Le guide ultime de l'automatisation des comptes fournisseurs avec logiciel [avec comparaison]

Si votre entreprise gère toujours ses comptes fournisseurs (AP) manuellement, vous manquez une occasion de gagner du temps, argent et aggravation. En automatisant le processus AP, votre équipe financière peut réduire les erreurs, minimisez le risque de fraude et, ce qui est peut-être le plus important, libérez du temps pour vous attaquer à des projets plus importants qui feront avancer l'entreprise.

Cet accent mis sur l'avancement des affaires est un thème clé pour les directeurs financiers et autres dirigeants d'entreprise. Selon une enquête de Brainyard, 80% ont des perspectives positives ou très positives pour cette année, avec les personnes interrogées qui utilisent les données plus efficacement et identifient les domaines d'économie et d'investissement stratégique comme les 3 principales priorités de leurs équipes financières.

Personne n'a mentionné le « remaniement manuel de la paperasse » comme facteur de réussite dans une économie en croissance, c'est pourquoi l'automatisation est un domaine clé d'investissement dans de multiples fonctions financières, y compris AP.

Qu'est-ce que l'automatisation AP ?

Le logiciel d'automatisation AP supprime les étapes manuelles de la plupart des étapes impliquées dans le processus des comptes fournisseurs, comme le codage des factures reçues, les faire correspondre aux bons de commande, les acheminer pour approbation, initier les paiements et rapprocher les données bancaires avec le grand livre. De plus, Le logiciel de finance qui alimente l'automatisation AP peut également exploiter une variété de données pour remplir des tableaux de bord et fournir des capacités d'analyse qui permettent à l'entreprise de rester au top de ses flux de trésorerie.

Par example, si une facture de loyer mensuel de bureau d'une entreprise est en ligne avec le montant attendu, le code du grand livre (GL) approprié peut être attribué automatiquement, et la facture acheminée au directeur de l'exploitation ou au directeur de bureau pour approbation. Si ce montant grimpe soudainement de 20 %, pourtant, le système AP doit signaler les frais d'enquête. Pour les factures uniques ou sans bon de commande correspondant, le système peut suggérer un code GL, mais un utilisateur autorisé devra confirmer l'exactitude.

Points clés à retenir

• L'automatisation AP fait gagner du temps, réduit les erreurs et la fraude et permet aux équipes financières de travailler sur des projets qui font avancer l'entreprise.
• Les tâches pouvant être automatisées comprennent la saisie de données, rapprochement facture/bon de commande, attribuer des codes GL, acheminer les factures aux approbateurs et lancer les paiements.
• Avec l'automatisation des finances, les entreprises ont souvent un meilleur contrôle sur leurs flux de trésorerie et la possibilité de profiter de remises pour paiement anticipé.

Pourquoi utiliser un logiciel d'automatisation AP ?

Traditionnellement, les flux de travail des comptes fournisseurs ont été manuels et sujets aux erreurs et à la fraude. Au fur et à mesure que les entreprises grandissent, Les équipes AP doivent traiter de plus en plus de factures. Cette charge de travail accrue exacerbe les problèmes existants et peut retarder le processus de paiement des factures, faisant potentiellement perdre à l'entreprise des remises ou même s'aliéner les fournisseurs. Pour faire face, de nombreuses entreprises embauchent des membres d'équipe supplémentaires, une solution coûteuse qui peut être évitée en investissant dans un logiciel financier plus performant.

En outre, plus d'utilisateurs dans le système et un volume de transactions plus élevé peuvent ouvrir l'entreprise à la fraude AP, tels que les régimes de pots-de-vin, et les erreurs manuelles qui peuvent causer des maux de tête et des pertes de temps.

Automatiser les processus, dont PA, qui étaient auparavant gérées manuellement résoudra bon nombre de ces problèmes.

Comment et pourquoi automatiser vos processus de comptes fournisseurs ?

L'automatisation des points d'accès augmente la productivité, permettre au personnel existant d'accomplir davantage, les entreprises peuvent donc retarder l'embauche de personnel comptable supplémentaire. Et, Tel que discuté, l'automatisation du processus AP minimise les erreurs et les fraudes en créant des pistes d'audit détaillées, veille au respect des politiques d'achat, signale automatiquement les valeurs aberrantes et peut améliorer les relations avec les fournisseurs.

Automatiser des processus qui étaient autrefois traités manuellement à l'aide de papier, les feuilles de calcul et les systèmes déconnectés permettent également aux finances de générer des rapports que les membres autorisés de l'équipe de tous les départements peuvent analyser pour repérer les frais imprévus ou simplement rester au courant des tendances des dépenses. Il s'agit d'une étape proactive qui permet d'atteindre les objectifs permanents d'utilisation plus efficace des données et d'identification des domaines d'économie.

Par exemple, un fournisseur historique peut augmenter régulièrement ses prix, mais pas assez à un moment donné pour inciter un décideur à en prendre note. En fournissant au responsable du budget un rapport indiquant une tendance à la hausse constante, finance a découvert une opportunité d'entamer une conversation avec le fournisseur.

Pour les entreprises qui commencent tout juste à s'automatiser, AP est un bon point de départ car il s'agit d'un effort de longue haleine qui doit être géré de manière continue; s'est historiquement appuyé sur des factures papier envoyées par la poste, un processus coûteux et incertain; et tend à être un domaine sur lequel les auditeurs se concentrent, simplement parce que c'est une source fréquente d'erreurs et de fraudes.

Qui utilise AP Software Automation ?

Le logiciel de comptabilité fournisseurs qui alimente l'automatisation est utilisé par les membres de l'équipe comptable, qui peut inclure un personnel AP dédié, plus le contrôleur ou le directeur financier, principalement pour approuver des cycles de contrôle, et par les chefs d'entreprise pour approuver les paiements. Il fait souvent partie d'un système financier plus vaste qui peut être lié à d'autres logiciels d'entreprise, comme ERP, Systèmes RH ou CRM, fournir une source centrale de données sur les flux de trésorerie.

La configuration initiale d'un logiciel AP avec des capacités d'automatisation peut nécessiter la contribution d'experts capables d'aider votre entreprise à évaluer diverses options, comme le SaaS par rapport à un système sur site. Définir des règles, les rôles et les paramètres seront une tâche impliquant du personnel qui comprend exactement comment fonctionne le traitement de vos comptes fournisseurs courants.

À qui profite l'automatisation des points d'accès ?

Directeurs financiers qui supervisent la stratégie financière et la santé de l'entreprise bénéficient de données plus à jour, de meilleures capacités d'analyse, un personnel plus productif et un profil amélioré pour l'équipe avec les unités d'affaires.

Contrôleurs qui gèrent la comptabilité et les rapports financiers et sont responsables de la conformité et des contrôles apprécieront une piste d'audit plus claire, moins d'erreurs, réduction des risques de fraude et amélioration des flux de trésorerie.

Responsables comptables qui supervisent les activités du département AP bénéficient de la possibilité d'en faire plus avec le même personnel.

Teneurs de livres ceux qui gèrent les affaires courantes de la comptabilité passeront moins de temps à gérer la paperasse et à courir après les approbations et apprécieront de pouvoir se concentrer sur les exceptions.

Dirigeants de secteurs d'activité qui sont responsables de l'examen des factures obtiennent non seulement des approbations en un clic, mais aussi la possibilité de générer des rapports qui montrent exactement où vont leurs budgets.

Types de logiciels d'automatisation AP

Il existe une solution pour activer l'automatisation AP appropriée pour la plupart des entreprises, allant d'un logiciel de comptabilité de base qui gère un seul aspect du processus de paiement à des solutions plus avancées qui s'intègrent à d'autres systèmes commerciaux de base.

Solutions avancées. Les entreprises désireuses de tirer parti des avantages de l'automatisation doivent rechercher une solution capable de gérer l'intégralité du processus de rapprochement de la facture au paiement, avec des rapports et une personnalisation robustes. L'intervention manuelle ne sera pas complètement éliminée ; la plupart des factures devront encore être approuvées, les exceptions devront être corrigées et un cycle de paiement devra être approuvé par le responsable comptable ou financier approprié. Toujours, plus le système est autonome, plus les avantages sont importants.

Des systèmes AP plus robustes gèrent l'ensemble du cycle de vie des comptes fournisseurs avec une intervention manuelle minimale et font partie d'une suite logicielle comptable et financière plus large qui peut également être intégrée à d'autres logiciels de base, comme le système ERP de l'entreprise. Les données financières sont acheminées vers une base de données centrale et sont disponibles pour une analyse et un reporting solides.

Solutions de base. À l'extrémité inférieure se trouvent des applications de base de numérisation et de capture de données. Au fur et à mesure que les factures arrivent, ils sont scannés, si nécessaire. Un spécialiste AP applique un codage approprié et les achemine pour les approbations nécessaires, puis pour le paiement et le rapprochement. Ces systèmes de base nécessitent une intervention plus humaine et conviennent mieux aux entreprises qui traitent un petit nombre de factures chaque mois.

5 avantages clés du logiciel d'automatisation AP

L'automatisation des processus de comptes fournisseurs ajoute de la valeur tout en libérant votre équipe pour qu'elle se concentre sur la gestion des exceptions. Voici cinq avantages spécifiques de l'automatisation des points d'accès :

1. Gain de temps : Plus de balise e-mail ou, pire, laisser les factures papier sur le bureau de quelqu'un pour approbation. Avec le routage automatisé, les équipes réduisent le temps de validation, rejeter ou réviser les factures avant de les acheminer pour paiement.

2. Coûts réduits : Le traitement manuel des factures prend du temps, et le temps c'est de l'argent. En automatisant le processus des comptes fournisseurs, les entreprises peuvent réduire considérablement le temps de gestion de la présentation des factures, le codage et d'autres étapes du processus des comptes créditeurs. Et n'oubliez pas les gestionnaires qui doivent approuver les factures en temps opportun ; le logiciel AP moderne tient la promesse du « un clic ».

3. Moins d'erreurs : Lorsque les employés ne saisissent pas manuellement les données, la probabilité d'erreur humaine est considérablement réduite. Avec un système entièrement automatisé, les données de chaque facture sont automatiquement mises en correspondance avec les informations du bon de commande, ce qui facilite l'identification des erreurs fournisseurs, comme la facturation en double ou les surcoûts.

4. Visibilité accrue : Le logiciel d'automatisation AP suit et affiche « en un coup d'œil » le cycle de paiement complet sur chaque facture. Cette information conduit à des rapports plus précis et plus fiables et soutient une bonne prise de décision.

5. Protection contre la fraude : Un pourcentage élevé d'entreprises étant la cible de fraudes aux paiements, prendre des mesures pour protéger votre entreprise n'a jamais été aussi important. Un logiciel de comptabilité moderne permet aux entreprises de définir des règles afin que seuls les employés autorisés aient le pouvoir de, par example, des exceptions claires ou de libérer des paiements au-dessus d'un certain montant en dollars. Les entreprises peuvent ensuite créer des workflows d'approbation avec plusieurs approbations, ce qui augmente les chances d'attraper des factures frauduleuses avant qu'un paiement ne soit effectué.

Fonctionnalités d'automatisation du logiciel AP

Les éditeurs de logiciels comprennent que toutes les entreprises ne gèrent pas les points d'accès de la même manière et ont développé une variété de fonctionnalités conçues pour répondre aux besoins spécifiques de l'entreprise. Les fonctionnalités utiles à rechercher incluent :

• La capacité à calculer automatiquement les remises pour paiement anticipé disponibles et s'assurer que l'entreprise bénéficie de toutes les réductions de prix possibles.

• Dans la mesure du possible, éliminer la saisie manuelle des données . Les logiciels modernes y parviennent en, par example, facilitant la soumission automatique des factures et fournissant des capacités d'OCR avancées et précises pour convertir les documents numérisés dans un format utilisable par le système AP.

• Rechercher la capacité de définir et automatiser le traitement des exceptions , lorsque les factures ne correspondent pas aux bons de commande ou aux reçus, tout en veillant à ce que les erreurs potentielles dépassant un certain montant soient signalées au niveau d'ancienneté avec lequel l'entreprise est à l'aise.

• Les capacités d'apprentissage automatique peuvent s'assurer qu'aucune facture n'est perdue ou payée en deux exemplaires et peut repérer et signaler des anomalies pouvant indiquer une transaction frauduleuse.

• Rapports en temps réel tout au long du processus A/P est critique. Les équipes financières doivent être en mesure de récupérer rapidement les factures, les reçus et les contrats et explorez les transactions individuelles.

• En fonction de vos besoins d'audit et de conformité, chercher rapprochement et comptabilité d'exercice appropriés processus et états financiers détaillés.

Enfin, les entreprises peuvent souhaiter avoir la possibilité d'acheter sur un marché d'applications des outils tiers qui s'intègrent à leurs solutions AP, auprès de prestataires spécialisés, et aider avec, par example, des paiements mondiaux accélérés ou des exigences spécifiques à l'industrie.

Tendances clés de l'automatisation des points d'accès

Alors que la technologie continue de progresser, les fournisseurs de logiciels financiers ajoutent de nouvelles fonctionnalités à leurs plateformes pour mieux répondre aux besoins et aux problèmes des clients.

Apprentissage automatique (ML), un sous-ensemble de l'intelligence artificielle (IA), peut être particulièrement utile en AP. Avec ML, le système « apprend » des transactions précédentes ce qui est normal par rapport à ce qui pourrait indiquer une erreur ou une fraude et alerte les équipes financières de même de petites anomalies qui pourraient facilement être manquées. Et, comme le logiciel d'apprentissage automatique analyse des ensembles de données plus diversifiés et plus volumineux, ça va plus vite, plus précis et plus à l'écoute des anomalies. En AP, l'apprentissage automatique peut aider avec un certain nombre de tâches, telles que l'acheminement automatique des factures en fonction de facteurs tels que le fournisseur ou le mot-clé et l'exécution d'opérations de rapprochement de bons de commande.

La différence entre ML, qui examine les données existantes et apprend à repérer les valeurs aberrantes, et l'IA est que l'intelligence artificielle augmente la mise de l'automatisation en ajoutant du contexte. Par example, un véritable système AP activé par l'IA pourrait être en mesure d'interroger des sources de données internes et externes pour connaître le prix moyen du bois dans une plage de dates spécifique et le volume de matériaux utilisés par un constructeur de maisons, et utilisez ces données pour automatiser l'approbation des factures qui correspondent aux paramètres attendus - ou signaler celles qui indiquent que plus de matériel a été facturé que utilisé.

Comment passer à l'automatisation des points d'accès

L'automatisation des systèmes n'est pas toujours facile ; il y a des structures, obstacles technologiques et culturels. Cela peut être particulièrement difficile pour les entreprises qui dépendent du papier, des processus manuels et qui utilisent des solutions ponctuelles qui ne se parlent pas.

La bonne nouvelle est que les avantages de l'automatisation l'emportent largement sur les problèmes qui pourraient survenir pendant la phase d'installation et de mise en œuvre. Il ne faudra pas longtemps aux membres de l'équipe pour apprécier la technologie en assumant la plupart des travaux répétitifs associés à la réception des factures, approbation, paiement et rapprochement. La plupart des entreprises constatent qu'au lieu de perdre le contrôle, l'automatisation offre en fait un meilleur contrôle ; c'est l'une des principales raisons pour lesquelles les entreprises mettent en œuvre l'automatisation des comptes fournisseurs.

Pour assurer une transition en douceur, commencez par trouver une solution qui répond aux besoins de votre entreprise — consultez la section suivante pour plus d'informations sur les critères de sélection. Examinez vos processus actuels, et voir quels défis AP causent des problèmes au personnel financier ; c'est peut-être un traitement lent, erreurs de rapprochement ou paiement de factures avant la livraison d'un service ou d'un produit. Suivant, estimer à la fois votre volume de facture actuel et prévu, au moins trois et de préférence cinq ans.

Une auto-évaluation franche est une étape critique car vous ne gagnerez pas en efficacité si vous ne tenez pas compte de la croissance ou si vous essayez simplement d'automatiser des processus manuels inefficaces.

Les fournisseurs de logiciels financiers modernes ont travaillé avec des milliers d'entreprises et peuvent vous aider à mettre leurs méthodes à niveau. Par example, peut-être que votre pratique consiste à regrouper et à payer les factures les 15 et 30 de chaque mois. Avec l'automatisation, vous pouvez être beaucoup plus flexible - passez rapidement aux factures qui offrent des remises pour paiement anticipé, par example, en attendant la date d'échéance pour régler ceux qui n'offrent pas d'incitations.

Tenez compte de vos KPI AP, comme le coût moyen de traitement d'une facture, meilleurs moyens de paiement, factures traitées par salarié, délais d'approbation moyens et pourcentage de remises fournisseurs capturés.

À présent, compter le nombre de « touches » nécessaires pour chaque facture, et identifiez qui gère chacune de ces interactions. Sur la base de toutes ces métriques, Tenez compte de vos objectifs :Voulez-vous éliminer la saisie manuelle des données ? Avez-vous besoin d'un meilleur rapport? Essayez-vous de réduire les erreurs et les fraudes potentielles ? Tout ce qui précède?

Ce sont tous des points importants à discuter avec votre équipe informatique, fournisseur de logiciels ou consultant. Puis, votre partenaire de mise en œuvre peut vous aider à concevoir un système et un flux de travail qui répondent à vos besoins tout en garantissant des contrôles financiers solides.

Enfin, établissez un budget cible et un objectif de retour sur investissement (ROI) pour votre achat de logiciel en fonction des économies de temps et de coûts potentielles décrites dans cet article.

Choisir le bon logiciel d'automatisation AP pour votre entreprise

L'établissement d'objectifs AP et l'analyse du retour sur investissement que vous avez effectués constituent la base lorsque vous commencez à acheter un logiciel d'automatisation AP. Alors que le processus est normalement dirigé par le service informatique interne, votre prestataire technologique ou un consultant spécialisé, faites participer les membres de votre équipe à la conversation en les faisant s'asseoir et discuter de leurs plus gros problèmes, les problèmes qu'ils voient avec le processus AP dans son ensemble et leurs objectifs et attentes une fois l'automatisation en place.

En utilisant ces réponses, votre partenaire de mise en œuvre peut dresser une liste des principaux critères à utiliser lors de l'élaboration d'une « liste restreinte » de solutions à évaluer.

Autres facteurs à évaluer :

• Votre infrastructure technologique actuelle : Utilisez-vous principalement des logiciels sur site, ou est votre entreprise, comme beaucoup, passer au logiciel en tant que service (SaaS) pour obtenir des avantages tels qu'un déploiement plus rapide et des coûts initiaux inférieurs ?

• Où travaille votre équipe financière : Êtes-vous dans de nombreux bureaux régionaux et à domicile? Le cas échéant, le cloud a un avantage. Tenez également compte de la structure de votre service AP pour déterminer dans quelle mesure la solution doit être complète.

• Quoi, si seulement, des intégrations seront nécessaires — des exemples courants sont les systèmes de gestion des dépenses et les logiciels de budgétisation. Que peut faire cette solution pour réduire la double saisie de données entre les systèmes ?

La « meilleure » solution logicielle AP est celle qui prendra en charge l'intégralité de votre opération de comptabilité fournisseurs, s'intègre parfaitement avec d'autres systèmes financiers et commerciaux de base et évolue avec votre entreprise. Faire vos devoirs et travailler avec un consultant compétent vous assurera de faire le bon choix à long terme.

Comparaison des logiciels d'automatisation AP

Les options d'automatisation AP vont de contenu, des systèmes autonomes développés par de petits fournisseurs sur des plates-formes étendues prises en charge par de très grands, prestataires établis.

Voici un aperçu de base des plates-formes qui incluent l'automatisation AP :

• Microsoft Dynamics GP est une solution ERP conçue pour les petites et moyennes entreprises. Ses capacités comprennent la gestion financière et la comptabilité, gestion des stocks et des opérations et gestion des ventes et des services. Il convient moins aux entreprises engagées dans un modèle axé sur le cloud et à celles qui recherchent une suite intégrée pour tous les processus métier de base.

• Sauge intacte offre des informations financières et opérationnelles en temps réel et la possibilité d'automatiser les processus critiques, mais certains utilisateurs constatent un manque de workflow et de personnalisation des formulaires, un petit marché et des pratiques limitées propres à l'industrie.

• Facture SAP Concur est une solution connectée de gestion des dépenses qui facilite les déplacements, frais, facture fournisseur, conformité et risque. Il est moins bien adapté aux entreprises ayant des opérations ou des clients mondiaux.

• QuickBooks aide les très petites entreprises à organiser leurs livres, gérer les stocks, suivre les ventes et gérer la paie, mais l'évolutivité est limitée.

Le logiciel de gestion financière de NetSuite fait partie d'une solution unifiée qui combine la comptabilité, approvisionnement, la chaîne d'approvisionnement et d'autres capacités ERP sur un système intégré, plateforme basée sur le cloud, améliorer la productivité et l'efficacité opérationnelle des entreprises de toutes tailles.

Études de cas sur l'automatisation des points d'accès

Prestataires de services professionnels, y compris les cabinets comptables, tirent souvent des avantages majeurs de l'automatisation. AP est un point douloureux dans la comptabilité de projet, par example, parce que ces entreprises ont besoin d'une vue en temps réel de la performance financière de chaque projet ; qui nécessite un suivi constant de tous les coûts, y compris les frais de déplacement et de déplacement des employés souvent coûteux et la main-d'œuvre contractuelle. Le rapprochement bancaire peut également être fastidieux et chronophage, surtout avec des volumes de transactions élevés, plusieurs comptes bancaires ou plusieurs devises à rapprocher. Encore, l'automatisation peut libérer des heures importantes – et souvent facturables.

Les startups cherchent souvent à automatiser dès le départ. Brex, une jeune entreprise fintech proposant des cartes de crédit d'entreprise à d'autres startups, a pu grandir sans ajouter d'effectifs supplémentaires pour gérer les AP et le processus d'approvisionnement, et sans sacrifier les freins et contrepoids. L'automatisation AP aide à générer des données précises permettant aux fondateurs de prendre des décisions commerciales judicieuses.

Enfin, les petites entreprises qui dépendent encore des chèques papier, les feuilles de calcul et les processus très manuels se retrouvent la cible de fraudes. Les contrôles de paiement activés par l'automatisation AP limitent le risque en, par example, mettre en œuvre la séparation des tâches pour rendre plus difficile la falsification des approbations, exiger une authentification à double facteur pour réduire la possibilité de prises de contrôle de compte, automatiser la correspondance des bons de commande et signaler les anomalies.

Pourquoi NetSuite est-il la bonne solution pour les entreprises de toutes tailles ?

Les entreprises de toutes tailles et de tous secteurs peuvent automatiser le processus des comptes fournisseurs avec la plate-forme de gestion financière de NetSuite. Les capacités spécifiques du point d'accès incluent :

• La possibilité de faire correspondre facilement les bons de commande, les reçus d'articles et les factures des fournisseurs.
• Critères de paiement configurables pour optimiser les flux de trésorerie à l'aide de l'outil de workflow graphique SuiteFlow de NetSuite.
• Un portail de fournisseurs où les fournisseurs peuvent voir le statut de n'importe quelle facture ; cela réduit le fardeau de répondre aux demandes de renseignements et favorise de bonnes relations avec les fournisseurs.
• La possibilité de préremplir et de vérifier automatiquement les informations de facturation pertinentes, sur la base de la correspondance des bons de commande.
• Gérez les exceptions tout en approuvant automatiquement les factures conformes aux règles prédéfinies.

Les capacités d'automatisation intégrées d'aujourd'hui profitent aux petites et grandes entreprises, à travers les industries. Pour AP en particulier, l'automatisation signifie moins de temps passé sur le mondain, tâches répétitives et plus d'opportunités d'améliorer la trésorerie, profitez de remises et réduisez les erreurs et les fraudes.

Les directeurs financiers et les responsables informatiques et métiers qui préconisent la technologie d'automatisation pour aider leurs équipes financières à travailler plus intelligemment verront également une amélioration de la satisfaction et de la rétention au travail. C'est gagnant/gagnant.

Top FAQ sur le logiciel d'automatisation AP

Q :Pourquoi devrions-nous passer à un système AP automatisé ?

UNE: Les entreprises bénéficient du passage à un système automatisé de comptes fournisseurs, car les processus manuels des comptes fournisseurs demandent beaucoup de travail et sont sujets aux erreurs et à la fraude. Les anciennes pratiques d'AP nuisent à la productivité, l'efficacité et la rentabilité. Au fur et à mesure que les entreprises grandissent, ces processus deviennent encore plus complexes et lourds. Pour faire face, de nombreuses entreprises embauchent des membres supplémentaires de l'équipe financière. Mais c'est une solution coûteuse qui peut être évitée en ajoutant l'automatisation AP.

Q :Quels processus le logiciel AP gérera-t-il pour moi ?

UNE: Le logiciel d'automatisation AP convertit les factures au format numérique, gère le codage et la correspondance des bons de commande et les achemine via un flux de travail numérique qui culmine avec l'émission du paiement et le rapprochement. Les plates-formes d'automatisation AP peuvent s'intégrer directement au logiciel de base de l'entreprise, y compris CRM, ERP et systèmes RH. Cette intégration permet plus de fonctionnalités, y compris l'approbation automatisée des notes de frais et la possibilité d'accéder à plus de données et d'utiliser l'apprentissage automatique pour détecter les anomalies.

Q :Quels sont les avantages de l'automatisation des points d'accès ?

UNE: L'automatisation de l'AP présente de nombreux avantages, avec des économies de main-d'œuvre, réduction des erreurs, des informations améliorées sur les données et une détection améliorée de la fraude sont parmi les plus importantes. L'automatisation des points d'accès peut réduire les coûts de traitement tout en permettant à l'entreprise de se développer sans embaucher plus de personnes.

Q :Comment l'automatisation des points d'accès aide-t-elle à réduire la fraude ?

UNE: On estime que 81 % des entreprises ont été la cible de fraudes aux paiements en 2019, selon l'enquête de l'AFP sur la fraude et le contrôle des paiements. Le logiciel d'automatisation AP peut aider les entreprises à se prémunir contre la fraude en contrôlant quels employés ont accès aux systèmes AP et sont autorisés à débloquer des paiements et en exigeant plusieurs niveaux d'approbation. Les systèmes automatisés sont capables de détecter les anomalies et les discordances entre le bon de commande et la facture. Ils peuvent alors détecter des frais frauduleux avant que le paiement ne soit traité.

Q :À quoi ressemblera la solution AP d'automatisation du futur ?

UNE: À l'avenir, Les systèmes d'automatisation AP tireront probablement parti de l'intelligence artificielle (IA) et de l'apprentissage automatique (ML) de nouvelles manières pour réduire davantage la charge de travail des équipes comptables tout en garantissant des paiements précis. Comme ces technologies avancées aident les systèmes AP à comprendre ce qui est « normal » pour chaque entreprise, ils aident les experts en finance humaine à stimuler la croissance.