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Comptes clients (AR) expliqués

Les comptes débiteurs sont des montants en espèces que les clients doivent à votre entreprise. Les biens ou services ont été livrés et la facture envoyée. À présent, ce n'est qu'une question de temps avant de recevoir un paiement pour un travail bien fait.

Si vous avez bien contrôlé vos clients et remis la facture correctement, l'argent dû coulera comme convenu avec peu ou pas d'autre action de votre part jusqu'à ce qu'il soit temps d'enregistrer les paiements. Pourtant, quelle que soit l'efficacité avec laquelle vous avez géré le processus d'octroi de crédit, vous pouvez vous retrouver embourbé dans des activités de collecte. Les retards de paiement ou les non-paiements des clients peuvent entraîner des problèmes de trésorerie et entraîner des difficultés à obtenir des prêts et à courtiser les investisseurs. C'est pourquoi vous devez maîtriser le processus de RA.

Vidéo :AP contre AR

Qu'est-ce que les comptes clients ?

Les comptes débiteurs (AR) représentent le montant d'argent que les clients doivent à votre entreprise pour des produits ou des services qui ont été livrés. Les AR sont répertoriés dans le bilan en tant qu'actifs courants et font également référence aux factures que les clients doivent pour des articles ou des travaux effectués pour eux à crédit.

Points clés à retenir

  • Les comptes débiteurs sont un actif courant au bilan.
  • Les comptes débiteurs représentent l'argent qu'une entreprise a facturé pour des biens ou des services qui ont été livrés mais pas encore payés.
  • Les comptes débiteurs sont le revers des comptes créditeurs, qui est l'argent qu'une entreprise doit à une autre entreprise pour les produits ou services reçus.

Comptes clients expliqués

La plupart des entreprises fournissent des biens ou des services avant de facturer leurs clients. L'argent dû dans un tel cas est appelé un compte à recevoir. Les fonds dus sont enregistrés comme un actif à court terme pour donner un aperçu de la situation financière de l'entreprise. En comptabilité d'exercice, La RA représente de la valeur pour l'entreprise, même si l'argent n'est pas encore en possession de l'entreprise. La comptabilité d'exercice reconnaît le revenu lorsqu'il est gagné plutôt que d'attendre la réception du paiement, comme dans la comptabilité de caisse.

En général, lorsque les deux parties honorent les termes de la transaction, l'AR se traduit par des liquidités bancables. S'il y a un retard dans la conversion des comptes débiteurs en paiement du côté client de la transaction, la valeur de l'AR peut se détériorer.

Alors que les factures sont parfois perdues ou mal acheminées, instabilité financière, jusqu'aux conditions préalables à la faillite incluses, est une raison importante pour les retards de paiement ou les défauts de paiement des clients, et certaines entreprises ont simplement un processus inefficace pour payer leurs factures. Cela peut entraîner des activités de recouvrement coûteuses et c'est également la raison pour laquelle certaines transactions « payer plus tard » peuvent nécessiter des vérifications de crédit et d'autres efforts d'atténuation des risques avant la livraison des biens et services. Les retards de paiement et la détérioration de la valeur AR se poursuivent généralement si les activités de recouvrement ne sont pas exécutées rapidement.

Comptes fournisseurs versus comptes clients

Les comptes fournisseurs et les comptes clients sont les deux faces d'une même pièce :les comptes fournisseurs représentent l'argent qu'une entreprise doit à un fournisseur pour des biens ou des services achetés. Comptes débiteurs, en revanche, représentent de l'argent entrant en paiement de biens ou de services livrés avec des conditions de paiement. AP est considéré comme un passif, et AR est un atout.

Par example, si une entreprise commande 50 rames de papier et reçoit une facture de 300 $, il enregistrerait ces dépenses dans les comptes créditeurs. L'entreprise de fournitures de bureau enregistrerait les 300 $ dans les comptes débiteurs, car c'est de l'argent que l'entreprise recevra.

Pour qu'une entreprise surmonte certains paiements manqués ou en retard, il a besoin d'un rapport sain d'AR à AP. Typiquement, un ratio AR/AP de 1:1 signifie que vous avez juste assez d'argent provenant des comptes clients pour couvrir vos dépenses. Un ratio de 1:1 est un scénario de flux de trésorerie risqué car si un client ne paie pas comme convenu, vous ne pouvez pas couvrir vos propres factures. Cela peut déclencher une spirale d'augmentation des dépenses en raison de frais de retard ou d'une incapacité à fonctionner parce que vous ne pouvez pas payer les employés. Une entreprise saine a généralement un ratio AR/AP plus proche de 2:1. À 3:1, il y a généralement de la place pour l'épargne ou le réinvestissement dans l'entreprise.

Types de comptes débiteurs

Les sous-catégories de comptes clients peuvent être divisées en comptes clients spécifiques ou pour distinguer les types de biens et services. Certaines entreprises choisissent également de diviser les comptes débiteurs selon que la promesse de payer était un accord oral ou écrit. Les débiteurs font partie d'un groupe plus large de débiteurs qui comprend également les effets à recevoir et d'autres débiteurs tels que les loyers à recevoir, prêts, dépôts à terme et plus encore. Il existe de nombreux types de créances pour tenir compte d'un vaste éventail d'industries et de circonstances.

  • Les billets à recevoir sont des montants que votre client doit après avoir signé un billet à ordre officiel pour reconnaître la dette.
  • Les entreprises du logement ou de l'immobilier commercial suivent les créances de loyers, qui sont des sommes dues par les locataires, généralement sur une base mensuelle.
  • Tout prêt à des employés ou à d'autres entreprises donne lieu à des créances sur prêts.
  • Si quelqu'un doit votre intérêt commercial dans le cadre d'un plan de paiement, votre comptable enregistrera ce montant comme un intérêt à recevoir.

Conditions de paiement des comptes clients

Les conditions de paiement des comptes débiteurs font référence à la date à laquelle le client s'engage à effectuer le paiement. Le délai de paiement le plus courant est net30, ce qui signifie que le client s'engage à payer le montant total de la facture dans les 30 jours. La plage typique des conditions de paiement est de quelques jours à une année complète. En tant que clients, certaines grandes entreprises insisteront sur les termes net60 ou même net90.

Des délais de paiement plus longs peuvent mettre un petit fournisseur dans une situation difficile s'il dépend de cet argent pour payer les frais généraux et autres dépenses. La gestion des flux de trésorerie, c'est-à-dire le contrôle de la quantité d'argent entrant ou sortant, est l'un des facteurs les plus importants du succès ou de l'échec d'une entreprise.

Pourquoi les comptes clients sont-ils importants ?

Étant donné que la RA joue un rôle si important dans la gestion des flux de trésorerie, le maintien d'un registre précis des comptes débiteurs est essentiel pour comprendre la liquidité d'une entreprise ainsi que sa situation financière globale. Les émetteurs de crédit et les investisseurs potentiels examinent attentivement les comptes débiteurs pour prendre des décisions de financement.

Le financement des comptes débiteurs est un arrangement qui offre un financement basé sur une partie des comptes débiteurs. Des enregistrements de RA bâclés pourraient entraîner des difficultés à obtenir le financement des comptes débiteurs ou une perte de confiance des investisseurs potentiels.

Avantages des comptes débiteurs (AR)

En comptabilité d'exercice, l'enregistrement des comptes débiteurs est essentiel pour maintenir une image précise des actifs d'une entreprise dans son bilan. De mauvaises pratiques de facturation et des enregistrements AR peuvent entraîner des malentendus sur la situation de trésorerie de votre entreprise, qui, à son tour, pourrait poser des problèmes de paiement des dépenses, mauvaise affectation des fonds, vérifications, et la difficulté d'obtenir du financement ou des investisseurs.

Flux de travail des comptes clients

Pour créer un workflow pour les comptes clients, une entreprise doit générer et envoyer une facture au client. Selon que le client effectue ou non un paiement dans les délais, la société peut appliquer des remises ou des frais, le cas échéant.

Après réception du paiement, il est enregistré comme un dépôt. Si le paiement n'est pas reçu, la société peut envoyer une autre facture pour refléter le nouveau solde avec des frais de retard.

Si le client ne paie toujours pas, l'entreprise doit déterminer si le client peut ou va payer pour décider s'il faut radier la vente ou appliquer des frais supplémentaires et facturer à nouveau. Des frais de retard de 1% à 1,5% sont standard. Les limites légales pour le montant maximum des frais et des intérêts qui peuvent être facturés varient d'un État à l'autre. Si vous restez en dessous de 10% du solde dû par an, il est peu probable que vous enfreigniez la loi.

Comment enregistrer les comptes clients

Les comptes débiteurs sont répertoriés comme un actif à court terme dans le bilan et inclus dans le compte de résultat en tant que vente ou chiffre d'affaires, tout comme les biens ou services qui ont été payés immédiatement. Certains logiciels de comptabilité calculent automatiquement les comptes clients au fur et à mesure que l'utilisateur crée les factures des clients.

Les fonds qui ont été gagnés mais non collectés sont des régularisations, les comptes débiteurs sont donc enregistrés dans la comptabilité d'exercice. En comptabilité de caisse, la transaction ne serait pas enregistrée tant que le client n'aurait pas payé.

Exemples de comptes clients

Si le service de plomberie de Bob a visité le bureau d'un client pour réparer une fuite et a facturé le client pour ce service, Le comptable de Bob enregistrerait le montant dû comme un compte à recevoir sur le bilan de Bob.

Comme autre exemple, Le service de restauration de Susie livre 100 paniers-repas lors d'un déjeuner d'entreprise mensuel récurrent. Chaque mois, L'entreprise de Susie enregistre le total dû dans les comptes débiteurs après avoir livré les marchandises à son client.

Qu'est-ce que le processus des comptes clients ?

Essentiellement, le processus des comptes débiteurs commence par un contrat d'achat où les conditions sont fixées entre un client et l'entreprise fournissant des biens ou des services. Puis, une facture est émise, et le compte à recevoir est enregistré.

Lorsque le compte est payé comme convenu, il est enregistré en dépôt et n'est plus une créance. Si le compte n'est pas payé selon les termes de l'accord, l'entreprise entame un processus de recouvrement.

Étapes du processus des comptes clients

  1. Livrer des biens ou des services à votre client.
  2. Facturer le client.
  3. Enregistrez le montant facturé comme un compte client.
  4. Si le client paie comme convenu, enregistrer le paiement comme un acompte. Le compte n'est plus recevable.
  5. Si le client ne paie pas, émettre une autre facture avec toutes les pénalités convenues au moment de la livraison.

Quel est le taux de rotation des comptes clients ?

Le ratio de rotation des créances clients correspond aux ventes nettes à crédit pour une période donnée divisée par la moyenne des créances clients. Le ratio de chiffre d'affaires AR est utilisé pour déterminer l'efficacité d'une entreprise à étendre et à recouvrer à crédit avec ses clients. Un taux de rotation élevé indique qu'une entreprise est plus prudente dans l'octroi de crédit ou plus agressive dans les recouvrements.

Ce ratio peut être utilisé en complément d'un compte de provision ou d'une provision pour créances douteuses, qui reflète le pourcentage des comptes débiteurs qui devrait être payé, pour estimer les flux de trésorerie futurs. Un compte de provision ou une provision pour créances douteuses est un contre-actif ; C'est, il réduit la valeur d'un actif dans le grand livre général pour représenter les liquidités que l'entreprise s'attend à percevoir.

Lorsque le ratio AR/AP démontre les ventes d'une entreprise, le taux de rotation des comptes débiteurs représente l'efficacité des recouvrements. Avec un ratio AR/AP sain, votre entreprise gagne suffisamment pour couvrir les dépenses, même lorsque les clients font défaut ou paient en retard. Un taux de rotation AR plus élevé indique que votre entreprise collecte bien les factures.

En substance, Les comptes débiteurs sont un enregistrement de l'argent que vos clients doivent à votre entreprise pour le travail ou les produits que vous avez déjà livrés. Une mauvaise tenue des registres des comptes débiteurs pourrait entraîner des problèmes d'audit et de mauvaises décisions commerciales en raison de malentendus concernant les flux de trésorerie. Pourtant, avec de bonnes pratiques de facturation et de comptabilité, vous aurez une compréhension claire de la santé financière de votre entreprise pour guider votre stratégie commerciale, financement sécurisé, ou informer les investisseurs potentiels.