Qu'est-ce qu'une dépense d'entreprise ? Différents types,

Comment les enregistrer et les considérations fiscales

Les préoccupations concernant les dépenses d'entreprise sont au premier plan des entreprises participant à l'enquête 2020 de la NFIB sur les problèmes et les priorités des petites entreprises. Les personnes interrogées rapportent que leur défi n°1 est le coût de l'assurance maladie, avec les locaux, les taxes d'État et fédérales et le prix des fournitures et des stocks se classent également dans le top 12.

En acquérant une meilleure compréhension des nuances des différentes dépenses, les propriétaires d'entreprise peuvent décider où dépenser plus, où couper et comment projeter les dettes pour garder le cap sur les flux de trésorerie.

Qu'est-ce qu'une dépense ?

Aux fins de la comptabilité des comptes fournisseurs (AP), toutes les dépenses sont des frais, mais tous les coûts ne sont pas des dépenses.

UNE Coût est le montant payé pour acheter des stocks, fabriquer et vendre un produit et acquérir de l'équipement via des dépenses en capital. Dépenses sont ce que l'entreprise dépense pour générer des revenus au cours d'une période donnée et sont enregistrés dans le compte de résultat en contrepartie de ces revenus ou revenus.

Essentiellement, les dépenses sont les dépenses liées à la gestion quotidienne de l'entreprise, comme la paie, factures de services publics, paiements de loyer et plus.

Les dépenses en capital sont des achats d'actifs, comme les véhicules, des machines ou des licences commerciales. Le coût d'acquisition d'un actif est présenté dans le compte de résultat de l'entreprise, tout comme le coût de son entretien. Les actifs eux-mêmes, capital et liquide, faire ne pas figurer sur le compte de résultat, toutefois. Ils figurent au bilan.

Cela ne veut pas dire que les actifs n'entraînent pas de dépenses :qu'est-ce qui maintient une dépense en capital en service – essence, maintenance, la personne qui utilise la machine — sont des dépenses d'exploitation. De même, la dépréciation et l'amortissement de l'actif sont des charges et sont inclus dans le compte de résultat ou de résultat en charges d'exploitation, généralement sous-vente, général et administratif (SG&A).

Notez que l'amortissement est basé sur la durée de vie utile estimée d'un actif, pas le nombre d'années qu'il devrait être utilisé. Les actifs sont souvent maintenus en service longtemps après avoir été entièrement amortis.

Dépenses expliquées

Essentiellement, si votre entreprise reçoit et paie une facture, c'est une dépense. Le processus de paiement des factures est un sous-ensemble de la fonction des comptes fournisseurs (AP). Dès réception d'une facture originale ou d'un bon de commande, quelqu'un du service AP l'examine pour s'assurer que tous les détails sont exacts et conformes aux politiques.

Les dépenses sont imputées sur les revenus du compte de résultat mensuel de l'entreprise et peuvent généralement être classées en dépenses d'exploitation ou hors exploitation.

Frais de fonctionnement, parfois appelé OpEx, sont les coûts permanents pour financer les opérations commerciales quotidiennes. Ceux-ci peuvent être corrigés, comme les services publics, louer, les salaires, les impôts fonciers et les cotisations au régime de retraite, ou périodique, tels que les taxes trimestrielles et les déplacements professionnels, pour n'en nommer que quelques-uns.

Dépenses hors exploitation sont des dépenses qui sont indirectement liées à l'exploitation et au résultat des activités de financement ou d'investissement, tels que la dépréciation et l'amortissement et les paiements d'intérêts sur les prêts et les cartes de crédit.

Comme indiqué, les achats d'immobilisations et les dépenses liées à la production de biens sont des coûts.

Les dépenses en capital sont de gros objets, comme un bâtiment ou des machines, qui se déprécient avec le temps.

Coût des marchandises vendues (COGS) représente les coûts directs de fabrication ou d'acquisition des produits qui génèrent des revenus. Une organisation de services peut simplement appeler cela « coût des ventes, " car il ne vend pas de " marchandises ".

Par exemple, disons qu'une vitrine d'emballage et d'expédition décide de lancer un service de livraison. Il finance l'achat d'un 40$, 000 fourgon, qui est une dépense en capital ; il aura ce véhicule pendant de nombreuses années et n'aura plus à payer le prix d'achat complet. Mais il volonté doivent continuer à payer les intérêts sur le prêt et les coûts d'exploitation récurrents pour que la camionnette continue de générer des revenus, y compris le carburant, Assurance, maintenance, les péages et le salaire du chauffeur-livreur — ce sont des dépenses.

Exemples de dépenses

Les charges d'exploitation communes comprennent le loyer, services publics et assurances. De là, les dépenses typiques varient selon le type d'entreprise :les restaurants commandent des aliments auprès de divers fournisseurs. Un cabinet médical peut rémunérer une entreprise de nettoyage spécialisée. Notre pack, le service d'expédition et de livraison dépense en fournitures de bureau et en carburant.

Les dépenses peuvent être fixes, c'est-à-dire stable malgré des changements dans le volume de production ou la prestation de services - ou variable, ce qui signifie qu'ils fluctuent. Les intérêts sur la camionnette et le salaire du chauffeur-livreur sont des charges fixes, tandis que le carburant et les péages sont variables.

Les dépenses sont soit consommées immédiatement, comme le carburant, ou représenter la réduction de valeur d'un bien physique ou incorporel, comme la dépréciation sur la valeur de la camionnette de livraison. Du point de vue de l'AP, contrairement aux actifs physiques ou incorporels, tel qu'un brevet ou une marque, une fois les dépenses « consommées, « ils n'ont aucune valeur future.

5 catégories de dépenses déductibles que les propriétaires d'entreprise pourraient manquer

Formation continue: Les propriétaires d'entreprise peuvent déduire le coût de la formation et des séminaires pour perfectionner leur main-d'œuvre ou se tenir au courant des tendances de l'industrie.

Cotisation et abonnements: Sûr les mêmes lignes, les magazines ou revues de l'industrie liés à votre entreprise peuvent être déduits de vos impôts, tout comme les cotisations versées à votre chambre de commerce locale et aux associations professionnelles ou commerciales qui aident à promouvoir votre entreprise.

Utilisation professionnelle de votre voiture : Vous pourriez être en mesure d'amortir les coûts d'entretien et d'exploitation d'un véhicule utilisé uniquement à des fins professionnelles. Cependant, si c'est mixte, vous pouvez réclamer le kilométrage lié à l'utilisation professionnelle.

Frais de démarrage : Les entreprises qui ont lancé une nouvelle entreprise, comme notre service de livraison, peuvent déduire jusqu'à 5 $, 000 en dépenses de démarrage, comme le marketing et la formation des employés.

Logiciel en tant que service (SaaS) : Applications, tels qu'un logiciel de comptabilité, ou abonnement récurrent auprès de sociétés SaaS, utilisés à des fins commerciales peuvent être entièrement déductibles d'impôt.

Enregistrement des dépenses

Les étapes du processus d'enregistrement et de paiement des dépenses comprennent la configuration d'un nouveau fournisseur dans votre logiciel de comptabilité, créer et valider une demande d'achat, créer et valider un bon de commande, approuver la facture, payer l'article, gérer les éventuels retours ou ajustements, calculer les taxes dues et générer des AP et autres rapports nécessaires.

Pour enregistrer correctement - et déduire - les dépenses d'entreprise, vous devez conserver la documentation. Les justificatifs de dépenses exigés par l'IRS doivent présenter une preuve de paiement et identifier le bénéficiaire, le montant payé, la date à laquelle la dépense a été engagée et inclure une description de l'article acheté ou du service reçu qui montre que le montant était pour une dépense d'entreprise légitime.

L'IRS précise également combien de temps divers dossiers doivent être conservés.

Les justificatifs de dépenses comprennent :

• Chèques annulés ou autre preuve de paiement/fonds électroniques transférés
• Tickets de caisse enregistreuse
• Relevés de compte
• Reçus et relevés de carte de crédit
• Factures

Les entreprises utilisent soit la méthode de comptabilité d'exercice, soit la méthode de comptabilité de caisse pour enregistrer les dépenses.

La méthode de régularisation est la plus courante. En comptabilité d'exercice, l'entreprise comptabilise la charge lorsqu'elle est encourue, indépendamment du moment où il paie pour le bien ou le service. Le grand livre de l'entreprise reflète les montants que l'entreprise doit mais n'a pas encore payés.

La méthode de la caisse est plus simple. Les entreprises utilisant la comptabilité de caisse enregistrent les revenus lorsqu'ils sont réellement reçus - disons, lorsqu'un chèque est déposé, efface et encaisse les terres du compte - et les dépenses lorsqu'un paiement est effectué.

Les dépenses sont enregistrées dans un compte de résultat. Un compte de résultat rend compte du chiffre d'affaires d'une entreprise, charges et profits ou pertes au cours d'une période comptable donnée. Les comptes de résultat sont également appelés comptes de profits et pertes, ou simplement « P&Ls, " entre autres noms.

Types de dépenses

Les charges sont soit des charges d'exploitation, soit des charges hors exploitation. Les charges d'exploitation concernent les activités courantes. Dépenses hors exploitation, tels que les paiements d'intérêts, ne sont pas engagés dans le cadre des activités principales d'une entreprise. Dans ces seaux, les dépenses sont soit fixes — elles ne changent généralement pas au cours de l'année — soit variables, ce qui signifie qu'ils fluctuent. Le loyer et les salaires sont des charges d'exploitation fixes. Les commissions sur le carburant et les ventes sont variables.

Rappelles toi, Le coût des marchandises vendues (COGS) est une catégorie distincte. Si une dépense représente un coût direct de fabrication ou d'acquisition des produits qui ont généré des revenus au cours de la période plutôt que le coût quotidien de faire des affaires, c'est COGS.

À des fins fiscales, les dépenses doivent être regroupées en catégories, comme la vente, frais généraux et administratifs (SG&A). Des dépenses erronées peuvent faire en sorte que les entreprises manquent inutilement des déductions ou encourent des pénalités IRS.

SG&A : Comprend toutes les dépenses d'exploitation hors production, y compris les frais de promotion, vendre et livrer des produits — louer, les salaires, commissions, Publicité et marketing.

Dépréciation: Cela reflète la perte de valeur d'une immobilisation au fil du temps et peut être répertorié dans différentes parties du compte de résultat, selon l'actif. L'amortissement s'applique aux immobilisations incorporelles, tels que les brevets.

Qu'est-ce qu'une dépense non monétaire?

Une dépense non monétaire est enregistrée dans le compte de résultat mais ne nécessite pas de paiement en espèces. La dépense hors trésorerie la plus courante est l'amortissement, mais les dépréciations d'actifs, comme pour les stocks obsolètes, et les actions attribuées à titre de rémunération sont d'autres exemples.

Si notre société d'emballage et d'expédition a payé comptant pour la camionnette de livraison, la dépréciation n'affecterait pas directement sa trésorerie, mais cela peut avoir un effet indirect. Par exemple, de nombreuses entreprises sont tenues de payer des impôts estimés trimestriellement. L'amortissement diminue le revenu imposable global et diminue donc l'impôt à payer, permettant à l'entreprise de conserver plus de liquidités.

Types de dépenses déductibles d'impôt

Pour être déductible, une dépense doit être ce que l'IRS considère « à la fois ordinaire et nécessaire ». L'agence définit une dépense ordinaire comme une dépense courante et acceptée dans votre industrie, tandis qu'une dépense nécessaire est une dépense utile et appropriée pour votre commerce ou votre entreprise. Une dépense n'a pas à être indispensable pour être considérée comme nécessaire; par exemple, décider de lancer une campagne publicitaire sur les réseaux sociaux est discrétionnaire mais toujours déductible.

Mais il y a des exceptions :si une dépense a été prise en compte dans le coût des marchandises froides (COG), il ne peut pas être déduit à nouveau comme dépense d'entreprise. Les dépenses en capital et les dépenses personnelles ne sont pas non plus déductibles, les frais de lobbying ou les dons politiques ne le sont pas non plus.

Rémunération des salariés, plans de retraite, véhicules utilisés pour les affaires, louer, l'assurance et les intérêts sont déductibles, de même que divers fédéraux, Etat, local, et les impôts étrangers directement attribuables à votre commerce ou à votre entreprise.

Notez que la Tax Cuts and Jobs Act a apporté des modifications à ce qui est déductible, ainsi que des règles d'amortissement, crédits d'impôt et plus. Par exemple, les entreprises ne peuvent plus déduire les frais de réception des clients lors d'événements sportifs, bien que les repas soient partiellement déductibles.

IRS Publication 535 répertorie toutes les dépenses d'entreprise déductibles.

Comment automatiser les rapports de dépenses

Automatisation des comptes fournisseurs, ou automatisation AP, rassemble des outils et un ensemble de bonnes pratiques pour automatiser les aspects manuels de l'approbation, classement, suivi et paiement des dépenses professionnelles valides. Paie, souvent l'une des dépenses les plus importantes, peut également faire partie de l'automatisation d'AP en envoyant les charges sociales à AP pour le paiement à chaque période.

Plutôt qu'un membre de l'équipe financière saisissant les données des fournisseurs, approuver les bons de commande et payer les factures manuellement, avec un logiciel de comptabilité, l'ensemble du processus peut se dérouler numériquement, les équipes financières n'interviennent que lorsque le système signale une anomalie. En plus de rechercher des inexactitudes, comme les nombres transposés, un processus d'examen automatisé recherche des signes de fraude, s'assure qu'une facture n'est pas un doublon et vérifie les conditions du fournisseur pour les dates d'échéance et les remises pour paiement anticipé. Cela permet d'économiser du temps et de l'argent tout en minimisant les fraudes et les erreurs.

Pour automatiser le processus de dépenses, la plupart des entreprises se tournent vers des logiciels modernes de comptabilité et de gestion financière. Ces systèmes sont essentiels pour suivre les recettes et les dépenses, générer des rapports financiers et aider les finances à garder un œil sur la santé financière de l'entreprise. Il réduit les erreurs inhérentes à la saisie manuelle des données et génère des états financiers et des rapports précis conformes aux normes comptables US GAAP et IFRS.