Comptabilité de caisse

Qu'est-ce que la comptabilité de caisse ?

La comptabilité de caisse est une méthode comptable où les reçus de paiement sont enregistrés pendant la période au cours de laquelle ils sont reçus, et les dépenses sont enregistrées dans la période au cours de laquelle elles sont effectivement payées. En d'autres termes, les revenus et les dépenses sont enregistrés lorsque les espèces sont reçues et payées, respectivement.

La comptabilité de caisse est également appelée comptabilité de caisse; et peut être opposée à la comptabilité d'exercice, qui comptabilise les revenus au moment où les revenus sont gagnés et enregistre les dépenses lorsque les passifs sont encourus, indépendamment du moment où les espèces sont réellement reçues ou payées.

Points clés à retenir

• La comptabilité de caisse est simple et directe. Les transactions ne sont enregistrées que lorsque de l'argent entre ou sort d'un compte.
• La comptabilité de caisse ne fonctionne pas aussi bien pour les grandes entreprises ou les entreprises disposant d'un inventaire important, car elle peut masquer la véritable situation financière.
• L'alternative à la comptabilité de caisse est la comptabilité d'exercice, où les transactions sont enregistrées au fur et à mesure que les revenus sont gagnés et que les dépenses sont engagées, indépendamment de l'échange d'espèces.

Comprendre la comptabilité de caisse

La comptabilité de caisse est l'une des deux formes de comptabilité. L'autre est la comptabilité d'exercice, où les revenus et les dépenses sont enregistrés lorsqu'ils sont encourus. Les petites entreprises utilisent souvent la comptabilité de caisse parce qu'elle est plus simple et plus directe et qu'elle fournit une image claire de la somme d'argent dont l'entreprise dispose réellement. Sociétés, cependant, sont tenus d'utiliser la comptabilité d'exercice selon les principes comptables généralement reconnus (PCGR).

Lorsque les transactions sont enregistrées sur une base de caisse, ils affectent les livres d'une entreprise avec un retard à partir du moment où une transaction est consommée. Par conséquent, la comptabilité de caisse est souvent moins précise que la comptabilité d'exercice à court terme.

La plupart des petites entreprises sont autorisées à choisir entre la méthode de comptabilité de caisse et la méthode de comptabilité d'exercice, mais l'IRS exige que les entreprises ayant plus de 25 millions de dollars de recettes brutes annuelles utilisent la méthode de la comptabilité d'exercice. En outre, le Tax Reform Act de 1986 interdit l'utilisation de la méthode de comptabilité de caisse pour les sociétés C, abris fiscaux, certains types de fiducies, et les sociétés de personnes qui ont des partenaires de la société C. Notez que les sociétés doivent utiliser la même méthode comptable pour la déclaration fiscale que pour leur propre comptabilité interne.

Exemple de comptabilité de caisse

Selon la méthode de la comptabilité de caisse, disons que la société A reçoit 10 $, 000 de la vente de 10 ordinateurs vendus à la société B le 2 novembre et enregistre la vente comme ayant eu lieu le 2 novembre. Le fait que la société B a effectivement passé la commande des ordinateurs le 5 octobre est considéré comme non pertinent, car il ne les a pas payés jusqu'à ce qu'ils soient physiquement livrés le 2 novembre.

En comptabilité d'exercice, par contre, La société A aurait enregistré les 10 $, 000 vente le 5 octobre même si aucun argent liquide n'avait encore changé de mains.

De la même manière, en comptabilité de caisse, les sociétés enregistrent les dépenses lorsqu'elles les paient effectivement, pas quand ils les encourent. Si l'entreprise C engage l'entreprise D pour la lutte antiparasitaire le 15 janvier, mais ne paie pas la facture de la prestation effectuée avant le 15 février, la dépense ne serait comptabilisée que le 15 février en comptabilité de caisse. En comptabilité d'exercice, cependant, la dépense serait enregistrée dans les livres le 15 janvier lorsqu'elle a été initiée.

Limites de la comptabilité de caisse

Un inconvénient majeur de la comptabilité de caisse est qu'elle peut ne pas fournir une image précise des passifs qui ont été encourus (c'est-à-dire accumulés) mais pas encore payés, afin que l'entreprise puisse paraître mieux lotie qu'elle ne l'est en réalité. D'autre part, La comptabilité de caisse signifie également qu'une entreprise qui vient de terminer un gros travail pour lequel elle attend le paiement peut sembler avoir moins de succès qu'elle ne l'est réellement parce qu'elle a dépensé les matériaux et la main-d'œuvre pour le travail mais n'a pas encore perçu le paiement. Par conséquent, la comptabilité de caisse peut à la fois surestimer ou sous-estimer l'état de l'entreprise si les encaissements ou les paiements sont particulièrement élevés ou faibles au cours d'une période par rapport à une autre.

Il existe également des conséquences fiscales potentiellement négatives pour les entreprises qui adoptent la méthode de la comptabilité de caisse. En général, les entreprises ne peuvent déduire que les dépenses comptabilisées au cours de l'année d'imposition en cours. Si une entreprise engage des dépenses en décembre 2019, mais ne fait pas de paiements contre les dépenses avant janvier 2020, il ne pourrait pas prétendre à une déduction pour l'exercice terminé en 2019, ce qui pourrait affecter considérablement les résultats de l'entreprise. De même, une entreprise qui reçoit un paiement d'un client en 2020 pour des services rendus en 2019 ne sera autorisée à inclure le chiffre d'affaires dans ses états financiers pour 2020.