Comment le rôle du secrétaire général va évoluer pour continuer à apporter une valeur ajoutée au conseil

Le rôle du secrétaire général dans le soutien à l'efficacité du conseil d'administration peut parfois être négligé. Ils fournissent un service précieux en tant que référentiel de connaissances d'entreprise, réglementation et bonne gouvernance. Par conséquent, ils sont souvent indispensables pour soutenir l'efficacité du conseil et notamment pour soutenir le président.

Aujourd'hui, le défi de la pandémie – l'une des plus grandes crises auxquelles le monde ait été confronté depuis des générations – nécessite qu'ils s'intensifient et fournissent une valeur et un soutien supplémentaires au conseil d'administration. Pour garantir que le conseil d'administration reste efficace, les secrétaires d'entreprise doivent élargir leurs attributions administratives et devenir des facilitateurs et des facilitateurs des processus critiques du conseil d'administration.

Quatre lignes de mire

En tant que facilitateurs, les secrétaires d'entreprise doivent s'assurer que les conseils d'administration continuent de se concentrer sur quatre lignes de mire, et aider à mettre en place des processus efficaces pour garantir que chaque perspective ajoute de la valeur :

• Surveillance: Les conseils d'administration doivent avoir mis en place des processus pour assurer une surveillance et une responsabilisation efficaces.
• Aperçu: Les conseils d'administration efficaces comprennent l'entreprise, le moteur financier et l'avantage concurrentiel de l'organisation et l'environnement commercial externe. Cette connaissance conduit à une évaluation plus objective et plus habilitante des performances et de la stratégie.
• Prévoyance: La capacité d'anticiper, voir ce qui s'en vient et les forces futures qui auront un impact sur la compétitivité et la durabilité de l'entreprise est essentiel pour une compréhension efficace des risques et le développement de la stratégie.
• Sagesse rétrospective: Des conseils d'administration efficaces peuvent apporter une connaissance significative de l'entreprise, le recul pour se souvenir des initiatives précédentes et réfléchir au bien, apprentissages mauvais et laids du passé.

Avis du directeur, planification de la relève et intégration

Comme cela fait plus d'un an que la pandémie mondiale a été déclarée, c'est aujourd'hui le bon moment pour revoir le PDG, conseil d'administration et président d'avoir lieu. Pour s'assurer que les membres du conseil sont prêts pour l'avenir, le secrétaire de la société doit, en étroite collaboration avec le président, faciliter les évaluations de performance à 360 degrés, comprenant des recherches qualitatives et quantitatives basées sur des entretiens et des sondages en ligne.

Il est important de commencer par un examen du PDG - après tout, son rôle de diriger l'organisation vers l'avenir est le plus important au conseil d'administration.

À la fin du processus d'examen, les prochaines étapes doivent être claires, avec des attentes claires et des livrables confirmés pour le PDG et les administrateurs, convenu par toutes les parties. Le secrétaire général doit s'assurer que toute formation convenue est organisée et se déroule, ainsi que l'aide à la transition de ceux qui ne conviennent plus pour le rôle.

Que le PDG ou les administrateurs soient à la hauteur ou non, le secrétaire de la société doit travailler en étroite collaboration avec le président pour faciliter la planification de la succession. Pour assurer la continuité des activités, il est essentiel que le bon PDG soit employé. Cela pourrait signifier examiner en interne la profondeur des talents en dessous du PDG, ou des candidats potentiels dans d'autres organisations. Après l'identification d'un candidat potentiel par le conseil, ils pourraient être encadrés par un administrateur pendant un certain nombre d'années, Ainsi, le moment venu, le bon candidat peut rejoindre l'entreprise en toute transparence. Le secrétaire de la société peut également prendre en charge la partie administrative de tout mentorat.

Le secrétaire de la société doit être fortement impliqué dans le bon fonctionnement du processus d'intégration des administrateurs - quelque chose qui est plus important que jamais dans le monde virtuel dans lequel nous opérons actuellement. Pour garantir que toutes les nouvelles nominations au conseil d'administration apportent une contribution précieuse le plus tôt possible ils devraient considérer le processus d'intégration comme un voyage de 18 à 24 mois. Cela signifie qu'il ne faut plus laisser aux nouveaux arrivants une boîte de matériel de lecture et leur dire de continuer, comme c'était souvent le cas par le passé. Le secrétaire de la société doit s'assurer qu'une formation formelle sur la gouvernance est dispensée afin que les nouveaux entrants apprennent les responsabilités, des risques, compétence financière, y compris comment être efficace dans les réunions du conseil d'administration. Ils devraient être impliqués dans la mise en place d'un système de jumelage avec un directeur établi afin que le nouveau membre du conseil puisse prendre connaissance des décisions précédentes, et comment les choses fonctionnent. Aussi, le secrétaire de l'entreprise doit organiser un programme de visites et d'expériences pour que le directeur entrant puisse vraiment se mettre dans la peau de l'organisation, et les secrétaires devraient entreprendre un retour d'information impitoyable afin que le processus d'intégration puisse s'améliorer au fil du temps.

Risque et stratégie

La pandémie a révélé des processus de risque dans de nombreuses entreprises qui étaient universitaires, impraticable et dans certains cas tout simplement impraticable. Trop de conseils étaient aveugles aux risques commerciaux critiques. Le secrétaire de la société doit aider le conseil d'administration à évaluer les risques futurs. Ils doivent travailler en étroite collaboration avec le conseil d'administration pour remettre en question leur compréhension et donc leur appétit pour le risque, et s'assurer qu'ils préparent efficacement l'avenir. Cette approche devrait permettre au conseil d'administration d'identifier et de transformer tout risque futur à leur avantage commercial et d'assurer la survie à long terme de leur organisation.

Prochaines étapes

Avec l'attention des conseils d'administration concentrés sur la navigation à travers la pandémie, le secrétaire de la société doit faire évoluer son rôle pour s'assurer que le conseil continue d'appliquer les processus essentiels qui assurent une bonne gouvernance et une prise de décision efficace. Cela signifie que les secrétaires d'entreprise doivent élargir leur rôle pour devenir des facilitateurs et des facilitateurs dans les domaines de la surveillance jusqu'à la prospective, critiques de réalisateur, planification de la relève et intégrations, ainsi que dans le risque et la stratégie.

Ils doivent également maintenir leurs autres fonctions clés en matière de gouvernance et d'administration. Il s'agit notamment des bilans de santé de la gouvernance, rédiger des politiques pour le conseil et les mettre en œuvre, et s'occuper de toute l'administration autour des réunions du conseil d'administration, entre autres.

Pour les organisations qui manquent ou nécessitent le soutien d'un secrétaire d'entreprise sur un projet ou sur une base continue, nous pouvons aider en externalisant les services de secrétariat d'entreprise. Nous mettons à votre disposition des secrétaires d'entreprise dévoués à votre bonne gouvernance. Ce sont des facilitateurs qui maintiennent la conformité et des normes élevées en matière de gouvernance d'entreprise, tout en allant au-delà pour soutenir l'efficacité globale de votre conseil, afin que vous puissiez vous concentrer sur la gestion de votre entreprise.