Expensez l'examen | Suivez vos dépenses en toute simplicité

La gestion des dépenses est essentielle pour toute entreprise. Pourtant, il peut être incroyablement difficile de gérer et de suivre des centaines d'enregistrements sans un logiciel de gestion des dépenses approprié en place - c'est là qu'Expensify entre en jeu.

Expensify est un outil complet qui vous permet de suivre les dépenses et les comptes de votre entreprise de manière simple et intuitive.

Bien qu'il existe de nombreuses autres applications de gestion des dépenses, la plupart d'entre eux sont très compliqués à utiliser et nécessitent de nombreuses étapes pour s'inscrire.

Dépenser, d'autre part, est simple, convivial, et il fait ce qu'il promet.

Qu'est-ce qu'Expensify ?

Expensify est un logiciel de reporting des dépenses qui permet aux entreprises de gérer facilement et rapidement les dépenses engagées sur des mois ou des années grâce à ses données en temps réel et à ses processus de reporting.

Le logiciel automatise le processus de reporting et de suivi des dépenses depuis le paiement jusqu'à la finalisation des rapports de dépenses.

Avec Expensify, les entreprises peuvent conserver des résumés de plusieurs comptes avec des calendriers assurant la transparence tandis que divers ratios, tels que les ratios dette/revenu, sont équilibrés au moment opportun. Cette organisation supplémentaire peut aider à éviter toute situation désagréable.

De plus, vous pouvez utiliser Expensify pour suivre vos frais de déplacement en fonction de la distance parcourue ou du temps passé sur un projet donné. Si vous voyagez au-delà des frontières, l'application vous permet également de convertir des devises.

Il vous offre également un moyen simple d'enregistrer les dépenses. Par example, vous pouvez enregistrer les dépenses par les informations fournies par les photos des reçus d'achat.

Comment Expensify fonctionne

Expensify ne vous oblige pas à saisir des données manuellement. Tout est automatisé, depuis les paiements ou l'obtention des reçus jusqu'à la finalisation des rapports de dépenses.

Tout cela est rendu possible par les fonctionnalités robustes de l'application, assistance mobile, et une excellente intégration.

Cette fonctionnalité vous permet de gérer facilement vos dépenses professionnelles. Vous pouvez également intégrer automatiquement le logiciel avec différents modes de paiement, y compris les cartes de crédit et les comptes bancaires. De plus, l'application permet d'enregistrer les achats et les dépôts en temps réel.

Avec Expensify, il est également possible de synchroniser les informations avec votre smartphone afin que vous puissiez enregistrer les transactions quel que soit l'appareil que vous utilisez.

Cette application peut également gérer de nombreuses tâches comptables pour les petites entreprises. Par example, vous pouvez facturer les clients pour le temps de déplacement.

Il convient de noter que la fonction de facturation d'Expensify vous permet de créer et d'envoyer des factures même aux clients qui n'ont pas de compte Expensify. Vous avez la possibilité de créer une nouvelle facture ou d'utiliser une note de frais existante.

En outre, Expensify a la technologie GPS, qui permet le suivi des dépenses de voyage d'affaires. Vous pouvez suivre et enregistrer les miles parcourus pour pratiquement tout type de déduction ou de remboursement.

Applications intégrées à Expensify

Certaines des applications avec lesquelles Expensify peut s'intégrer incluent :

• Uber
• Boîte saine
• Oracle
• sauge
• Microsoft Dynamics
• SuivantVoyage
• Tripcatcher
• Egencia
• Numérisation instantanée
• Intact
• Force financière
• Journée de travail
• Ligne ferroviare
• NetSuite
• Tfeuilles
• Locomotive Travelport

Expensez les fonctionnalités clés

Expensify dispose de nombreuses fonctionnalités pour garantir une expérience utilisateur et une efficacité optimales en matière de gestion et de suivi des dépenses. Voici un aperçu de certaines de ses principales caractéristiques :

• Importation de carte de crédit – L'application vous permet d'importer vos transactions par carte dans le système pour la fusion et le codage automatiques des reçus.
• Numérisation illimitée des reçus - Vous pouvez télécharger une photo de n'importe quel reçu et Expensify transcrira automatiquement son contenu et le stockera aussi longtemps que vous le souhaitez.
• Remboursement le lendemain – Le logiciel vous permet de rembourser les notes de frais dès le lendemain.
• Rapprochement des cartes d'entreprise – Avec le tableau de bord en temps réel de l'application, vous pouvez gérer les dépenses de l'entreprise, revoir les dépenses non soumises, et confirmez les montants des relevés sur une seule plateforme.
• Workflows d'approbation à plusieurs niveaux – Vous pouvez créer des workflows d'approbation pour vous assurer que votre entreprise a plus de contrôle sur les dépenses des employés.
• Suivi du kilométrage GPS - L'application Expensify dispose d'un outil de suivi GPS qui vous permet d'enregistrer automatiquement votre kilométrage du début à la fin.
• Accès délégué – Vous pouvez autoriser vos collègues à créer, approuver, ou soumettre des rapports en votre nom. Vous pouvez également accorder aux auditeurs un accès en révision uniquement aux données de dépenses des employés.
• Suivi fiscal préalable – Vous pouvez synchroniser les taux d'imposition à partir de votre progiciel de comptabilité. Vous pouvez également définir des taux d'imposition personnalisés, codes, noms, et les valeurs par défaut pour diverses politiques de dépenses.
• Exportations de rapports personnalisés – Vous pouvez créer des rapports personnalisés qui peuvent être facilement exportés et utilisés en dehors d'Expensify.
• SSO SAML – Vous pouvez octroyer à vos collaborateurs, un accès en un clic à leurs comptes Expensify via des fournisseurs d'authentification unique sécurisés.
• Sécurité conforme à la norme PCI – Vous n'avez pas à vous soucier de la sécurité de vos informations bancaires. Expensify utilise des mesures de sécurité de classe mondiale qui répondent aux normes Privacy Shield et GDPR pour assurer la sécurité de vos données.

Combien coûte Expensify ?

Expensify propose trois plans tarifaires :

• Équipe – 5 $ par utilisateur actif
• Entreprise – 9 $ par utilisateur actif
• Entreprise – nécessite un devis

Voyons ce que chaque plan a à offrir :

Forfait d'équipe

Avec ce forfait, vous bénéficiez de ce qui suit :

• Remboursement en ligne
• Approbation des dépenses de base
• Synchronisation avec QuickBooks et Xero

Forfait Entreprise

En plus des fonctionnalités du plan d'équipe, le plan d'entreprise vous donne également accès aux fonctionnalités suivantes :

• Workflow d'approbation en plusieurs étapes
• Rapprochement des cartes d'entreprise
• Application avancée des politiques
• Intégration avec Sage Intacct, NetSuite, Dynamique, etc.

Entreprise

En plus des fonctionnalités du plan d'entreprise, Enterprise vous offre également les éléments suivants :

• Logique métier personnalisée
• Intégration ERP complète
• Intégration avec SAP, Oracle, FinancialForce PSA, et Salesforce
• Coach de réussite dédié

Les avantages et les inconvénients de Expensify

Les avantages

• Convivial: L'application est simple et intuitive. Tout ce que vous avez à faire est de prendre une photo du reçu, et le logiciel s'occupera du reste.
• Maniable: Fournit un moyen efficace de garder vos comptes en ordre, grâce aux précieux outils de suivi de vos dépenses et d'importation des données dans QuickBooks.
• Téléchargement facile : Une fois que vous effectuez un achat, il vous suffit de prendre une photo du reçu et de le télécharger dans le système, vous n'avez donc pas nécessairement à conserver des copies papier des reçus avec vous.
• Abordable: L'application est facile à utiliser et est livrée avec de faibles frais mensuels qui peuvent être modulés au fur et à mesure que vous ajoutez ou supprimez des utilisateurs.

Les inconvénients

• Opportun: Certains utilisateurs ont affirmé que le processus de prise de photos des reçus via la fonction de numérisation intelligente prend parfois plus de temps que prévu.
• Adresse par défaut: L'application de kilométrage n'enregistre pas d'adresse par défaut, donc si vous utilisez fréquemment une adresse, vous devrez toujours le saisir pour votre kilométrage.

Résultat final

Les problèmes de gestion des dépenses peuvent faire des ravages dans votre entreprise si vous ne disposez pas d'un logiciel de gestion des dépenses fiable. Expensify est conçu pour éviter tout problème de gestion des dépenses préjudiciable.

Avec cette application, vous pouvez garantir la transparence de la tenue des dossiers grâce au fait que l'application vous permet de conserver des résumés de divers comptes ainsi que des calendriers.

Avec les calendriers, vous pouvez également éviter les problèmes financiers préjudiciables car vous avez une visibilité sur les ratios d'endettement et vous pouvez vous assurer qu'ils sont équilibrés rapidement.

Si votre entreprise voyage beaucoup, vous bénéficierez également des outils robustes d'Expensify qui suivent les dépenses de voyage en fonction des kilomètres parcourus.

En réalité, Expensify est l'une des applications de suivi de voyage les plus complètes que vous puissiez obtenir aujourd'hui. Vous pouvez également convertir des devises et enregistrer les informations si votre entreprise est impliquée dans des voyages internationaux.

Par dessus tout, l'application regorge de fonctionnalités qui facilitent la gestion et le suivi de vos dépenses.