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Ordres de modification 101 : les bases

Comme dans de nombreux domaines de la vie, le changement est inévitable lorsqu'il s'agit de projets de construction. Le propriétaire décide de modifier une conception, un ouragan frappe et repousse les délais de livraison, un sous-traitant sous-estime ses coûts — la liste des raisons est longue. Mais un changement incontrôlé peut rapidement gruger les bénéfices, même faire dérailler un projet.

C'est pourquoi les entreprises de construction avisées ont une règle stricte :tout ce qui nécessite une modification d'un contrat de construction existant nécessite un ordre de modification, qui détaille les révisions de la portée des travaux d'un projet, coût et calendrier. Bien exécuté et cohérent, les ordres de modification gardent les clients et les entrepreneurs sur la même longueur d'onde et préviennent les différends, factures impayées et même des poursuites judiciaires.

Qu'est-ce qu'un ordre de modification ?

Un ordre de modification est officiel, modification documentée d'un contrat de projet de construction existant. Elle peut être initiée par le propriétaire ou l'entrepreneur. Lorsqu'un projet se développe ou que des éléments sont mis à niveau, les détails sont saisis dans un ordre de modification additif. Lorsqu'un projet rétrécit ou que des éléments sont déclassés, ces changements sont notés dans un ordre de changement déductif. Dans tous les cas, l'arrêté précise l'impact de la modification sur l'étendue des travaux, le prix, chronologie ou tout ou partie de ce qui précède. Le client et l'entrepreneur doivent tous deux s'entendre sur les conditions et signer pour qu'un ordre de modification soit valide.

Points clés à retenir

  • La portée et le coût des projets de construction changent après le début des travaux pour diverses raisons.
  • Les ordres de modification documentent ces ajustements et sont formels, des modifications juridiquement contraignantes aux contrats de projet de construction.
  • Les ordres de modification sont plus efficaces lorsqu'ils sont utilisés de manière cohérente dans le cadre d'un processus documenté.
  • La technologie peut considérablement améliorer la visualisation du projet, qualité des données et collaboration, tout cela améliore le processus d'ordre de modification.

Ordres de modification expliqués

Les ordres de modification font partie intégrante des projets de construction. Ils modifient l'étendue des travaux définie dans un contrat original et sont signés par toutes les parties concernées - le maître d'ouvrage, l'entrepreneur et éventuellement le prêteur et/ou un ou plusieurs sous-traitants. Les raisons des ordres de modification incluent des erreurs de conception de plan, une sous-estimation du temps ou du budget nécessaire pour terminer un projet ou des conditions imprévues sur le chantier. L'ordre de modification contient ces détails, leur impact sur l'étendue des travaux — peut-être du temps supplémentaire sera-t-il nécessaire pour répondre aux nouvelles exigences — ainsi que la révision des prix. Bien que les ordres de modification reflètent généralement du travail supplémentaire, ils peuvent également être le résultat de réductions d'effectifs ou de substitutions.

La plupart des contrats de construction contiennent une clause qui spécifie comment les ordres de modification seront traités. La formalisation du processus en amont peut assurer le bon déroulement d'un projet et le respect des délais, assurer des flux de trésorerie à l'entrepreneur et protéger toutes les personnes impliquées. Les entreprises de construction ont besoin d'un processus en place pour s'assurer que les demandes de modification sont traitées rapidement afin que les projets se poursuivent sans retard injustifié.

Notez que des ordres de modification importants peuvent déclencher une augmentation de la rétention du projet, C'est, la partie du paiement final qui est retenue pendant une période définie pour s'assurer qu'un entrepreneur ou un sous-traitant a terminé un projet de construction complètement et correctement.

Comment fonctionnent les ordres de modification ?

Un ordre de modification peut être initié par un propriétaire de projet ou un entrepreneur à tout moment pendant le processus de construction. Le contrat initial du projet stipulera généralement l'utilisation d'un formulaire de demande de modification particulier ; si non, on peut être créé dans un document, feuille de calcul ou même être manuscrite. Toutes les parties se réunissent pour discuter du changement proposé et de son impact sur la portée des travaux, coût et calendrier. Une fois que tout le monde a accepté et officiellement signé, les travaux peuvent démarrer.

Les ordres de modification sont des documents légaux, leur utilisation ne doit donc pas être aléatoire. Les experts conseillent d'utiliser un processus transparent avec les meilleures pratiques suivantes à l'esprit :

Abordez le processus de changement dans le contrat d'origine. Ceci est généralement inclus dans une clause de « modifications des travaux ». Le contrat doit préciser comment les demandes de changement, y compris le processus de demande de changement, sont à gérer. Il peut également spécifier un formulaire d'ordre de modification particulier à utiliser ou indiquer un processus de révision pour un certain montant en dollars, par example.

Concentrez-vous sur le vrai changement. Les ordres de modification sont destinés à traiter les changements qui modifient fondamentalement la portée d'un projet ou ont un impact important sur son prix ou son calendrier. Ils ne sont pas nécessaires pour les changements mineurs ou les travaux que les clients pourraient raisonnablement s'attendre à être couverts par le contrat d'origine. Par example, les contrats de construction précisent généralement que le travail doit être effectué conformément aux « normes de l'industrie de la construction » ou aux « instructions écrites du fabricant ». Dans ce contexte, un entrepreneur n'installerait pas une porte non finie, puis créerait un ordre de modification lorsque le client veut qu'elle soit peinte.

Sortez des sentiers battus. Bien que rare, les ordres de modification peuvent être utilisés simplement pour suggérer des modifications. Par example, les entrepreneurs de certains projets fédéraux sont invités à suggérer une méthode ou un matériau différent si ces changements réduisent les coûts.

Qu'est-ce qui est inclus dans un ordre de modification ?

Il n'y a pas deux projets de construction identiques, il va donc de soi que les ordres de modification ne le sont pas non plus. Pourtant, les ordres de modification bien construits partagent généralement certains éléments communs. Ceux-ci inclus:

  • UNE la description du changement demandé et un Comparaison à ce que contient l'accord initial. Cette section doit inclure suffisamment d'informations pour que le client et éventuellement un prêteur comprenne facilement pourquoi le travail supplémentaire dépasse la portée de l'accord initial.
  • Une résumé détaillé de tout entrepreneur et, si nécessaire, les coûts de sous-traitance résultant du changement.
  • Un décompte des coût total du changement.
  • Une déclaration contractuelle sur le changement impact sur le calendrier du projet .
  • le signature du client, l'entrepreneur et, si nécessaire, le prêteur et/ou le sous-traitant.

Les ordres de modification doivent également identifier clairement le projet pertinent en incluant :

  • Numéro de contrat d'origine ;
  • Nom et coordonnées du propriétaire du projet ;
  • Nom de l'entrepreneur, coordonnées et numéro de licence ;
  • Informations sur le prêteur, le cas échéant ;
  • Adresse du projet ; et
  • Modifier le numéro de commande.

Quand les ordres de modification se produisent-ils ?

Les ordres de modification commencent généralement lorsqu'un client a une nouvelle idée ou souhaite modifier des fonctionnalités déjà en place. Mais les entrepreneurs peuvent lancer un ordre de modification - ils anticipent peut-être un problème au fur et à mesure de l'avancement des travaux ou n'ont pas correctement estimé le coût du projet. Et parfois, les ordres de modification sont motivés par des facteurs indépendants de la volonté de l'une ou l'autre des parties. Ces raisons peuvent inclure des conditions de chantier, tels que des obstructions inconnues avant le début des travaux, ou des problèmes ou des perturbations dans la chaîne d'approvisionnement qui retardent la livraison des matériaux. La pandémie, par example, a eu un impact négatif sur les systèmes de distribution. Les conditions météorologiques ou les catastrophes naturelles peuvent également ralentir ou même arrêter un projet. Alors peut concevoir des défauts, telles que des spécifications inexactes, qui ne sont pas apparents jusqu'à ce qu'un projet de construction commence.

Comment se préparer aux ordres de modification

Un processus de demande de changement réussi commence par l'hypothèse saine que tous les projets seront modifiés en cours de route. C'est pourquoi les experts conviennent que le contrat de construction lui-même devrait préciser comment le processus de demande de modification doit être géré. Avec un plan et un processus solides en place, des ordres de modification peuvent être rédigés, modifié, d'accord sur, signé et exécuté rapidement pour faire avancer un projet.

Un logiciel qui automatise ce processus et suit chaque étape peut être utile. En outre, une entreprise de construction voudra s'assurer que ses chefs de projet peuvent clairement communiquer les changements qu'ils jugent nécessaires, pourquoi ils sont nécessaires, leur impact potentiel sur le projet et une estimation précise des coûts, et être en mesure d'expliquer ces changements à leurs équipes et à d'autres acteurs clés. Si un prêteur est impliqué et que le changement augmentera considérablement le coût du projet, assurez-vous que l'équipe sait quel format est requis et de quelles informations la banque aura besoin pour signer.

Dans tous les cas, le respect des meilleures pratiques de comptabilité de la construction, tels que le chiffrage des travaux et une documentation méticuleuse, le rendra plus simple à assembler - et à défendre, si nécessaire — modifier les commandes.

5 étapes du processus de demande de changement

Toute modification apportée à un projet de construction qui implique des travaux en dehors de la portée initiale du contrat nécessite un ordre de modification. Mais il y a beaucoup de travail préparatoire à faire avant de rédiger un ordre de modification officiel. Voici les étapes d'un processus de demande de changement efficace :

  1. Lancez la conversation. Peu importe qui initie un changement potentiel, la première étape consiste pour le propriétaire du projet et l'entrepreneur à discuter de ce qu'est le changement, pourquoi il est demandé et comment cela affectera le coût et le calendrier du projet. Tout le monde doit partir sur la même longueur d'onde.

  2. Posez les bases. Suivant, l'entrepreneur doit évaluer le prix du changement. Si le changement étend le projet, les dépenses supplémentaires peuvent inclure des plans de construction révisés, main-d'œuvre supplémentaire et de nouveaux matériaux et équipements. Le calendrier du projet devra également être ajusté.

  3. Passez en revue les chiffres avec le client et le prêteur, si nécessaire. Si l'estimation de l'entrepreneur est supérieure à ce que le client veut dépenser - ou si la banque l'approuvera - ou si le délai estimé est trop prolongé, le processus peut s'arrêter ici. Ou cela peut signifier que les parties doivent revenir au début du processus pour discuter d'autres options.

  4. Rédiger une proposition de modification de commande. Une fois que tout le monde est d'accord sur les coûts, l'entrepreneur soumettra une proposition de commande de modification — et non la commande finale — pour examen par le client. Il faudra peut-être quelques allers-retours pour obtenir un accord.

  5. Rédigez et signez l'ordre de modification. Une fois que le client accepte les termes de la proposition, l'entrepreneur peut rédiger l'ordre de modification proprement dit. Les deux parties doivent le signer, puis le travail peut commencer.

Causes courantes des ordres de modification

Divers problèmes peuvent survenir lors de la construction. Ils sont à prévoir, et ils sont la raison pour laquelle les ordres de modification existent en premier lieu. Les problèmes courants qui conduisent à des ordres de modification incluent :

Erreurs ou omissions de dessin

Idéalement, toutes les erreurs, comme une spécification incorrecte ou une omission dans le plan de construction d'origine, sont repérés et corrigés avant le début d'un projet. Mais s'ils sont pris une fois la construction en cours, ils peuvent être suffisamment importants pour nécessiter un ordre de modification.

Estimations inexactes

Les estimations ne sont que cela. Tout ce qu'il faut, c'est un chiffre - dans le coût des matériaux, heures de main-d'œuvre ou calendrier du projet - être décalé d'un écart plus qu'acceptable pour exiger un ordre de modification.

Changements dans la portée des travaux

Des changements de conception aux substitutions de matériaux, les clients changent souvent d'avis. Quand ils le font, un ordre de modification est nécessaire. Par example, un passage des comptoirs en quartz au marbre changera le prix des matériaux et de la main-d'œuvre qualifiée. Ou, la décision de transformer un stationnement en garage de stationnement modifiera considérablement la portée d'un projet, coût et délai.

Les clients et les entrepreneurs doivent s'entendre dès le départ sur un montant en dollars après lequel un ordre de modification doit être mis en œuvre. Par example, changer le quartz artificiel en granit de milieu de gamme plutôt qu'en marbre pourrait n'ajouter que quelques dollars par pied courant ; l'entrepreneur peut avoir suffisamment de coussin intégré pour pouvoir absorber cela, ou cela peut réduire la quincaillerie des carreaux ou des armoires.

Coût des matériaux

Les projets de construction prolongés sont intrinsèquement vulnérables à la variabilité des coûts des matériaux. Le contreplaqué de revêtement qui coûtait 40 $ la feuille au début des travaux pourrait atteindre 55 $ au moment où les sous-traitants doivent passer une nouvelle commande. Un placard supplémentaire ici, des plantations supplémentaires là-bas, et bientôt le projet a dépassé son budget matériel. Les ordres de modification aident à gérer les augmentations de coûts avant qu'elles ne deviennent incontrôlables et n'affectent la rentabilité.

Conditions cachées sur le chantier

Les problèmes courants rencontrés le long d'un projet peuvent inclure le bois pourri, fuites lentes, infestations de ravageurs et poches d'amiante. Ces problèmes doivent être résolus, nécessitant un ordre de modification. Dans les grands projets, les entrepreneurs peuvent également se heurter à des lignes ou des rebords souterrains imprévus, ou constater que le conseil d'aménagement d'une municipalité impose des conditions inattendues en fonction du zonage ou d'autres facteurs.

Événements imprévus

Des ordres de modification peuvent être nécessaires pour corriger ou compenser des événements extérieurs qui perturbent un projet. De tels événements peuvent inclure des grèves, vandalisme, la météo, catastrophes naturelles et même un client qui se retrouve avec un manque de liquidités ou de crédit et qui doit réduire considérablement un projet.

Inspections ratées

Les inspecteurs peuvent trouver des violations du code dans un projet de construction. Peut-être que le dégagement du grenier est insuffisant, ou des panneaux électriques supplémentaires sont nécessaires. Les inspecteurs peuvent également trouver des problèmes sans rapport avec le projet principal. Lors d'une rénovation de bâtiment, par example, ils peuvent découvrir que le système de climatisation n'a pas été installé correctement. Le travail nécessaire dans tous ces scénarios nécessitera un ordre de modification.

Conseils pour les litiges relatifs aux ordres de modification

Un processus d'ordre de modification efficace dans lequel toutes les modifications et les coûts associés sont bien documentés et les signatures de toutes les parties prenantes sont recueillies est essentiel pour minimiser les désaccords sur ce qui a été convenu. Mais des disputes peuvent quand même arriver.

Voici quelques façons dont les entrepreneurs peuvent minimiser ou gérer les différends :

  • Allez dans l'ordre. Lorsque l'ordre de modification est signé, il est presque aussi important que de l'avoir en premier lieu. Les travaux ne devraient pas commencer tant que l'ordre de modification n'est pas complété et signé.

  • Couvrir toutes les bases. Un projet peut comprendre plus d'un contrat, ainsi, un ordre de modification de l'un peut ne pas s'appliquer aux autres. Par example, si le client et l'entrepreneur signent un ordre de modification mais négligent d'en obtenir un pour un sous-traitant, il peut y avoir une lacune dans la portée du travail qui peut être contestée plus tard.

  • Assurez-vous que le prêteur est à bord. Au minimum, les entrepreneurs doivent se réserver le droit de vérifier auprès du prêteur du client pour s'assurer qu'il y a suffisamment de fonds disponibles pour couvrir l'ordre de modification.

  • Fiez-vous aux faits. Des différends peuvent survenir sur la question de savoir si le travail en question a vraiment constitué un changement - ce qui peut finalement être résolu par un juge qui ne connaît pas le travail ou l'industrie. Les entrepreneurs doivent s'armer de faits pour défendre leur cause. Cela peut inclure tout, des documents de pré-offre et des commandes de travail sur le terrain aux photographies, les feuilles de temps des employés et la correspondance du projet.

Exemples d'ordre de modification

Il existe probablement autant d'exemples d'ordres de modification que de projets de construction. Prendre, par example, une petite entreprise qui a signé un contrat avec une entreprise de construction pour construire son premier espace de bureau. Peu de temps après le début des travaux, le client décide de changer la conception de l'entrée. Il souhaite également mettre à niveau le matériau de revêtement de sol spécifié à l'origine, du tapis au carrelage dans tout l'espace. Étant donné que ces changements sont en dehors de la portée des travaux d'origine du contrat, ils nécessitent deux ordres de modification distincts qui tiennent compte des dépenses supplémentaires, calendriers révisés et autres considérations. Par example, un architecte peut être nécessaire pour la refonte de l'entrée. Des installateurs qualifiés peuvent être nécessaires pour le carreau. Les ordres de modification précisent ces détails et entrent en vigueur une fois que toutes les parties, y compris les sous-traitants, les ont signés.

Modèle de commande de changement gratuit

Peu de projets de construction se terminent sans changements qui modifient la portée originale des travaux. Alors que les ordres de modification sont utilisés pour traiter de nombreux types de modifications, tous ont certains éléments en commun. Plutôt que de réinventer la roue à chaque fois qu'il en faut une, ce modèle d'ordre de modification téléchargeable peut être utilisé pour accélérer le processus.

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Améliorez la gestion des commandes de changement avec un logiciel

Au milieu de la révolution commerciale numérique actuelle, il n'est pas surprenant que le logiciel puisse changer la donne dans la construction, trop. Certaines solutions peuvent aider à minimiser le besoin d'ordres de modification et les dépenses connexes en premier lieu, tels que des outils de visualisation qui créent des plans de construction plus précis. En outre, une plate-forme de planification des ressources d'entreprise (ERP) robuste et un logiciel d'automatisation des services professionnels (PSA) avec des capacités intégrées de gestion de la production permettent aux entrepreneurs de connecter divers éléments de la gestion de projet afin que le travail soit effectué plus efficacement et sans erreurs inhérentes aux processus manuels. L'intégration connexe permet à un entrepreneur d'accéder à ses dossiers financiers, saisir un ordre de modification, envoyer l'ordre de modification et ajuster le calendrier en quelques minutes.

Des changements sont à prévoir avec tout projet de construction. Qu'elle soit initiée par le client ou par l'entrepreneur, tout ce qui modifie l'étendue des travaux contractuels d'origine, les coûts ou le calendrier du projet nécessitent un ordre de modification signé qui capture ces modifications. Parce que les changements sont si fréquents, Les experts conseillent d'intégrer un processus de gestion des ordres de modification directement dans le contrat de projet initial. Cela peut aider à minimiser les différends et la mauvaise volonté, non-paiement et poursuites judiciaires possibles.

FAQ sur les commandes de modification

Q : Pourquoi est-il important d'avoir un ordre de modification ?

UNE: Un ordre de modification est officiel, modification documentée d'un contrat de projet de construction existant. Il peut être initié soit par le maître d'ouvrage, soit par l'entrepreneur. Le client et l'entrepreneur doivent s'entendre sur les conditions et signer l'accord pour qu'un ordre de modification soit valide. Cela protège toutes les parties. Sans ordre de modification, les différends sur les modifications peuvent conduire à la mauvaise volonté, retards - ou pas - de paiements, des actions défavorables des prêteurs et même des poursuites judiciaires.

Q :Comment rédigez-vous un ordre de modification ?

UNE: Un ordre de modification peut être créé dans un document, tableur ou sur papier. Parce qu'ils sont des avenants aux contrats, ils doivent inclure certains éléments standards :

  • Une comparaison entre le changement proposé et l'accord ou l'offre d'origine.
  • Un résumé détaillé de tous les coûts de l'entrepreneur et du sous-traitant résultant du changement.
  • Un résumé du coût total du changement.
  • Une déclaration contractuelle sur l'impact du changement sur le calendrier du projet.
  • Les signatures de toutes les parties.

Q :Qui prépare un ordre de modification ?

UNE: En général, un entrepreneur principal prépare un ordre de modification. Pourtant, si des sous-traitants sont impliqués, il peut leur incomber de rédiger leurs propres ordres de modification pour leurs parties du travail. Autrement, des éléments de leur travail peuvent être négligés ou la responsabilité des coûts peut être contestée.

Q :Un entrepreneur peut-il refuser un ordre de modification ?

UNE: Un ordre de modification est valide lorsque le maître d'ouvrage (client) et l'entrepreneur le signent. Mais si les parties ne peuvent s'entendre, le propriétaire peut utiliser à la place une directive de modification de la construction (CCD). Un CCD est une instruction unilatérale qui ne nécessite pas de consensus. Selon l'American Bar Association, les entrepreneurs ne peuvent refuser de se conformer à la CCD — cela constitue une rupture de contrat. Pourtant, cela ne signifie pas que les entrepreneurs doivent céder à des exigences qui modifient fondamentalement l'obligation initiale de l'entrepreneur. La doctrine du changement cardinal empêche les entrepreneurs d'accepter de construire une église et d'être ensuite contraints de construire un hôtel à la place, par example.