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Comment faire un rapprochement avec QuickBooks en ligne

Pour les utilisateurs de QuickBooks en ligne, il existe un moyen simple et rapide de rapprocher les relevés bancaires. Nous vous expliquerons ce qu'est un rapprochement bancaire, pourquoi il est important et comment le remplir à l'aide de QuickBooks.

Que vous possédiez une entreprise en pleine croissance ou que vous soyez travailleur autonome, un logiciel de comptabilité tel que QuickBooks en ligne peut vous aider à mieux gérer vos finances en offrant un moyen plus simple de rapprocher vos comptes bancaires et de carte de crédit. Même les comptables de petites entreprises apprécient la fonctionnalité de rapprochement automatisé de QuickBooks en ligne qui peut rapprocher vos comptes en quelques minutes, et non en quelques heures.

Nous vous fournirons un didacticiel de rapprochement rapide, mettrons en évidence les étapes nécessaires pour utiliser cette fonctionnalité pratique et vous indiquerons ce qu'il faut rechercher lors de l'utilisation de la fonction de rapprochement.

Présentation :Qu'est-ce que le rapprochement bancaire ?

Le rapprochement des comptes bancaires est utilisé pour s'assurer que le solde de votre grand livre général et votre solde bancaire correspondent. Cela se fait en notant les écarts entre les deux comptes, en trouvant les informations manquantes et en effectuant des ajouts ou des corrections dans votre grand livre.

Par exemple, si votre banque vous facture régulièrement des frais de service chaque mois, ils ne seront pas comptabilisés dans votre grand livre, ce qui vous laissera avec un solde inexact. En supposant qu'il n'y a pas d'autres transactions en attente à comptabiliser, une fois que vous avez enregistré les frais de service bancaire dans votre grand livre, votre solde bancaire et le solde du grand livre doivent correspondre.

Ce qu'il faut considérer avant de rapprocher à l'aide de QuickBooks en ligne

Bien que la connexion directe de votre compte bancaire à une application logicielle de comptabilité telle que QuickBooks en ligne facilite le suivi et la correspondance des transactions, vous devez toujours terminer le processus de rapprochement.

Lors du rapprochement de vos comptes, vous devrez peut-être tenir compte du fait que vous avez connecté vos comptes bancaires à l'application ou que vous téléchargez simplement vos transactions par voie électronique à la fin du mois. Voici quelques autres éléments que vous voudrez peut-être prendre en compte lorsque vous utilisez QuickBooks en ligne.

1. Votre relevé bancaire et votre grand livre correspondent rarement

Bien que cela réduise le temps que vous devez consacrer au rapprochement de vos comptes, les chances que votre relevé bancaire et votre grand livre général correspondent immédiatement sont assez minces. Ce n'est pas qu'il n'y a pas d'avantages à connecter votre compte bancaire à votre logiciel, mais il ne fait pas tout le travail pour vous. La seule fois où les deux correspondront probablement, c'est s'il n'y a aucune activité sur le compte.

2. Gardez une trace des chèques en circulation

Si vous payez vos fournisseurs ou vos employés par chèque, vous devrez garder une trace de ces chèques. Plus important encore, vous aurez besoin de savoir combien de chèques en circulation vous avez à la fin du mois.

Par exemple, si vous payez vos fournisseurs avec un chèque émis le dernier jour ouvrable du mois, aucun de ces chèques n'aura été compensé par la banque au moment où vous serez prêt à rapprocher votre compte. Bien que les chèques en circulation ne nécessitent pas d'écriture de journal supplémentaire, puisqu'ils sont déjà enregistrés, vous voudrez les soustraire de votre solde bancaire final pour rapprocher le solde avec votre grand livre général.

3. Recherchez toujours les erreurs

Il est facile de supposer que les grandes institutions financières ne font pas d'erreurs, mais elles en font. Il y a quelques années, j'ai eu des chèques appartenant à quelqu'un d'autre en compensation dans mon compte pendant trois mois d'affilée. Si je n'avais pas regardé les chèques compensés pour les faire correspondre à mes transactions, il y a de fortes chances que je ne les aurais jamais repérés.

Cela est particulièrement vrai si vous rencontrez des difficultés pour concilier les deux soldes. Vérifiez toujours si quelque chose a effacé votre compte qui n'y appartient tout simplement pas.

Comment faire un rapprochement avec QuickBooks en ligne

QuickBooks en ligne facilite grandement le rapprochement de vos comptes bancaires et peut également rapprocher les comptes de carte de crédit. Gardez à l'esprit que bien que l'application fasse un bon travail pour faire correspondre automatiquement les transactions entre votre grand livre et votre compte bancaire, vous aurez encore du travail à faire, en particulier si un nombre élevé de transactions sont traitées via votre compte.

Pour commencer à rapprocher vos comptes, il vous suffit de suivre ce processus simple en trois étapes.

1. Choisissez le compte que vous souhaitez rapprocher

Dans QuickBooks en ligne, vous pouvez choisir de rapprocher n'importe lequel de vos comptes connectés, ainsi que les comptes bancaires qui ne sont pas connectés. Si vous souhaitez rapprocher votre compte courant, il vous suffit de choisir le chèque dans le menu déroulant. Vous pouvez également rapprocher divers comptes d'actif et de passif à l'aide de la fonction de rapprochement.

Assurez-vous toujours que votre solde d'ouverture dans QuickBooks en ligne correspond à votre solde d'ouverture sur votre relevé. Si vous n'avez pas effectué de rapprochement pour le mois précédent, ces soldes peuvent ne pas correspondre. Une fois que vous êtes certain que c'est le cas, vous pouvez entrer le solde final qui figure sur votre relevé bancaire ainsi que la date de fin du relevé.

2. Commencer à rapprocher le compte

Si vous avez connecté vos comptes bancaires à QuickBooks en ligne, il est important que toutes vos transactions téléchargées correspondent aux dépenses enregistrées. Ces transactions devront également être catégorisées avant de poursuivre le processus de rapprochement.

Une fois cette opération terminée, toute différence entre les deux soldes sera mise en évidence sur la page de rapprochement. Si vous avez des transactions très limitées pour le mois, vos soldes QuickBooks en ligne et relevés bancaires peuvent correspondre, ce qui est rare, mais indiquerait qu'un rapprochement supplémentaire n'est pas nécessaire.

3. Comparez les totaux des relevés avec les totaux de QuickBooks en ligne

La dernière partie du processus de rapprochement consiste à comparer les totaux des relevés avec les totaux de QuickBooks en ligne. Une fois qu'une dépense sur votre relevé peut être associée à une dépense enregistrée, vous pouvez cliquer sur le cercle à côté du montant pour faire correspondre les deux montants.

Vous devez continuer ce processus jusqu'à ce que toutes les transactions aient été comptabilisées en suivant le même processus, que vos comptes bancaires soient connectés ou que vous ayez saisi les transactions manuellement.

Assurez-vous de noter toutes les transactions qui apparaissent dans QuickBooks mais qui ne figurent pas sur votre relevé, ainsi que toutes les transactions sur votre relevé bancaire qui n'apparaissent pas dans QuickBooks. Ces écarts de rapprochement devraient combler la différence entre les deux.

Par exemple, si votre relevé affiche des frais bancaires ou d'autres frais, il est probable que les frais n'ont pas été enregistrés. Vous pouvez rencontrer le même problème si vous utilisez votre carte de paiement pour payer une facture mais que vous avez oublié de l'enregistrer dans QuickBooks en ligne.

Si tel est le cas, tout ce que vous avez à faire est d'enregistrer les transactions dans QuickBooks en ligne à l'aide de l'écran Dépenses ci-dessus. L'enregistrement de la dépense contribuera à réduire la différence entre votre relevé bancaire et votre solde QuickBooks en ligne, vous fournissant ainsi votre solde rapproché. Le même processus devrait être effectué pour les dépôts effectués mais non enregistrés dans le grand livre en les publiant dans la fonction Reçus.

Le rapprochement des comptes est plus facile avec QuickBooks en ligne

Si vous redoutez de rapprocher vos comptes bancaires, l'utilisation de la fonction de rapprochement de QuickBooks en ligne vous facilitera grandement la tâche. En prime, vous pouvez également utiliser le processus de rapprochement pour gérer l'activité de votre plan comptable, de sorte que vous pouvez être sûr que les totaux de vos comptes sont exacts, ce qui signifie que vos états financiers sont également exacts.

Si vous êtes un utilisateur de QuickBooks en ligne, arrêtez de passer des heures à rapprocher vos comptes et commencez à utiliser cette fonctionnalité qui vous fera gagner du temps dès aujourd'hui.