Service des comptes fournisseurs :pourquoi c'est important et comment le structurer

Que sont les comptes créditeurs ?

Les comptes créditeurs sont les dettes à court terme d'une entreprise. Les entreprises qui utilisent la comptabilité d'exercice ont des comptes créditeurs, ou de l'argent que l'entreprise doit à ses vendeurs et fournisseurs, et comptes débiteurs (AR), ou de l'argent qui lui est dû par ses clients.

Les dettes fournisseurs sont représentées au bilan de la société, l'instantané de la santé financière d'une entreprise. Ils sont répertoriés à droite dans la rubrique « Passifs courants ». Les passifs sont répertoriés en fonction du moment où ils doivent être payés. Les comptes créditeurs sont répertoriés en premier car ils doivent généralement être payés dans les 30 jours.

Importance du service des comptes fournisseurs

La deuxième semaine d'octobre, l'Institut des opérations financières célèbre la semaine de reconnaissance AP. Tout le monde ferait bien de reconnaître cette semaine en donnant au commis AP une de ces tasses, car aucune entreprise ne peut exister sans la fonction AP.

Le service des comptes fournisseurs est responsable du suivi précis de ce qui est dû aux fournisseurs, s'assurer que les paiements sont correctement approuvés et traiter les paiements. Des informations précises sur les comptes créditeurs sont essentielles pour produire un bilan précis.

Ce métier est également au cœur de l'entreprise car :

• Les services AP assurent de bonnes relations avec les fournisseurs en s'assurant que les informations des fournisseurs sont exactes et à jour dans les systèmes de l'entreprise. Ils s'assurent que les fournisseurs sont payés à temps et renforcent les relations pour obtenir des conditions de paiement et des remises avantageuses.
• Les services AP tiennent des livres précis pour s'assurer que les prévisions de trésorerie sont exactes et que le fonds de roulement peut être optimisé.
• Les services AP aident à prévenir les erreurs et la fraude.

Que fait le département AP ?

Les entreprises suivent les dettes sur leur plan comptable. Selon la taille de l'organisation, les responsabilités des comptes créditeurs et débiteurs peuvent être combinées. Mais dans les grandes entreprises, ce sont des fonctions distinctes. Voici un exemple de description de poste de commis AP :

Les rôles Responsabilités Examiner et enregistrer les factures

• Organiser et prioriser les factures à payer
• Coder les factures
• Résoudre les divergences
• Examiner les déclarations des fournisseurs
• Traiter les notes de crédit
• Correspondre à la facture, bon de commande et bon de livraison (pour les biens physiques)

Acheminer les factures pour approbation

• Assurer les contrôles en faisant approuver les factures par une personne différente de celle qui paie la facture
• Assurer l'approbation en temps opportun pour le traitement des factures
• Documenter tout problème

Versement du paiement

• Revoir, contrôles manuels de code et de processus, virements et paiements ACH
• Traiter les paiements récurrents
• Surveiller les journaux de vérification manuelle pour faciliter la clôture de fin de mois

Signaler

• Aider à produire et analyser des rapports mensuels

Relations avec les fournisseurs

• Aider les fournisseurs à s'installer dans le système et à maintenir des données précises
• Récupérez des W-9
• Correspondre avec les fournisseurs et répondre aux demandes de renseignements
• Tenir à jour le fichier principal du fournisseur
• Surveiller les comptes pour s'assurer que les paiements sont à jour

Qu'est-ce que le processus AP ?

Le processus AP de base se déroule comme suit :Le commis AP reçoit la facture. Le commis saisit manuellement les données et compare la facture au bon de commande et au compte du grand livre (GL) pertinent. Le commis achemine la facture pour approbation. Une fois approuvé, le commis planifie le paiement en fonction de la facture.

Dans le processus AP, il est important de comprendre la comptabilité en partie double et le concept de débits et de crédits. La comptabilité en partie double permet d'éliminer les erreurs comptables en enregistrant chaque transaction financière deux fois :en tant que débit dans un compte et crédit dans un autre.

Par exemple, dire que Bob's Balloons achète 500 $ d'inventaire de ballons en août auprès de son fournisseur Balloonys, qui envoie la facture en août à 30 jours net en septembre. Le comptable créera une écriture de journal de compte à payer pour Ballooneys et créditera ce compte de 500 $. Il débitera 500 $ de son compte d'actif d'inventaire.

En général, lorsqu'une entreprise reçoit une facture, il crédite les comptes fournisseurs et débite un compte d'actif (ou de dépense) dans le GL. Lorsque Bob's Balloons paie la facture de Balloonys, il débite le compte AP et crédite le compte d'inventaire.

Les comptes créditeurs sont enregistrés au bilan de la société sous la forme d'un total résumé de tous les comptes créditeurs. Dans l'équation du bilan, Actif =Passif + Capitaux propres. En utilisant l'exemple ci-dessus, les ballons sont des atouts, et la facture pour eux est un passif.

7 façons d'organiser votre service des comptes fournisseurs

1. Obtenez la bonne documentation. Exigez toujours un bon de commande pour les biens et services. Conserver un fichier maître du fournisseur, une plaque tournante de toutes les informations sur les fournisseurs qui incluent les W-9 et les numéros d'identification fiscale.
2. Centralisez tous les enregistrements. Saisir rapidement les factures dans le système si vous utilisez un logiciel ; une bonne pratique consiste à le faire le jour de leur arrivée. Une fois traité, inclure un timbre à date. Enregistrez tous les comptes à payer dans le journal. Conservez tous les enregistrements au même endroit.
3. Rapprochez les comptes tous les jours. Confirmez si les factures correspondent aux bons de commande. Gardez une trace des différends et des résolutions.
4. Séparer les tâches. La comptabilité est l'un des départements où les erreurs involontaires et la fraude pure et simple sont les plus susceptibles de se produire. Avoir différentes personnes en charge de l'approbation et du traitement des paiements.
5. Inclure les méthodes de paiement électronique. Les transferts de chambre de compensation automatisée (ACH) cryptent les données de paiement pour assurer la sécurité et permettre à l'entreprise de profiter des remises liées aux paiements accélérés.
6. Envisagez l'échange de données informatisé (EDI). Les processus sans papier permettent de gagner du temps et d'assurer un traitement plus précis des factures. Cela peut également aider une entreprise à profiter de remises et de conditions de paiement avantageuses. Les entreprises qui adoptent des systèmes de gestion des relations avec les fournisseurs pour les fonctions d'approvisionnement peuvent automatiser les commandes d'achat et la réception et l'approbation des factures. Ils peuvent également mieux suivre et payer les stocks et les services reçus.
7. Automatisez les comptes fournisseurs. L'automatisation des points d'accès peut vous faire gagner du temps et de l'argent tout en protégeant votre entreprise contre des erreurs coûteuses. L'automatisation des AP peut réduire les jours à payer (DPO) en moyenne de 5,55 jours, selon le groupe Aberdeen.

Comment le logiciel d'automatisation AP améliore l'efficacité du service AP

Les comptes créditeurs sont « les plus chronophages, fonction financière et administrative laborieuse et gourmande en papier, » selon les contrôleurs interrogés par l'Institut des finances et de la gestion.

Le logiciel d'automatisation AP numérise l'ensemble du processus afin que la plupart des factures puissent être traitées sans intervention manuelle, tandis que le département AP traite des exceptions et des valeurs aberrantes. Cela permet de gagner du temps et rend l'ensemble du processus plus précis.

Dans ce système, les factures sont numérisées ou envoyées par courrier électronique à une adresse spécifique et lues par un logiciel d'automatisation comptable. Par exemple, la fonction de gestion des comptes fournisseurs d'un logiciel permet aux entreprises de gérer des listes de fournisseurs, suivre les factures et les dettes, et effectuer le paiement sans avoir besoin d'entrer des débits et des crédits détaillés. La facture est acheminée pour approbation selon les règles et le flux de travail intégrés au système. Les écritures de paiement au grand livre en tant que dépense, et le montant du paiement est automatiquement déduit des comptes créditeurs. Les factures sont stockées dans une base de données centrale pour assurer la conformité réglementaire et fiscale. Quoi de plus, les entreprises ont une image en temps réel des dettes.

Les processus automatisés des comptes fournisseurs intègrent les contrôles de paiement en tant que processus simples et reproductibles. L'automatisation AP désigne des rôles distincts en créant des identifiants de connexion et des tableaux de bord distincts, ainsi que l'authentification à double facteur pour la connexion. Cela rend difficile la falsification des approbations et conserve un journal de toutes les approbations dans un emplacement central pour un audit facile. L'automatisation AP fait correspondre les factures aux bons de commande et signale tout ce qui ne correspond pas.

La comptabilité devient plus stratégique pour l'entreprise - et s'éloigne d'être considérée uniquement comme un centre de coûts - lorsque le service prend des mesures pour assurer une plus grande précision et un traitement plus rapide des factures, tout en offrant des informations commerciales permettant d'optimiser les délais et les conditions de paiement avec les fournisseurs.