Comptes fournisseurs vs comptes clients :quelle est la différence ?

Les comptes débiteurs et créditeurs sont le yin et le yang de l'entreprise :lorsque les revenus et les dépenses restent en équilibre sain, l'entreprise peut saisir des opportunités de croissance, et les relations avec les clients et les fournisseurs restent positives.

Le grand livre des comptes fournisseurs (AP) d'une entreprise répertorie ses Passifs — obligations pour les articles achetés auprès des fournisseurs, par exemple, et les sommes dues aux créanciers. Les comptes débiteurs (AR) sont des fonds que l'entreprise s'attend à recevoir de ses clients et partenaires. AR est répertorié comme courant actif sur le bilan.

Les prêteurs et les investisseurs potentiels examinent AP et AR pour évaluer la santé financière d'une entreprise. Le revenu est important, tout comme les dépenses prudentes pour développer l'entreprise et fidéliser les clients. Une mauvaise gestion de chaque côté de l'équation peut nuire à votre crédit et, finalement, la stabilité de votre entreprise.

Qu'est-ce que les comptes fournisseurs (AP) ?

Les comptes créditeurs d'une entreprise comprennent les montants qu'elle doit aux fournisseurs et autres créanciers - articles ou services achetés et facturés. Le PA ne comprend pas, par exemple, la masse salariale ou la dette à long terme comme une hypothèque, bien qu'elle inclue les paiements de la dette à long terme.

Les comptes créditeurs sont généralement enregistrés à la réception d'une facture sur la base des conditions de paiement convenues par les deux parties lors du lancement de la transaction. Lorsqu'une équipe financière reçoit une facture valide pour des biens et services, il est enregistré comme une écriture de journal et enregistré dans le grand livre général comme une dépense. Le bilan indique le montant total des dettes à payer, mais il ne répertorie pas les transactions individuelles.

Une fois qu'un approbateur autorisé a signé la dépense et que le paiement est émis conformément aux conditions du contrat, tels que net-30 ou net-60 jours, l'équipe comptable enregistre la dépense comme payée.

Les services AP sont chargés de traiter les notes de frais et les factures et de s'assurer que les paiements sont effectués. Une équipe AP qualifiée maintient les relations avec les fournisseurs en s'assurant que les informations sur les fournisseurs sont exactes et à jour et que les factures sont payées à temps. L'équipe peut économiser de l'argent à l'entreprise en profitant pleinement des conditions de paiement avantageuses et des remises disponibles. Une solide pratique AP contribue au succès de l'entreprise en garantissant que les prévisions de trésorerie restent exactes, minimiser les erreurs et les fraudes et générer des rapports pour les chefs d'entreprise et les tiers.

Exemple de PA

Dites que le fabricant de lunettes tendance StyleVision commande pour 500 $ de nouvelles montures à son fournisseur en gros, Cadres Inc., qui envoie la facture le 15 août avec des termes net-30 et aucun escompte pour paiement anticipé. Le comptable de StyleVision crée une écriture de journal des comptes créditeurs et crédite le compte de Frames Inc. de 500 $ d'ici le 15 septembre. débite ensuite 500 $ du compte d'inventaire de StyleVision.

Comment enregistrer les comptes créditeurs

Les entreprises peuvent utiliser soit la méthode de comptabilité d'exercice, soit la méthode de comptabilité de caisse pour enregistrer les AP.

En comptabilité d'exercice, lorsque les équipes financières enregistrent toutes les dépenses impayées, ils agissent comme des espaces réservés pour les événements en espèces. Par exemple, dire que notre fabricant de lunettes décide d'initier un nouveau 1 $, 000 d'achat auprès de Frames Inc. et s'engage à payer 50 % du coût initial et le reste à la livraison. Dans le cas des articles en stock, comme des cadres, la charge est constatée lorsque les articles sont vendus au client, c'est-à-dire lorsque les revenus sont gagnés. Généralement, le montant total sera enregistré comme une dépense lors de la réception de la facture (en supposant que les biens ou services ont été fournis).

Avec la méthode de comptabilité de caisse, une entreprise enregistre des dépenses lorsqu'elle paie effectivement les fournisseurs. StyleVision enregistrerait l'acompte de 500 $ sur les cadres lorsqu'il passerait et paierait la commande, puis enregistre le solde de 500 $ lorsqu'il reçoit les cadres et effectue le paiement final.

Une mesure clé que les équipes financières doivent suivre est le nombre de jours à payer en souffrance (DPO). Cela montre le nombre moyen de jours qu'il faut à votre entreprise pour effectuer des paiements aux créanciers et aux fournisseurs et indique dans quelle mesure vous gérez à la fois les flux de trésorerie et les relations avec les fournisseurs.

Pour calculer le DPO, commencer par la moyenne des comptes créditeurs pour une période donnée, souvent un mois ou un trimestre.

Comptes créditeurs moyens = solde des comptes fournisseurs au début de la période - solde des comptes fournisseurs à la fin/2

DPD = créditeurs moyens/coût des marchandises vendues x nombre de jours de la période comptable

Qu'est-ce que les comptes clients (AR) ?

Les comptes débiteurs sont les fonds que les clients doivent à votre entreprise pour des produits ou des services qui ont été facturés. La valeur totale de tous les comptes débiteurs est inscrite au bilan en tant qu'actif à court terme et comprend les factures que les clients doivent pour des articles ou des travaux effectués pour eux à crédit.

Généralement, les vendeurs facturent leurs clients après avoir fourni des services ou des produits selon des conditions mutuellement convenues lors de la signature d'un contrat ou d'un bon de commande. Les termes vont généralement de net 30 - c'est-à-dire, les clients s'engagent à payer les factures dans les 30 jours — à 60 net voire 90 net, qu'une entreprise peut choisir d'accepter pour obtenir un contrat. Cependant, pour les grosses commandes, une entreprise peut demander un acompte à l'avance, surtout si le produit est fabriqué sur commande. Les entreprises de services facturent également fréquemment une partie de leurs honoraires à l'avance.

Une fois qu'une entreprise livre des biens ou des services au client, l'équipe AR facture le client et enregistre le montant facturé en tant que compte à recevoir, notant les termes.

Si le client paie comme convenu, l'équipe enregistre le paiement comme un acompte ; à ce moment, le compte n'est plus recevable. Si le client ne paie pas à temps, l'AR ou l'équipe de recouvrement enverra probablement une lettre de relance, qui peut inclure une copie de la facture originale et énumérer tous les frais de retard.

Avec un logiciel comptable et financier, les entreprises peuvent améliorer leurs métriques de jours à payer en envoyant automatiquement des e-mails aux clients sur les factures en souffrance et en demandant un paiement immédiat. Les chefs d'entreprise peuvent explorer chaque compte, ou tous les comptes en souffrance, pour des rapports plus détaillés sur le client, facture d'achat, date d'échéance, montant dû et conditions de crédit. Rechercher la possibilité d'exclure certains clients, tels que ceux à durée prolongée, à partir des e-mails de collecte.

Exemple

Frames Inc. considère StyleVision comme un client prometteur et souhaite développer sa relation. Pour gagner plus d'affaires, Frames Inc. offre StyleVision net-60 avec un prépaiement de 50 % sur les nouveaux bons de commande de 1 $, 000 ou plus. Lorsque StyleVision passe une commande de 1 $, 000, Cadres Inc., qui utilise la comptabilité d'exercice, enregistre le 1 $ complet, 000 à l'actif des comptes clients lors de l'expédition de la commande, s'attendant à ce que la totalité de la facture soit payée comme convenu dans les 60 jours suivant la réception des cadres.

Comment enregistrer les comptes clients

En comptabilité d'exercice, votre solde débiteur est répertorié dans le grand livre général sous les actifs courants. Lorsque les factures sont payées, finance crédite le compte de passif approprié et débite les comptes débiteurs pour justifier le paiement. Les frais de retard applicables seraient également comptabilisés dans les comptes débiteurs.

Plusieurs ratios importants reposent sur les comptes débiteurs, comprenant:

Taux de rotation des comptes clients : Également appelé ratio « chiffre d'affaires à recevoir » ou « taux de rotation des débiteurs », le ratio de rotation des comptes clients mesure l'efficacité et la rapidité avec laquelle une entreprise convertit ses comptes clients en espèces au cours d'une période comptable donnée. La formule de calcul du taux de rotation des RA pour une période d'un an ressemble à ceci :

Ventes à crédit nettes annuelles/créances moyennes =Chiffre d'affaires des comptes clients

Ratio actuel: Aussi appelé fonds de roulement, il s'agit d'une mesure de la liquidité — si votre entreprise est en mesure de payer ses obligations à court terme avec des liquidités disponibles ou d'autres actifs liquides pouvant être convertis en liquidités dans un délai d'un an.

Ratio de fonds de roulement = actifs courants/passifs courants

Jours d'encours des ventes (DSO) : Montre combien de temps, en moyenne, il faut que les clients paient votre entreprise pour des biens et des services.

Jours de soldes = comptes débiteurs pour une période donnée/ventes à crédit totales X nombre de jours dans la période

Qu'ont en commun les comptes fournisseurs et les comptes clients ?

Au niveau des transactions individuelles, chaque facture est payable à une partie et recevable à une autre partie. Les AP et les AR sont enregistrés dans le grand livre général d'une entreprise, un en compte de passif et un en compte d'actif, et un aperçu des deux est nécessaire pour obtenir une image complète de la santé financière d'une entreprise.

Les directeurs financiers doivent accorder une attention égale aux dettes et aux créances. Résistez à voir AP comme un simple centre de coûts. Domaines à surveiller :les deux équipes ont-elles les bons outils, compétences et capacité à évoluer avec l'entreprise ? L'entreprise s'étend-elle, et recevoir, le bon montant de crédit ? Les références telles que le nombre de jours de vente exceptionnels (DSO) évoluent-elles dans la bonne direction ? Si l'argent est serré, les fournisseurs sont-ils priorisés en fonction de leur importance pour l'entreprise, conditions convenues et incitations au paiement anticipé ?

Pour les dirigeants financiers, l'excellence dans les pratiques comptables, gérer la trésorerie, produire un meilleur reporting et maximiser le fonds de roulement sont des priorités, et AR et AP sont tous deux fondamentaux pour tout cela.

Comptes fournisseurs et comptes clients :principales différences

Pour chaque vente ou achat, votre entreprise émettra ou recevra une facture. Si vous avez fourni le bien ou le service, l'équipe des finances notera le montant que vous prévoyez être payé dans les comptes débiteurs. Si vous payez la facture, vous noterez le montant dans les comptes créditeurs.

La RA est considérée comme un actif parce que vous comptez recevoir cet argent dans le délai défini lors du lancement de la vente. AP est considéré comme un responsabilité car vous devrez payer ce montant dans un certain délai.

Du point de vue du leadership, ces deux fonctions doivent rester strictement séparées, entre les mains de différents services ou personnels. En réalité, l'American Institute of CPAs considère la séparation des tâches comme un principe comptable fondamental et un contrôle interne essentiel pour toute entreprise, principalement pour réduire le risque de fraude.

Au niveau des comptes créditeurs et débiteurs, Les directeurs financiers doivent s'assurer que la personne responsable du paiement des factures ne peut pas également saisir des factures. En réalité, certaines entreprises choisissent de faire en sorte qu'un membre de l'équipe AR note la réception des paiements des clients et qu'un autre enregistre ces paiements dans le grand livre général, et côté AP, un membre de l'équipe peut approuver les factures et un autre déclencher le paiement.

Les auditeurs utilisent différentes méthodes pour évaluer l'efficacité des garanties des comptes créditeurs et débiteurs. Lorsque les auditeurs testent AP, ils recherchent généralement des cas d'erreurs de quantité ou, dans certains cas, comportement contraire à l'éthique de la part du vendeur. Par exemple, le fournisseur aurait pu par erreur, ou à dessein, facturé pour plus de produits qu'il n'en a livré.

Pour les comptes débiteurs, les auditeurs examinent les comptes en souffrance depuis plus de 120 jours. À ce moment, les entreprises peuvent avoir besoin d'ajuster leurs attentes. Si les dirigeants déterminent que le client ne peut pas ou ne veut pas payer, les finances doivent retirer le montant de l'AR et le facturer en tant que dépense.

Comptes débiteurs Comptes à payer Argent à recevoir Argent à débourser Enregistré en tant qu'actif à court terme au bilan Enregistré en tant que passif à court terme au bilan Registre du vendeur Registre du client Comptabilisé en tant que revenu sauf annulation Comptabilisé en tant que passif jusqu'au paiement

Quelle est la relation entre les comptes fournisseurs et les comptes clients ?

Les comptes fournisseurs et les comptes clients sont les deux faces d'une même pièce. Combien tu dois, et combien vous est-il dû ? Ces informations vous aident à comprendre la solidité financière de votre entreprise et à mettre en place des pratiques pour générer un flux de trésorerie plus sain.

Une solution financière et comptable permet aux entreprises de gagner du temps, améliorez le contrôle et augmentez la productivité en automatisant à la fois le traitement des factures et les paiements. Par exemple, le logiciel peut minimiser le temps et les efforts requis pour traiter les factures en éliminant la saisie manuelle et en calculant automatiquement les remises. Il gère automatiquement le traitement des exceptions en cas de non-concordance entre les factures et les bons de commande et fournit des informations en temps réel sur l'ensemble du processus des comptes fournisseurs afin de réduire le risque de perte de factures ou de paiements frauduleux de factures.