pneus, réparations, l'assurance et l'amortissement ou les paiements de location. Le montant de la déduction correspond aux dépenses réelles ou au kilométrage multiplié par le taux de kilométrage standard.

L'intérêt.

Les règles de déduction des intérêts varient, selon que le produit du prêt est utilisé à des fins commerciales, activités personnelles ou d'investissement. L'IRS dit que si le produit d'un prêt est utilisé pour plus d'un type de dépenses, l'entreprise doit répartir les intérêts en fonction de l'utilisation du produit du prêt.

Les entreprises doivent généralement limiter les intérêts débiteurs payés ou accumulés au cours de l'année d'imposition, sauf exception à la limitation. Tous les détails sont fournis à la page 14 de la publication IRS 535.

Impôts.

Les entreprises peuvent déduire diverses déductions fédérales, Etat, impôts locaux et étrangers directement attribuables à l'entreprise dans l'année au cours de laquelle ils sont payés. Les entreprises ne peuvent pas déduire l'impôt fédéral sur le revenu. Une liste complète des détails est disponible aux pages 18 et 19 de la publication IRS 535.

Assurance.

En général, les entreprises peuvent déduire les primes payées pour l'assurance des entreprises qui couvre l'incendie, tempête, vol, accident ou pertes similaires ; l'assurance-crédit qui couvre les pertes dues aux créances irrécouvrables des entreprises ; hospitalisation et assurance médicale collective des salariés, dont l'assurance dépendance, assurance responsabilité civile, assurance contre les fautes professionnelles; l'assurance d'indemnisation des travailleurs; et l'assurance automobile si cette dépense n'a pas déjà été incluse dans la déduction pour véhicule.

Dépréciation.

En général, la totalité du coût d'une dépense en capital ne peut être déduite dans l'année où elle est acquise. Il y a quelques changements temporaires à cette règle avec la Loi sur les réductions d'impôt et l'emploi. Mais l'amortissement est une dépense déductible. L'IRS dit que les biens commerciaux qui doivent être amortis comprennent le mobilier de bureau, immeubles, machines et équipements. Les exemples comprennent:

• Véhicules à moteur . Alors que les voitures et les camions sont généralement des achats d'immobilisations, l'entreprise peut récupérer le coût grâce à des déductions annuelles pour amortissement, dans certaines limites en dollars.
• Outils et pièces. Si les outils ont une espérance de vie de moins d'un an ou coûtent 200 $ ou moins par article, ils sont déductibles. Entretien régulier des machines, y compris le remplacement prévu des pièces, est également une dépense d'entreprise déductible.

Amortissement.

La partie la plus pertinente de cette catégorie fiscale pour les petites entreprises est une disposition qui permet des déductions pour les frais de démarrage d'entreprise et d'organisation, généralement les dépenses en capital. L'IRS permet aux entreprises de déduire 5 $, 000 de démarrage et 5 $, 000 de frais d'organisation payés ou encourus après le 22 octobre, 2004. Ce montant est réduit du montant total de vos coûts de démarrage ou d'organisation dépassant 50 $, 000, et tous les coûts restants doivent être amortis.

Frais divers.

Les déductions diverses sont des allégements fiscaux qui ne correspondent généralement pas à une catégorie fiscale particulière de l'IRS. Ils comprennent:

• Dépenses de publicité. Les entreprises peuvent déduire les dépenses publicitaires directement liées aux activités commerciales.
• Frais de commodité de carte de crédit. Cette redevance, que les sociétés émettrices de cartes de crédit imposent aux entreprises qui acceptent leurs cartes, peuvent être déduits lorsqu'ils sont payés par l'entreprise.
• Honoraires juridiques et professionnels. Les honoraires d'avocats qui sont ordinaires et nécessaires et directement liés à l'exploitation de votre entreprise sont déductibles en tant que dépenses professionnelles.

Déduction de l'article 199A ou déduction d'impôt sur le revenu des entreprises admissible.

En vertu de la Loi sur les réductions d'impôt et l'emploi, les propriétaires intermédiaires à l'intérieur de certains seuils de revenu peuvent déduire jusqu'à 20 % de leur revenu d'entreprise admissible (QBI) pour réduire leur revenu imposable. L'IRS propose des explications sur les limitations et les stipulations autour de cette nouvelle déduction.

Liste de contrôle gratuite pour la déduction fiscale pour les dépenses des petites entreprises

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L'automatisation peut grandement faciliter la tenue de dossiers pour les petites entreprises. Par exemple, Les solutions d'automatisation AP peuvent réduire les erreurs liées à la saisie manuelle des en-têtes de facture, préservant automatiquement les informations fiscales pendant les sept années recommandées par l'IRS, et envoyer automatiquement les factures.

Envisagez de créer un budget qui couvre ces cinq éléments :

• Coûts fixes
• Coûts variables
• Frais ponctuels
• Un état des flux de trésorerie
• Bénéfices (ce qui reste après que tout ce qui précède est pris en compte)

Nous vous recommandons également de faire des économies pour les événements imprévus et de consulter un conseiller qui peut vous aider à élaborer un plan financier adapté aux petites entreprises.

Finalement, obtenir de l'aide lorsque vous en avez besoin. Selon la NSBA, une petite entreprise sur trois déclare consacrer plus de 40 heures chaque année aux impôts fédéraux. La majorité des petites entreprises (63 %) dépensent plus de 1 $, 000 chaque année sur la seule administration des impôts fédéraux.

Il n'est donc pas surprenant qu'environ les deux tiers des petites entreprises paient un fiscaliste/comptable externe pour gérer leurs impôts. Il y a encore plus d'avantages ici en tant que propriétaire unique :le coût d'embauche d'un fiscaliste pour préparer cette partie de la déclaration d'impôt relative à l'entreprise est déductible.