Comment faire un rapprochement bancaire :étape par étape (2022)

L'une des étapes les plus négligées du processus comptable consiste à effectuer un rapprochement bancaire. Nous vous guiderons étape par étape dans le processus de réalisation des rapprochements bancaires pour votre entreprise.

À l'heure de la banque électronique, de nombreuses personnes pensent qu'il n'est plus nécessaire de faire un rapprochement bancaire. Cependant, les propriétaires de petites entreprises et les comptables doivent se rappeler que oui, les banques font des erreurs, et l'un des meilleurs moyens de trouver ces erreurs est de rapprocher tous les comptes bancaires tous les mois.

La réalisation d'un rapprochement bancaire consiste à faire correspondre les soldes de votre relevé bancaire avec les écritures correspondantes dans vos registres comptables. Le processus peut vous aider à corriger les erreurs, à localiser les fonds manquants et à identifier les activités frauduleuses.

Il est vrai que la plupart des logiciels de comptabilité offrent une connectivité bancaire, ce qui peut considérablement accélérer le processus de rapprochement. Cependant, connecter votre logiciel comptable à votre banque ou institut financier ne se substitue pas à un rapprochement bancaire de fin de mois.

Dans ce guide, nous expliquerons exactement pourquoi effectuer un rapprochement bancaire est si important et vous donnerons des instructions étape par étape sur la façon de le faire.

Présentation :Qu'est-ce que le rapprochement bancaire ?

Un rapprochement bancaire permet de s'assurer que votre relevé bancaire final et votre compte du grand livre général sont en équilibre.

N'oubliez pas que vos comptes de trésorerie ou bancaires dans votre grand livre général doivent refléter la même activité que sur votre relevé bancaire. Si ce n'est pas le cas, vous devez déterminer ce qui manque. Déterminez s'il manque dans le solde du relevé bancaire ou dans le solde du grand livre, puis rapprochez les deux chiffres.

Comment faire un rapprochement bancaire

La plupart des propriétaires d'entreprise reçoivent un relevé bancaire, en ligne ou par la poste, à la fin du mois. La plupart des comptes professionnels sont configurés pour fonctionner mensuellement, bien que certains comptes plus anciens puissent avoir une date de fin au milieu du mois.

Si tel est le cas, le relevé peut toujours être rapproché, vous n'aurez qu'à exécuter un rapport de grand livre se terminant le même jour que le relevé bancaire. Par exemple, si la période de votre relevé bancaire va du 1/11/2020 au 2/10/2020, vous exécuterez un grand livre général ou une balance de vérification pour cette même période.

Heureusement, de nombreuses applications logicielles de comptabilité incluent un modèle ou un formulaire de rapprochement bancaire dans l'application, ce qui vous permet de rapprocher facilement tous vos comptes bancaires connectés à votre logiciel.

Cependant, pour ceux qui préfèrent ne pas connecter leurs comptes bancaires à leur logiciel, ou pour toute entreprise utilisant un logiciel qui n'offre pas d'option de connectivité, voici les étapes à suivre afin de rapprocher tous vos comptes bancaires.

Étape 1 :Préparez votre formulaire de rapprochement

Votre formulaire de rapprochement bancaire peut être aussi simple ou aussi détaillé que vous le souhaitez. Vous trouverez ci-dessous un bon exemple de formulaire de rapprochement simple. Par exemple, votre relevé bancaire indique que votre solde final est de 11 450 $, tandis que votre solde G/L selon votre solde de vérification est de 10 850 $.

L'objectif est de faire correspondre votre solde bancaire final et votre solde G/L final.

Rapprochement bancaire

Pour la période se terminant le 31/01/2020

	Solde bancaire	Solde G/L
Solde final au 31/01/2020	11 450 $	10 850 $
Solde de fin

Conseils pour préparer votre formulaire de rapprochement

Bien que la réalisation d'un rapprochement bancaire ne soit pas difficile, cela nécessite que vous prêtiez attention aux détails. Portez une attention particulière aux points suivants :

• Vérifiez que vos dates correspondent : Vous ne pourrez jamais rapprocher correctement vos comptes si vos dates ne correspondent pas. Si votre relevé bancaire est daté du 30/01/2020, vous souhaiterez exécuter votre solde de vérification à partir du 30/01/2020. Sinon, vous passerez beaucoup de temps sur un rapprochement que vous n'équilibrerez probablement jamais.
• Assurez-vous d'utiliser le solde bancaire final : Si vous débutez dans le rapprochement des relevés bancaires, il est facile de noter le solde initial plutôt que le solde final. Encore une fois, l'attention portée aux détails vous aidera.

Étape 2 :Comparez les dépôts

Si vous effectuez régulièrement des dépôts sur votre compte, vous voudrez comparer les totaux des dépôts de votre compte bancaire à ceux indiqués dans votre grand livre général. N'oubliez pas que les banques font aussi des erreurs, les erreurs de transposition étant courantes. Assurez-vous que tous vos dépôts bancaires correspondent.

Conseils pour vérifier les dépôts bancaires

Ceci est une étape importante. Par exemple, que se passe-t-il si vous avez un dépôt d'un montant de 850 $ qui est correctement enregistré dans le G/L, mais que la banque omet le zéro, enregistrant le dépôt comme 85 $ à la place ?

Cela signifie que votre compte pourrait rapidement devenir à découvert, avec des pénalités et des frais qui s'accumulent en quelques jours. Il s'agit probablement de l'étape la plus importante de tout le processus de rapprochement bancaire.

• Inscrivez vos dépôts en espèces dans le G/L pour le même montant que le dépôt : Bien que cela puisse sembler déroutant, cela signifie que vous ne comptabilisez pas trois dépôts ensemble en un seul montant forfaitaire dans votre G/L tout en les gardant séparés lors du dépôt. Par exemple, vous avez trois dépôts distincts le 15 janvier d'un montant de 250 $, 600 $ et 99,50 $. Au lieu de les enregistrer comme 949,50 $, enregistrez-les séparément, de la même manière qu'ils ont été déposés.
• Ne partez pas du principe que la banque a toujours raison : Nous confions notre argent aux banques tous les jours, et pour la plupart, il n'y a pas de problèmes. Cependant, il ne faut que quelques minutes pour vérifier l'exactitude de vos dépôts. Ne présumez rien.

Étape 3 :Comparez les chèques et ajustez le total bancaire

Il est courant que votre relevé bancaire ait un solde final plus élevé que celui indiqué sur votre compte général. Même s'il peut être tentant de supposer que vous avez plus d'argent à la banque que vous ne le pensez, il y a fort à parier que la différence réside dans les chèques et autres paiements effectués qui n'ont pas encore été déposés en banque.

Le moyen le plus simple de vérifier cela est d'imprimer un registre de chèques pour le mois et de le comparer aux chèques qui ont été compensés par la banque. Tous les chèques émis qui n'ont pas été compensés par la banque doivent être comptabilisés dans la colonne de votre solde bancaire.

Par exemple, vous avez payé deux fournisseurs par chèque le 31 janvier. Ces paiements sont enregistrés dans votre G/L, mais ils n'ont pas encore atteint la banque. Vous devez soustraire les deux chèques de votre solde bancaire, ainsi que tous les autres chèques répertoriés dans votre registre de chèques qui n'ont pas été compensés.

Rapprochement bancaire

Pour la période se terminant le 31/01/2020

	Solde bancaire	Solde G/L
Solde final au 31/01/2020	11 450 $	10 850 $
Chèque n° 2100	(   400 $)
Chèque n° 2101	(   425 $)
Solde de fin

Conseils pour trouver des chèques en circulation

Lorsque vous effectuez un rapprochement bancaire, la plus grande différence entre le solde bancaire et le solde général concerne les chèques en circulation.

• Imprimez un registre de chèques et comparez-le aux chèques qui ont été encaissés : Le moyen le plus simple de vérifier les chèques en circulation consiste à imprimer un registre de chèques et à le comparer aux chèques qui ont été compensés. Si cette étape n'est pas effectuée, le solde bancaire sera surestimé.
• Vérifiez également les transferts ACH : Tous les paiements ACH ne se produisent pas immédiatement. Si vous payez les fournisseurs par virement ACH, il est possible qu'un paiement effectué en fin de mois ne soit pas compensé par la banque avant le mois suivant. Assurez-vous de vérifier tous les paiements sortants, quelle que soit leur forme.
• Assurez-vous d'inclure les chèques en circulation des mois précédents : N'oubliez pas de vérifier chaque mois pour vous assurer que tous les chèques en circulation du mois précédent ont été compensés par la banque. Si ce n'est pas le cas, vous devrez continuer à les inscrire sur le formulaire de rapprochement bancaire jusqu'à ce qu'ils soient compensés ou jusqu'à ce que vous annuliez le chèque afin d'en réémettre un nouveau.

Étape 4 :Rechercher les ajustements du compte général

Notez que le formulaire de rapprochement bancaire ci-dessus n'est toujours pas équilibré, même après avoir inclus les chèques en circulation. Cela signifie que la banque a effectué un ajustement sur votre compte qui n'a pas été enregistré dans votre G/L.

Ces éléments sont généralement des frais de service, des frais de découvert et des revenus d'intérêts. Vous devrez comptabiliser ces frais dans votre G/L afin de terminer le processus de rapprochement.

Conseils pour trouver des ajustements G/L

La façon la plus simple de trouver ces ajustements lors d'un rapprochement bancaire est de regarder les frais bancaires. Vous voudrez également examiner tous les dépôts divers qui n'ont pas été comptabilisés. Une fois que vous avez localisé ces éléments, vous devrez ajuster votre solde G/L pour les refléter.

Par exemple, la banque a facturé 30 $ de frais de service à votre entreprise, mais elle vous a également versé 5 $ d'intérêts. Vous trouverez ci-dessous un exemple d'état de rapprochement bancaire rempli.

Rapprochement bancaire

Pour la période se terminant le 31/01/2020

	Solde bancaire	Solde G/L
Solde final au 31/01/2020	11 450 $	10 850 $
Chèque n° 2100	(   400 $)
Chèque n° 2101	(   225 $)
Frais bancaires		(     30 $)
Revenu d'intérêts		5 $
Solde final	10 825 $	10 825 $

• Consultez la banque pour les frais de service : Les frais de service ne seront pas inclus dans votre solde G/L puisqu'ils n'ont été débités de votre compte qu'à la fin de la période de relevé bancaire. Ceux-ci devront être ajustés dans votre G/L.
• Vérifiez également les dépôts non comptabilisés : Votre banque peut vous payer des intérêts mensuels, ou quelqu'un peut avoir transféré de l'argent sur votre compte qui n'a pas été comptabilisé dans votre G/L. Tous les dépôts en transit qui ne sont pas déjà comptabilisés dans votre GL devront être ajoutés et une écriture de journal créée pour que votre rapprochement soit équilibré.

Étape 5 :Créer des entrées de journal

La dernière étape du processus de rapprochement bancaire consiste à enregistrer les écritures de journal pour terminer le processus d'équilibrage.

Date	Compte	Débit	Crédit
31/01/2020	Espèces	5 $
31/01/2020	Revenu d'intérêts		5 $
31/01/2020	Frais bancaires	30 $
31/01/2020	Espèces		30 $

Vous augmenterez votre compte de trésorerie de 5 $ pour tenir compte des revenus d'intérêts, tandis que vous réduirez votre compte de trésorerie de 30 $ pour tenir compte des frais de service bancaire.

Conseils pour créer des entrées de journal

N'oubliez pas que les éléments tels que les chèques en circulation n'ont pas besoin d'être enregistrés dans le G/L puisqu'ils y sont déjà. Cependant, tout ce qui affecte le G/L, comme les dépôts imprévus, les revenus d'intérêts ou les frais de service, devra être enregistré.

• Recherchez les éléments qui n'ont pas encore été pris en compte : Étant donné qu'une partie du processus de rapprochement bancaire comprend des chèques et des dépôts correspondants, vous devrez rechercher tout ce qui n'entre pas dans ces catégories, ainsi que des éléments tels qu'un chèque compensé qui n'appartient pas à votre entreprise ou un dépôt que vous n'a pas fait.
• N'oubliez pas de remplir les écritures de journal nécessaires : Bien qu'il soit excitant d'équilibrer votre formulaire de rapprochement bancaire, il est facile d'oublier les écritures de journal de rapprochement bancaire. Assurez-vous de suivre le processus jusqu'au bout et que votre nouveau rapport G/L reflète les nouvelles écritures avant que les écritures de clôture ne soient terminées.

FAQ

• Tous les comptes actifs doivent être rapprochés à la fin du mois, même s'il n'y a que quelques transactions.

• Si vous avez saisi des ajustements pour votre solde bancaire et votre solde GL, et qu'il y a toujours un problème de rapprochement bancaire, vous devrez continuer à examiner à la fois votre relevé bancaire et votre GL pour localiser l'élément manquant.

  Cela peut nécessiter de remonter plusieurs mois en arrière afin de trouver le problème, c'est pourquoi il est si important de faire un rapprochement chaque mois.

• Si vous effectuez un rapprochement bancaire pour la première fois, il peut être utile de consulter un exemple de rapprochement bancaire pour vous assurer que vous le faites correctement.

Les rapprochements bancaires sont indispensables

Parmi les différents termes et processus comptables que vous devez comprendre, tels que la préparation d'un budget ou le suivi des dépenses professionnelles, l'un des plus importants est peut-être l'achèvement du processus de rapprochement bancaire pour tous vos comptes bancaires actifs.

Conçu pour maintenir l'équilibre de votre banque et de votre G/L, le processus de rapprochement bancaire vous aide également à corriger les erreurs possibles, à comptabiliser les chèques non encaissés et même à localiser les dépôts manquants. Ne sous-estimez pas l'importance de cet outil très important.

Si vous souhaitez automatiser le processus de rapprochement bancaire, assurez-vous de consulter certaines options de logiciel de comptabilité.